Free Press

E-Signaturer kan godkendes i retten

Dokumenter, der er underskrevet elektronisk, har den samme juridiske beskyttelse som dem, der er underskrevet med kuglepen. På trods af dette er den største bekymring blandt de fleste virksomheder, der er interesseret i at få e-signaturer på kontrakter og andet vigtigt papirarbejde, om disse elektronisk udførte dokumenter vil være både juridisk gyldige og kunne antages i retten.

I USA har dommere gang på gang givet e-signaturer ret. I høj grad takket være E-Sign Act, som fastslår, at transaktioner ikke bør “nægtes retsvirkning” alene på grund af deres elektroniske form, kan forretningsfolk og forbrugere have fuld tillid til, at deres e-signaturer er juridisk gyldige. Så længe en elektronisk signatur er opnået på den rette måde ved hjælp af kompatible teknologier, certificeringer og autentifikationer, vil den have fuld gyldighed i henhold til loven. Men vil dokumentet kunne antages i retten, og vil en dommer håndhæve kontraktvilkårene?

Gyldighed, antagelighed, & håndhævelse

Forretningsfolk og forbrugere bør vide, at juridisk gyldighed, antagelighed i retten og håndhævelse ikke er det samme. Hvert begreb har en særskilt definition, et sæt krav og, vigtigst af alt, et bidrag til udfaldet af en retstvist.

E-Sign Act fastslår, at underskrifter ikke bør nægtes retsgyldighed, alene fordi de er elektroniske, hvilket betyder, at en kontrakt, der er underskrevet elektronisk, kan indbringes for retten. En dommers villighed til at acceptere denne kontrakt vil dog afhænge af, hvordan det elektroniske dokument er blevet underskrevet.

Visse kriterier skal være opfyldt, for at en e-signatur kan godkendes i retten. Enhver person, der håber at kunne fremlægge en elektronisk underskrevet kontrakt for en dommer, skal kunne bevise underskriverens hensigt og sikkerheden ved det underskrevne dokument. Hvis dokumentet kan være blevet manipuleret eller ændret på nogen måde, efter at det er blevet underskrevet, er der stor sandsynlighed for, at en dommer vil nægte at tillade, at dokumentet kan godkendes i retten. Et e-signeret dokument kan være juridisk gyldigt, men kan afvises i retten på grund af svagheder i sikkerhed, revisionslogfiler eller autentificering. Derfor er det afgørende, at virksomheder vælger en løsning til e-signaturer, der er yderst velrenommeret og opfylder de højeste standarder for teknisk integritet.

Sidst afhænger en kontrakts eksigibilitet ikke kun af dens gyldighed og antagelighed, men også af selve aftalens indhold. I en tvist kan en dommer undersøge, om: vilkårene i en bestemt aftale var klare og sammenhængende, om der var tale om et vederlag (en udveksling af værdi mellem parterne), om parterne havde retsevne (evne) til at underskrive, om en part var under tvang eller utilbørlig påvirkning, og om en part underskrev ved en fejltagelse eller uden kendskab til aftalens betydning. De fleste virksomheder får en advokat til at udarbejde eller gennemgå deres aftaler inden udførelsen med disse kriterier i tankerne for at maksimere håndhævelsen i fremtiden, hvis dokumentets indhold skulle blive undersøgt af en domstol.

Kriterier for antagelighed

Ved undersøgelsen af et e-signeret dokuments antagelighed i en retssag vil en dommer analysere sikkerheds-, revisions- og autentificeringsprotokollerne for e-signaturteknologien og -processen.

Sikkerhed

Et e-signatursystem bør være forstærket med sikkerhedsprotokoller på bankniveau for at sikre, at dokumenter og revisionsregistre aldrig kan forfalskes eller tilgås af uautoriserede parter. Hvis der er en sikkerhedsbrist, som giver troværdighed til et argument om, at et eksekveret elektronisk dokuments integritet kan være tvivlsom, kan en dommer erklære dokumentet for uantageligt.

Revisionsprotokoller

Fra et juridisk perspektiv er revisionsprotokoller en vigtig del af den juridiske overholdelse. Tidsstemplede revisionslogfiler gør det muligt for parterne, herunder retten, at verificere, hvornår et dokument blev oprettet, vist, underskrevet og arkiveret. Revisionslogfiler bør være detaljerede og sikret med en digital signatur, checksum eller en lignende metode for at sikre, at de forbliver ufejlbarlige.

Autentifikation

Desto mere et elektronisk dokument kan autentificeres, desto større er sandsynligheden for, at en dommer vil acceptere det pågældende dokument som bevismateriale i retten. Autentificering af dokumenter kan imidlertid være en glidebane, og nogle autentificeringsforanstaltninger kan være så besværlige, at de går ud over den tilgængelighed og bekvemmelighed, som har gjort e-signaturer så populære. Nøglen er derfor at finde måder at autentificere dokumenter på, som kan verificeres, godkendes og forsvares, uden at de involverede parter bliver overvældet. Bedste praksis inden for autentificering af e-signaturer omfatter en multivariabel tilgang, der omfatter biometrisk autentificering, revisionslister og signaturcertifikater.

Biometrisk autentificering

Biometrisk autentificering identificerer personer på grundlag af iboende fysiske træk. RightSignature har f.eks. en proprietær biometrisk autentificeringsteknologi, der registrerer unikke karakteristika i forbindelse med hastigheden og timingen af en persons underskrift. Denne type data er repræsentative for en bestemt persons fysiske bevægelser og udgør beviset for underskriverens identitet og hensigt, hvis der stilles spørgsmålstegn ved begge dele i retten.

E-mail og IP-adresser

Gennem at bekræfte adgangen til en bestemt e-mail-konto og registrere en IP-adresse kan systemer til elektronisk underskrift knytte underskriverens identitet til den computer og software, der anvendes i forbindelse med den elektroniske underskrift.

Digitale fingeraftryk

Gennem at tage SHA-1- eller lignende digitale kontrolsummer kan avancerede e-signaturplatforme registrere beviser for alle faser af kontraktskabelses- og underskriftsprocessen. Dette sporer alle ændringer og modifikationer og forhindrer enhver i at manipulere med en kontrakt på et hvilket som helst tidspunkt.

Webcam Photo Authentication

Fotoautentificering er et af de mest avancerede værktøjer, der anvendes til at validere de underskrivende parters identitet. Når et webcam- eller mobiltelefonkamera optager en underskriveres ansigt under den elektroniske underskriftsbegivenhed, fjernes al tvivl om denne persons identitet og evne til at underskrive.

Signaturcertifikater

Signaturcertifikater, der kan godkendes af retten, giver dommere og jurister mulighed for at se og verificere et dokuments gyldighedsdata, revisionslogfiler og underskriveroplysninger – f.eks. fulde navn, underskrift, IP-adresse, e-mailadresse og andre identifikationsoplysninger. Signaturcertifikater er en vigtig komponent i forbindelse med autentificering af underskrevne dokumenter i retten.

Den yderligere autentificering

En række yderligere autentificeringsmetoder kan også være med til at sikre, at en elektronisk kontrakt kan godkendes. Nogle avancerede e-signaturplatforme er nu i stand til at bekræfte underskrivernes telefonnumre ved at kræve, at de indtaster en kode, som de modtager via telefonopkald eller sms, før en kontrakt kan færdiggøres, sammen med krav om, at underskriverne indtaster deres kørekortnummer og andre personlige oplysninger for at bekræfte deres identitet.

Vurdering af fordele og ulemper

En af de sværeste udfordringer for virksomheder, der forsøger at gennemføre transaktioner elektronisk, er at vide, hvor langt de skal gå, når de gennemgår og autentificerer underskrivere. For mange virksomheder er det ultimative mål at oprette en kontrakt, der er juridisk gyldig og kan godkendes i retten, uden at etablere en proces, der er besværlig for de personer, hvis underskrifter er nødvendige for at gennemføre transaktionerne.

Det kan være svært at finde denne balance, og derfor vælger mange virksomheder en pålidelig softwareplatform for e-signaturer, når de gennemfører vigtige forretningssager online. Ved at bruge etableret teknologi kan virksomhederne være sikre på, at kontrakterne er juridisk gyldige og tilladte, samtidig med at de stadig giver forbrugere og forretningsmodparter en problemfri og intuitiv underskriftsoplevelse.