Free Press

Som at definere kommunikationsstudier findes der mange definitioner af organisatorisk kommunikation. Deetz argumenterer for, at en måde at oplyse vores forståelse af organisatorisk kommunikation på er at sammenligne forskellige tilgange. Med henblik på denne tekst ønsker vi imidlertid at definere organisatorisk kommunikation, så du har en referenceramme til at forstå dette kapitel. Vores definition er ikke endegyldig, men skaber et udgangspunkt for forståelsen af denne specialisering af kommunikationsstudiet.

Vi definerer organisatorisk kommunikation’ som afsendelse og modtagelse af meddelelser mellem indbyrdes forbundne individer inden for et bestemt miljø eller en bestemt indstilling for at nå individuelle og fælles mål. Organisatorisk kommunikation er i høj grad kontekstuel og kulturelt afhængig. Individer i organisationer overfører budskaber gennem ansigt-til-ansigt-, skriftlige og medierede kanaler.

Organisationskommunikation hjælper os med at 1) udføre opgaver i forbindelse med specifikke roller og ansvarsområder inden for salg, service og produktion; 2) tilpasse os til forandringer gennem individuel og organisatorisk kreativitet og tilpasning; 3) udføre opgaver gennem vedligeholdelse af politik, procedurer eller regler, der understøtter daglige og kontinuerlige operationer; 4) udvikle relationer, hvor “menneskelige budskaber er rettet mod mennesker i organisationen – deres holdninger, moral, tilfredshed og opfyldelse” (Goldhaber 20); og 5) koordinere, planlægge og kontrollere organisationens aktiviteter gennem ledelse (Katz & Kahn; Redding; Thayer). Organisatorisk kommunikation er den måde, hvorpå organisationer repræsenterer, præsenterer og udgør deres organisatoriske klima og kultur – de holdninger, værdier og mål, der karakteriserer organisationen og dens medlemmer.

Organisationskommunikation fokuserer i høj grad på at opbygge relationer og interagere med med interne organisationsmedlemmer og interesserede eksterne offentligheder. Som Mark Koschmann forklarer i sin animerede YouTube-video, har vi to måder at se på organisatorisk kommunikation på. Den konventionelle tilgang fokuserer på kommunikation inden for organisationer. Den anden tilgang er kommunikation som organisation – hvilket betyder, at organisationer er et resultat af kommunikationen mellem dem, der er i dem. Kommunikation handler ikke kun om at overføre meddelelser mellem afsendere og modtagere. Kommunikation udgør eller udgør bogstaveligt talt vores sociale verden. En stor del af vores kommunikation består i at sende og modtage relativt uproblematiske meddelelser og handle på baggrund af disse oplysninger. Andre gange er tingene lidt mere komplekse, f.eks. når man skal løse en konflikt med en nær ven eller et familiemedlem. I disse situationer sker der meget mere end blot at udveksle oplysninger. Man er faktisk involveret i en kompleks proces med betydninger og forhandlingsregler, der er skabt af de involverede personer.

For at organisationer kan få succes, skal de have kompetente kommunikatører. Undersøgelse af organisationskommunikation viser, at organisationer er afhængige af effektiv kommunikation og effektive kommunikationsfærdigheder fra deres medlemmer. En række undersøgelser (Davis & Miller; Holter & Kopka; Perrigo & Gaut) identificerer effektiv mundtlig og skriftlig kommunikation som de mest efterspurgte færdigheder hos dem, der leder organisationer. Det amerikanske arbejdsministerium har rapporteret, at kommunikationskompetence er den mest afgørende færdighed, der er nødvendig for arbejdsstyrken i det 21. århundrede for at opnå organisatorisk succes (Secretary’s Commission on Achieving Necessary Skills). Public Forum Institute fastholdt, at medarbejderne skal være dygtige til offentlig præsentation, lytning og interpersonel kommunikation for at trives i en organisation.

Organisationer søger folk, der kan følge og give instruktioner, lytte præcist, give nyttig feedback, komme godt ud af det med kolleger og kunder, skabe netværk, give brugbar information, arbejde godt i teams og kreativt og kritisk løse problemer og præsentere idéer på en forståelig måde. Udvikling af bevidsthed om og effektivitet i organisationens kommunikation er mere end blot at have knowhow eller viden. Effektiv organisatorisk kommunikation indebærer at vide, hvordan man skaber og udveksler information, arbejder med forskellige grupper eller enkeltpersoner, kommunikerer under komplicerede og skiftende omstændigheder samt at have evnen eller motivationen til at kommunikere på passende måder.

Som du nu ved, er kommunikationsstudier dybt forankret i de mundtlige retoriske traditioner fra det gamle Rom og Grækenland. I lighed med mange af de tidlige koncepter, der formede disciplinen, stammer nogle af de grundlæggende principper for organisatorisk kommunikation fra Østen. Allerede i det fjerde århundrede koncentrerede kinesiske lærde sig om “problemerne med at kommunikere inden for det store regeringsbureaukrati såvel som mellem regeringen og folket” (Murphy, Hildebrandt & Thomas 4). Gamle østlige lærde fokuserede på informationsstrømmen, meddelelsernes troværdighed og informationens kvalitet inden for deres regeringsbureaukrati (Krone, Garrett & Chen; Paraboteeah). Disse er stadig fokusområder for organisatorisk kommunikation, som I vil lære i jeres undervisning i dag.

Som de fleste af vores felts specialiseringer begyndte organisatorisk kommunikation i midten af det 20. århundrede med P. E. Lull og W. Charles Reddings arbejde på University of Purdue (Putnam & Cheney). I den industrielle tidsalder var fokus for organisatorisk kommunikation på arbejdstagernes produktivitet, organisationsstruktur og den overordnede organisatoriske effektivitet. Gennem dette arbejde var man interesseret i højere profit og ledelsesmæssig effektivitet. Follett bliver ofte omtalt som den første managementkonsulent i USA (Stohl). Hun fokuserede specifikt på budskabskompleksitet, passende kanalvalg og arbejdstagerdeltagelse i organisationer. Bernard placerede kommunikation i hjertet af enhver organisatorisk proces og argumenterede for, at folk skal kunne interagere med hinanden, hvis en organisation skal lykkes.

Som en specialisering inden for vores felt kan organisatorisk kommunikation vel at mærke spores tilbage til Alexander R. Herons bog fra 1942, Sharing Information With Employees, der så på kommunikation mellem ledere og medarbejdere (Redding & Tompkins; Meyers & Sadaghiani). Putnam og Cheney erklærede, at specialiseringen i “organisationskommunikation voksede ud af tre hovedtraditioner inden for talekommunikation: offentlige taler, overtalelse og samfundsvidenskabelig forskning i interpersonel kommunikation, kommunikation i små grupper og massekommunikation” (131). Sammen med træning i offentlige taler for virksomhedsledere allerede i 1920’erne (Putnam & Cheney) fokuserede tidlige værker som Dale Carnegies How to Win Friends and Influence People fra 1936 på nødvendige mundtlige præsentations- og skriftlige kommunikationsfærdigheder for ledere for at få succes i organisationer.

Redding og Thompkins identificerer tre perioder i udviklingen af organisatorisk kommunikation. I forberedelsestiden (1900 til 1940) blev der lagt en stor del af grundlaget for den disciplin, som vi kender i dag. Forskere understregede betydningen af kommunikation i organisationer. Det primære fokus i denne periode var på offentlige taler, forretningsskrivning, ledelseskommunikation og overtalelse. I identifikations- og konsolideringsæraen (1940-1970) begyndte man at beskæftige sig med forretnings- og industrikommunikation, hvor visse gruppe- og organisationsforhold blev anerkendt som vigtige. I æraen af modenhed og innovation (1970-nutid) øgedes den empiriske forskning, “ledsaget af innovative bestræbelser på at udvikle begreber, teoretiske forudsætninger og filosofiske kritikker” (Redding & Thompkins 7).

Som med andre specialer i løbet af det sidste århundrede har organisationskommunikation udviklet sig dramatisk som dialog mellem erhvervslivet og akademiske sammenhænge. Redding og Thompkins konkluderer, at “i 1967 eller 1968 havde organisationskommunikation endelig opnået i det mindste en moderat grad af succes i to henseender: at bryde med sine ‘forretningsmæssige og industrielle’ lænker og opnå en rimelig grad af anerkendelse som en enhed, der er værd at studere seriøst akademisk” (18).

I takt med at kommunikation udvikler sig, fortsætter forskningen med at udvikle sig, og organisationskommunikation fortsætter med at redefinere sig selv. I de tidlige faser fokuserede dette område på ledere, der holdt offentlige præsentationer. På det seneste er der blevet lagt vægt på alle niveauer af interaktion i organisationer. Da interpersonelle relationer er en stor del af organisatorisk kommunikation, fokuserer en stor del af forskningen på, hvordan interpersonelle relationer foregår inden for rammerne af organisatoriske hierarkier.

Den moderne forskning i organisatorisk kommunikation er blevet sammenfattet i otte hovedtraditioner: 1) kommunikationskanaler, 2) kommunikationsklima, 3) netværksanalyse, 4) kommunikation mellem overordnede og underordnede, 5) informationsprocesperspektivet, 6) det retoriske perspektiv, 7) det kulturelle perspektiv og 8) det politiske perspektiv (Putnam og Cheney; Kim) Siden 1980’erne er denne specialisering blevet udvidet til at omfatte arbejde om organisationskultur, magt- og konflikthåndtering og organisatorisk retorik (Putnam og Cheney; Kim). Hvis du skulle tage et kursus i organisatorisk kommunikation på dit campus, ville en stor del af tiden blive brugt på at fokusere på at udvikle dine færdigheder inden for organisatorisk socialisering, interview, afholdelse af individuelle og gruppepræsentationer, skabelse af positive arbejdsrelationer, præstationsevaluering, konfliktløsning, stresshåndtering, beslutningstagning og kommunikation med eksterne offentligheder.

Så vi vender tilbage til kapitel seks, så vi på tre primære måder, som kommunikationsforskere udfører forskning på. Når vi studerer organisatorisk kommunikation, kan vi se på kvantitative metoder for at forudsige adfærd eller kvalitative metoder for at forstå adfærd. Vi kan bruge kvalitative metoder til at studere kommunikation i organisationers naturlige miljø for at forstå organisationskulturer, og hvordan de fungerer (Putnam & Cheney; Pacanowsky & O’Donnell-Trujillo; Kim).

Kritiske tilgange ser organisationer som “dominanssteder” (Miller 116), hvor visse individer marginaliseres eller stilles dårligere af undertrykkende grupper eller strukturer. Oftest fokuserer denne forskningslinje på køn eller etnisk identitet, som de manifesterer sig i organisationer. Den kritiske forsker anvender fortolkende forskningsteknikker i lighed med kulturstudier. Når man ser på noget som f.eks. en virksomhedspamflet eller organisationens medarbejderhåndbog, vil en kritisk forsker afsløre politiske budskaber, der kan være til ulempe for bestemte grupper af mennesker.