Free Press

Sandsynligvis bruger din organisation, uanset størrelse, en proces for indkøbsanmodning og indkøbsordre til at styre udgifterne i en eller anden form. Indkøbsrekvisitionen og indkøbsordreprocessen i indkøb, der er digitaliseret og automatiseret, kan give din virksomhed en række vigtige fordele. Dette bliver især tydeligt, når det er tid til at revidere dit regnskab, og du opdager, at du har et klart papirspor at følge.

For bedre at forstå processen, før du høster de tilsigtede fordele, har vi opdelt indkøbsprocessen for dig trin for trin nedenfor.

Processen for indkøbsordre og indkøbsanmodning

En indkøbsordre er et kommercielt dokument oprettet af køberen, som officielt bekræfter en ordre og autoriserer købstransaktionen for varer eller tjenesteydelser fra din tilsigtede leverandør.

Købsordrer er nyttige, da de fastlægger din virksomheds klare forventninger, som kan bruges til at kontrollere, at ordren leveres som aftalt. De er juridisk bindende, og i sidste ende kan de hjælpe dig med at overholde dit budget, hjælpe dig med dine finansielle revisioner og hjælpe din virksomhed med at spore og administrere ordrer effektivt.

Trin 1: Oprettelse af indkøbsanmodningen

Det første trin er at oprette indkøbsanmodningen, som er forskellig fra indkøbsordren. Indkøbsrekvisitionen er en formular, som din virksomhed udarbejder internt og indsender til din virksomheds indkøbsafdeling med en liste over de varer, som den ønsker godkendt af indkøbsafdelingen. Det er først, når indkøbsafdelingen har godkendt rekvisitionen, at en indkøbsordre vil blive genereret.

Fordelene ved indkøbsrekvisition kan ikke overvurderes. Disse fordele omfatter muligheden for at isolere dine strategiske leverandører og konsolidere det samlede antal leverandører, så du sparer tid og penge, reducerer vildfarne udgifter, strømliner forretningsudgifterne og sænker dine samlede rekvisitionsomkostninger både eksternt og internt.

Trin to: Udstedelse af indkøbsordren

Dette er et afgørende trin, hvor din virksomhed kan se umiddelbar værdi i at automatisere og digitalisere indkøbsprocessen. I nogle virksomheder dikterer manuelle processer, at indkøbsordren ikke kan godkendes, før den er blevet fysisk underskrevet af den person, der har den udpegede autoritet. Hvis dette i stedet sker via e-mail eller ved hjælp af en e-procurement softwarekilde, kan dette opnås meget hurtigere.

Når indkøbsanmodningen er godkendt, danner den grundlaget for en indkøbsordre, der beskriver indkøbsanmodningen. Dette vil i det væsentlige udgøre en formel aftale mellem dig selv og den pågældende leverandør. Købsordren skal indeholde dato, priser, levering, de aftalte vilkår og betingelser (f.eks. eventuelle rabatter), et indkøbsordrenummer og tidsrammen for betaling.

Tredje trin: Leverandøren modtager indkøbsordren

Husk, at en leverandør kan anmode om ændringer, hvis nogle af oplysningerne er forkerte eller ikke er acceptable for leverandøren. Leverandøren kan derefter godkende den ændrede indkøbsordre og sende den tilbage til dig, enten via e-mail eller ved hjælp af en e-indkøbsplatform.

Strap fire: Køber registrerer købsordren

Når køberen registrerer købsordren, er processen mere eller mindre afsluttet. Du ønsker ikke at springe dette trin over, da arkivering af indkøbsordrer i høj grad vil hjælpe dig, når det kommer til dine finansielle revisioner.

Stræk fem: Godkendelse og betaling

Når ovenstående fire trin er gennemført, er produktet eller tjenesteydelsen leveret som aftalt og vil i sidste ende blive kontrolleret i forhold til selve indkøbsordredokumentet. Hvis tjenesten er blevet udført i overensstemmelse med betingelserne i købsordren, vil betalingen blive foretaget som planlagt.

Sidste trin: Stil de vigtige spørgsmål

Selv om det kan være en god grund til at glæde sig over at få en indkøbsordre, anbefales det stadig, at du gør din due diligence for at forstå eventuelle fremtidige konsekvenser af denne ordre. Har du kontrolleret leverandørens kredithistorik? Har de “loyalitetsrabatter”, som du bør være opmærksom på?

Som team kan I forberede jer holistisk på de næste skridt ved at stille alle de “hvad nu hvis”-spørgsmål, der påvirker jeres virksomhed. I denne forberedelse skal du sørge for at inddrage hele dit team i diskussionen, herunder regnskabsteamet, lagerteamet, it-teamet osv.

Oprisen for udstedelse og behandling af en indkøbsordre kan variere afhængigt af din virksomhed og dens behov. Selv om det vil være tilrådeligt ikke at bruge for meget tid på at vurdere dine nøjagtige omkostninger, er det nyttigt at vide, at de typiske omkostninger ved en indkøbsordre kan ligge på omkring 35,88 $ pr. transaktion. Disse omkostninger kan reduceres betydeligt, med op til 90 %, ved at implementere en indkøbsanmodning og indkøbsordre-software.

Tag kontrol over dine indkøbsordrer med ProcurePort:

ProcurePorts cloud-hosted e-Procurement indkøbsanmodningssoftware kan hjælpe dig med at overvåge dine udgifter, skære ned på uregelmæssige udgifter, reducere den tid, der bruges på indkøbsordrer, og give dig større kontrol over din virksomhed.Kontakt os i dag for at anmode om en demo af ProcurePorts cloud-hosted e-Procurement-software.