¿Qué son los artículos de constitución?
Si quiere estructurar su negocio como una corporación, uno de los primeros pasos formales que tendrá que dar es presentar un documento especial en una oficina estatal concreta. En la mayoría de los estados, el documento se conoce como los artículos de incorporación, y en la mayoría de los estados tiene que ser presentado con el Secretario de Estado. Sin embargo, es posible que su estado en particular tenga un nombre diferente para el documento (por ejemplo, «certificado de constitución») o una oficina estatal diferente en la que es necesario presentarlo (en Maryland, el Departamento Estatal de Valoraciones e Impuestos; en Arizona, la Comisión de Corporaciones de Arizona). Prácticamente todos los estados tienen un formulario descargable que cumple con los requisitos mínimos del estado para los artículos de incorporación.
Hay variaciones entre los estados, pero la mayoría de los estados requieren muchos, si no todos, los siguientes datos en los artículos de incorporación:
- el nombre de su corporación
- el lugar principal de negocios de su corporación
- el nombre y la dirección del agente registrado de su corporación
- una declaración del propósito de la corporación
- la duración de la corporación
- información sobre el número de acciones y clases de acciones que la corporación está autorizada a emitir
- los nombres y direcciones de los incorporadores o de los funcionarios o directores iniciales; y
- una o más firmas de los constituyentes.
Nombre de la corporación
Proporcionar el nombre de su corporación puede parecer sencillo. Sin embargo, debe asegurarse de que el nombre que proporcione no entre en conflicto con el nombre de una empresa preexistente que ya esté registrada en su estado. Por ejemplo, si presenta la escritura de constitución de una empresa llamada Bassoon Lagoon, Inc. y ya existe una Bassoon Lagoon, LLC en su estado, su presentación será rechazada. Para evitar el rechazo, tendrá que hacer una búsqueda de nombres de empresas ya registrados en su estado. Esto es típicamente un proceso simple que usted puede tomar el cuidado en línea a través de su sitio web del Secretario de Estado.
Lugar principal del negocio
Esto es simplemente la ubicación principal de su negocio. Para muchas pequeñas empresas, será la única ubicación del negocio. Es posible que se le pida específicamente que proporcione una dirección. (Algunos estados no requieren ninguna información sobre la dirección del negocio.)
Agente registrado
Un agente registrado es alguien que usted designa para recibir los documentos oficiales de la corporación. Estos pueden incluir ciertas notificaciones del estado – y ciertamente incluyen documentos relacionados con demandas. El agente registrado debe estar localizado en el estado donde se formó su corporación y usted debe proporcionar una dirección física para el agente. Usted puede decidir que un funcionario de su corporación servirá como el agente registrado, y la dirección será la ubicación del negocio de la corporación. También puede optar por designar a otra persona, como un abogado, o a una empresa para que actúe como agente registrado. (Para más información, consulte Qué es un agente registrado.)
Declaración del propósito
La mayoría de los estados no requieren que usted sea específico sobre el propósito de su corporación, y generalmente no es aconsejable proporcionar declaraciones específicas. Una declaración general como «El propósito de la corporación es dedicarse a cualquier actividad legal para la cual las corporaciones pueden ser incorporadas en este estado» suele ser suficiente. En muchos estados, este tipo de declaración estará preimpresa en el formulario de constitución del Secretario de Estado. Si su estado requiere más especificidad, debe tratar de ser lo más general posible. Por ejemplo, en el caso de una empresa que inicialmente se centre en el diseño de sitios web, considere una declaración de propósitos como la siguiente: «Prestar servicios de diseño de sitios web y dedicarse a cualquier otra actividad lícita para la que se puedan constituir sociedades en este estado».
Duración
La duración es el tiempo, en años, que funcionará su sociedad. Muchos estados no piden una duración específica en los artículos de incorporación, y los estados que lo piden a menudo no requieren que usted proporcione una duración limitada. En su lugar, puede elegir que la duración sea «perpetua». Además, en muchos estados, si usted no proporciona una duración, se asume por defecto que la duración será perpetua.
Acciones autorizadas
Se requiere que indique cuántas acciones está autorizada a emitir la corporación. Muchos estados también le piden que indique si la corporación está autorizada a emitir más de una clase de acciones. Tenga en cuenta que el número de acciones autorizadas no es el mismo que el número de acciones realmente emitidas; usted puede optar por autorizar más acciones de las que inicialmente emitirá a cualquier accionista. A la hora de decidir el número de acciones que va a autorizar, tenga en cuenta que, en muchos estados, el coste de la presentación de la escritura de constitución puede depender en parte del número de acciones autorizadas, y en el caso de las pequeñas empresas a menudo tiene sentido autorizar sólo el número de acciones que permita obtener la tasa de presentación mínima. Por ejemplo, si su estado le permite autorizar hasta 10.000 acciones por una tasa mínima de presentación de 100 dólares, es muy probable que no tenga necesidad de autorizar más de 10.000 acciones. (Puede autorizar más acciones más adelante, si es necesario). Las clases de acciones suelen estar relacionadas con diferentes derechos de los accionistas y para muchas pequeñas empresas sólo es necesaria una única clase. Sin embargo, si espera tener un acuerdo más complicado con respecto a, por ejemplo, qué accionistas tienen derecho a votar en las fusiones o a recibir dividendos, debe consultar con un abogado u otro experto antes de decidir sobre las clases de acciones.
Nombres y direcciones del incorporador (o de los funcionarios o directores)
Un incorporador es una persona o compañía que es responsable de incorporar un negocio; un incorporador no es necesariamente lo mismo que un funcionario o director de la corporación. La mayoría de los estados requieren que usted proporcione el nombre y la dirección de uno o más incorporadores. Sin embargo, en algunos estados, usted tiene al menos la opción, si no la obligación, de proporcionar el nombre y la dirección de los funcionarios o directores de la corporación. En el caso de muchas empresas pequeñas, sólo habrá un constituyente. Sin embargo, cuando hay más de un constituyente, cada uno de ellos debe firmar la escritura de constitución.
Firmas autorizadas
Como acabamos de mencionar, al menos un constituyente debe firmar la escritura, y si hay varios constituyentes, por lo general, todos deben proporcionar sus firmas junto con sus direcciones.
Las tarifas para la presentación de la escritura de constitución pueden variar ampliamente entre los estados, desde menos de 100 dólares hasta alrededor de 1.000 dólares. Para más detalles, consulte el artículo de Nolo, ¿Cuánto cuesta constituir una empresa?
La preparación y presentación de la escritura de constitución es sólo uno de los pasos necesarios para formar una sociedad. Otras tareas iniciales incluyen la elección de una junta directiva y la adopción de los estatutos. Si desea obtener más información sobre los artículos de incorporación en su estado en particular, así como otros pasos involucrados en la formación de una corporación, consulte la Guía de 50 estados para formar una corporación. Y, si quiere explicaciones más detalladas sobre los estatutos o asuntos relacionados con las sociedades, consulte Incorporate Your Business, de Anthony Mancuso (Nolo) y The Small Business Start-Up Kit: A Legal Guide, de Peri H. Pakroo (Nolo).