La gestión de resultados se ha convertido en una herramienta cada vez más poderosa para alinear a los equipos en torno a un objetivo común.
Clarificar los objetivos y, sobre todo, los medios para alcanzar los resultados es primordial para mantener un equipo cohesionado e integrado.
Sin embargo, existen herramientas que hacen que la resolución de problemas de causa raíz sea aún más potente, permitiendo una mayor visibilidad y claridad en el seguimiento de objetivos e indicadores.
En este post, hemos seleccionado algunas herramientas de análisis de problemas, diagramas de decisión y otras formas de hacer la investigación de causa raíz.
Lea con atención y verá qué herramientas conocidas de resolución de problemas, como el método de los 5 porqués, el gráfico de Ishikawa (espina de pescado o análisis de causa y efecto) y el análisis de Pareto, entre otros conceptos, son excelentes formas de identificar la causa raíz de un problema.
- Introducción a la solución de problemas de causa raíz
- Aquí profundizaremos en 3 formas principales de hacer la investigación de la causa raíz:
- 1- Análisis de causa raíz – Pareto
- 2- Análisis de la causa raíz – Espina de pescado
- 3- Análisis de causa raíz – 5 porqués
- Ventajas del uso de herramientas de análisis de causa raíz
Introducción a la solución de problemas de causa raíz
Muchas de estas herramientas de análisis de causa raíz provienen del concepto de Gestión de la Calidad, que ha surgido para asegurar la calidad y los procesos de fabricación estándar.
Para ello, se han creado una serie de herramientas y métodos de análisis de causa raíz para asegurar que la fabricación de productos mantiene el estándar de calidad percibido por el mercado.
La mayoría de estas metodologías se basan en el concepto de mejora continua.
Este conjunto de actividades se resume en las siglas PDCA (acrónimo de Plan, Do, Check, Act).
Aprende más en nuestro blog: Mejora tu gestión de inmediato: aprende a hacer PDCA paso a paso
La evolución de estas herramientas de análisis de causa raíz ha hecho que se ramifiquen cada vez más desde las plantas y fábricas hasta llegar a las oficinas comerciales, integrando el grupo de herramientas de gestión más utilizadas.
Los conceptos y herramientas de análisis de causa y efecto o análisis de causa raíz de los problemas, por ejemplo, que antes sólo se utilizaban en las líneas de producción, se han convertido en rutina con los directivos de todas las áreas de las empresas.
El enfoque práctico y de resolución de problemas permite que la adopción de estas metodologías beneficie enormemente a la alta dirección, sobre todo por su objetividad y facilidad de seguimiento, especialmente cuando se combinan con herramientas de toma de decisiones.
En términos prácticos, el proceso de Análisis de Causa Raíz puede definirse, en un ámbito general, como:
- definir el problema;
- identificar las posibles causas;
- verificar las causas reales;
- proponer una solución al problema;
- implementar la solución;
- analizar los resultados.
En el contexto de la alta dirección, el análisis de causas y efectos se aplica generalmente a las desviaciones de los objetivos, para identificar los principales factores que condujeron al fracaso de ese período.
Así, al tratar las causas de una desviación, los directivos tratan de mantener el objetivo cerca del valor a alcanzar y, por lo tanto, en línea con las expectativas de la empresa.
Sin embargo, existen varias herramientas de Análisis de Causas de Problemas, cada una con sus propias particularidades.
Corresponde a cada equipo definir cuál de las mejores herramientas de análisis de problemas aplicar dentro de sus respectivas realidades.
Aquí profundizaremos en 3 formas principales de hacer la investigación de la causa raíz:
- Gráfico de Pareto;
- Metodología de investigación del diagrama de Ishikawa -Fishbone;
- Método de investigación de los 5 porqués.
1- Análisis de causa raíz – Pareto
El diagrama de Pareto es un ejemplo práctico de una herramienta que permite identificar y seleccionar los elementos que son responsables de efectuar en gran medida la mejora del proceso, sigue leyendo:
El 80% de los resultados son causados por el 20% de los factores.
Este es el concepto del análisis de Pareto: 80/20
Desde el punto de vista del método de identificación de problemas, se puede afirmar que el 80% de los problemas se pueden resolver tratando el 20% de las causas.
Así, para la creación de un Diagrama de Pareto debemos:
- Identificar un objetivo que no se ha alcanzado en un periodo determinado;
- Sacar los posibles problemas que han provocado la desviación del objetivo;
- Asignar la frecuencia con la que aparecen o el grado de relevancia;
- Ordenar los datos en orden descendente según la frecuencia | importancia;
- Calcular el porcentaje referido a cada elemento, y crear una nueva columna con el porcentaje acumulado de la serie;
- Crear un gráfico donde las columnas representen la frecuencia y las filas sean los porcentajes acumulados;
- Seleccionar los problemas que, tras sumar los porcentajes, representen el 80% de los factores.
2- Análisis de la causa raíz – Espina de pescado
El diagrama de espina de pescado, también conocido como diagrama de causa y efecto y diagrama de Ishikawa, es una herramienta gráfica utilizada para mapear las causas raíz de un problema.
Debido a su forma jerárquica, permite agrupar y visualizar varias causas que se consideran como el origen de un problema o de una oportunidad de mejora que se desea alcanzar, además de sus efectos sobre el problema o resultado.
En su estructura de análisis de causa y efecto para identificar la causa raíz del problema, la construcción del diagrama de Ishikawa sigue los siguientes pasos:
- Elegir el problema que se quiere analizar;
- Considerar la información relativa al problema;
- Realizar una lluvia de ideas sobre el problema, junto con un equipo, enumerando las posibles causas, tanto primarias como secundarias;
- Identificar las causas más pertinentes al problema y agruparlas según las 6M’s;
- Proponer soluciones a las causas planteadas, teniendo siempre un responsable para implementar la solución.
Otro detalle importante en la resolución de problemas de causa raíz utilizando el diagrama de Ishikawa es utilizarlo como método para identificar las 6 categorías de problemas definidas por Ishikawa, conocidas como las 6M:
- Método: ¿Cómo afecta el trabajo que se realiza al problema?
- Máquina: ¿Cómo influye en el problema el equipo utilizado en el proceso?
- Medida: ¿Cómo influyen en el problema las métricas utilizadas para medir el desarrollo de la actividad?
- Entorno: ¿Cómo influye en el problema el entorno en el que se desarrolla la actividad?
- Material: ¿Cómo influye en el problema la calidad y el tipo de materiales utilizados?
- Mano de obra: ¿Cómo influyen en el problema las personas involucradas en la actividad?
Recuerda: estas son sólo algunas de las posibilidades de categorías a analizar con la ayuda del diagrama de Ishikawa.
Al utilizar la metodología de investigación de la espina de pescado en la búsqueda de procesos de calidad, debes definir tus propios conceptos, basados en las especificidades de tu negocio.
Aprende más sobre esta herramienta de análisis de causa raíz en esta entrada del blog: ¿Qué es un diagrama de Ishikawa y cómo hacer uno?
3- Análisis de causa raíz – 5 porqués
La herramienta de calidad de los 5 porqués es muy sencilla, pero no por ello menos eficaz.
Se parte del principio de profundizar en un asunto, tratando de extraer la causa raíz del problema más profundo.
Es muy utilizado cuando una empresa quiere mejorar la calidad de sus entregas y pasar a la mejora continua de sus procesos.
Fue creado por Taiichi Ohno, en los años 50. Trabajaba en Toyota y se dio cuenta de la necesidad de mejorar la calidad de los productos de la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes.
Ejecuta esta metodología cuestionando por qué ocurre un determinado problema, de forma consecutiva, cinco veces.
Después de cinco preguntas, Ohno creía que se podría establecer la verdadera causa raíz de un problema, y que se podrían tomar medidas para eliminarlo y crear un proceso que garantizara la calidad de las entregas.
La aplicación de la herramienta de calidad de los 5 porqués está especialmente indicada para problemas con pocas variables.
Cuando los problemas se vuelven más complejos, se hacen necesarios los análisis de varios otros factores, y este método no es suficiente para identificar los problemas.
Ventajas del uso de herramientas de análisis de causa raíz
Por último, hemos agrupado algunas de las herramientas de análisis de causa raíz más utilizadas en los procesos de gestión.
Los mayores beneficios que el análisis de causa raíz puede aportar a su empresa son:
- Alineación: después de que los impedimentos para alcanzar los resultados estén abiertos a la discusión de todo el equipo;
- Profundidad: como el análisis no se hace de forma superficial, la probabilidad de que un equipo pueda centrarse en la verdadera causa es mayor;
- Estandarización: así todos los análisis siguen el mismo método de ejecución y pretenden llegar a la causa raíz de cualquier proceso que no alcance sus objetivos.
Pero una vez que se descubren los problemas y se analizan sus causas raíz, ¿cómo se prioriza cuáles se resolverán primero?
Para ello, se sugiere una herramienta extra, la matriz de priorización de decisiones, o diagrama de decisiones, conocida como matriz GUT.
Es muy sencilla y fácil de usar y debería utilizarse siempre que se tengan muchos problemas que resolver y no se sepa por cuál empezar.
La matriz creada por Charles Kepner y Benjamin Tregoe en 1981 sigue siendo bastante útil y funciona de la siguiente manera:
Debe utilizar la siguiente tabla para dar una calificación a cada problema, de cero a cinco, refiriéndose a 3 criterios:
- Gravedad del problema;
- Urgencia para resolverlo;
- Tendencia a que el problema se potencie.
Entender mejor cada uno de los criterios del diagrama de toma de decisiones:
- Gravedad: Para este concepto es necesario definir en qué medida las consecuencias del problema afectarán al logro de los objetivos estratégicos de la empresa, a la seguridad de las personas y a la comunidad.
- Urgencia: ¿Qué ocurrirá si el problema no se resuelve inmediatamente? ¿Es posible esperar o se paralizarán las operaciones? ¿Existe un plan de contingencia? Considere estos factores para definir la velocidad a la que debe resolverse el problema.
- Tendencia: ¿Cuál es la probabilidad de que el problema empeore si no se resuelve pronto? ¿Parece que va a dificultar el funcionamiento de la empresa?
En base a estos criterios, asigne las puntuaciones siguiendo esta escala:
- No es un problema urgente ni grave, no causa daños inmediatos.
- Un poco urgente, un poco grave y sólo empeorará a largo plazo.
- Urgente y grave y empeorará a medio plazo.
- Muy urgente, empeorará en poco tiempo.
- Extremadamente urgente y grave. Hay que solucionarlo ya antes de que empeore.
Ponga las puntuaciones en la matriz de decisión, multiplique los números y sabrá que el resultado más alto corresponde al problema que hay que solucionar primero.
Ahora que sabe tanto sobre las mejores herramientas de análisis de causa raíz y cómo priorizar las soluciones, ¿qué tal si aprende sobre el software que engloba varias herramientas de gestión y dirección empresarial? Resuelve los problemas de tu empresa basándote en datos reales y céntrate en los resultados.
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