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¿Por qué no funcionan mis licitaciones de construcción?

Usted tiene las habilidades, el equipo adecuado en su lugar y el compromiso de hacer el trabajo bien hecho cada vez, así que ¿dónde está el trabajo? Si sus propuestas de construcción se quedan cortas o simplemente no dan en el blanco, no ganará tanto trabajo como le gustaría. Una evaluación del proceso de licitación y propuesta puede ayudarle a perfeccionar su enfoque y aumentar la probabilidad de que pueda competir con éxito por los mejores proyectos y clientes.

¿Qué es el proceso de licitación de la construcción?

Cuando un contratista general tiene que entregar un proyecto, lo dividirá en paquetes, como paneles de yeso, fontanería o mecánica, e invitará a los subcontratistas a pujar por partes específicas del trabajo definidas por estas especialidades. Dado que un contratista general suele contratar estos elementos clave del proyecto, entender el proceso de licitación de la construcción es importante para todos los implicados. Para los propietarios y contratistas generales, el proceso de licitación les permite encontrar el mejor equipo posible para el trabajo a la tarifa más competitiva disponible. En lo que respecta a la licitación, ser capaz de elaborar una oferta convincente y precisa mejora la probabilidad de tener mucho trabajo y mantiene a sus mejores talentos en movimiento de un proyecto atractivo a otro.

Como licitador, la información revelada por el propietario o el contratista general en la fase de invitación le permite no sólo evaluar con precisión el trabajo y presentar una oferta, sino también asegurarse de que puede dirigirse a los tipos de trabajos y clientes adecuados. No todas las invitaciones son adecuadas para su marca y no todos los trabajos merecen el tiempo necesario para elaborar una propuesta ganadora. El objetivo de los licitadores es identificar qué proyectos merecen la pena y, a continuación, elaborar una propuesta convincente, precisa y detallada que aumente sus probabilidades de ganar y consiga que su marca reciba la atención que merece.

El proceso de licitación de la construcción – Cómo funciona

Su propuesta de licitación es algo así como un currículum vitae o una solicitud de empleo; causará una primera impresión en el cliente, le hará saber lo cualificado que está, e incluso le dará una idea de lo que puede esperar cuando trabaje con usted. Si su primera impresión, o su oferta, resulta intrigante para el cliente, pasará a la fase de entrevista, lo que aumentará drásticamente las probabilidades de que le contraten para el trabajo.

Encontrará invitaciones a licitar en diversos lugares. Cuando reciba una invitación a licitar, simplemente descargue el paquete de solicitud y revíselo detenidamente para comprender bien en qué consiste el trabajo, qué habilidades desea el propietario y cualquier preferencia o especificación que tengan para el trabajo. También es el momento de asegurarse de que el paquete está realmente completo y de que el propietario o el contratista tiene una idea realista de lo que costará el proyecto y del tiempo que llevará.

Durante el proceso de revisión, puede eliminar los paquetes que no estén completos, que no sean realistas y que no se ajusten al tamaño de su negocio o a su conjunto de habilidades particulares. Solicitar todo es una pérdida de tiempo, al igual que solicitar trabajos que no se ajustan a sus habilidades, a menos que tenga una razón de peso para hacerlo. Cada oferta que elabore le llevará tiempo, así que utilice esas horas sabiamente y céntrese en proyectos que sean atractivos, realistas y, en última instancia, ganables.

Consejos para licitar

Consejo nº 1: Sea más productivo

Aceptémoslo, cuanto más productivo sea su equipo, mayor será su margen de beneficios. Después de perder un proceso de licitación altamente competitivo, muchos contratistas asumirán que perdieron la licitación porque otros contratistas estaban ofertando «por debajo del costo.» Pero, ¿lo estaban? El hecho es que al menos el 40% de las empresas no entienden ni hacen un seguimiento de sus costes, y si está perdiendo más licitaciones de construcción de las que gana, debería preguntarse si realmente entiende los costes de ejecución de un proyecto. Y lo que es más importante, debería preguntarse si podría ejecutar sus proyectos de forma más rentable.

Muchos expertos en construcción le recomendarán, con razón, que se centre en su proceso de estimación más que en los costes. Pero la mejor manera de ofertar de forma más competitiva no es sólo hacer un seguimiento de los costes para poder ofrecer estimaciones más precisas, sino mejorar su productividad general. Herramientas como BuildingConnected’s Bid Board Pro pueden ayudarle a mejorar la productividad a lo largo de la preconstrucción.

Consejo nº 2: Llegue primero

Una de las formas más sencillas de ganar más licitaciones (y una de las estrategias más infravaloradas) es trabajar antes que su competencia. Es difícil ganar una licitación contra 10 o 30 competidores, pero ¿qué pasa con 3? Cuantas más ofertas reciba un propietario o un contratista general, mayor será la probabilidad de perder la licitación. Es difícil de creer, pero ganar una licitación no significa que tengas que ser un genio de las matemáticas. Si utilizas los mercados y redes de licitaciones de construcción para encontrar trabajos y proyectos antes de que tu competencia los conozca, puedes llegar primero y aumentar la probabilidad de ganar la licitación. Estas herramientas online no sólo te ayudarán a encontrar nuevos trabajos para pujar, sino que también te permitirán crear un perfil de empresa que se incluirá en las búsquedas de ofertas. En un mundo perfecto, nunca tendrías que pujar. Los trabajos caerían en tus manos. Obviamente, no vivimos en un mundo perfecto, pero ¿no sería agradable que los propietarios de los proyectos le persiguieran a usted en lugar de que usted les persiguiera a ellos?

Consejo nº 3: Esté en la lista de ofertas correcta

Sólo porque exista un trabajo no significa que deba pujar por él. Uno de los peores errores que cometen muchos contratistas al presentar ofertas de construcción es ofertar en todos los trabajos que encuentran. En este sentido, una estrategia de licitación muy eficaz es reducir el número de propuestas que se presentan. Aunque es tentador suponer que las licitaciones son un juego de volumen, es decir, que cuanto más se presente, más se obtendrá, en muchos casos es todo lo contrario. Al reducir su lista de oportunidades de licitación, podrá mejorar la calidad de sus ofertas y seleccionar las oportunidades de licitación con una mayor probabilidad de éxito.

Entonces, ¿cuál es la lista de ofertas «correcta»? La lista de ofertas correcta es aquella que es adecuada para su empresa. Pero aquí hay algunos puntos que debe considerar la próxima vez que licite en un proyecto:

• Oferte en su nicho. Esto significa que debes averiguar en qué eres mejor y ofertar sólo en esos trabajos. No se puede ser bueno en todo, pero se puede ser excelente en algo. ¿Eres mejor en proyectos comerciales o industriales? ¿Eres mejor en proyectos más pequeños o más grandes? Sea lo que sea, tómese un momento para pensar en lo que su equipo ha tenido éxito en el pasado -aquellos proyectos que completó y que resultaron en la repetición de negocios- y luego oferte sólo en esos tipos de proyectos.
• Deje de licitar en proyectos que no puede ganar. Hay algunos proyectos que no puede ganar por mucha energía y esfuerzo que ponga en su propuesta. Si el proyecto requiere una determinada especialización de la que careces, no asumas que una oferta baja compensará esa deficiencia. No lo hará, y sólo conseguirá perder su tiempo, esfuerzo y dinero en un esfuerzo inútil. Del mismo modo, no oferte en proyectos ubicados en lugares en los que no suele trabajar o en los que no tiene suficiente mano de obra para cumplir con los requisitos del trabajo.
• No licite en proyectos que tenga pocas probabilidades de ganar. Hay muchos factores que pueden aumentar la probabilidad de que no gane una licitación, pero uno de los más obvios es lo competitivo que es el proceso de licitación. ¿Te enfrentas a 3 o 30 competidores? Tómese el tiempo necesario para averiguarlo y tome la decisión de licitar sólo en trabajos con menos de 5 competidores. No te limites a hacer un seguimiento de tu ratio de éxito en las licitaciones. Haz un seguimiento por cliente, tipo de proyecto, ubicación y competidores y desarrolla puntos de referencia. Al evaluar su historial con respecto a todo el panorama, puede empezar a tomar una decisión calculada para ofertar sólo cuando tenga la mayor probabilidad de éxito.

Consejo #4: Sea más valioso

Cuando una empresa tiene una marca indiferenciada o no tiene ninguna ventaja competitiva real sobre otras empresas, su producto o servicio se convierte en una mercancía. Nadie gana un juego de mercancías; es un juego en el que todos tienen que rebajar sus precios (y, en última instancia, sus márgenes de beneficio) para ganar una oferta. En este sentido, el «ganador» de una guerra de precios es el contratista que consigue el trabajo porque acaba ofertando tan bajo que pierde su margen de beneficios. En cambio, cuando se tiene una marca diferenciada, se puede empezar a exigir una «prima de precio». Una prima de precio es la cantidad o el porcentaje que su precio supera el precio medio que se cobra en el mercado por esos bienes y servicios.

En general, algunos atributos en los que puede centrarse para empezar a vender valor en lugar de precio son la experiencia, el control de calidad, la personalización y la capacidad de respuesta. Pensando específicamente en el sector de la construcción, sus clientes pueden, y a menudo lo hacen, valorar estos atributos más que el precio:

• Pericia y experiencia – ¿Tienen usted y su equipo la mayor cantidad de habilidades y experiencia cuando se trata del tipo de proyecto que está licitando?
• Calidad y tamaño del equipo – ¿Tiene usted un equipo altamente cualificado y la cantidad adecuada de recursos para completar un proyecto en particular?
• Servicio y apoyo al cliente – ¿Proporciona su equipo un nivel adicional de servicio y apoyo al cliente?
• Capacidad de venta – ¿Tiene usted la capacidad de «vender» realmente el valor que su equipo aporta en sus reuniones, presentaciones u ofertas?
• Reputación – ¿Es usted conocido en la industria por su excelencia en un tipo particular de proyecto?
• Seguridad financiera – ¿Es su empresa financieramente segura? ¿Tiene mejores condiciones de pago o necesita menos dinero en efectivo?

Al diferenciar su marca a través de uno o más de los atributos anteriores, podrá conseguir más ofertas de construcción incluso cuando no sea el licitador más bajo. De hecho, sus ofertas serán más competitivas cuando exija una prima de precio. Y al ofertar más alto, aumentará su margen de beneficios y su resultado final.

Creación de una propuesta ganadora

Cada detalle es importante cuando se puja por un contrato, y en la hipercompetitiva industria de la construcción de hoy en día, se necesita algo más que el mejor precio para destacar de verdad. Cuanto más completa, profesional y precisa sea su propuesta, más probabilidades tendrá de causar una buena primera impresión a los contratistas generales, reducir las idas y venidas y, en última instancia, ganar el trabajo.

Por eso hemos creado esta lista de comprobación para la presentación de ofertas.Con nuestra lista de comprobación en PDF, podrá revisar rápidamente su propuesta para asegurarse de que no se le escapa ningún detalle importante (por ejemplo, certificaciones, apéndices, fechas de entrega). Imprímala, guárdela en su escritorio y oferte con más confianza.

Seguimiento de las ofertas

Además de crear ofertas más convincentes, éstas son las tres razones principales por las que debería desarrollar un proceso de seguimiento.

Mejore sus relaciones con los contratistas generales

Cuando se hace cargo del proceso de seguimiento, demuestra a los contratistas generales que es fácil trabajar con usted, que es un buen comunicador y que está al tanto de su trabajo. Los contratistas generales quieren trabajar con subcontratistas que les hagan la vida más fácil, por lo que es una gran manera de diferenciarse en un entorno competitivo.

Aumente las tasas de éxito obteniendo información para hacer revisiones

Es poco probable que un contratista general se ponga en contacto con usted para darle su opinión sobre una oferta o hacerle saber lo que tiene que hacer para hacerla más competitiva. Sin embargo, cuando usted hace un seguimiento y pregunta si han tenido la oportunidad de revisar su propuesta, también le da la oportunidad de preguntar si le gustaría hacer alguna revisión. Una vez más, estos tipos están ocupados, así que tome la iniciativa para asegurarse de que su propuesta da en el clavo.

Incluso si descubre que otra persona ya ha ganado el trabajo, el contratista general puede estar dispuesto a proporcionar información que le ayude a ganar el siguiente. Cuanta más información pueda obtener después de cada propuesta, más centrado y estratégico será con el tiempo.

Dedique su tiempo a pujar por trabajos que tenga más probabilidades de ganar

Si sigue presentando propuestas y no recibe respuesta, puede que sea el momento de reevaluar si pujar por los trabajos de ese contratista debería ser una prioridad para su equipo.

Aquí es donde los seguimientos pueden resultar útiles. Si hace un seguimiento continuo de alguien y nunca recibe respuesta, probablemente no merezca la pena pujar por sus proyectos en el futuro. En el futuro, podrá centrar sus esfuerzos en contratistas generales que realmente respeten su tiempo.

Tenga en cuenta que cada contratista general es diferente. En primer lugar, desarrolle un proceso de seguimiento básico para los contratistas generales con los que no haya trabajado antes (por ejemplo, un correo electrónico dos días después de la presentación de la propuesta, una llamada telefónica una semana después). Sincronice esas tareas en su calendario para asegurarse de que no se olvida de ponerse en contacto con ellos. Luego, una vez que conozca las preferencias de comunicación de ese contratista general, adapte sus seguimientos para sus futuros proyectos.

Por qué no ganó esa licitación

A continuación, analizaremos 13 de las razones más comunes por las que se pierden las licitaciones de construcción. A su vez, tener en cuenta estas estrategias perdedoras le ayudará a crear su plan de propuesta ganadora para futuras licitaciones.

No entendió el alcance del trabajo

Lamentablemente, si no comprende completamente el alcance del trabajo establecido por la solicitud de propuesta (RFP), entonces tendrá dificultades para establecer las tareas o los plazos correctos y, por lo tanto, no tendrá básicamente ninguna posibilidad de compilar una propuesta de construcción ganadora. Asegúrese de leer detenidamente el alcance del trabajo. Si hay algún aspecto que no tiene sentido o necesita más información, vuelva con cualquier pregunta aclaratoria, siempre y cuando tenga la oportunidad de presentarla antes del plazo de la propuesta.

El precio no era el adecuado

Si parece que no puede ganar los intentos de oferta de construcción, el precio puede representar al menos parte del problema. Sus clientes no estarán contentos si cotiza mal los precios, cobra de más o puja de menos. Incluso ofertar menos de lo que vale es un problema, porque puede llevar al equipo de evaluación a preguntarse sobre su nivel de experiencia.

Así que recuerde que ofertar tanto demasiado alto como demasiado bajo es una bandera roja. Aunque no puede predecir lo que sus competidores cotizarán hasta el último centavo, la mejor táctica es preocuparse menos por ofertar demasiado o demasiado poco.

No ha explicado explícitamente su coste

Al examinar una oferta hoy en día, el equipo de evaluación puede experimentar un momento de sorpresa al ver el precio. Eso no quiere decir que los costes de construcción no sean razonables o que rompan el acuerdo, o que no pueda cobrar lo que vale. Tu único trabajo: explicar tus costes de forma explícita, línea por línea, y mostrar cómo tu contratación aportará el valor que buscan en un proyecto.

No mostró su experiencia

Muchas empresas escriben propuestas estelares y luego se olvidan de respaldarlas con pruebas. Recuerde siempre incluir proyectos anteriores relevantes cuando presente ofertas y propuestas. Después de todo, has hecho un gran trabajo, así que no te olvides de mostrarlo.

Tus referencias no estaban a la altura

Las referencias importan, y no sólo para las solicitudes universitarias. Proporciona las referencias adecuadas y relevantes para mostrar tu rendimiento y trayectoria. Es mejor utilizar menos referencias que sacrificar su calidad. Si tuviste una relación difícil en un proyecto, es mejor dejarla fuera, porque puede ser realmente el factor determinante para que ganes o pierdas.

Tu historial de seguridad no es el ideal

Un buen historial de seguridad significa menos riesgo y menos costes, dos aspectos que preocupan a los clientes. Si su historial de seguridad es defectuoso, no es probable que sea la oferta ganadora.

Si le preocupa su historial de seguridad, es hora de instituir un nuevo enfoque. Tiene que crear una cultura en la que se dé prioridad a la seguridad, y eso significa elaborar un cuidadoso plan de seguridad y educar a sus empleados sobre los mejores medios para cumplir las normas. Por ejemplo, he aquí cinco sencillos pasos que los empleados pueden dar para aumentar la seguridad hoy mismo. Si este es un problema, es el primero que debe abordar, tanto para sus posibilidades de ganar licitaciones de construcción como para el bienestar general de su empresa en el futuro.

Faltaban documentos e información

Si quiere ganar intentos de licitación de construcción, es fundamental que complete su propuesta y oferta al pie de la letra. Incluso una pequeña sección o documento que falte podría descalificarle inmediatamente. Asegúrese de presentar todo lo que se pide. Debe comprobar dos, tres e incluso cuatro veces cada parte del documento antes de presentar su propuesta.

No ha leído la RFP a fondo

Si no ha leído la RFP a fondo, está en mala situación. La RFP pedirá información muy específica, y es mejor seguir las instrucciones al pie de la letra. No te desvíes de ellas en absoluto y cumple con todos los requisitos sobre el número de páginas y los detalles de la presentación. Esto demuestra que es un profesional y que respeta las necesidades y preferencias de su cliente por adelantado.

Se retrasó en la presentación

Incluso un minuto importa cuando se presenta una oferta. Si no puede cumplir un simple plazo de entrega desde el principio, ¿por qué debería un cliente confiar en usted para cumplir un plazo de años con consecuencias presupuestarias? Antes de presentar su propuesta de construcción, deje tiempo suficiente para navegar por los sistemas de licitación que podrían ser manualmente engorrosos y lentos. Conclusión: Si quiere ganar los intentos de licitación de construcción, no llegue tarde. Nunca.

No ha congeniado bien en persona

Aunque haya llegado a la fase de la entrevista en persona, si el propietario u otras partes implicadas en el proyecto sienten que usted no es un buen partido personalmente, podría ser un motivo de ruptura. Aunque es prudente no forzar una relación de trabajo, intenta dar lo mejor de ti mismo y destacar lo bien que puedes colaborar o comprometerte cuando te entrevistes con las partes interesadas.

Su propuesta fue poco original

¿Cree que la originalidad sólo cuenta a la hora de escribir una novela o elaborar una escultura? No es así. Si tu propuesta parece copiada y pegada de un formulario directo, tu posible cliente lo notará. Si el proyecto merece la pena, asegúrate de personalizar la propuesta. Muestre cómo su marca y sus servicios se diferenciarán de los de sus competidores y haga que quieran ver más de usted.

No utiliza las herramientas adecuadas

Utilizar las herramientas y el equipo adecuados en un proyecto es importante para su éxito. En su propuesta o entrevista, puede indicar específicamente las herramientas digitales que utilizará o ha utilizado en proyectos anteriores, pero ¿son las adecuadas? Es posible que un propietario haya tenido experiencia en el uso de herramientas tecnológicas y de software específicas en proyectos anteriores y que las busque. Investigue y manténgase al día de las últimas innovaciones en el sector, y pueda mostrar su valor en la propuesta.

No ha comprobado su propuesta

Si tiene una oferta sólida, es probable que un pequeño error tipográfico aquí y allá no sea el factor que rompa el acuerdo. Sin embargo, los errores y descuidos en una propuesta de construcción generalmente comunican algo más grande; o bien su oferta fue apresurada o la calidad de su trabajo no estará a la altura. Si estás en la lista de candidatos preseleccionados, unos pocos errores podrían hacerte caer en el olvido. Antes de enviar la oferta, asegúrate de que varios ojos la han revisado. También es conveniente tener en cuenta que una propuesta bien redactada es importante, pero también es esencial comprobar los cálculos de los precios, ya que un pequeño error de cálculo podría significar una sobreoferta o una suboferta dramática.

Ofrecer como un ganador

Es hora de dejar de ofertar para sobrevivir y empezar a ofertar para ganar. Dirigir un negocio puede ser muy parecido a apostar, y las probabilidades (o la competencia) a menudo pueden parecer en contra de usted, donde bajar su oferta se siente como su opción más segura. Pero con las herramientas adecuadas y una estrategia sólida para posicionar a su empresa como un actor serio en el mercado, puede empezar a aumentar sus probabilidades de ganar más proyectos, sin infravalorar su servicio. En cuestión de poco tiempo, pasará menos tiempo licitando y más tiempo ganando trabajos, ya que dispondrá de las tácticas y herramientas adecuadas para evaluar eficazmente las oportunidades correctas y, en última instancia, crear propuestas que distingan a su empresa.

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