Den avancerede teknologi af i dag giver anledning til mere økonomisk svindel. Det er ganske enkelt dyrets natur. Efterhånden som en virksomhed finder hurtigere måder at optimere betalingsprocessen på gennem automatisering, er det nødvendigt med aktiv forebyggelse af svig for at beskytte mærket. Dette kan opnås med en metode kaldet “positiv betaling”.”
Hvad er positiv betaling?
Positiv betaling er en form for likviditetsstyring, der arbejder for at identificere ændrede checks og forhindre checkbedrageri. Det forhindrer kriminelle i at indløse falske checks ved hjælp af stjålne bankkontonumre. Den opfanger også alle oplysninger om uberettigede checks, hvor beløbet eller datoen er blevet ændret.
Det er en automatiseret kontanthåndteringstjeneste, der hurtigt matcher checks, som en virksomhed udsteder, med dem, den præsenterer til betaling. Enhver check, der ser mærkelig ud eller anses for at være mistænkelig, sendes tilbage til udstederen med henblik på yderligere undersøgelse.
Det positive betalingssystem fungerer som en form for forsikring for en organisation mod tab, svindel og andre forpligtelser. Der er normalt et gebyr for at bruge tjenesten, selv om nogle banker nu tilbyder den gratis.
Hvordan fungerer Positive Pay?
For at beskytte en virksomhed mod ændrede, forfalskede eller falske checks matcher en positiv betalingstjeneste specifikke checkdata med en liste, som virksomheden har stillet til rådighed, inden behandlingen. Dette omfatter oplysninger som:
- Dollarbeløb
- Checknummer
- Dato
- Kontonummer
I nogle tilfælde er betalingsmodtageren også med på listen. Hvis nogen af disse data ikke stemmer overens, vil banken ikke godkende checken. Disse typer sikkerhedskontroller er nødvendige, så en virksomhed aldrig honorerer falske checks, der slipper igennem. Det er en form for automatisering af din revisors øjne.
Når oplysningerne ikke stemmer overens, og checken afvises, meddeler banken kunden det via en undtagelsesrapport. Den tilbageholder betalingen, indtil virksomheden råder banken til at acceptere eller afvise transaktionen. Banken kan også foretage handlinger som:
- Flagge checken
- Besked en virksomhedsrepræsentant
- Søge tilladelse til at indfri checken
Hvis der kun er tale om en lille fejl eller et mindre problem, kan virksomheden råde banken til at indfri checken. Hvis virksomheden glemmer at sende en liste til banken, kan det ende med, at alle fremlagte checks, som skulle have været med, bliver afvist. Så vær forsigtig.
Omvendt positiv løn vs. positiv løn
En anden form for positiv løn kaldes omvendt positiv løn. Dette system kræver, at udstederen selv kontrollerer checks på egen hånd. Dette gør det til virksomhedens ansvar at advare banken om at afvise en check.
I denne proces giver banken dig dagligt besked om alle fremlagte checks og indfrier de checks, der er godkendt. Hvis din virksomhed ikke reagerer over for banken inden for kort tid, vil banken gå videre og indløse checken.
Alternativt vil banken afvise alt, hvad du beder dem om. Husk blot, at denne metode er meget mere risikabel end den automatiserede positive betalingsproces.
Forebyggelse af svindel med checks og elektroniske betalinger
Der er mange måder, hvorpå positiv betaling er en smart form for forretningsbankvirksomhed. Det forenkler checkindløsningsprocessen, hjælper en virksomhed med at reducere fejl og sparer på arbejdsomkostningerne. Andre vigtige fordele omfatter:
Check Verification
Alle checks, der præsenteres til betaling, bliver automatisk verificeret. Dette omfatter checks, der præsenteres på alle bankkontorer. Positive pay forhindrer betaling af dobbelte checks og beskytter også mod tabte eller stjålne checks.
Svindelkontrol
Positive pay reducerer risikoen for svindel med checks drastisk. Det er som at have et sæt robotøjne til at kigge alting efter i sømmene. En virksomhed har en forbedret evne til at identificere og returnere svigagtige poster, herunder mistænkte betalingsmodtagernavne. En bank samarbejder med en virksomhed om at verificere, at du rent faktisk har udstedt/modtaget de checks, der er bogført på kontoen.
Det er altid din beslutning
I sidste ende er det altid virksomheden, der beslutter, om den vil acceptere checken eller ej. Det er dig, der har den endelige beslutning med positiv løn. Online banking giver et brand mulighed for nemt at overvåge og træffe beslutninger om undtagelsesposter og uploade udstedelsesoplysninger.
Andre vigtige fordele omfatter:
- Konsistent kontoovervågning
- Mindre menneskelige arbejdsomkostninger og fejl
- Et andet sæt øjne på alle transaktioner
I konklusion
Det eneste tidspunkt, hvor positiv betaling kan gå galt, er, hvis din virksomhed undlader at overvåge undtagelseslisten (dvs. det, som banken afviser). Du skal have en person tilknyttet de daglige opgaver med at kigge på alt det, der ikke går igennem. Den største fejl, der kan begås, er at lade en svigagtig check passere, blot fordi ingen kom til listen den dag.
Positiv løn gør det muligt for en virksomhed at være et skridt foran kriminelle og beskytte sit cashflow. Implementering af strategier i dag for at sikre beskyttelse i fremtiden betyder mindre plads til fejl. Det er et system til beskyttelse mod svig, som de fleste forretningsbanker tilbyder for at beskytte virksomheder af enhver størrelse, og det er noget, der bør overvejes seriøst.