No sorprenderá a nadie saber que fui uno de los primeros en adoptar los calendarios electrónicos, comenzando con una agenda digital Casio a principios de la década de 1990, seguida de una Psion 5mx en 1997. Pero pasar de una Filofax a una PDA en escala de grises supuso renunciar a algo que no recuperé hasta años después: los calendarios con código de colores.
Mucha gente utiliza el código de colores para distinguir los eventos laborales y sociales, así como cosas como los calendarios familiares. Pero yo también los uso para ayudarme a mantener una vida equilibrada…
Probablemente hay pocas personas en el mundo que no hayan tenido una época en su vida en la que parece que no hacen más que trabajar. Trabajar por cuenta propia, o iniciar un negocio, es un ejemplo clásico. Sin una fuente de ingresos estable, es fácil sentir que no puedes rechazar ningún trabajo que te ofrezcan. Hubo un momento de mi vida en el que trabajaba unas horas de locura por ese motivo.
La familia, la vida social, las actividades divertidas, las aficiones y el desarrollo personal pueden salir perdiendo.
Pero no sólo el trabajo puede consumirlo todo. Cualquier cosa, desde un nuevo bebé hasta un nuevo hogar, puede ser algo que se apodere de tu vida. No hay soluciones fáciles para ninguno de estos problemas, pero hay un viejo dicho empresarial que dice que «lo que se mide, se gestiona».
En otras palabras, el primer paso para hacer que algo suceda es prestarle atención. Y ahí es donde los calendarios codificados por colores pueden ayudar.
¿Por qué tener calendarios codificados por colores?
Los proyectos codificados por colores te permiten ver de un vistazo cuánto tiempo estás invirtiendo en los distintos aspectos de tu vida. ¿Estás dedicando suficiente tiempo a tu trabajo, a tu pareja, a tus hijos, a tu salud, a tus proyectos de pasión… ? Si cada elemento tiene su propio color, es fácil hojear tu calendario para ver cómo se establece el equilibrio.
Por ejemplo, aquí están mis colores:
Así que junto con el trabajo, la administración y la vigilancia de los calendarios de Steph, estoy supervisando efectivamente seis categorías:
- Actividades conjuntas con mi pareja
- Eventos sociales/divertidos (que no sean con Steph)
- Trabajar en nuestra casa
- Escribir ficción
- Vídeo
- Desarrollo personal
Escogí estas categorías porque cada una representa algo a lo que doy prioridad en mi vida, y quiero asegurarme de que le estoy prestando suficiente atención.
Por ejemplo, cuando la vida es ajetreada algunas parejas se dan cuenta de que pueden pasar de una semana a otra sin apenas verse. Si cada uno tiene sus propios eventos, y sus propios círculos de amigos junto a los comunes, puede ser fácil encontrar que tienen poco tiempo juntos.
Algunas parejas tienen «noches de cita» – una noche a la semana que se reserva exclusivamente para que los dos estén juntos. Nosotros no hemos descubierto que lo necesitemos, pero un rápido vistazo a mi calendario me permite ver la cantidad de rojo intenso que hay, y tomar medidas si parece un poco escaso.
Lo mismo se aplica a la escritura de ficción. Cuando escribes para ganarte la vida durante el día, los proyectos de pasión pueden descuidarse, así que tengo un color para eso y así puedo ver cuánto tiempo estoy dedicando a escribir ficción.
El vídeo es otra cosa en la que me estoy centrando actualmente, buscando desarrollar mis habilidades tanto para proyectos de trabajo como de diversión, así que quiero asegurarme de que estoy invirtiendo suficiente tiempo en eso.
El desarrollo personal es algo que se puede descuidar fácilmente, ya sea yendo al gimnasio, leyendo libros diseñados para ampliar tus horizontes o aprendiendo una nueva habilidad. Así que eso también tiene su propio color.
Y al igual que quiero asegurarme de hacer muchas cosas con mi pareja, también quiero asegurarme de tener tiempo para cosas divertidas por mi cuenta o con mis propios círculos de amigos, así que tengo un color para eso.
Cómo crear calendarios con código de colores
La aplicación Calendario de Apple no admite directamente el código de colores: no puedes tener un único calendario y luego decidir de qué color debe ser cada evento. Así que si sólo utilizas un único calendario personal, el primer paso es crear otros adicionales, a los que asignarás eventos.
Querrás un calendario para cada una de las categorías de vida que quieras controlar. Aunque esto puede parecer una molestia, sólo requiere un poco de trabajo para crear, y luego es muy rápido y fácil de usar.
Puedes crear calendarios en tu Mac o en un dispositivo iOS, lo que te resulte más conveniente.
En tu Mac:
- Abre la aplicación Calendario
- Pulsa el botón Calendarios, arriba a la izquierda
- Toca con dos dedos debajo de los calendarios y elige Nuevo Calendario (u Opción-CMD-N)
- Nombra tu calendario
- Toca con dos dedos y asígnale un color
En un dispositivo iOS:
- Toca el botón Calendarios, en la parte inferior central
- Toca Añadir Calendario en la parte inferior
- Elige un nombre y un color
Repite la operación para cada categoría que quieras controlar.
Cómo asignar eventos existentes a un calendario
La siguiente tarea es mover los eventos existentes de su calendario actual al nuevo. Aunque esto es un poco tedioso, no toma tanto tiempo como usted piensa. Si tiene eventos que se repiten, puede ser más rápido borrar el evento, crearlo como uno nuevo (ver más abajo), asignarlo al calendario correcto y luego establecer el patrón recurrente de nuevo.
En un Mac:
- Toca con dos dedos el evento
- Selecciona Calendario, luego el calendario al que quieres moverlo
En un dispositivo iOS:
- Toca el evento
- Toca el calendario existente y selecciona el nuevo
Cómo asignar un nuevo evento a un calendario
En un Mac:
- Crea el evento como siempre
- Selecciona el calendario en el desplegable, arriba a la derecha
En un dispositivo iOS:
- Crea el evento como siempre
- Desplázate hacia abajo hasta Calendario
- Toca el calendario por defecto y selecciona el que quieras
Monitorear tu balance de vida
Una vez que tengas todo configurado, monitorear tu balance de vida es muy fácil – especialmente en una Mac. En la vista de semana, puedes ver de un vistazo cómo se equilibran los colores. Por ejemplo, en la versión ficticia de la parte superior de este artículo, puedes ver que hay muchos eventos conjuntos, un poco de trabajo en un proyecto de pasión, no hay muchos eventos de diversión en solitario, no hay trabajo de vídeo, no hay mucho desarrollo personal y las horas de la comida están un poco cargadas de trabajo.
Después de un tiempo, se convierte en algo casi automático, y te saltará si algún color falta en una semana, o es menos prominente de lo que debería ser. Pero hasta entonces, acostúmbrese a buscar activamente el equilibrio de color.