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Es probable que su organización, independientemente de su tamaño, utilice un proceso de solicitud y orden de compra para gestionar el gasto de alguna manera. El proceso de solicitud y orden de compra en aprovisionamiento, al estar digitalizado y automatizado, puede proporcionar a su empresa una serie de beneficios clave. Esto quedará especialmente claro cuando llegue el momento de auditar sus cuentas financieras y descubra que tiene un claro rastro de papel que seguir.

Para entender mejor el proceso antes de cosechar los beneficios previstos, hemos desglosado el proceso de adquisición para usted paso a paso a continuación.

El proceso de solicitud de compra y pedido de compra

Un pedido de compra es un documento comercial creado por el comprador que confirma oficialmente un pedido y autoriza la transacción de compra de bienes o servicios de su proveedor previsto.

Las órdenes de compra son útiles ya que determinan las expectativas claras de su empresa que pueden ser utilizadas para comprobar que el pedido se entrega según lo acordado. Son jurídicamente vinculantes y, en última instancia, pueden ayudarle a mantenerse dentro de su presupuesto, asistirle en sus auditorías financieras y ayudar a su empresa a realizar un seguimiento y gestionar los pedidos de forma eficiente.

Paso 1: Creación de la solicitud de compra

El primer paso es crear la solicitud de compra, que es diferente a la orden de compra. La solicitud de compra es un formulario que su empresa elabora internamente y presenta al departamento de compras de su empresa, proporcionando una lista de los artículos que desea que el departamento de compras apruebe. No es hasta que el departamento de compras haya aprobado la solicitud que se generará una orden de compra.

No se pueden exagerar los beneficios de la solicitud de compra. Estos beneficios incluyen la capacidad de aislar a sus proveedores estratégicos y consolidar el número total de proveedores, ahorrando tiempo y dinero; reducir el gasto inconstante; racionalizar los gastos del negocio; y reducir sus costos generales de requisición tanto externa como internamente.

Paso dos: Emitir la orden de compra

Este es un paso crucial donde su negocio puede ver el valor inmediato en la automatización y digitalización del proceso de adquisición. En algunas empresas, los procesos manuales dictan que la orden de compra no puede ser aprobada hasta que haya sido firmada físicamente por la persona con la autoridad designada. Si esto se hace, en cambio, por correo electrónico o utilizando una fuente de software de aprovisionamiento electrónico, esto se puede lograr mucho más rápido.

Una vez aprobada, la solicitud de compra constituye la base de una orden de compra que describirá la solicitud de compra. Esto constituirá esencialmente un acuerdo formal entre usted y el proveedor en cuestión. La orden de compra debe incluir la fecha, los precios, la entrega, los términos y condiciones acordados (por ejemplo, cualquier descuento), un número de orden de compra y el plazo de pago.

Tercer paso: El proveedor recibe la orden de compra

Tenga en cuenta que un proveedor puede solicitar modificaciones si algunos de los detalles son incorrectos o no son aceptables para el proveedor. El proveedor puede entonces aprobar la orden de compra modificada y enviársela a usted, ya sea por correo electrónico o mediante una plataforma de adquisición electrónica.

Paso cuatro: El comprador registra la orden de compra

Una vez que el comprador registra la orden de compra, el proceso está más o menos completo. No debería saltarse este paso, ya que el registro de las órdenes de compra le ayudará en gran medida a la hora de realizar las auditorías financieras.

Paso cinco: Aprobación y pago

Una vez completados los cuatro pasos anteriores, el producto o servicio se entrega según lo acordado y, en última instancia, se inspeccionará contra el propio documento de la orden de compra. Si el servicio se ha realizado de acuerdo con los términos de la orden de compra, el pago se realizará según lo previsto.

Paso final: Haga las preguntas importantes

Aunque conseguir una orden de compra puede ser motivo de celebración, se recomienda hacer la debida diligencia para entender cualquier implicación futura de esa orden. ¿Ha comprobado el historial de crédito del proveedor? ¿Tienen «descuentos por fidelidad» que deba conocer?

Como equipo, puede prepararse de forma holística para los siguientes pasos planteando todas las preguntas «qué pasaría si» que afectan a su negocio. En esta preparación, asegúrese de incluir a todo su equipo en la discusión, incluyendo el equipo de contabilidad, el equipo de almacén, el equipo de TI, etc.

El costo de emitir y procesar una orden de compra puede variar, dependiendo de su empresa y sus necesidades. Aunque sería aconsejable no dedicar demasiado tiempo a evaluar sus costes exactos, es útil saber que los costes típicos de una orden de compra pueden ser de unos 35,88 dólares por transacción. Este coste puede reducirse significativamente, hasta en un 90%, mediante la implementación de un Software de Solicitudes de Compra y Órdenes de Compra.

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