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Facturación &Pagos

El retraso en el pago es difícil en tiempos normales, pero especialmente cuando los tiempos son difíciles. No sólo se convierte en una carga financiera, sino también en una carga emocional.

Una solución común para hacer frente a la morosidad es cobrar una comisión por retraso. Es la solución obvia, ¿verdad? Le das al cliente un empujón para que te pague ahora, o incurrirá en más costes más adelante.

¿Pero es tan sencillo? ¿No hay situaciones en las que es una mala idea? Y una vez que has decidido cobrar una comisión por retraso en el pago, ¿cuánto cobras? Hay, de hecho, mucho que considerar. En este post lo exploraremos todo:

• Por qué cobrar una comisión por retraso en el pago es una buena idea
• Directrices para cobrar estas comisiones (y cuándo puede ser una mala idea)
• Cuánto cobrar

Por qué cobrar comisiones por retraso en el pago puede ser una buena idea

Además de animar a los clientes a pagar, un cargo por pago atrasado es una buena idea por varias otras razones:

1. Usted necesita el dinero – cuanto antes. En tiempos difíciles, el flujo de caja es especialmente importante. Las comisiones por retraso en el pago pueden ser un incentivo adicional para que los clientes te paguen, antes. Aunque lo ideal sería evitar este tipo de medidas, la mera idea de los recargos por demora puede motivar a los clientes a pagarte tan pronto como puedan, o al menos a comunicarse contigo si no pueden hacerlo.
2. Te establece como un profesional serio que tiene un negocio que dirigir. Si no incluye una política de pagos atrasados, la percepción puede ser que un cliente que no paga a tiempo puede repetir este comportamiento.
3. Usted cobra antes que otros contratistas. Lo más probable es que si ese cliente no te paga a tiempo, esté haciendo lo mismo con otros contratistas. Pero si tiene políticas de pago más estrictas y arma un escándalo, moverán su pago a la parte superior de la pila.

Aunque en principio, las comisiones por retraso en el pago funcionan, hay casos en los que no son una buena idea.

Directrices para cobrar comisiones por retraso en el pago

Siguiendo las siguientes directrices, entenderá mejor cuándo es adecuado cobrar estas comisiones.

1. Pregúntese: ¿El trabajo cumplió con el presupuesto?

Los clientes son diferentes. Algunos no le pagarán porque, bueno, son malos clientes. Otros, en cambio, no pagan porque no tienen dinero. Pero también están los que no están contentos con tu servicio. Pero, en lugar de armar un escándalo, se desahogan no pagándote a tiempo. Son pasivo-agresivos.

Incluir una cuota de retraso en una factura, sólo agrava el problema. Por eso es importante que compruebes que el trabajo cumplió con el presupuesto antes de facturar. Si lo hizo, lo más probable es que el cliente esté satisfecho. Ya puedes enviar tu factura e incluir las condiciones de pago para que no haya recargos por sorpresa. Hablando de eso…

2. Pregúntese: ¿Son los clientes conscientes de la cuota?

Nada quema los puentes más rápido que los cargos por sorpresa. No incluya cargos por retraso en el pago si los clientes no lo esperan. En lugar de ello, establezca primero las expectativas:

• Especifique los honorarios al principio de la relación, por escrito, idealmente mediante un contrato.
• Especifique los honorarios en todas las facturas que envíe. Asegúrese de que sea visible; no lo esconda en la letra pequeña. De la misma manera que usted se frustra cuando se encuentra con honorarios sorpresa, enterrados en lo más profundo de los términos y condiciones, también lo hacen sus clientes.

Cuando no haya especificado lo anterior, puede incluir honorarios por retraso en el pago. Sólo tiene que informar al cliente con antelación, indicando que el próximo mes tendrá una política de retraso en los pagos. De este modo, no podrán actuar como ignorantes del hecho y podrán esperar que todas las futuras facturas impagadas -después de cierto tiempo- aumenten de valor.

Y si el cliente responde, pidiendo una justificación, puedes decir que es, de hecho, una política que haces cumplir (o que harás cumplir) con todos los nuevos clientes.

3. Sepa cuándo el perdón y un toque más suave es la mejor opción

Sólo porque usted tenga una política de pagos atrasados no significa que tenga que hacerla cumplir en todas las ocasiones. Por ejemplo, un cliente puede estar pasando por un reto personal – como lidiar con el duelo, o están golpeados por la recesión actual. En otros casos, puede haber circunstancias imprevistas en las que un cliente lucrativo y normalmente fiable no pueda pagarte a tiempo. Evalúa cada situación y no impongas la misma política a todos.

Al destacar que eres empático con sus circunstancias y que renuncias a los honorarios, puedes fortalecer tu relación con ellos. Esto sólo contribuirá al éxito del negocio a largo plazo. Además de las buenas prácticas comerciales, vale la pena ser humano.

¿Cuánto debe cobrar?

Supongamos que está considerando cobrar una comisión por demora, la siguiente pregunta que probablemente tenga es: ¿Cuánto debo cobrar? ¿Cómo calculo la tasa de interés? ¿Existe un límite máximo? ¿Qué es aceptable y qué no lo es?

Antes de pasar a responder estas preguntas, es importante reforzar que el propósito de la comisión de demora es motivar el pago a tiempo y NO crear un flujo de ingresos extra.

Por lo tanto, haga que la comisión sea suficiente para que la gente actúe, y no demasiado exorbitante como para que el cliente sienta que le está echando la bronca (especialmente si el pago es sólo un día o dos de retraso). En todo caso, sólo agriará la relación y perderás su negocio.

Bien, una vez aclarado esto, volvamos al tema.

El primer paso es establecer un nivel de interés aceptable para cobrar. En los Estados, por ejemplo, hay diferentes leyes para cada estado. Familiarízate con ellas.

Una vez que sepas cuál es el tipo de interés anual máximo que puedes cobrar, calcula la carga financiera mensual. Sólo tienes que dividir el máximo del estado por 12. Por ejemplo, si el tipo es del 18%, la carga financiera mensual es del 1,5% (18/12). En una factura de 5.000 dólares con 30 días de retraso, se aplica una penalización de 75 dólares (5.000×0,015).

Supongamos también que el pago se retrasa 15 días. La cosa cambia un poco. Entonces puedes calcular el cargo dividiendo 15/365, multiplicando por 18%, y luego por el total de la factura. Te da más o menos 37 dólares.

Es tan sencillo como eso… y cobrar un cargo por retraso con FreshBooks es aún más sencillo. Cuando creas una factura y añades un cliente, tienes la opción de establecer cargos por demora, ya sea en forma de porcentaje o de tarifa plana.

Para más información lee ¿Qué son los cargos por demora y los recordatorios?

Este post fue actualizado en noviembre de 2020.