Free Press

Hvad er en arbejdsordre?

En arbejdsordre er en dokumentation for et job eller en serviceanmodning, der udstedes for at spore og overvåge status for anmodningen, som enten er rejst af en kunde eller en intern interessent.

Firksomheder, der leverer service i marken eller opererer i brancher, der involverer regelmæssig inspektion eller vedligeholdelse af udstyr eller maskiner, har ofte med arbejdsordrer at gøre.

Disse kan enten være en ny anmodning, en månedlig planlagt reparationsopgave, udførelse af forebyggende vedligeholdelse eller genbesøg af et allerede udført job på grund af et nyt problem.

Teams involveret i håndtering af en arbejdsordre

1. Arbejdsanmodningsperson: Arbejdsanmodningsgiveren er den person eller det team, der indsender en arbejdsanmodning. Som tidligere nævnt er dette et resultat af en kundeanmodning. Men arbejdsordrer kan også automatisk genereres til opfølgning på en allerede afsluttet opgave af revisionshensyn.
2. Arbejdsgodkender: Dette vil være en specifik person eller et specifikt team, der håndterer godkendelse og tildeling af vedligeholdelsesanmodninger i tilfælde af udstyrsstyring, eller det kan være et kundeservice- eller ekspeditionsteam, der påtager sig den samme rolle for arbejdsordreanmodninger fra kunder.
3. Feltteknikere: Denne gruppe består af vedligeholdelsesingeniører, feltteknikere eller reparatører, som er på stedet og udfører de faktiske opgaver i forbindelse med arbejdsordrerne.

Her er et eksempel på Freshdesk i aktion

Elementer i et arbejdsordredokument

• Ordre-id: Det unikke identifikationsnummer, der tildeles hver arbejdsordreanmodning
• Titel: Det navn, der gives til arbejdsordren. F.eks. opvarmningsproblem.
• Dato for anmodning: Dato, hvor arbejdsordren blev oprettet
• Problembeskrivelse: En kort beskrivelse på 3-4 linjer om problemet eller anmodningen. F.eks. motorens køleenhed kører ikke med fuld kraft.
• Aktiv: Dette felt angiver, hvilket aktiv eller hvilke aktiver der har brug for opmærksomhed eller reparation, f.eks. en AC-enhed eller en materialehåndteringsmaskine i et lager.
• SLA: Den aftalte eller lovede tid til færdiggørelse af vedligeholdelsesordren af serviceteamets & teknikere.
• Omkostningsvurdering: Det nøjagtige overhead inklusive alle udgifter i forbindelse med arbejdsordren
• Kategori: Hvilken type arbejdsordre er defineret her. Det varierer afhængigt af virksomheden og branchen.
• Status: Den aktuelle status for en arbejdsordre. “Tildelt”, “I gang”, “Genåbnet”, “Afsluttet” er almindelige anvendte statusser.
• Prioritet: Prioritet: Prioritet for en arbejdsordre, der normalt er mærket som høj, middel eller lav
• Kundeinfo: Oplysninger om den kunde eller interessent, der rejste den oprindelige serviceanmodning eller det oprindelige problem. Omfatter navn, telefonnummer, e-mail-adresse og oplysninger om placering
• Tildelt tekniker: Navn og andre oplysninger om den tekniker, der er tildelt arbejdsordreanmodningen.
• Yderligere dokumenter: Supplerende dokumentation, der er nødvendig for opgaverne

Hvad bruges arbejdsordrer til?

Arbejdsordrer er en integreret del af en organisations arbejdsgang, når det gælder løsning af problemer. Her er de forskellige måder, hvorpå arbejdsordrer hjælper med at organisere vedligeholdelsesoperationer:

-Forespørgsel om status: Brug af arbejdsanmodninger som referencepunkt hjælper med at spore en anmodnings fremskridt fra opgavens oprettelse til færdiggørelse. Det giver alle relevante oplysninger om problemet, samtidig med at det hjælper teknikere i marken med at få en komplet kontekst for den aktuelle opgave.

-Planlægning af ressourcer og værktøjer: Da en arbejdsordre består af væsentlige oplysninger om en serviceanmodning, kan den også være en informationskilde for både ekspeditionsteam og teknikere om de nødvendige ressourcer – herunder nye dele og værktøj – der vil være nødvendige for at fuldføre opgaven.

-Dokumentation og prioritering: Arbejdsordrer bruges til at skabe en detaljeret registrering af de aktiviteter og ressourcer, der er anvendt i forbindelse med en serviceanmodning. Oplysninger om arbejdsordrer hjælper også ekspeditionsteams med at afgøre, hvilke opgaver der skal prioriteres.

Hvad er arbejdsordreprocessen?

Arbejdsordreprocessen eller arbejdsgangen består af følgende trin:

1. Modtagelse af kundeproblem eller vedligeholdelsesanmodning: Når der opstår et problem, sender kunden eller interessenten en anmodning til supportteamet eller ekspeditionsteamet med en beskrivelse af problemet.
2. Der oprettes en arbejdsordre: Når anmodningen er modtaget, genereres der en arbejdsordre med alle detaljer om den opgave, der skal udføres.
3. Planlæg en aftale: Arbejdsordren planlægges til et bestemt tidspunkt, og vedligeholdelsesteamet får besked om det samme.
4. Tildel den til en ledig tekniker: Vedligeholdelsesteamet tildeler opgaven til en ledig tekniker eller feltarbejder baseret på nærhed til stedet og deres arbejdsbyrde.
5. Tekniker deltager i serviceanmodningen. Feltteknikeren rejser til kundens placering eller til fabriksstedet for at inspicere problemet. De udfører de nødvendige reparationer på udstyret og dokumenterer processen med henblik på validering.
6. Lukning og dokumentation af arbejdsordren: Når arbejdet er afsluttet, informerer teknikeren vedligeholdelsesteamet. De ændrer arbejdsordrens status til “afsluttet” og informerer supportteamet samt kunden.

Arbejdsordre vs. indkøbsordre

En arbejdsordre bruges til at registrere alle detaljerne i en serviceanmodning og følge dens forløb.

En indkøbsordre er på den anden side et dokument, der autoriserer indkøb af et aktiv eller en ressource, der er nødvendig for det team, der har rejst anmodningen.

I vedligeholdelsesstyring mødes disse to, når det drejer sig om at bestille en reservedel eller en ny enhed for at fuldføre arbejdsanmodningen.

Udfordringer ved forvaltning af vedligeholdelsesarbejdsordrer

Arbejdsordrer er en fordelagtig måde at indfange det væsentlige i enhver vedligeholdelsesanmodning på, men det er en udfordring at administrere flere af disse opgaver. Her er to grundlæggende vanskeligheder, som organisationer står over for i forbindelse med udførelsen af arbejdsordreanmodninger:

1. Sporing af arbejdsordrer ved hjælp af Excel eller papirbaserede systemer er ineffektivt

I en digital verden er det ikke længere muligt at fortsætte med at bruge regneark eller udskrive en arbejdsordreformular. Det tager længere tid at oprette og opdatere opgaver, og hvis der er fejl eller forkert udskrevne oplysninger, kræver det en efterbehandling. Alt dette fører til ineffektivitet og undgåeligt spild af tid og penge Vedligeholdelsesteams og teknikere oplever det som en hindring for at udføre deres arbejde effektivt på grund af sådanne manuelle opgaver og genarbejder.

1. Koordinationen mellem vedligeholdelsesteams og medarbejdere i marken er vanskelig.

Der skal være en etableret kommunikationslinje mellem ekspeditionsteams og teknikere for konsekvent at holde den anden side opdateret om status for arbejdsanmodningen. Uden et system til styring af arbejdsordrer må organisationer ty til enten e-mail eller telefon, hvilket betyder mange opkald og afbrydelser. Dette fører til en længere vedligeholdelsescyklus, fordi samarbejde om enhver lille ændring kræver manuel kommunikation.

Fordele ved at bruge Work Order Management Software

Her er blot nogle få af de mange måder, hvorpå Work Order Management Software gør livet lettere for serviceteams:

Bringer serviceteams og feltteams på samme platform

Freshdesks Work Order Management Software bringer dine dispatchteams og teknikere i marken på samme platform. På denne måde bliver koordineringen gjort ekstremt enkel. Alle nye opgaverelaterede oplysninger kan opdateres i systemet og gøres tilgængelige for de rette personer.

En forenklet opgavestyring & automatiserede arbejdsgange

Detaljer om enhver serviceordre eller arbejdsordre kan hurtigt registreres og opdateres i Freshdesk. Du kan også oprette brugerdefinerede felter baseret på den type serviceordre, du rejser. Med automatiserede arbejdsgange kan du oprette betingelsesbaserede udløsere, der automatisk ændrer status eller prioritet for en opgave i realtid, hvilket eliminerer behovet for manuel handling

Dashboard til planlægning af aftaler

Vores robuste dashboard til planlægning gør visning, tildeling og administration af serviceopgaver og teknikere meget ligetil. Du kan se alle aftaler og hver teknikers kalender i en enkelt visning og bruge enkle træk og slip-kontroller til at planlægge og opdatere arbejdsordrer på instrumentbrættet.

Work Order Management in Action – An Example

For at forstå arbejdsgangen i en arbejdsordre ser vi på, hvordan en virksomhed håndterede sine arbejdsanmodninger før og efter implementeringen af software:

En logistikvirksomhed i stor vækst stod over for følgende udfordringer, da den skulle håndtere serviceanmodninger

1. Ved hjælp af e-mail og telefon, hvilket blev besværligt at håndtere den store mængde forespørgsler.
2. Eskaleringen steg også på grund af langsomme svartider, hvilket betød mere arbejde for teknikerne.

Løsning:

1. Ved at implementere en integreret arbejdsordresoftware var de i stand til at forene support- og serviceteams, hvilket resulterede i hurtigere samarbejde og højere effektivitet.
2. Ved hjælp af automatisering blev flere arbejdsgange udført automatisk, f.eks. opdatering af status for en arbejdsordre: Dette reducerede løsningstiden og forbedrede teknikerproduktiviteten.

Simplificer dine feltoperationer

Arbejdsordrehåndtering er en vigtig funktion for organisationer i marken og spiller en integreret rolle i forbedringen af vedligeholdelsessystemer og -processer. Implementering af software til digitalisering af disse processer reducerer dramatisk kompleksiteten af administrationen af arbejdsordrer og forbedrer vigtigst af alt kundeoplevelsen.