Det vil ikke overraske nogen, at jeg var en af de første til at bruge elektroniske kalendere, idet jeg startede med en Casio Digital Diary i begyndelsen af 1990’erne, efterfulgt af en Psion 5mx i 1997. Men skiftet fra en Filofax til en PDA i gråtoner betød, at jeg måtte give afkald på en ting, som jeg først fik tilbage mange år senere: farvekodede kalendere.
Mange mennesker bruger farvekodning til at skelne mellem arbejde og sociale begivenheder samt ting som familiekalendere. Men jeg bruger dem også til at hjælpe mig med at opretholde et afbalanceret liv …
Der er nok kun få mennesker i verden, der ikke har haft et tidspunkt i deres liv, hvor de tilsyneladende ikke har haft andet at lave end at arbejde. At blive freelancer eller starte en virksomhed er et klassisk eksempel. Uden en fast indtægtskilde er det let at føle, at man ikke kan sige nej til noget arbejde, som man bliver tilbudt. Der var et tidspunkt i mit liv, hvor jeg arbejdede virkelig vanvittige timer af den grund.
Familie, socialt samvær, sjove aktiviteter, hobbyer og personlig udvikling kan alt sammen gå tabt.
Men det er ikke kun arbejdet, der kan være altopslugende. Alt fra en ny baby til et nyt hjem kan være noget, der overtager hele dit liv. Der er ingen nemme løsninger på nogen af disse problemer, men der er et gammelt forretningssprog, der siger, at “det, der bliver målt, bliver forvaltet”.
Med andre ord er det første skridt til at få noget til at ske, at man er opmærksom på det. Og det er her, farvekodede kalendere kan hjælpe.
Hvorfor have farvekodede kalendere?
Farvekodede projekter giver dig mulighed for at se med et enkelt blik, hvor meget tid du investerer i de forskellige aspekter af dit liv. Afsætter du nok tid til dit arbejde, din partner, dine børn, dit helbred, dine passionsprojekter … ? Hvis hvert element har sin egen farve, er det nemt at bladre i din kalender for at se, hvordan balancen er.
For eksempel er her mine farver:
Så ved siden af arbejde, administration og et vagtarbejde i Stephs kalender overvåger jeg effektivt seks kategorier:
- Fælles aktiviteter med min partner
- Sociale/underholdende arrangementer (andre end med Steph)
- Arbejde på vores hjem
- Fiktionsskrivning
- Video
- Personlig udvikling
Jeg valgte disse kategorier, fordi de hver især repræsenterer noget, som jeg prioriterer i mit liv, og ønsker at sikre mig, at jeg er tilstrækkelig opmærksom på det.
For eksempel, når livet er travlt, oplever nogle par, at de kan gå fra uge til uge, hvor de næsten ikke ser hinanden. Hvis I hver især har jeres egne arrangementer og egne vennekredse ved siden af de fælles, kan det være let at opleve, at I har begrænset tid sammen.
Nogle par har “date nights” – en aften om ugen, der er reserveret udelukkende til, at de to kan være sammen. Vi har ikke fundet ud af, at vi har brug for det, men en hurtig scanning af min kalender giver mig mulighed for at se, hvor meget dybrødt der er, og tage handling, hvis det virker lidt let.
Det samme gælder for fiktionsskrivning. Når man skriver til dagligt, kan passionsprojekter blive forsømt, så jeg har en farve til det, så jeg kan se, hvor meget tid jeg bruger på at skrive fiktion.
Video er en anden ting, jeg fokuserer på i øjeblikket, hvor jeg søger at udvikle mine færdigheder både til arbejdsprojekter og sjove projekter, så jeg vil sikre mig, at jeg investerer nok tid i det.
Personlig udvikling er noget, der let kan blive forsømt, uanset om det er at gå til fitness, læse bøger, der skal udvide ens horisont, eller lære en ny færdighed. Så det har også sin egen farve.
Og ligesom jeg vil sikre mig, at jeg laver masser af ting sammen med min partner, vil jeg også sikre mig, at jeg har tid til sjove ting alene eller med mine egne vennekredse, så det har jeg også en farve til.
Sådan opretter du farvekodede kalendere
Apples kalender-app understøtter ikke farvekodning direkte: Du kan ikke have en enkelt kalender og derefter bestemme, hvilken farve hver enkelt begivenhed skal have. Så hvis du kun bruger en enkelt personlig kalender, er det første skridt at oprette yderligere kalendere, som du tildeler begivenheder til.
Du vil have en kalender for hver af de livskategorier, du ønsker at overvåge. Selv om det kan lyde som en besværlig opgave, kræver det kun lidt arbejde at oprette den, og den er derefter meget hurtig og nem at bruge.
Du kan oprette kalendere på din Mac eller på en iOS-enhed, alt efter hvad du finder mest praktisk.
På din Mac:
- Åbn appen Kalender
- Klik på knappen Kalendere, øverst til venstre
- Tryk med to fingre under kalendere, og vælg Ny kalender (eller Option-CMD-N)
- Nævn din kalender
- Tryk med to fingre på den, og tildel den en farve
På en iOS-enhed:
- Tryk på knappen Kalendere, nederst i midten
- Tryk på Tilføj kalender nederst
- Vælg et navn og en farve
- Tryk med to fingre på begivenheden
- Vælg Kalender og derefter den kalender, du ønsker at flytte den til
- Tryk på begivenheden
- Tryk på den eksisterende kalender, og vælg den nye kalender
- Opret begivenheden som sædvanligt
- Vælg kalenderen fra rullemenuen øverst til højre
- Opret begivenheden som sædvanligt
- Rul ned til Kalender
- Tryk på standardkalenderen, og vælg den ønskede kalender
Op en iOS-enhed:
Gør det samme for hver kategori, du vil overvåge.
Sådan tildeler du eksisterende begivenheder til en kalender
Den næste opgave er at flytte eksisterende begivenheder fra deres eksisterende kalender til deres nye kalender. Selv om dette er en smule kedeligt, tager det ikke så lang tid, som du tror. Hvis du har gentagne begivenheder, kan det være hurtigere at slette begivenheden, oprette den som en ny begivenhed (se nedenfor), tildele den til den korrekte kalender og derefter indstille det tilbagevendende mønster igen.
På en Mac:
På en iOS-enhed:
Sådan tildeler du en ny begivenhed til en kalender
På en Mac:
På en iOS-enhed: På en iOS-enhed:
Op en iOS-enhed:
Overvågning af din livsbalance
Når du har konfigureret det hele, er det meget nemt at overvåge din livsbalance – især på en Mac. I ugevisningen kan du med et hurtigt overblik se, hvordan farverne balancerer. For eksempel kan du i dummy-versionen øverst i dette stykke se, at der er masser af fælles arrangementer, lidt arbejde på et passionsprojekt, ikke mange sjove solo-arrangementer, intet videoarbejde, ikke meget personlig udvikling og frokostpauser er lidt arbejdstunge.
Efter et stykke tid bliver det næsten automatisk, og det vil springe dig i øjnene, hvis der mangler en farve i en uge eller er mindre fremtrædende, end den burde være. Men indtil da skal du gøre det til en vane at scanne aktivt efter farvebalancen.