Free Press

Hvorfor virker mine byggetilbud ikke?

Du har kompetencerne, det rigtige team på plads og engagementet til at få arbejdet gjort rigtigt hver gang – så hvor er arbejdet? Hvis dine byggetilbud er utilstrækkelige eller simpelthen ikke rammer plet, får du ikke så meget arbejde, som du gerne ville have. En vurdering af udbuds- og forslagsprocessen kan hjælpe dig med at forfine din tilgang og øge sandsynligheden for, at du med succes kan konkurrere om de bedste projekter og kunder.

Hvad er byggeudbudsprocessen?

Når en totalentreprenør har et projekt at levere, opdeler han det i pakker, f.eks. gipsvægge, VVS eller mekanik, og opfordrer underleverandører til at byde på specifikke dele af jobbet, der er defineret af disse specialer. Da en totalentreprenør ofte udliciterer disse centrale projektelementer, er det vigtigt for alle involverede parter at forstå byggeudbudsprocessen. For ejere og hovedentreprenører giver udbudsprocessen dem mulighed for at finde det bedst mulige team til opgaven til den mest konkurrencedygtige pris. Hvis du er i stand til at udarbejde et overbevisende og præcist tilbud, forbedrer du sandsynligheden for, at du får masser af arbejde og holder dine bedste talenter i gang fra et overbevisende projekt til det næste.

Som tilbudsgiver giver de oplysninger, som ejeren eller hovedentreprenøren afslører i indkaldelsesfasen, dig ikke blot mulighed for at vurdere jobbet præcist og komme med et bud, men sikrer også, at du kan målrette dig mod de rigtige typer job og kunder. Ikke alle invitationer vil være et godt match for dit brand, og ikke alle opgaver er den tid værd, det tager at udarbejde et vindende tilbud. Målet for tilbudsgivere er at identificere, hvilke projekter der er tiden værd, og derefter udarbejde et overbevisende, præcist og detaljeret forslag, der øger dine chancer for at vinde og giver dit brand den opmærksomhed, det fortjener.

Bygge- og anlægsudbudsprocessen – Sådan fungerer den

Dit tilbudsforslag er lidt ligesom et CV eller en jobansøgning; det vil gøre et første indtryk på kunden, lade dem vide, hvor kvalificeret du er, og endda give dem en idé om, hvad de kan forvente, når de arbejder med dig. Hvis dit første indtryk, eller dit tilbud, er spændende for kunden, vil du gå videre til interviewfasen, hvilket dramatisk øger chancerne for, at du bliver ansat til jobbet.

Du kan finde tilbudsaviserne forskellige steder. Når du modtager en opfordring til at afgive tilbud, skal du blot downloade ansøgningspakken og gennemgå den omhyggeligt for at få en solid forståelse af, hvad jobbet er, hvilke færdigheder ejeren ønsker, og hvilke præferencer eller specifikationer de har for jobbet. Det er også på dette tidspunkt, at du skal sikre dig, at pakken virkelig er komplet, og at ejeren eller entreprenøren har en realistisk idé om, hvad projektet vil koste, og hvor lang tid det vil tage.

Igennem gennemgangsprocessen kan du fjerne pakker, der ikke er komplette, ikke er realistiske og ikke passer til din virksomheds størrelse eller dine særlige færdigheder. Det er spild af din tid at ansøge om alting – og det samme er det at ansøge om job, der ikke er et ideelt match for dine færdigheder, medmindre du har en tvingende grund til at gøre det. Hvert bud, du udarbejder, vil tage tid, så brug disse timer fornuftigt, og fokuser på projekter, der er tiltalende, realistiske og i sidste ende kan vindes.

Bidding Tips

Tip #1: Vær mere produktiv

Lad os se det i øjnene, jo mere produktivt dit team er, jo større er din fortjenstmargen. Efter at have tabt en meget konkurrencepræget udbudsproces vil mange entreprenører antage, at de tabte udbuddet, fordi andre entreprenører bød “under prisen”. Men var de det? Faktum er, at mindst 40 % af virksomhederne ikke forstår eller følger deres omkostninger, og hvis du taber flere byggeudbud, end du vinder, bør du spørge dig selv, om du virkelig forstår omkostningerne ved at udføre et projekt. Endnu vigtigere er det, at du bør spørge dig selv, om du kan udføre dine projekter mere omkostningseffektivt.

Mange byggeeksperter vil med rette anbefale, at du fokuserer på din estimeringsproces snarere end på omkostningerne. Men den bedste måde at byde mere konkurrencedygtigt på er ikke blot at holde styr på omkostningerne, så du kan give mere præcise overslag – det er at forbedre din generelle produktivitet. Værktøjer som BuildingConnected’s Bid Board Pro kan hjælpe dig med at forbedre produktiviteten i hele forberedelsesfasen.

Tip #2: Vær der først

En af de nemmeste måder, du kan vinde flere bud på (og en af de mest undervurderede strategier), er at arbejde forud for dine konkurrenter. Det er svært at vinde et bud mod 10 eller 30 konkurrenter, men hvad med 3? Jo flere bud en ejer eller totalentreprenør modtager, jo større sandsynlighed er der for, at du taber buddet. Det er svært at tro, men at vinde et bud betyder ikke, at du skal være et matematisk geni. Ved at bruge markedspladser og netværk for byggeudbud til at finde opgaver og projekter, før dine konkurrenter får kendskab til dem, kan du være den første til at være der og øge sandsynligheden for, at du vinder udbuddet. Disse onlineværktøjer hjælper dig ikke kun med at finde nye job at byde på, men giver dig også mulighed for at oprette en virksomhedsprofil, som vil blive inkluderet i udbudssøgninger. I en perfekt verden ville du aldrig behøve at byde overhovedet. Jobbene ville bare falde ned i dit skød. Vi lever naturligvis ikke i en perfekt verden, men ville det ikke være rart at have projektmagere, der jagter dig, i stedet for at du jagter dem?

Tip #3: Vær på den rigtige budliste

Det er ikke ensbetydende med, at du skal byde på et job, bare fordi der findes et job. En af de værste fejl, som mange entreprenører begår, når de afgiver tilbud på byggeopgaver, er at byde på alle de opgaver, de finder. I den forstand er det en meget effektiv tilbudsstrategi at reducere antallet af tilbud, du indsender. Selv om det er fristende at antage, at konkurrenceudsættelse er et spil om mængde, dvs. at jo mere du lægger ind, jo mere får du ud, er det i mange tilfælde faktisk det modsatte. Ved at indsnævre din liste over tilbudsmuligheder kan du forbedre kvaliteten af dine tilbud og vælge tilbudsmuligheder med større sandsynlighed for succes.

Så hvad er den “rigtige” tilbudsliste? Den rigtige tilbudsliste er en liste, der passer til din virksomhed. Men her er nogle punkter, som du bør overveje, næste gang du byder på et projekt:

• Byd på din niche. Det betyder, at du skal finde ud af, hvad du er bedst til, og kun byde på disse opgaver. Du kan ikke være god til alt, men du kan være god til noget. Er du bedre til kommercielle eller industrielle projekter? Er du bedre til mindre eller større projekter? Uanset hvad det er, så tag dig et øjeblik til at tænke over, hvad dit team tidligere har haft succes med – de projekter, du har gennemført, som har resulteret i gentagne ordrer – og byd derefter kun på disse typer projekter.
• Hold op med at byde på projekter, du ikke kan vinde. Der er nogle projekter, som du ikke kan vinde, uanset hvor meget energi og indsats du lægger i dit forslag. Hvis projektet kræver en bestemt specialisering, som du mangler, skal du ikke gå ud fra, at et lavt bud vil overkompensere for denne mangel. Det gør det ikke, og du vil kun få held til at spilde din tid, dine kræfter og dine penge på et nyttesløst projekt. Du skal heller ikke byde på projekter på steder, hvor du typisk ikke arbejder eller ikke har tilstrækkelig arbejdskraft til at opfylde arbejdskravene.
• Lad være med at byde på projekter, som du sandsynligvis ikke vil vinde. Mange faktorer kan øge sandsynligheden for, at du ikke vinder et udbud, men en af de mest indlysende er, hvor konkurrencepræget udbudsprocessen er. Byder du mod 3 eller 30 konkurrenter? Tag dig tid til at finde ud af det, og beslut dig for kun at byde på opgaver med færre end 5 konkurrenter. Du skal ikke kun holde øje med dit bud-hit-forhold. Følg den efter kunde, projekttype, placering og konkurrenter, og udvikl benchmarks. Ved at evaluere dine resultater i forhold til hele landskabet kan du begynde at træffe en velovervejet beslutning om kun at byde, når du har størst sandsynlighed for succes.

Tip #4: Vær mere værdifuld

Når en virksomhed har et udifferentieret brand eller ingen reel konkurrencefordel i forhold til andre virksomheder, bliver deres produkt eller tjenesteydelse en handelsvare. Ingen vinder et spil om råvarer; det er et spil, hvor alle er nødt til at sænke deres priser (og i sidste ende deres fortjenstmargener) for at vinde et bud. I den henseende er “vinderen” af en priskrig den entreprenør, der får opgaven, fordi han ender med at byde så lavt, at han mister sin fortjenstmargen. Når man derimod har et differentieret mærke, kan man begynde at kræve en “pristillæg”. En prispræmie er det beløb eller den procentdel, som din pris overstiger den gennemsnitlige pris, der opkræves på markedet for de pågældende varer og tjenester.

Generelt er nogle få egenskaber, som du kan fokusere på for at begynde at sælge værdi frem for pris, ekspertise, kvalitetskontrol, tilpasning og lydhørhed. Når du tænker specifikt på bygge- og anlægsbranchen, kan dine kunder værdsætte disse attributter mere end prisen, og det gør de ofte også:

• Kompetence og erfaring – Har du og dit team de fleste færdigheder og den største erfaring, når det gælder den type projekt, du byder på?
• Kvalitet og størrelse af teamet – Har du et højt kvalificeret team og den rette mængde ressourcer til at gennemføre et bestemt projekt?
• Kundeservice og support – Tilbyder dit team et ekstra niveau af kundeservice og support?
• Salgsevne – Har du evnen til virkelig at “sælge” den værdi, som dit team bringer til bordet, i dine møder, pitches eller tilbud?
• Reputation – Er du kendt i branchen for din ekspertise inden for en bestemt type projekt?
• Finansiel sikkerhed – Er din virksomhed økonomisk sikker? Har du bedre betalingsbetingelser eller har du brug for færre kontanter?

Gennem at differentiere dit brand via en eller flere af ovenstående egenskaber vil du være i stand til at vinde flere byggeudbud, selv når du ikke er den lavestbydende. Faktisk vil dine bud faktisk være mere konkurrencedygtige, når du kræver en pristillæg. Og ved at byde højere vil du øge din fortjenstmargen og din bundlinje.

Skabelse af et vindende tilbud

Alle detaljer er vigtige, når du byder på en kontrakt – og i den hyperkonkurrencedygtige byggebranche i dag kræver det mere end blot den bedste pris for virkelig at skille sig ud. Jo mere omfattende, professionelt og præcist dit tilbud er, jo større er sandsynligheden for, at du kan skabe et godt førstehåndsindtryk hos hovedentreprenørerne, reducere antallet af henvendelser og i sidste ende vinde opgaven.

Det er derfor, vi har lavet denne tjekliste til tilbudsafgivelse.Ved hjælp af vores PDF-tjekliste kan du hurtigt gennemgå dit tilbud for at sikre, at ingen vigtige detaljer (f.eks. certificeringer, tillæg, forfaldsdatoer) går tabt. Print den ud, opbevar den på dit skrivebord, og byd mere sikkert!

Opfølgning på tilbud

Ud over at skabe mere overbevisende tilbud er her de tre vigtigste grunde til, at du bør udvikle en proces for opfølgning.

Forbedre dine relationer med hovedentreprenører

Når du tager ejerskab for opfølgningsprocessen, beviser du over for hovedentreprenører, at du er nem at arbejde sammen med, en god kommunikator og er på toppen af dit spil. Hovedentreprenører ønsker at arbejde med underleverandører, der gør deres liv lettere, så det er en god måde at differentiere dig selv på i et konkurrencepræget miljø.

Forøg hitraten ved at få feedback til at foretage revisioner

Det er usandsynligt, at en hovedentreprenør selv vil tage kontakt til dig for at give dig feedback på et tilbud eller fortælle dig, hvad du skal gøre for at gøre det mere konkurrencedygtigt. Men når du følger op og spørger, om de har haft mulighed for at gennemgå dit tilbud, giver det dig også mulighed for at spørge, om de vil have dig til at foretage revisioner. Igen, disse fyre har travlt, så tag initiativ til at sikre, at dit forslag rammer alle de rigtige mærker.

Selv om du opdager, at en anden allerede har vundet opgaven, kan totalentreprenøren være villig til at give feedback, der hjælper dig med at vinde den næste opgave. Jo flere oplysninger du kan få efter hvert forslag, jo mere fokuseret og strategisk bliver du med tiden.

Brug din tid på at byde på opgaver, som du har større sandsynlighed for at vinde

Hvis du bliver ved med at indsende tilbud uden at få svar, er det måske på tide at revurdere, om det bør være en prioritet for dit team at byde på den pågældende entreprenørs opgaver.

Det er her, at opfølgninger kan være nyttige. Hvis du hele tiden følger op med en person og stadig ikke hører noget tilbage, er det sandsynligvis ikke værd at byde på deres projekter i fremtiden. Fremadrettet kan du fokusere din indsats på generalentreprenører, der virkelig respekterer din tid.

Hold dig for øje, at alle generalentreprenører er forskellige. Først skal du udvikle en grundlæggende opfølgningsproces for hovedentreprenører, som du ikke har arbejdet med før (f.eks. en e-mail to dage efter det indsendte tilbud, et telefonopkald en uge efter). Synkroniser disse opgaver i din kalender for at sikre, at du ikke glemmer at kontakte dem. Når du så har lært den pågældende totalentreprenørs kommunikationspræferencer, kan du skræddersy dine opfølgninger til deres fremtidige projekter.

Hvorfor du ikke vandt det tilbud

Nedenfor vil vi diskutere 13 af de mest almindelige årsager til, at byggetilbud går tabt. Hvis du holder dig disse taberstrategier for øje, vil det til gengæld hjælpe dig med at skabe din plan for det vindende tilbud til fremtidige tilbud.

Du forstod ikke arbejdets omfang

Hvis du ikke fuldt ud forstår arbejdets omfang, der er fastsat i anmodningen om tilbud (RFP), vil du have svært ved at fastsætte de rigtige opgaver eller frister og har derfor stort set ingen chance for at udarbejde et vindende byggetilbud. Sørg for at læse arbejdets omfang omhyggeligt. Hvis der er et aspekt, der ikke giver mening, eller hvis du har brug for flere oplysninger, kan du vende tilbage med eventuelle afklarende spørgsmål, så længe der er mulighed nok til at indsende inden fristen for forslagsindgivelse.

Prisen var ikke rigtig

Hvis du tilsyneladende ikke kan vinde byggeudbudsforsøg, kan prisen udgøre i det mindste en del af problemet. Dine kunder vil ikke være glade, hvis du giver forkerte priser, overpriser eller underbud. Selv at byde mindre, end du er værd, er et problem, fordi det kan få evalueringsgruppen til at undre sig over dit ekspertiseniveau.

Så husk, at det er et rødt flag, hvis du både giver for høje og for lave tilbud. Selv om du umuligt kan forudsige, hvad dine konkurrenter vil give et tilbud helt ned på dollar, er den bedste taktik at bekymre dig mindre om at under- eller overbyde.

Du forklarede ikke eksplicit dine omkostninger

Når evalueringsgruppen gennemgår et tilbud i dag, kan den opleve et øjeblik af “sticker shock”, når den ser på prisen. Dermed ikke sagt, at byggeomkostningerne er urimelige eller uoverkommelige, eller at du ikke kan tage det, du er værd. Din eneste opgave: Forklar dine omkostninger eksplicit, linje for linje, og vis, hvordan det at hyre dig vil give dem den værdi, de søger i et projekt.

Du viste ikke din erfaring frem

Mange virksomheder skriver fremragende forslag, men glemmer derefter at bakke dem op med beviser. Husk altid at medtage relevante tidligere projekter, når du afgiver tilbud og forslag. Du har trods alt udført et godt stykke arbejde, så glem ikke at vise det.

Dine referencer var ikke i orden

Referencer er vigtige, og ikke kun i forbindelse med ansøgninger til college. Giv de rigtige og relevante referencer for at fremvise dine præstationer og resultater. Det er bedre at bruge færre referencer end at ofre deres kvalitet. Hvis du har haft et ustabilt forhold på et projekt, er det bedre at udelade det, fordi det virkelig kan være afgørende for, om du vinder eller taber.

Din sikkerhedsrekord er ikke ideel

Et godt sikkerhedsrekord betyder mindre risiko og færre omkostninger, hvilket kunderne begge er interesserede i. Hvis din sikkerhedsrekord er mangelfuld, er det ikke sandsynligt, at du får det vindende bud.

Hvis du er bekymret over din sikkerhedsrekord, er det på tide at indføre en ny tilgang. Du skal skabe en kultur, hvor sikkerhed prioriteres højt, og det betyder, at du skal udarbejde en omhyggelig sikkerhedsplan og uddanne dine medarbejdere i de bedste metoder til at overholde standarderne. Her er f.eks. fem enkle skridt, som medarbejderne kan tage for at øge sikkerheden allerede i dag. Hvis dette er et problem, er det det første, du bør tackle – både for dine chancer for at vinde byggeudbud og for din virksomheds generelle velbefindende i fremtiden.

Du manglede dokumenter og oplysninger

Hvis du ønsker at vinde byggeudbudsforsøg, er det afgørende, at du udfylder dit forslag og tilbud til punkt og prikke. Selv et enkelt lille manglende afsnit eller dokument kan straks diskvalificere dig. Sørg for, at du indsender alt, hvad der kræves. Du bør dobbelt, tredobbelt eller endda firedobbelt kontrollere hver del af dokumentet, før du indsender dit forslag.

Du læste ikke RFP grundigt

Hvis du ikke har læst RFP grundigt, er du i dårlig form. RFP’en vil bede om meget specifikke oplysninger, og det er bedst at følge instruktionerne nøjagtigt. Du må overhovedet ikke afvige fra dem, og du skal overholde alle krav om sidetal og specifikke krav til indsendelse. Det viser, at du er professionel, og at du respekterer kundens behov og præferencer på forhånd.

Du kom for sent til at indsende

Selv et minut betyder noget, når du indsender et tilbud. Hvis du ikke kan overholde en simpel deadline lige fra starten, hvorfor skulle en kunde så stole på, at du kan overholde den årelange tidslinje med budgetmæssige konsekvenser? Inden du indsender dit byggetilbud, skal du give masser af tid til at indgive for at navigere i udbudssystemer, der kan være manuelt besværlige og langsomme. Bottom line: Hvis du ønsker at vinde byggeudbudsforsøg, må du ikke komme for sent. Aldrig.

Du følte dig ikke godt tilpas personligt

Selv om du måske har klaret dig til den personlige interviewfase, kan det være en deal-breaker, hvis ejeren eller andre involverede projektinteressenter føler, at du ikke er et godt match personligt. Selv om det er klogt ikke at fremtvinge et arbejdsforhold, skal du forsøge at være dit bedste jeg og fremhæve, hvor godt du kan samarbejde eller indgå kompromiser, når du interviewer interessenterne.

Dit forslag var uoriginalt

Tænker du, at originalitet kun tæller, når du skriver en roman eller laver en skulptur? Det er ikke tilfældet. Hvis dit forslag ser ud som om, det er kopieret og indsat fra en direkte formular, vil din potentielle kunde bemærke det. Hvis projektet er din tid værd, skal du sørge for at tilpasse og personliggøre forslaget. Vis, hvordan dit brand og dine tjenester vil være anderledes end dine konkurrenters, og giv dem lyst til at se mere fra dig.

Du bruger ikke de rigtige værktøjer

Det er vigtigt for et projekts succes at bruge de rigtige værktøjer og det rigtige udstyr til et projekt. I dit forslag eller interview kan du måske specifikt angive digitale værktøjer, som du vil bruge eller har brugt på tidligere projekter – men er det de rigtige værktøjer? En ejer har måske erfaring med at bruge bestemte software- og teknologiværktøjer i tidligere projekter og er måske på udkig efter dem. Gør din research og hold dig ajour med de seneste innovationer i branchen og kan vise deres værdi i forslaget.

Du har ikke proofet dit forslag

Hvis du har et solidt tilbud, vil en lille stavefejl her og der sandsynligvis ikke være en dealbreaker. Men fejl og sjusk i et byggetilbud kommunikerer generelt noget større; enten var dit tilbud forhastet, eller kvaliteten af dit arbejde vil ikke leve op til standarden. Hvis du er på den korte liste, kan et par fejl nemt skubbe dig ned i betragtning. Før du trykker på indsende, skal du sikre dig, at et par sæt øjne har kigget det igennem. Det er også klogt at huske på, at et velskrevet forslag er vigtigt, men det er også vigtigt at tjekke matematikken i forbindelse med prisfastsættelsen, da en lille fejlberegning kan betyde et dramatisk over- eller underbud.

Bid som en vinder

Det er på tide at holde op med at byde for at overleve og begynde at byde for at vinde. At drive en forretning kan være meget lig gambling, og oddsene (eller konkurrencen) kan ofte synes at være imod dig, hvor det at sænke dit bud føles som din sikreste mulighed. Men med de rigtige værktøjer og en solid strategi til at positionere din virksomhed som en seriøs spiller på markedet kan du begynde at øge dine chancer for at vinde flere projekter – uden at undervurdere din service. I løbet af kort tid vil du bruge mindre tid på at byde og mere tid på at vinde opgaver, da du har den rigtige taktik og de rigtige værktøjer til effektivt at evaluere de rigtige muligheder og i sidste ende oprette forslag, der adskiller din virksomhed fra andre.

Vil du maksimere værdien af dine digitale budstyringsløsninger? Download vores e-bog for at lære hvordan:

Download nu