Free Press

Som arbejdsgiver er du ansvarlig for at gennemgå ansættelsesprocessen og finde medarbejdere af højeste kvalitet, der passer ind i din arbejdskultur. Men for at gøre det, skal du lave lidt hjemmearbejde.

Mange virksomheder bruger et referencecheck til at dykke dybere ned i en ansøgers ansættelsesfortid og finde ud af, om vedkommende er egnet til jobbet. Men hvis du ønsker at blive en professionel i referencekontrol, skal du lære, hvordan du udfører en referencekontrol, og hvad du skal spørge referencerne om.

Hvad er en referencekontrol?

Referencekontrol er en vigtig del af ansættelsesprocessen. Et referencecheck er, når en arbejdsgiver kontakter en ansøgers tidligere arbejdsgivere, skoler og andre personer (f.eks, personlige referencer) for at få mere at vide om kandidaten.

Med referencekontrol kan du få mere at vide om ansøgerne, f.eks. deres:

• Arbejdshistorik
• Uddannelsesbaggrund
• Jobkvalifikationer
• Styrker og svagheder
• Adfærd

Trin til referencekontrol

Hvis du ønsker at kontrollere din kandidats referencer grundigt, skal du studere og følge de seks trin nedenfor. Afhængigt af, hvem du kontakter (f.eks. den gamle arbejdsgiver), skal du måske omformulere eller stille yderligere spørgsmål.

Kontroller kandidatens navn

Første ting først: Når du kontakter en reference, skal du sørge for at kontrollere kandidatens navn. Dette skridt kan virke indlysende, men du ved aldrig, om det kan fjerne uærlige kandidater.

Hvis du kontakter en tidligere arbejdsgiver, skal du også sørge for at bekræfte deres titel og ansættelsesdatoer.

Bekræft, hvordan de kender kandidaten

Afhængigt af dine krav kan kandidaterne give en liste over forskellige typer af referencer. Din virksomhed kan f.eks. kræve, at kandidaten angiver mindst to personlige referencer ud over to faglige referencer.

Når du kontakter hver enkelt reference, skal du bekræfte, hvordan referencen kender kandidaten. På den måde kan du krydstjekke oplysningerne om de referencer, som din kandidat har givet dig. Og det hjælper også med at bekræfte, hvem du taler med.

Spørg, hvad der gør kandidaten til en god partner

Det sidste, du ønsker at gøre, er at ansætte en person, der ikke er kvalificeret. Brug din tid med kandidatens reference til at vurdere, om kandidaten vil passe godt til stillingen.

Når du kontrollerer kandidater, skal du forklare referencen, hvad jobbet indebærer. Spørg dem, om de tror, at referencen vil trives i stillingen, og hvorfor.

Mens du lytter til referencens svar, skal du være opmærksom på tegn på, at de ikke er 100 % ærlige over for dig. Lyt til det, som referencen ikke siger. Tavshed i referencetjek kan være meget sigende. For eksempel kan et tøvende eller vagt svar indikere, at de ikke mener, at kandidaten ikke er den rette til jobbet eller er bange for at dele detaljer.

Lad referencen rangordne kandidaten

Du bør have forberedt en række spørgsmål til referencetjek, når du kontakter en kandidats reference. Nogle af disse kan omfatte åbne spørgsmål, spørgsmål med korte svar og multiple choice-spørgsmål, der anvender en skala fra 1-10.

Det at bede referencen om at rangordne kandidaten kan give dig en nem måde at få et ærligt svar fra en reference på. Med rangordnede spørgsmål skal referencen tænke over sit svar, fordi den kun giver et tal.

Her er et par eksempler på rangordnede spørgsmål:

• På en skala fra 1-10, hvordan vil du vurdere kandidatens kommunikationsevner?
• Hvordan vil du vurdere kandidatens skrivefærdigheder fra 1-10?

Lad dig ikke narre af referencer, der giver kandidaten alle 10’er. Både du og din reference ved, at kandidaten ikke kan være perfekt med hensyn til alle færdigheder. Hvis du har en reference, der gør dette, skal du stille dem opfølgende spørgsmål for at finde ud af, hvorfor de vurderede dem så højt. Hvis referencen vurderer dem lavt, skal du ligeledes sørge for at stille yderligere spørgsmål for at finde ud af, hvorfor de gjorde det.

Find ud af kandidatens styrker og svagheder

Et af hovedmålene med dit tjek af arbejdsreferencer bør være at finde ud af kandidatens styrker og svagheder.

Sørg sammen med dine andre sæt spørgsmål for specifikt at bede referencen om at opregne kandidatens styrker og svagheder. Du kan f.eks. bede referencen om at fortælle dig om to styrker og to svagheder eller vækstmuligheder for kandidaten.

Det vil hjælpe dig med at få et godt billede af, hvor kandidaten skal forbedre sig, og hvor han/hun udmærker sig mest. For ikke at nævne det, kan det at være ligefrem med hensyn til styrker og svagheder også fortælle dig, om kandidaten er kompatibel med jobets krav og nødvendige færdigheder.

Spørg om kandidatens adfærd

Ved kendskab til en kandidats adfærd og holdninger kan du få hjælp til at forudsige, hvordan han/hun vil opføre sig i dit arbejdsmiljø. Hvis du kontakter en gammel arbejdsgiver, skal du sørge for at grave i kandidatens adfærd.

Når du stiller spørgsmål om kandidaten, må du ikke glemme at flette spørgsmål ind for at finde ud af deres handlinger og adfærd på deres gamle arbejdspladser. Kom de godt ud af det med andre kolleger? Har de nogensinde skabt konflikter på arbejdspladsen? Hvorfor forlod de stillingerne? Alle disse spørgsmål vil hjælpe dig med at få en god forståelse af kandidatens vaner og adfærd på arbejdspladsen.

Refence check tips

Vil du sætte gang i din referencecheck-proces i et højere gear? Brug nedenstående fem tips til at blive den ultimative referencekontrollør.

Tag processen alvorligt

Først og fremmest skal du sørge for, at du tager referencekontrolprocessen alvorligt. Tag dig tid til at undersøge spørgsmålene og forberede dig. Ellers kan du ende med at brænde dig selv senere ved at ansætte en dårlig ansat.

Tager du referencetjekprocessen for let kan:

• Hindre dig i at ansætte en helt fantastisk medarbejder
• Spild dine penge og din tid
• Få dig til at bruge ekstra tid på at finde en erstatning

Før to mundtlige tjek

Der vil være kandidater, der lyder fantastiske på papiret, men som er dårlige til en samtale. På den anden side vil der også være kandidater, som klarer samtalen, men som udfører deres arbejde dårligt.

Før du ansætter nogen på dit team, skal du foretage mindst to mundtlige referencetjek. Verbal referencekontrol kan omfatte telefonsamtaler, videochat eller personlige møder.

Verbal kontrol giver dig mulighed for at forstå en kandidats styrker og svagheder og for at se, hvordan han/hun virkelig fungerer i jobbet. For ikke at nævne det, så er de med til at forhindre, at du spilder din tid på at ansætte en taber.

Planlæg dine spørgsmål i god tid

Du skal være forberedt, når du interviewer kandidater. På samme måde skal du være lige så velforberedt, når du tjekker din kandidats referencer.

Hvor du kontakter en kandidats referencer, skal du have dine spørgsmål klar til at gå i gang. Hvis du ikke planlægger dine spørgsmål omhyggeligt, kommer du kun til at skade dig selv.

Tag dig god tid til virkelig at tænke over de spørgsmål, du vil stille. Grav dybt for at tænke på out-of-the-box-spørgsmål, som du gerne vil have svar på om kandidaten. Undgå at stille spørgsmål, som du får et “ja eller nej”-svar. Lav noget research for at finde gode spørgsmål at stille referencer. Og hold dine spørgsmål lovlige, ellers kan de komme tilbage og hjemsøge dig.

Dine spørgsmål skal give dig indsigt i kandidatens adfærd på arbejdspladsen, tidligere erfaringer og færdigheder.

Se op for falske referencer

I henhold til Economic Times bruger næsten 20-30 % af kandidaterne falske referencer. Da en stor del af kandidaterne lyver om deres referencer, skal du gøre din due diligence for at opdage de falske.

Du kan holde øje med svindlere ved at:

• Tjekke referencen på sociale medier (f.eks. Facebook)
• Kryds tjekke telefonnumre, hvis det er muligt
• Følg op med og tak til referencen (f.eks, besked på LinkedIn)

Tag noter

Når du kontakter din kandidats referencer, skal du sørge for at tage så mange noter som muligt.

Selv om du allerede ved, at du vil ansætte kandidaten og har modtaget positiv feedback fra deres referencer, er det altid godt at have detaljerede noter, som du kan henvise til.

Overvej at oprette en skabelon eller formular til referencekontrol. På den måde kan du udfylde den, når du gennemfører dit referencecheck. Opbevar din formular for hver ansøger i dine papirer, hvis du har brug for at finde den i fremtiden.

Din formular eller skabelon bør indeholde ting som f.eks:

• Kandidatens navn
• Referencens navn og kontaktoplysninger
• Dato
• Liste over spørgsmål
• Referencens svar på dine spørgsmål
• Din underskrift

Fik en kandidat bestået din referencekontrol med bravur? Godt! Nu skal du tage din nye medarbejder i brug og tilføje ham/hende til lønningslisten. Med Patriots lønsoftware kan du nemt tilføje nye medarbejdere og strømline din lønproces. Prøv det gratis i dag!