Lad os komme til sagens kerne. Du er her, fordi du er på en rejse for at finde en måde at styre din tid bedre på og samtidig øge din produktivitet. Der findes hundredvis, hvis ikke tusindvis af muligheder for at nå dette mål, men en sikker teknik er tidsblokering.
Hvis du ikke er bekendt med tidsblokering, så er du kommet til det rette sted. I den følgende artikel vil jeg beskrive, hvad tidsblokering er, hvorfor det er godt, og vejlede om, hvordan du implementerer det i din daglige planlægning.
Hvad er tidsblokering, og hvorfor er det effektivt.
“Tidsblokering er simpelthen en tidsstyringsteknik, hvor du sætter en bestemt mængde tid af til en bestemt opgave,” forklarer Howie Jones fra Calendar. “I stedet for at tjekke din telefon, hver gang du modtager en e-mail eller en social notifikation, gør du det f.eks. på klart definerede tidspunkter.” Hvordan du beslutter dig for at blokere din dag er dog helt op til dig selv.
For Jones afsætter han en blok til at tjekke sin indbakke og sociale medier, inden han kaster sig ud i sit arbejde om morgenen. “Der er en anden blok efter frokost,” tilføjer han. “Og den sidste er senere på eftermiddagen, inden man slutter arbejdet.”
Andre, såsom Bill Gates og Elon Musk, er fans af mikroplanlægning, hvor hele deres dag består af blokke på fem minutter. Men en mere almindelig praksis ville være at reservere en vis mængde tid, f.eks. omkring en time, til at udføre en vigtig opgave eller deltage i et møde. Derefter følger en kort pause, som regel ikke mere end 20 minutter, før man går tilbage til arbejdet.
Det er alt sammen fint nok. Men hvorfor er tidsblokering så effektiv?
For det første er to-do-lister, selv om de til tider er nyttige, ringere. Det skyldes først og fremmest, at de ikke tager højde for tid. Du har måske ti ting, som du ønsker at udføre i dag. Men hvis de to første tager længere tid end forventet, kommer du aldrig til at gennemføre resten. Derfor har vi en tendens til at tage fat på de mere overskuelige og mindre kritiske opgaver først, hvilket betyder, at de lækre frøer bare sidder der og bliver kolde.
Mere endnu, at tidsblokering afholder dig fra at multitaske. “Ved at planlægge klumper af tid til en bestemt opgave eller et bestemt problem fremmer du dybt fokuseret arbejde,” forklarer Jones. “Det hjælper dig også til at fokusere mindre på ‘overfladisk arbejde’, som er presserende, men ikke væsentlige aktiviteter.”
Tidsblokering bekæmper også perfektionisme og udskydelse, da der er en tidsgrænse knyttet til dine daglige ansvarsområder. Det gør det også lettere for dig at afvise anmodninger om din tid. Og det hjælper dig med at reflektere over dine prioriteter ved at give dig et dokument over, hvad du har gjort og ikke har opnået inden for en bestemt tidsramme.
Er du klar til at udnytte kraften i tidsblokering? Hvis ja, er her en enkel trin-for-trin-guide, der hjælper dig med endelig at tage kontrol over din daglige tidsplan.
Strin 1: Få styr på dit sind.
Hvor du begynder at tilføje tidsblokke til din kalender, skal du først bestemme, hvordan du vil fylde dem.
Det ville være som at bygge en reol fra bunden – hvis du besad et sådant talent. Du er nødt til at lave en masse planlægning på forhånd. Hvis ikke, har du måske en hylde, der ikke tjener noget formål, fordi dimensionerne er helt forkerte. Men hvis du vidste, at du ville have denne hylde til at rumme din vinylsamling, ville du først kigge efter tegninger. Nu ville du købe de rigtige materialer til at opfylde dine opbevaringsbehov.
Som de fleste af os er der dog sikkert en million ting, du skal gøre, der hvirvler rundt i dit hoved. Så få dem ud derfra ved at lave en brain dump.
Det er en simpel aktivitet, hvor du bogstaveligt talt skriver alt det ned, du skal gøre. Du kan bruge en pen og papir, en app som Evernote eller din telefons note-app. Start med at lave en liste over dine forpligtelser, f.eks. at deltage i et møde eller aflevere en opgave inden en bestemt dato. Andre ting, du kan medtage her, kan være ting som dit morgenritual, din daglige pendling eller noget, der vedrører dine mål.
Du vil også gerne medtage ting, som du gerne vil gøre, men som du endnu ikke har forpligtet dig til at gøre. Og smid også noget ind, som du ikke har noget imod at gøre senere hen.
Du behøver ikke at gøre det dagligt. Men det er noget, du bør gøre ofte. Personligt mener jeg, at det bør være en ugentlig aktivitet, f.eks. fredag eftermiddag eller søndag aften.
Strin 2: Identificer dine prioriteter.
Med din liste på slæb er det tid til at prioritere den.
Godt nok er du halvvejs, hvis du har opdelt din liste i must, want og maybe. Men du har stadig brug for at analysere den, så du kan identificere de ting, der skal gøres i denne uge. Alt andet kan enten planlægges til en senere dato, uddelegeres til en anden eller slettes fra din liste.
Hvis du er gået i stå, fordi alting virker vigtigt, er her et par strategier til at prioritere din liste:
- Bestem dine MIT’er. Det er ikke mere end tre ting, der absolut skal gøres i dag.
- Brug en prioriteringsmatrix. Her placerer du alt på din liste i følgende kvadranter: presserende og vigtigt; nødvendigt, men ikke presserende; kritisk, men ikke vigtigt; og hverken presserende eller vigtigt.
- Bestem værdien af dine opgaver ved hjælp af ABCDE-metoden. Du skal blot tildele “A” til din vigtigste opgave, “B” til vigtig, “C” til måske, “D” er lig med uddelegere, og “E” er til at eliminere.
- Pareto-princippet. Fokuser på den håndfuld aktiviteter, der giver de bedste resultater.
- Warren Buffetts 2-liste-strategi. Skriv de 25 ting ned, som du ønsker at opnå i denne uge. Herefter skal du indramme dine fem vigtigste og glemme resten.
Stræk 3: Udarbejd en daglig plan.
Nu, hvor du har dine prioriteter for ugen, skal vi finde ud af, hvor du skal placere dem i din kalender.
Din første mulighed ville være at arbejde dig igennem dine opgaver i kronologisk rækkefølge. Lad os sige, at du har derefter punkter, der skal nedlægges inden fredag. Dine to første opgaver ville blive planlagt til mandag. Opgave tre og fire ville blive planlagt til tirsdag og så videre.
Jeg kan godt lide dette. Det er ret overskueligt og ikke overvældende. Når jeg vågner op om mandagen, ved jeg, hvilke fisk jeg skal fiske – ligesom jeg gør det for resten af ugens dage.
Der er selvfølgelig nogle overvejelser her. For det første er du nødt til at vurdere, hvor lang tid hver af disse opgaver vil tage dig. Hvis hver af dem æder fem timer, tvivler jeg på, at du vil kunne klare dem begge på samme dag. Det er ikke fordi du ikke kan arbejde en ti timers dag. Men det er ikke muligt, når du tager pauser og distraktioner med i betragtning. I dette tilfælde er der snarere tale om en dag på over 12 timer.
En anden faktor ville være før forpligtelser som f.eks. telefonmøder, møder, aftaler eller hårde deadlines. Det vil være en udfordring at løse to store opgaver, når du allerede har to møder i kalenderen.
Og glem ikke at arbejde med dit energiniveau. Vi har alle forskellige tidspunkter, hvor vi er mest produktive på baggrund af vores egen ultradiane rytme. Følg din egen, så du ved, hvornår du er mest produktiv. Som en generel tommelfingerregel er vi normalt mest opmærksomme og energiske et par timer efter at vi er vågnet. Som ugen går, begynder energiniveauet også at falde.
Med dette in mente vil du gerne planlægge dine mest udfordrende opgaver om morgenen. Derefter skal du bruge eftermiddagen til mindre drænende aktiviteter som f.eks. møder. Prøv også at front-loade din uge, så du ikke arbejder på en opgave med et højt mål om fredagen.
Stræk 4: Bloker hele din dag.
Lad os tage en pause her. Jeg mener, jeg har lige smidt en masse information på dig. Men vi er stort set nået til det punkt, som I alle har ventet på – at tidsblokere hver dag i din kalender.
Da du allerede har identificeret dine prioriteter og fundet frem til en plan for din uge, burde dette ikke være så svært. Den ser sandsynligvis sådan ud:
- 5:30 – 6:30: Morgenritual
- 6:30 – 7:00: Morgenritual
- 6:30 – 7:00: Morgenritual
- 6:30 – 7:00: Morgenritual
- 6:30 – 7:00: Morgenritual: Pendler til arbejde.
- 7:00 – 7:30: E-mail, sociale medier og Slack.
- 7:30 – 9:00: Meningsfuldt arbejde.
- 9:00 – 9:30: Pause.
- 9:30 – 10:00: Telefonkonference.
- 10:00 – 12:00: Meningsfuldt arbejde.
- Middag – 13:00 Frokost.
- 1:00-13:30: E-mail, sociale medier, Slack.
- 1:30-14:30: Teammøde.
- 2:30. – Kl. 15.30: Uplanlagt – tilgængelig for besøg på kontoret.
- 3.30-16.00: E-mail, sociale medier, Slack.
- 4.00-16.30: Pendler hjem.
- 4.30: Pendler hjem.
- 4.30-21.00: Kvalitetstid med familien.
Det er et elementært dagsprogram. Men jeg tror, du forstår pointen. Din tid er blevet taget højde for hele dagen. Du har også blokeret tid til dit vigtigste arbejde og til overfladiske opgaver som e-mail.
Du har også afsat klumper af tid til din morgenrutine, den daglige pendling, pauser og familietid. Der er endda en ikke-planlagt blok af tid, hvis du ikke fik afsluttet dit arbejde om morgenen, hvis du ikke fik ordnet opgaver, der ligger i baggrunden, eller hvis du skal tage dig af en uventet hændelse.
Stræk 5: Overgang fra blok til blok.
Hvis du vil perfektionere kunsten at blokere tid, skal du have buffere mellem hver blok af tid. Det er urealistisk at tro, at du vil springe straks fra en opgave til en anden. Din hjerne har brug for tid til at slappe af og genoplade sig.
Dertil kommer, at du har brug for disse overgangsperioder til ting som f.eks. at rejse til et møde. Lad os sige, at du skal rejse tværs gennem byen kl. 14.00 for at mødes med investorer. Du har måske et møde blokeret ud. Men hvis det tager dig 20 minutter at komme dertil, bør du også blokere fra 13.30 til 14.00. Det er bare en simpel måde at forhindre, at du ved et uheld planlægger noget andet, som kan få dig til at komme for sent til mødet.
Stræk 6: Sluk og tune ud.
En anden måde, hvorpå tidsblokering kan være nyttig, er at udrydde de irriterende distraktioner. Okay, “udrydde” er måske lidt hårdt sagt. Men du forstår idéen. Distraktioner afbryder dig fra at få tingene gjort.
Den største synder? Din smartphone. Heldigvis kan du blokere apps på bestemte tidspunkter ved at sætte grænser på din telefon eller bruge værktøjer som Freedom eller FocusMe. Du kan også sætte din telefon i “Forstyr ikke”-tilstand. Og hvis det ikke virker, kan du altid opbevare din telefon i et andet rum.
Suden din smartphone kan du også blive distraheret af kollegaer eller din familie, hvis du arbejder hjemme. Nogle gange er dette uundgåeligt. Men du kan lukke din kontordør, når du har brug for at fokusere på arbejdet. Hvis de ikke forstår det, kan du sætte et “Forstyr ikke”-skilt på din dør eller dele din kalender med dem, så de kan se, hvornår du er ledig til at chatte.
Jeg foreslår, at du fører en distraktionslogbog. Det behøver ikke at være noget fancy. Du skal bare notere, hvad der afbrød dig og hvornår. Hvis for eksempel en støjende skraldebil får dig til at miste fokus hver onsdag morgen, så tag et par støjreducerende hovedtelefoner på omkring dette tidspunkt.
Stræk: 7: Revider efter behov.
Til sidst skal du revidere efter behov.
For at gøre dette skal du gennemgå din kalender fra den forgangne uge. Hvor produktiv var du? Hvad gik ikke som planlagt? I den kommende uge kan du flytte nogle blokke rundt for at se, om disse ændringer var gavnlige eller ej.
Det vil også være klogt at bruge et værktøj som Calendar, der kan analysere, hvordan du bruger din tid takket være magien i maskinlæring. Det kan derefter komme med smarte forslag. Det kan f.eks. holde øje med dine møder og derefter anbefale, hvornår de skal finde sted, samt hvem du skal invitere.