Este tutorial de Fundamentos de Contabilidad analiza los cinco tipos de cuentas del Plan de Cuentas. Definimos cada tipo de cuenta, discutimos sus características únicas y proporcionamos ejemplos.
Resumen de los tipos de cuenta
Tener un buen conocimiento de los tipos de cuenta es necesario para cualquier persona que cree cuentas, contabilice transacciones y asientos, o lea informes financieros. A continuación definimos brevemente cada tipo de cuenta.
- Activos: elementos tangibles e intangibles que la empresa posee y que tienen valor (por ejemplo, efectivo, sistemas informáticos, patentes)
- Pasivos: dinero que la empresa debe a otros (por ejemplo hipotecas, préstamos para vehículos)
- Patrimonio neto: la parte de los activos totales que los propietarios o accionistas de la empresa poseen en su totalidad; han pagado en su totalidad
- Ingresos o rentas: el dinero que la empresa obtiene de sus ventas de productos o servicios, y los intereses y dividendos obtenidos de los valores negociables
- Gastos: el dinero que la empresa gasta para producir los bienes o servicios que vende (p.p. ej. material de oficina, servicios públicos, publicidad)
Activos
Los activos pueden definirse como objetos o entidades, tangibles o intangibles, que la empresa posee y que tienen valor económico. Los activos tangibles son entidades físicas que la empresa posee, como terrenos, edificios, vehículos, equipos e inventarios. Mientras que los activos intangibles son cosas que representan dinero o valor, por ejemplo, las cuentas por cobrar, las patentes, los contratos y los certificados de depósito (CD).
Los activos también se agrupan en función de su vida útil o de su liquidez, es decir, de la rapidez con que pueden convertirse en efectivo. Los activos corrientes son artículos que se consumen completamente, se venden o se convierten en efectivo en 12 meses o menos. Ejemplos de activos corrientes son las cuentas por cobrar y los gastos pagados por adelantado.
Los activos fijos son activos tangibles con una vida útil de al menos un año y normalmente más. Los activos fijos pueden incluir maquinaria, edificios y vehículos. Los activos fijos no suelen tener mucha liquidez.
Debido a sus costes más elevados y a su longevidad, los activos no se contabilizan como gastos, sino que se deprecian, o se «amortizan» a lo largo de varios años de acuerdo con uno de los diversos calendarios de depreciación.
Pasivos
Los pasivos son las deudas u obligaciones financieras de una empresa: el dinero que la empresa debe a otros. Los pasivos se clasifican en corrientes o a largo plazo. Los pasivos corrientes son deudas que se pagan en 12 meses o menos, y consisten principalmente en deudas operativas mensuales. Ejemplos de pasivos corrientes pueden ser las cuentas por pagar y los depósitos de los clientes.
Los pasivos corrientes suelen pagarse con activos corrientes; es decir, con el dinero de la cuenta corriente de la empresa. El capital circulante de una empresa es la diferencia entre su activo corriente y su pasivo corriente. Gestionar la deuda a corto plazo y disponer de un capital circulante adecuado es vital para el éxito a largo plazo de una empresa.
Los pasivos a largo plazo suelen ser hipotecas o préstamos utilizados para comprar o mantener activos fijos, y se pagan en años en lugar de en meses.
Patrimonio neto
El patrimonio neto es de suma importancia para el propietario de la empresa porque es la participación financiera del propietario en la empresa, o la parte de los activos totales de la empresa que el propietario posee en su totalidad. Los fondos propios pueden consistir en activos como edificios y equipos, o en efectivo. El patrimonio neto también se denomina valor neto.
Por ejemplo, si usted compra un vehículo de 30.000 dólares con un préstamo de 25.000 dólares y 5.000 dólares en efectivo, ha adquirido un activo de 30.000 dólares, pero sólo tiene 5.000 dólares de patrimonio neto. La ecuación del balance general es:
Activo = Pasivo + Capital propio
Podemos ver cómo funciona esta ecuación con nuestro ejemplo: $30,000 Activo = $25,000 Pasivo + $5,000 Capital propio.
Un tutorial de KeynoteSupport.com
Tipos de cuentas de capital
Hay tres tipos de cuentas de capital que satisfarán las necesidades de la mayoría de las pequeñas empresas. Estas cuentas tienen diferentes nombres dependiendo de la estructura de la empresa, por lo que enumeramos los diferentes nombres de cuentas en el siguiente cuadro.
Contribución (dinero invertido): Hay veces que los propietarios de la empresa deben invertir su propio dinero en la empresa. Puede tratarse de capital inicial o de una infusión posterior de efectivo. Cuando esto ocurre, se abona una cuenta de Capital o Inversión. Véase la primera fila de la tabla siguiente.
Distribución o sorteo (dinero retirado): Si un negocio es rentable, los propietarios suelen querer que se les devuelva parte de los beneficios. Para seguir esta actividad, se carga una cuenta de Distribución o Sorteo. Esta es la única cuenta de patrimonio (no contras) que recibe cargos. Véase la segunda fila de la tabla siguiente.
Acumulación de años anteriores: Para hacer un seguimiento de los Ingresos Netos de una empresa a medida que se acumulan a lo largo de los años, se acreditan las Ganancias Retenidas o el Patrimonio de los Propietarios. El primer día del año fiscal, la mayoría de los programas de contabilidad acreditan automáticamente esta cuenta con el Ingreso Neto del año anterior. Véase la tercera fila de la tabla siguiente.
NOTA: La mayoría de las empresas unipersonales introducen asientos en el libro diario para «cerrar» las cuentas de Aportación y Sorteo a Ganancias Retenidas el último día del año fiscal. Las sociedades, sin embargo, pueden optar por no cerrar estas cuentas para que se mantenga un registro permanente de la actividad de los socios.
| Propietario único | Asociación | Subchapter S Corporation | |
|---|---|---|---|
| Dinero invertido | Inversión del propietario – o – Aportación de capital |
Aportación de capital del socio A, Aportación de capital del socio B, etc. |
Pago de capital – o – Aportación de capital |
| Dinero retirado | Sorteo del propietario | Sorteo del socio A, Sorteo del socio B, etc. |
Distribución |
| Ganancias acumuladas (menos $$ retirados) | Capital del propietario – o – Capital del propietario |
Capital del socio A, Capital del socio B, etc. |
Ganancias retenidas |
Resultados o ingresos
Los resultados son el dinero que la empresa gana por la venta de un producto o servicio, o por los intereses y dividendos de los valores negociables. Otros nombres para los ingresos son ingresos, ingresos brutos, volumen de negocios, y la «línea superior».
Los ingresos netos son los ingresos menos los gastos. Los ingresos netos son los ingresos menos los gastos. Otros nombres para los ingresos netos son el beneficio, el beneficio neto y la «línea inferior».
Los ingresos se «realizan» de manera diferente dependiendo del método contable utilizado. Cuando una empresa utiliza el método contable del devengo, los ingresos se contabilizan tan pronto como se introduce una factura en el sistema contable.
Si se utiliza el método contable del efectivo, los ingresos no se realizan hasta que se paga la factura.
Las cuentas de ingresos son cuentas temporales o nominales porque su saldo se pone a cero al comienzo de cada nuevo período contable, normalmente un año fiscal. La mayoría de los programas de contabilidad realizan esta tarea automáticamente.
Gastos
Los gastos son erogaciones, a menudo mensuales, que permiten el funcionamiento de una empresa. Ejemplos de gastos son el material de oficina, los servicios públicos, el alquiler, el ocio y los viajes.
Al igual que las cuentas de ingresos, las cuentas de gastos son cuentas temporales que recogen los datos de un periodo contable y se ponen a cero al principio del siguiente periodo contable. La mayoría de los programas de contabilidad realizan esta tarea de forma automática.
Un tipo único de cuenta de gastos, los gastos de depreciación, se utiliza cuando se compran activos fijos. Los artículos costosos, como los vehículos, el equipo y los sistemas informáticos, no se contabilizan como gastos, sino que se deprecian o se cancelan a lo largo de la vida útil del artículo.
Otra cuenta única es la Depreciación Acumulada, una contracuenta. La Depreciación Acumulada se utiliza para compensar la cuenta de Activos del artículo. La depreciación puede ser muy complicada, por lo que le recomendamos que acuda a su Contable para que le ayude con la depreciación de los Activos.
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