Free Press

Tak til Janet Maydem for at sammensætte denne sjove guide til planlægning af en familiesammenføring, som alle vil elske.

Hvis du har håbet på at samle din familie (eller fjerne genetiske fætre og kusiner) til en genforening, er det nu, det er tid til det. Størstedelen af disse arrangementer, faktisk 65 %, afholdes om sommeren, hvor ferietid, udendørs steder og nemmere rejser gør processen enklere for alle. Men at planlægge en familiesammenføring, selv om sommeren, kan virke som en virkelig monumental opgave. Denne enkle vejledning vil hjælpe dig med at nedbryde trinene og arrangere din sammenkomst på kun en uge. Gør dig klar til et eventyr!

Når du arbejder dig igennem disse trin, skal du huske at lave en plan, der giver dig mulighed for at socialisere og have det sjovt ved selve genforeningen. Lad være med at sætte dig selv op til at lave for meget arbejde på genforeningsdagen. Smart planlægning nu vil give dig mulighed for at more dig senere.

Dag 1: Fastsæt en dato og rekruttere hjælp

Start med at fastsætte en foreløbig dato, der giver mening for dig baseret på din forståelse af andre menneskers forpligtelser, men husk, at den kan ændre sig, efterhånden som du får feedback fra andre. Få nogle familiemedlemmer i telefonen eller start en diskussion på de sociale medier for at få feedback om, hvilken dato der vil være bedst for de fleste mennesker.

Sæt nu gang i rekrutteringen af noget hjælp! Din bedste tidsbesparelse, når du planlægger din genforening, vil være at få folk til at hjælpe dig. Søskende, voksne børn, slægtsforskningskontakter, selv ansvarlige teenagere kan hjælpe dig og tage en del af byrden fra dine skuldre. Begynd din planlægning ved at kontakte disse personer og tildele opgaver til dem, der er villige til at hjælpe dig.

• Din computerkyndige universitetsstuderende kunne hjælpe med invitationer og videovisninger.
• Din kusine, der elsker at bage, kunne hjælpe med at organisere maden.
• Din onkel, der er amatørfotograf, kunne hjælpe med at samle familiebilleder.

Dette er blot nogle få eksempler på, hvordan du kan uddelegere de opgaver, som du skal udføre. Dette er et utroligt vigtigt skridt, fordi en lille smule hjælp kan gøre hele forskellen.

Dag 2: Planlæg din gæsteliste

I dag er det dagen, hvor du skal beslutte, hvem der skal deltage. Du formaterer og sender invitationerne på dag 7, så du skal ikke bekymre dig om at få ordet ud helt endnu.

Hvem vil du invitere? Hvis genforeningen er i forbindelse med en særlig begivenhed – f.eks. en milepæls fødselsdag eller et jubilæum – skal du starte med den nærmeste familie og arbejde dig ud til den udvidede familie.

Hvis genforeningen er for at genforene en gren af familien, skal du udpege en arbejdstitel for din genforening, f.eks. “Descendants of __________.” Selv om denne type genforening kræver mere tid at organisere, kan moderne teknologi gøre nogle elementer lettere. (Læs videre for at opdage flere teknologiske tidsbesparelser.)

Du vil måske invitere dine slægtsforbindelser til din genforening. Hvilket sted er bedre egnet til at tale “butik” om stamtræet? Nære slægtninge og mangeårige slægtsforskningskontakter kan inviteres på samme måde som den nærmeste familie.

Hvis du overvejer at invitere en fjern fætter eller kusine, som du for nylig har opdaget via DNA, bør du dog måske være lidt mere formel. Mange af os slægtsforskere vil måske være begejstrede ved tanken om at møde en hel flok slægtninge for første gang, men nogle vil måske være tøvende. For de fjerne “DNA”-fætre og -kusiner skal du først kontakte dem via dine normale kommunikationskanaler og spørge, om de vil være interesserede i at deltage. Hvis de svarer ja, så send dem invitationer med post eller e-mail med alle de oplysninger, de har brug for – dato, klokkeslæt, vejbeskrivelse til stedet osv. Hvis de fjerne slægtninge kommer langvejs fra, kan du også tilbyde at hjælpe dem med at arrangere overnatning.

Dag 3: Book dit sted

Meget af rådene om planlægning af store familiesammenkomster anbefaler et centralt sted for alle, der skal komme, helst i nærheden af en lufthavn og hoteller. Men mange steder, der er dedikeret til sammenkomster, er dyre og ofte booket i god tid i forvejen. Hvis du har brug for at spare penge eller bare ønsker en mere afslappet ramme, er her nogle muligheder:

2. Din baghave. Har du en stor gård eller endda et par hektar med et skur? Hold genforeningen i dit hus! Du behøver ikke at reservere eller indbetale depositum. Du skal bare gøre rent. Hvis du ikke har tid til at organisere dit hjem, kan du rekruttere dine børn eller børnebørn til at hjælpe i bytte for lidt ekstra penge. Du kan måske også kontakte din lokale gymnasieskole eller områdets ungdomsgrupper og spørge om unge mennesker, der har brug for at udføre samfundstjenestetimer eller ønsker at tjene nogle ekstra sommerkontanter – de kan måske hjælpe dig.
3. En offentlig park. Mange parker har shelters eller endda festlokaler, som du kan reservere, og nogle er gratis. Hvis du vælger en park med en campingplads, kan du måske få hjælp til at skaffe overnatning til dine gæster.
4. Din kirkekælder. Hvis du er medlem af en kirke eller synagoge, der har en fællesskabssal, kan du spørge, om salen kan lejes. Gebyrerne på disse typer haller er ofte billigere.
5. Din lokale American Legion hall eller et lignende sted. Disse faciliteter bliver ofte booket op, men det er værd at undersøge det, især hvis din genforening ikke ligger på en lørdag.
6. Et hotel, et feriested eller en restaurant. Selv om nogle hoteller og feriesteder kræver en hel del penge, vil du måske blive overrasket over, hvor billigt det kan være at leje et arrangement eller et mødelokale på nogle hoteller, hvis du ringer rundt. Måske kan du endda få et gratis, hvis flere familiemedlemmer planlægger at bo der. Og mange feriesteder tilbyder almindelige hytter eller store værelser, der kan bruges til dette formål. Dette kan være langt billigere end at leje et officielt eventlokale. En restaurant vil ofte stille lokalet gratis til rådighed, hvis du køber maden til arrangementet gennem dem. Desuden er der meget lidt oprydning!

Tag dig tid i dag til at foretage opkald og sende e-mails, så du kan få låst dit mødested.

Dag 4: Planlæg maden til din familiesammenkomst

Under du dig, hvordan i alverden skal du have tid til at lave mad til alle? Gode nyheder – det behøver du ikke! Overvej disse muligheder, når du planlægger din menu:

1. Gør det til en fællesspisning. Denne mulighed fungerer godt, hvis dine gæster ikke har langt at rejse. Du sørger for hovedretten og metoden til at tilberede den (f.eks. hamburgere, hotdogs og en rigtig stor grill), og alle andre sørger for tilbehør og desserter. Du kan tildele retter til bestemte personer, hvis du vil sikre dig, at der er bestemte typer mad, især hvis nogle af dine gæster har særlige diætbehov.
2. Tjek din lokale købmand eller delikatesseforretning. Mange dagligvarebutikker og delikatesseforretninger tilbyder festpakker, der indeholder sandwiches, delikatesse-sider og dessert. Du skal dog bestille dem en uge eller to i forvejen, så det skal du være forberedt på. Du kan også lave en “byg din egen sandwich- (eller taco-) bar” ved at lægge en række ingredienser og færdiglavede sider frem og lade folk lave deres egen frokost.
3. Hyr en caterer. Dette er den hurtigste løsning med det mindste besvær (og er perfekt til siddende middage), men det er også en af de dyreste. Hvis du har et stort budget og meget lidt tid, skal du bestille en caterer i god tid inden din dato (mange store steder, hoteller og feriesteder har en caterer, som de allerede arbejder sammen med). En anden mulighed, hvis du ikke ønsker at lave mad, men har brug for at spare nogle penge, er at finde en caterer, som kun vil indgå en kontrakt med dig om madlavning. Omkostningerne er normalt mindre, hvis du selv transporterer og serverer maden.
4. Hold din genforening på en restaurant (som nævnt ovenfor). Mange restauranter har store lokaler til sammenkomster, og du kan dække både lokaler og mad på én gang (ofte til en fast pris kun for maden).

Dag 5: Planlæg din underholdning

Alle familiesammenkomster har kedsommelige børn og nervøse voksne, der har brug for noget at lave. Her er nogle aktiviteter, der er enkle og hurtige at sammensætte:

1. Traditionelle græsspil. Har du et boccia-sæt? Hestesko? En rutsjebane? Sæt dem op på græsset, og inviter grupper til at spille. Sørg for, at spil, der involverer kast med genstande eller vand, sættes op et godt stykke væk fra dit område til mad og socialt samvær.
2. Bordspil. Du kan udpege et hjørne af siddepladserne til brætspil eller kortspil til din familiesammenkomst. Lad disse være opstillet hele dagen, og inviter alle til at bruge spilområdet. Du må ikke stille videospil op – vi ønsker trods alt, at folk skal være i kontakt med hinanden!
3. Open mikrofon. Har du talentfulde familiemedlemmer, der synger eller spiller interessante instrumenter? Sæt en mikrofon op, og inviter musikerne i familien til at optræde. Sørg for at bede familiemedlemmerne om at medbringe deres instrumenter i invitationen, hvis du har tænkt dig at inkludere denne mulighed.
4. Karaoke: Du kan købe eller leje disse maskiner til en forholdsvis lav pris, og de er meget sjove, især til aftenarrangementer.
5. En historiekreds: Det er meningen med en familiesammenkomst at få folk til at mødes og dele historier. Planlæg at have en time afsat til, at alle, unge som gamle, kan dele en historie om deres liv. Send en stafet rundt i cirklen for at holde orden i tingene.
6. Et legetøjs- og håndværkshjørne: Hvis der kommer børn til dit arrangement (især hvis det er indendørs), skal du sørge for at have et rum eller et hjørne fyldt med legetøj, håndværksprojekter og kunstartikler, så de kan blive underholdt. Alle vil sætte pris på din omtanke. Du kan endda planlægge en slægtsforskning eller en familie-fokuseret håndværksaktivitet, som de kan tage med hjem som et øjeblik.
7. Fotodeling. Bed alle om at medbringe gamle fotos til deling, og stil et bord op, hvor folk kan se gamle fotos og album, som andre har medbragt. Du kan endda stille en scanner til rådighed, så alle kan få en kopi af de fotos, de ønsker. Der kan stilles en computer til rådighed, så man kan se digitale fotos, der er medbragt på en diskette eller et USB-stik. Sørg blot for, at der er en ansvarlig person, der styrer indsatsen, så gamle fotos bliver håndteret korrekt. Se flere ideer til genforeningselementer med fokus på slægtsforskning i slutningen af denne vejledning.

Dag 6: Tilføj en virtuel genforening til dine aktiviteter

Har du familiemedlemmer i fjerne egne, som du ved ikke vil kunne deltage? Hvis dit sted har adgang til elektricitet og internet, hvorfor så ikke afsætte en time og holde en “virtuel familiesammenkomst” for alle de slægtninge, som ikke kan komme?

Min bror gjorde dette til sin kones 60-års fødselsdag, da det var i januar, og vi bor i Wisconsin. De satte skærme og webcams op i deres køkken, og folk, som ikke kunne være til stede, kunne logge på et link og deltage i festen online. Følg disse trin for at arrangere en virtuel familiesammenkomst:

1. Registrér dig hos et videokonferencesite og tilmeld dig dato og tidspunkt for din virtuelle sammenkomst. Kopier og gem det link, som konferencesiden giver dig.
2. Del linket til den virtuelle genforening i dine invitationer. Fremhæv dette link som et virtuelt samlingstidspunkt for folk, der ikke kan deltage personligt i genforeningen.
3. Når du indretter dit genforeningssted, skal du inkludere et område med skærme og webkameraer, der kan fokusere på grupper af mennesker. Sørg for, at du bruger enheder med mikrofoner, så folk kan høre hinanden tale. På tidspunktet for den virtuelle genforening kan du tilslutte dine enheder til videokonferenceforbindelsen og se, hvordan folk fra langt væk logger ind for at deltage i din fest.

Dette er også dagen, hvor du skal tænke på billeder. Du behøver ikke at hyre en fotograf, men du vil gerne finde en person i familien, som vil være ansvarlig for at tage dem. Planlæg at afsætte mindst en time i løbet af din genforening til gruppefotos, og opret en “fotovæg”, hvor alle indvilliger i at stille op til mindst ét individuelt eller familiefoto.

Dag 7: Formater og send dine invitationer

Selv om du måske skal sende den traditionelle papirflyer til nogle af dine gæster, kan mange mennesker blive inviteret via e-mail og sociale medier, og det er meget billigere og nemmere at håndtere. Online-invitationer er hurtige og kan indeholde et RSVP-link, så du hurtigt kan svare. Der kan også medtages et link til en virtuel genforening.

Hvis omfanget af din computererfaring er at finde “on”-knappen, bør du måske uddelegere dette job til guruen i de sociale medier i din familie. Ellers kan du oprette en begivenhed på Facebook og bede folk om at markere, om de deltager. Eller brug en online invitationstjeneste eller en ecard-tjeneste, og send invitationer via e-mail.

Hvis du har gennemført alle de ovenstående trin, har du de vigtigste elementer i din genforening klar og er klar til at gå i gang. Godt for dig! Men hvis du er interesseret i at gøre din sammenkomst familiehistorisk fokuseret, vil du måske også gerne tilføje et par ekstra planlægningsdage for at inkludere nogle slægtsforskningsfokuserede elementer. Her er nogle idéer.

Ideer til at tilføje en genealogisk udstilling til din familiesammenkomst

Det er det, som en familiesammenkomst handler om, ikke sandt? At dele familieminder.

Du vil gerne dele din familiehistoriske forskning med alle på en respektfuld og ikke-indtrængende måde og bruge sammenkomsten som en mulighed for at indsamle flere detaljer, historier, optegnelser og fotos. Dette er måske din mest tidskrævende opgave, men du kan håndtere den på flere måder.

1. Traditionelle tavlevisninger. Dette vil sandsynligvis være den nemmeste måde for folk at se din udstilling på, men det er meget tidskrævende at sætte den op. Hvis du har motiverede familiemedlemmer, der frivilligt melder sig til at gøre dette, så uddelegér det til dem. Ud over et stamtrædiagram og gamle billeder skal du medtage alle bøger eller artikler, der er skrevet om din familie.
2. Videovisning. Denne mulighed er fantastisk, hvis du allerede har digitaliseret dine slægtsforskningsdokumenter og fotos. Arranger et video diasshow af din slægtsforskning, og lad det køre i en sløjfe, så folk kan se det hele dagen igennem. Igen kan du få et teknisk kyndigt medlem af familien til at hjælpe dig med denne opgave. Du kan se eksempler på videoer af familiesammenføringer på YouTube, herunder dette meget flotte eksempel.
3. Historiepakker. Kontakt dine slægtninge og bed dem om at dele deres erindringer om familiemedlemmer, steder eller begivenheder via e-mail eller brev. Du kan organisere disse efter familiegruppe. Når du har din historiesamling, kan du tilføje familiebilleder og tage din pakke med til dit lokale trykkeri for at få lavet kopier. Del dem ud på din genforening som et minde til dine gæster.

Læs denne artikel om indsamling af familiehistorier og denne artikel om, hvordan du gør det respektfuldt, for at få hjælp.

Planlægning af en familiesammenkomst på så kort tid bliver ikke let, men hvis du rationerer din tid i henhold til denne vejledning, kan du klare det. Du skal bare huske at passe på dig selv også – tag en pause i ny og næ for at fejre et veludført stykke arbejde.

Du vil måske også kunne lide:

3rd Cousin Twice Removed? Dette skema hjælper dig med at sortere forvirrende fætter/kusine-relationer

Janet Meydam er freelance skribent og har over 40 års erfaring med slægtsforskning som hobby. Hendes viden omfatter forskning i mange forskellige optegnelser fra USA, Tyskland og Polen. Hun er også medforfatter til sine forældres slægtshistoriske bog “I Come from a Long Line of Dilleys”. Janet arbejder som ergoterapeut. Hun og hendes mand Tim har tre voksne børn og bor i Wisconsin.

Billede: 1912 Ormond Family Reunion