*Este post ha sido actualizado a partir del 4/1/2020.
Si trabajas en recursos humanos o eres gerente de un departamento o equipo, es probable que te encuentres con un número regular de preguntas sobre al menos una de estas seis cosas: 1) la remuneración 2) el horario y las horas de trabajo 3) los beneficios de los empleados 4) las vacaciones/tiempo libre 5) las oportunidades de ascenso y 6) la cultura o el ambiente de trabajo. Siempre me gusta adivinar cuál de estas seis preguntas se hará primero cuando interactúo con los nuevos empleados. Me parece que casi siempre es la número 4: el tema de las vacaciones y el tiempo libre.
A la gente le encanta su tiempo libre en el trabajo, al menos en teoría. Es ciertamente una pregunta importante de los nuevos contratados, candidatos a un puesto de trabajo o empleados; si es pagado o no es una pregunta común, especialmente si su organización tiene algún cálculo de tiempo libre loco o una política que permite a los empleados tomar prestadas las horas antes de que se hayan ganado. Desgraciadamente, los empleados estadounidenses suelen dejar sobre la mesa unos 429 millones de días de vacaciones pagadas cada año.
Las leyes de empleo, las políticas y los cálculos de tiempo libre son confusos
Hay pocas cosas que me gusten menos en RRHH que sentarme con empleados que tienen preguntas sobre el cálculo de su tiempo libre pagado y por qué están en negativo por varios cientos de horas. Son complicados, confusos y me recuerdan mucho a mi clase de finanzas avanzadas del MBA.
Tuve una empleada que no había podido tomar vacaciones pagadas en más de tres años porque no había trabajado suficientes horas en los tres años anteriores debido a que estaba de baja médica y FMLA prolongada. Así que siguió cogiendo vacaciones no pagadas hasta que llegó a las 2.040 horas del año y pudo acogerse a la FMLA. Finalmente, llegamos a un acuerdo con el departamento de beneficios de la empresa y elaboramos una forma, durante un período de 10 meses, para que ella devolviera las vacaciones no ganadas ya utilizadas, de modo que pudiera empezar a ganar vacaciones de nuevo con normalidad.
No creo que podamos comunicar lo suficiente sobre los tipos de tiempo libre para los empleados, ya sean pagados o no. El tiempo libre es uno de los temas más populares en el blog ya que está relacionado con el tiempo libre para los trabajadores exentos o no exentos. Los lectores del blog tienen todo tipo de preguntas, desde preguntas sobre el uso de días de vacaciones parciales por parte de los trabajadores de nivel exento, cálculos de ganancias por vacaciones hasta cuándo los empleados son elegibles y están protegidos por la FMLA. A juzgar por el tráfico de nuestra serie de artículos sobre el tiempo libre, es probable que los miembros de su personal hayan buscado en Google orientación sobre el tiempo libre en algún momento mientras trabajan para su empresa.
Estados que requieren que los empleadores proporcionen licencia pagada
Un número creciente de estados en los Estados Unidos y las ciudades, podría añadir que requieren que los empleadores ofrezcan tiempo libre pagado. Los requisitos de cada estado son diferentes, sin embargo, veo que esta tendencia continúa con estados como California, Connecticut y Nueva York a la cabeza. Actualmente, 11 estados y Washington, D.C., así como más de 30 localidades, exigen la baja por enfermedad remunerada.
Tipos de tiempo libre remunerado
– Vacaciones (Incluye vacaciones ilimitadas y vacaciones reguladas). Dependiendo de cómo se calculen las vacaciones, los empleados pueden ganarlas al cabo de un año y utilizarlas inmediatamente después de haberlas ganado. La ganancia de vacaciones fue la pregunta más popular de los empleados. Nuestro personal de RRHH llegó a desarrollar hojas de cálculo individuales en Excel que permitían a los empleados prever sus horas de vacaciones para utilizarlas en el futuro.
– Permiso parental (permiso de maternidad y paternidad). Permiso remunerado para los nuevos padres durante un período de tiempo prolongado que es específico de la organización. Muchas organizaciones ofrecen ahora permisos parentales pagados, como Netflix y Amazon. Ahora hay varios estados y ciudades que también exigen a los empleadores que ofrezcan permisos parentales remunerados. Espero que el número de leyes que ofrecen protección crezca en los próximos 10 años de manera significativa. Véase el gráfico anterior.
– Licencia por enfermedad. Tiempo libre exclusivamente para cuando usted o un familiar al que cuida está enfermo y no puede trabajar. Los empleados suelen acumular este tiempo por período de pago o por mes.
– Tiempo libre pagado (PTO). Las empresas suelen utilizar el PTO, que combina la baja por enfermedad y las vacaciones en una sola.
– Licencia por duelo (licencia por funeral). Permiso para llorar y ocuparse de asuntos personales tras el fallecimiento de un familiar cercano.
– Permiso de ausencia (remunerado). Dependiendo de cuál sea la política de su empresa, algunas organizaciones permiten una licencia pagada y tiempo fuera del trabajo para situaciones que no califican para el seguro de incapacidad o son en lugar de. Una vez trabajé para una empresa que proporcionó una política de licencia pagada de hasta 12 semanas antes de que los empleados tuvieran que tomar tiempo libre de acuerdo con la FMLA.
– Licencia militar (pagada). Los empleados tienen derecho a una licencia militar pagada si, mientras están en licencia, su compensación militar es menor que el pago del empleado con su organización bajo una ley de empleo llamada USERRA. Tenga en cuenta que USERRA (The Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act) no tiene un umbral de empleados. Todos los empleadores están obligados a cumplir.
– Pago de vacaciones. La paga de vacaciones se realiza durante los días festivos normales, incluyendo Navidad, Acción de Gracias, Año Nuevo, etc. Los empleados deben comprobar la política de su empresa sobre qué días festivos están incluidos y si hay políticas para los trabajadores a tiempo completo frente a los de tiempo parcial en relación con la paga de vacaciones. Después de haber trabajado en el sector minorista durante muchos años, estas son algunas de las preguntas más comunes que me he encontrado.
– Año sabático. Tradicionalmente ofrecidos en el sector educativo, los años sabáticos son cada vez más comunes en el sector privado. Los empleadores conceden a los empleados tiempo libre remunerado para explorar sus pasiones, intereses, educación o para investigar. La duración de un año sabático y su disponibilidad depende de su empleador.
Tipos de tiempo libre no remunerado
– Licencia (no remunerada). Tiempo libre no remunerado cuando un empleado ha utilizado todo su tiempo libre remunerado y sus vacaciones. Los empleadores que ofrecen LOA no remunerado y no están obligados a seguir la FMLA y se adherirán a diferentes reglas y requisitos.
– Permiso Parental. (No remunerado). A menos que viva en California, Nueva Jersey o Rhode Island, o que su empresa ofrezca un permiso parental remunerado, se tomará un tiempo libre no remunerado como nuevo padre. Consejo profesional: las nuevas madres biológicas pueden tener derecho a un seguro de incapacidad y recibir un porcentaje de su salario mientras están de baja, así que compruebe los beneficios a los que se ha apuntado antes de hablar con su jefe o con Recursos Humanos de la empresa.
– Permiso militar (no remunerado). Los empleados que son de la Guardia Nacional y pasan a ser militares en servicio activo pueden mantener su empleo mientras son militares en servicio activo durante un tiempo prolongado, independientemente del tamaño del empleador. Los empleadores deben informarse sobre la USERRA, como se ha indicado anteriormente.
– Tiempo libre personal no remunerado. En forma de horas reducidas de tomar un día no remunerado. Esto podría ser para FMLA intermitente, tiempo libre personal, por enfermedad o vacaciones. El empleado no será compensado por este tiempo no pagado.
– Licencia médica (FMLA). Si un empleador califica para la FMLA, los empleados pueden tomar hasta 12 semanas de tiempo libre no remunerado para cuidar de sí mismos, un miembro de la familia, así como el cuidado de los militares. Los empleados deben haber estado empleados durante 12 meses y haber trabajado 2.040 durante ese periodo de 12 meses. Existen algunas especificaciones adicionales que puede consultar en el manual de su empresa o haciendo clic aquí. Si usted es elegible para extender su licencia más allá de las 12 semanas de la FMLA, es dictado por las políticas delineadas por su empleador.
– Licencia Médica (No FMLA). Licencia médica para un empleado que no califica para la FMLA o si un empleador no está obligado a ofrecer la FMLA. Usted debe visitar el manual de su empresa para entender la cantidad de licencia médica a la que tiene derecho y también haga clic aquí para obtener información específica sobre la Ley de Licencia Médica Familiar.
– Permiso. Estas son las alternativas del empleador a los despidos donde usted no está trabajando pero tiene acceso a los beneficios del empleador. En el pasado estos han sido comunes con los empleados del gobierno, pero en 2020 se han vuelto más comunes como una alternativa de despido durante la pandemia de COVID-19.
¿Por qué el tiempo libre pagado es tan evasivo?
La mayoría de los empleadores ofrecen tiempo libre. Eso es lo normal en todos los casos. Lo que no es tan estándar es el tema del tiempo libre remunerado. Muchos empleadores todavía no ofrecen opciones pagadas, en parte debido a dos áreas: el empleo a tiempo completo vs. a tiempo parcial y el tamaño de la empresa. Un informe de Pew Research de 2020 reveló que el tiempo libre remunerado es una ventaja y un beneficio que ofrecen predominantemente las grandes empresas de más de 500 empleados, ya que el 91% de las empresas con 500 o más empleados ofrecen algún tipo de tiempo libre remunerado como beneficio para sus empleados.