Free Press

En eventmanager overvåger design, opsætning og gennemførelse af begivenheder, der bringer folk sammen. Disse arrangementer kan være alt fra små netværksmøder med et par dusin gæster til store konferencer med tusindvis af deltagere over flere dage – og alt derimellem.

Og uanset omfanget er ledelse af arrangementer altid et menneskeligt arbejde. Dit mål er at sikre, at folk får mest muligt ud af en given begivenhed, og du arbejder tæt sammen med folk for at nå dette mål.

Læs videre for at lære, hvad der gør event management til en givende karriere (hvis du er et menneskeligt menneske!), hvilke vigtige færdigheder en succesfuld event manager har, og hemmelighederne bag succes fra de bedste fagfolk.

Hvad er event management?

Event management er et erhverv inden for projektledelse, der fokuserer på alle aspekter af arrangementer, lige fra valg af sted til opfølgning på gæsternes tilfredshed.

Hvad er forskellen mellem rollen som eventmanager og eventplanlægger?

For det meste er disse stillingsbetegnelser synonyme. De eventuelle forskelle, der findes mellem rollerne, skyldes primært, hvordan virksomheder og eventfolk definerer stillingerne for sig selv. Nogle kan f.eks. definere eventmanagere som værende dem, der kun arbejder med store arrangementer eller som værende mere beskæftiget med opgaver på dagen end med planlægning før arrangementet.

Men når du søger på begge udtryk på LinkedIn eller andre jobportaler, dukker mange af de samme stillinger op i resultaterne, ligesom job som “eventdesigner”. Desuden placerer det amerikanske Bureau of Labor Statistics alle disse stillinger under den samme erhvervskategori “Meeting, Convention, and Event Planners”.

Hvad er faserne i event management-processen?

Der er fem grundlæggende faser i event management, selv om hvert trin indeholder flere opgaver. Derudover befinder travle eventmanagere sig typisk på forskellige stadier for adskillige events på et givent tidspunkt.

Stadie 1: Research, målsætning og vurdering af gennemførlighed

Hvad enten du er en intern virksomhedseventmanager, eller du driver et eventmanagementfirma, der arbejder med forskellige kunder, er det første trin at definere målet med din event og vurdere gennemførligheden af eventen. I mange tilfælde vil dette virke selvindlysende. Det overordnede mål med arrangementet er at samle penge ind til en ny biblioteksfløj, fejre en virksomheds 20-års jubilæum eller lancere et nyt produkt.

Men det er vigtigt at blive mere granuleret. Her er nogle ting, som du kan spørge din kunde om eller drøfte med dit interne team:

• Til firmaarrangementer: Hvad er business casen? Vil du introducere ét produkt eller flere? Vil der være en uddannelseskomponent?
• For nonprofitorganisationer: Hvad er det specifikke mål for indsamling af midler? Er arrangementet udelukkende for langsigtede donorer? Vil arrangementet falde sammen med en ny udstilling?
• For prisoverrækkelser: Skal F&B finde sted under ceremonien eller bagefter? Skal det være en stående cocktailtime eller en siddende middag?
• Til netværksarrangementer: Ønsker du at forbedre fællesskabsfølelsen i en organisation? Ønsker du, at gæsterne skal tilmelde sig en ny professionel Facebook-gruppe?
• Til sociale arrangementer: Er det en formel eller afslappet begivenhed? Hvilken type musik skal der være for at sikre, at alle gæster har det dejligt?

Denne første fase bør også omfatte en vurdering af begivenhedens levedygtighed, hvilket betyder, at man opstiller et budget for begivenheden og finder ud af, om det stemmer overens med begivenhedens mål. En nonprofitorganisation kan f.eks. finde ud af, at de ikke har de finansielle reserver til en gallaindsamling. I dette tilfælde kan den almennyttige organisation udskyde gallafesten et år og i stedet organisere en billig food truck-festival med et fundraisingelement.

Fase 2: Vælg dit tema og design arrangementet

Næst designer eventmanagere arrangementet for at opfylde de angivne mål. Det er her, at den grove skitse af din begivenhed kommer i fokus.

• Hvad skal der ske under arrangementet?
• Hvem skal optræde/tale/undervise?
• Hvornår og hvor skal det ske?
• Hvad er det planlagte layout af borde, stole, scener, podier og F&B?
• Hvad er den planlagte stil for omgivelser, kulisser og andre elementer i forbindelse med arrangementet? (Moderne, traditionel, romantisk, steampunk, rustik?)

Dette er en kreativ proces, der kan omfatte farve-, lyd- og lysdesign til gallafester og andre mere teatralske, performance-centrerede arrangementer. Ved professionelle arrangementer vil der være fokus på at fastlægge tidslinjer og seminaraktiviteter, mærkevaretegn og -sager og beslutte sig for mulige talere.

Eventmanagere og deres teams vil ofte samarbejde om digitale værktøjer til eventtjenester såsom Social Tables, så alle forstår planlægningsforløbet og kan råbe op om eventuelle problemer, der opstår tidligt i forløbet.

Fase 3: Fokuser på detaljerne for et vellykket arrangement

Når eventmanageren og deres team har lagt sig fast på en vision for arrangementet, går de over til detaljerne. Denne fase omfatter størstedelen af event management-processen og kan omfatte følgende (afhængigt af eventtypen):

• Sending RFP’er til spillesteder og leverandører.
• Hyring af spillesteder, leverandører, talere og kunstnere (og være forberedt med backup-valg).
• Finalisering af kontrakter med spillesteder, leverandører, talere og kunstnere.
• Opbygning af et eventwebsted og en tilpasset event-app.
• Design af undersøgelser efter eventen.
• Sending af gæsteinvitationer.
• Skriv event-hashtags og lancér kampagnen på de sociale medier før eventen.
• Sporing af RSVP’er og antal tilmeldinger til arrangementet.
• Kommunikation med deltagere.
• Marketing og opsøgende arbejde i forbindelse med arrangementet.
• Diskutere arrangementets tidsplan med talere og kunstnere.
• Klientopdateringer og gennemgange.
• Uddannelse af eventpersonale og frivillige
• Udformning og færdiggørelse af vigtige eventdokumenter, f.eks. eventtidslinje og BOE.
• Kontrol af wifi og mobiltelefonservice til arrangementet, især til teknisk tunge arrangementer.
• Organisering af transport og parkeringsservice.
• Design af check-in-processen til arrangementet og oprettelse af skiltning.
• Bygning af swag bags og branded merchandise.

Fase 4: Eventudførelse

Dette er hovedbegivenheden for enhver eventmanager! Det er her, hvor alle de tidligere faser kommer til live på selve dagen og giver en begivenhed, som gæsterne sætter pris på og nyder.

Afhængigt af arrangementets omfang kan opsætningen begynde om morgenen på et arrangement eller et par dage før. Udførelsen af arrangementet omfatter:

• Eventleverandørerne og leverandørerne kommer ind og sætter op.
• Opsætning af borde og stole, midterstykker, blomsterarrangementer, buffetborde, scene og podier.
• Finale gennemgang, lydkontrol og teknologikontrol.
• Gæsternes ankomst og check-in af arrangementet.
• Gæsteservice og kommunikation.
• F&B-service.
• Håndtering af uventede problemer og nødsituationer.
• Kontrol af, at talere og kunstnere har det, de har brug for, og forstår deres signaler.
• Præstationer og taler.
• Vægge på sociale medier og afstemninger blandt deltagerne.
• Udlevering af swagbags.
• Håndtering af gæsternes udgange.

Stage 5: Kommunikation med gæsterne efter arrangementet og debriefing af teamet

Enestående eventledere betragter ikke et arrangement som afsluttet, før de forstår, hvordan gæsterne, de frivillige, kunderne og teammedlemmerne reagerede på arrangementet. Dette starter under selve arrangementet, hvor eventmanagere observerer gæsternes reaktioner, taler med deltagerne og tjekker eventuelle problemer med gæstetjenesten.

Dernæst sender de en undersøgelse efter arrangementet ud fra 12 til 48 timer efter et arrangement. Eventmanagere udformer post-event-undersøgelser for at få flest mulige svar ved at holde dem korte, enkle og venlige.

Med svarene i hånden mødes eventmanagere med kunderne for at drøfte deres tilfredshed med resultaterne af eventen og undersøgelsesresultaterne. Endelig drøfter de med deres interne team, hvad der gik godt, og hvad der gik galt, og udarbejder en handlingsplan for at undgå lignende problemer ved det næste arrangement.

Hvilke færdigheder har en eventmanager brug for?

Eventmanagere har først og fremmest brug for menneskelige færdigheder. Jobbet kræver konstant interaktion med kunder, eventplanlægningsteams, leverandør- og mødestedsteams og gæster. Hver eneste dag arbejder eventmanagere side om side med både teammedlemmer, som de kender godt, og folk, som de lige har mødt. Andre vigtige færdigheder hos eventmanagere omfatter:

• En Marie Kondo-lignende evne til at holde sig organiseret
• Evnen til at multitaske
• Har lyst til at arbejde om natten og i weekenden
• Skarpe kommunikations- og lytteevner
• En dyb brønd af kreative idéer
• Finder glæde ved en hurtig-tempofyldt arbejdsmiljø
• Evne til at fokusere midt i et kaos
• Fleksibilitet, når der opstår uundgåelige udfordringer
• Sikkerhed i beslutningstagning
• Villighed til at lære og udvide færdigheder
• Passion for den dynamiske branche

Læs de uundværlige færdigheder for eventplanlæggere for at få et dybere dyk i 6 karrierefærdigheder i eventbranchen.

3 hemmeligheder om håndtering af ansvarsområder inden for event management fra de bedste eventmanagere

Ud over de ovennævnte færdigheder har vi samlet nogle uventede tips fra erfarne eventmanagere. Her er nogle andre kvaliteter, som de mener kan føre til succes i event management-branchen:

Være roen i stormen

Det vil gå galt, det er en selvfølge. Du skal ikke blive overrasket, når noget ikke ankommer eller bliver leveret til det forkerte sted, et skilt er stavet forkert, noget går i stykker, nogen kommer for sent … osv. Bevar roen og brug din mentale værktøjskasse til at tage fat på og afhjælpe situationen. En eventplanlægger kan løse store problemer med et smil og holde alle andre i ro, så de ikke skaber mere stress. Når du er i tvivl, kan du bare bruge Vanilla Ice… “Hvis der er et problem, så løser jeg det” – Victoria Blasich, Marketing Manager for Freemind Seattle, et firma, der beskæftiger sig med messe-marketing. Uddrag fra Habits of a Successful Event Manager, en gæsteblog for Northwest Event Show-webstedet.

Udvikl din forretningsforståelse

Events er en service og skal organiseres på en forretningsmæssig måde. Arrangementer skal ikke kun tiltrække et publikum af passende størrelse, men tallene skal også give et godt resultat. Eventmanagere har brug for forretningsforståelse. Der stilles i stigende grad krav om, at de skal vide, hvordan en erhvervssektor fungerer. De skal have et kommercielt instinkt og sikre, at vigtige beslutninger træffes på baggrund af det, der giver mest forretningsmæssig mening. Hvad er bedst for arrangementets balance og ikke kun for arrangementet? På et tidspunkt i eventplanlægningsprocessen bliver du nødt til at træffe svære beslutninger om, hvilken retning dit event skal gå. Disse beslutninger skal træffes med hovedet og ikke med hjertet. Igen er det vanskelige beslutninger, og de er ikke altid velkomne hos teamet. – Chris Powell, eventekspert. Uddrag fra The 7 Key Skills of a Successful Event Manager på The Event Expert-bloggen.

Samarbejd med (og lær af) andre

Sociale medier nedbryder barrierer og er en fantastisk måde at holde sig opdateret på og komme i kontakt med indflydelsesrige personer, der kan udfordre din måde at tænke og arbejde på. Deltag i Twitter-chats, tilmeld dig og bidrag til LinkedIn-grupper, se thought leaders på YouTube for at se nye perspektiver og få nye idéer. Tag til brancheevents og hør fra nogle af de bedste talere inden for eventverdenen. Lad dig inspirere af den hurtige og spændende branche, som du er en del af. – Becki Cross, administrerende direktør og eventstrateg hos Event Northern Ltd. Uddrag fra 10 Ways to Be a Better Event Manager på Event Manager Blog.

Endeligt en hyppig perle af visdom, som kommer fra de fleste eventmanagere: Pas godt på dig selv. Event management og planlægning er et notorisk stressende erhverv. Hvis du forfølger en karriere som eventmanager, er det vigtigt, at du vedtager en strategi til stressreduktion for at undgå udbrændthed.

Nu ved du alt om, hvad en eventmanager laver!

Opdag, hvordan Social Tables’ event management-software kan hjælpe dig med at skærpe dine professionelle færdigheder. Eller lær de vigtigste trin for at starte en event management virksomhed.