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Gracias a Janet Maydem por elaborar esta divertida guía para planificar una reunión familiar que a todos les encantará.

Si ha estado esperando reunir a su familia (o primos genéticos lejanos) para una reunión, ahora es el momento. La mayoría de estos eventos, el 65% de hecho, se celebran en verano, cuando las vacaciones, los lugares al aire libre y la facilidad para viajar hacen que el proceso sea más sencillo para todos. Pero planificar una reunión familiar, incluso en verano, puede parecer una tarea realmente monumental. Esta sencilla guía le ayudará a desglosar los pasos y a organizar su reunión en sólo una semana. Prepárese para una aventura!

Mientras realiza estos pasos, recuerde crear un plan que le permita socializar y divertirse en la propia reunión. No se imponga hacer demasiado trabajo el día de la reunión. Una planificación inteligente ahora le permitirá disfrutar más tarde.

Día 1: Fije una fecha y contrate ayuda

Empiece por fijar una fecha tentativa que tenga sentido para usted, basándose en su comprensión de los compromisos de otras personas, pero recuerde que podría cambiar a medida que reciba comentarios de los demás. Llame por teléfono a algunos miembros de la familia o inicie un debate en las redes sociales para conocer la opinión de la mayoría de las personas sobre la fecha que más les conviene.

¡Ahora empieza a reclutar ayuda! Su mejor ahorro de tiempo al planificar su reunión será traer a gente que le ayude. Los hermanos, los hijos adultos, los contactos de genealogía, incluso los adolescentes responsables podrían colaborar y quitarle parte de la carga a usted. Comience a planificar poniéndose en contacto con estas personas y asignando tareas a aquellos que estén dispuestos a ayudarle.

Su estudiante universitario experto en informática podría ayudar con las invitaciones y la visualización de vídeos.
• Su prima a la que le encanta la repostería podría ayudar a organizar la comida.
• Tu tío el fotógrafo aficionado podría ayudar a reunir las fotos de la familia.

Estos son sólo algunos ejemplos de cómo puedes delegar las tareas que necesitarás realizar. Este es un paso increíblemente importante porque un poco de ayuda puede marcar la diferencia.

Día 2: Planificar la lista de invitados

Hoy es el día de decidir quién asistirá. Formatearás y enviarás las invitaciones el día 7, así que no te preocupes por correr la voz todavía.

¿A quién vas a invitar? Si la reunión es para un evento especial, como un cumpleaños o un aniversario importante, comience con la familia más cercana y continúe con la familia extendida.

Si la reunión es para reunir a una rama de la familia, designe un título de trabajo para su reunión, como «Descendientes de __________». Aunque este tipo de reunión requiere más tiempo de organización, la tecnología moderna puede facilitar algunos elementos. (Siga leyendo para descubrir varias formas de ahorrar tiempo con la tecnología.)

Es posible que quiera invitar a sus conexiones genealógicas a su reunión. ¿Qué mejor lugar para hablar del árbol genealógico? Los parientes cercanos y los contactos genealógicos de larga data pueden ser invitados de la misma manera que la familia inmediata.

Sin embargo, si está pensando en invitar a un primo lejano que ha descubierto recientemente a través del ADN, es posible que quiera ser un poco más formal. A muchos de nosotros, los genealogistas, nos emociona la idea de conocer a un montón de parientes por primera vez, pero algunos pueden tener dudas. En el caso de los primos lejanos de «ADN», póngase primero en contacto con ellos a través de sus canales de comunicación habituales y pregúnteles si están interesados en asistir. Si su respuesta es afirmativa, envíeles invitaciones por correo postal o electrónico con toda la información que necesiten: fecha, hora, indicaciones para llegar al lugar, etc. Si esos parientes lejanos vienen desde muy lejos, también puede ofrecerse a ayudarles a organizar el alojamiento.

Día 3: Reserve el lugar

Muchos de los consejos sobre la planificación de grandes reuniones familiares recomiendan un lugar central para todos los que van a venir, preferiblemente cerca de un aeropuerto y de hoteles. Pero muchos lugares dedicados a las reuniones son caros y suelen reservarse con mucha antelación. Si necesita ahorrar dinero o simplemente quiere un lugar más informal, aquí tiene algunas opciones:

1. Su patio trasero. ¿Tienes un patio grande o incluso un par de hectáreas con un cobertizo? Celebre la reunión en su casa. No necesitas reservas ni depósitos. Sólo tienes que limpiar. Si no tienes tiempo para organizar tu casa, recluta a tus hijos o nietos para que te ayuden a cambio de algo de dinero extra. También puede ponerse en contacto con el instituto local o con grupos juveniles de la zona y preguntar por jóvenes que necesiten completar horas de servicio comunitario o que quieran ganar algo de dinero extra en verano: quizá puedan ayudarle.
2. Un parque público. Muchos parques tienen refugios o incluso instalaciones para fiestas que puedes reservar y algunos son gratuitos. Elegir un parque con una zona de acampada puede ayudarte con el alojamiento de tus invitados.
3. El sótano de tu iglesia. Si usted pertenece a una iglesia o sinagoga que tiene un salón de confraternidad, pregunte si el salón puede ser alquilado. Las tarifas de este tipo de salones suelen ser menos costosas.
4. Su salón local de la Legión Americana o un lugar similar. Estas instalaciones se llenan con frecuencia, pero vale la pena comprobarlo, especialmente si su reunión no es un sábado.
5. Un hotel, centro turístico o restaurante. Aunque algunos hoteles y centros turísticos cobran un ojo de la cara, le sorprenderá el precio razonable que puede tener el alquiler de una sala de eventos o de reuniones en algunos hoteles si hace averiguaciones. Incluso puedes conseguir una gratis si varios miembros de la familia planean alojarse allí. Y muchos complejos turísticos ofrecen cabañas normales o habitaciones grandes que pueden utilizarse para este fin. Esto puede ser mucho menos costoso que alquilar una sala de eventos oficial. A menudo, un restaurante te proporcionará la sala de forma gratuita si compras la comida para el evento a través de ellos. Además, ¡hay muy poca limpieza!

Tómese el tiempo hoy para hacer llamadas y enviar correos electrónicos para que pueda conseguir el lugar de celebración.

Día 4: Planifique la comida para su reunión familiar

¿Se pregunta cómo diablos tendrá tiempo para cocinar para todos? Buenas noticias: ¡no tiene que hacerlo! Tenga en cuenta estas opciones a la hora de planificar su menú:

1. Haga una comida a domicilio. Esta opción funciona bien si sus invitados no tienen que viajar mucho. Usted proporciona el plato principal y el método para cocinarlo (como hamburguesas, perritos calientes y una parrilla muy grande), y todos los demás aportan las guarniciones y los postres. Puedes asignar los platos a ciertas personas si quieres asegurarte de que se proporcionan ciertos tipos de comida, especialmente si algunos de tus invitados tienen necesidades dietéticas especiales.
2. Compruebe su tienda de comestibles o charcutería local. Muchas tiendas de comestibles y delicatessen ofrecen paquetes para fiestas que incluyen sándwiches, guarniciones y postres. Sin embargo, es necesario pedirlos con una o dos semanas de antelación, así que prepárate para ello. También puede crear un bar de sándwiches (o tacos) con una variedad de ingredientes y acompañamientos pre-hechos y permitir a la gente crear su propio almuerzo.
3. Contratar un catering. Esta es la opción más rápida y con menos complicaciones (y es perfecta para cenas sentadas) pero también es una de las más caras. Si tienes un gran presupuesto y muy poco tiempo, reserva un catering con mucha antelación a la fecha (muchos lugares grandes, hoteles y resorts tienen un catering con el que ya trabajan). Otra opción, si no quieres cocinar pero necesitas ahorrar algo de dinero, es encontrar un servicio de catering que te contrate sólo para la preparación de la comida. Los costes suelen ser menores si usted mismo transporta y sirve la comida.
4. Celebre su reunión en un restaurante (como se ha mencionado anteriormente). Muchos restaurantes tienen grandes salas para reuniones y puede cubrir el lugar y la comida todo en uno (a menudo por un precio fijo sólo para la comida).

Día 5: Planifique su entretenimiento

En toda reunión familiar hay niños aburridos y adultos inquietos que necesitan algo que hacer. He aquí algunas actividades sencillas y rápidas de organizar:

1. Juegos tradicionales sobre el césped. ¿Tiene un juego de bochas? ¿Zapatas? ¿Un tobogán? Colócalos en el césped e invita a grupos a jugar. Asegúrese de que los juegos que implican el lanzamiento de objetos o de agua estén bien alejados de la zona de comida y de convivencia.
2. Juegos de mesa. Puedes designar un rincón de la zona de asientos de tu reunión familiar para juegos de mesa o cartas. Déjelos instalados todo el día e invite a cualquier persona a utilizar la zona de juegos. No coloques videojuegos, al fin y al cabo lo que queremos es que la gente se relacione entre sí.
3. Micrófono abierto. ¿Tienes familiares con talento que cantan o tocan instrumentos interesantes? Coloca un micrófono e invita a los músicos de la familia a actuar. Asegúrate de pedir a los miembros de la familia que traigan sus instrumentos en la invitación si vas a incluir esta opción.
4. Karaoke: Puedes comprar o alquilar estas máquinas por un precio bastante bajo y son muy divertidas, especialmente para eventos nocturnos.
5. Un círculo de cuentos: El objetivo de una reunión familiar es reunir a la gente y compartir historias. Planifica una hora para que todos, jóvenes y mayores, compartan una historia sobre sus vidas. Pasa un bastón de mando por el círculo para mantener la organización.
6. Un rincón de juguetes y manualidades: Si los niños van a asistir a tu evento (especialmente si es en el interior) planea tener una habitación o rincón lleno de juguetes, proyectos de artesanía y materiales de arte para mantenerlos entretenidos. Todo el mundo apreciará su consideración. Incluso podría planificar una actividad de artesanía centrada en la genealogía o la familia que puedan llevarse a casa como recuerdo.
7. Compartir fotos. Pida a todo el mundo que traiga fotos antiguas para compartirlas y coloque una mesa en la que la gente pueda ver las fotos antiguas y los álbumes traídos por otros. Incluso puede proporcionar un escáner para que todos puedan obtener una copia de las fotos que deseen. Se puede proporcionar un ordenador para ver las fotos digitales traídas en un disco o una memoria USB. Sólo hay que asegurarse de que alguien se encargue de la gestión para que las fotos antiguas se manejen adecuadamente. Vea más ideas sobre elementos de la reunión centrados en la genealogía al final de esta guía.

Día 6: Añada una reunión virtual a sus actividades

¿Tiene familiares en lugares lejanos que sabe que no podrán asistir? Pues bien, si su localidad tiene acceso a la electricidad y a Internet, ¿por qué no bloquear una hora y celebrar una «reunión familiar virtual» para todos los parientes que no puedan asistir?

Mi hermano lo hizo para el 60 cumpleaños de su mujer ya que era en enero y vivimos en Wisconsin. Colocaron monitores y cámaras web en su cocina y las personas que no pudieron asistir pudieron conectarse a un enlace y unirse a la fiesta online. Sigue estos pasos para organizar una reunión familiar virtual:

1. Regístrate en un sitio de videoconferencias y apunta la fecha y hora de tu reunión virtual. Copie y guarde el enlace que le proporciona el sitio de conferencias.
2. Comparta el enlace de la reunión virtual en sus invitaciones. Destaque este enlace como hora de reunión virtual para las personas que no puedan asistir a la reunión en persona.
3. Cuando prepare el lugar de la reunión, incluya una zona con monitores y cámaras web que enfoquen a los grupos de personas. Asegúrese de utilizar dispositivos con micrófonos, para que las personas puedan oírse mutuamente. A la hora de la reunión virtual, conecte sus dispositivos al enlace de videoconferencia y vea cómo la gente que está lejos se registra para unirse a su fiesta.

Este es también el día para pensar en las fotos. No es necesario que contrates a un fotógrafo, pero querrás encontrar a alguien de la familia que se encargue de tomarlas. Planifique reservar al menos una hora durante su reunión para las fotos de grupo y establezca un «muro de fotos» en el que todos se comprometan a posar para al menos una foto individual o familiar.

Día 7: Formatee y envíe sus invitaciones

Aunque es posible que tenga que enviar el tradicional volante de papel a algunos de sus invitados, muchas personas pueden ser invitadas a través del correo electrónico y las redes sociales y esto es mucho menos costoso y más fácil de manejar. Las invitaciones en línea son rápidas y pueden incluir un enlace de confirmación de asistencia para responder rápidamente. También se puede incluir un enlace de reunión virtual.

Si su experiencia con el ordenador consiste en encontrar el botón «on», puede delegar este trabajo en el gurú de las redes sociales de su familia. Si no, crea un evento en Facebook y pide a la gente que marque si va a asistir. O utiliza un servicio de invitaciones o tarjetas electrónicas y envía las invitaciones por correo electrónico.

Si has completado todos los pasos anteriores, ya tienes los elementos principales de tu reunión preparados y listos para empezar. Bien por ti. Pero si está interesado en hacer que su reunión se centre en la historia de la familia, es posible que quiera añadir unos días más de planificación para incluir algunos elementos centrados en la genealogía. Aquí tiene algunas ideas.

Ideas para añadir una muestra de genealogía a su reunión familiar

De esto se trata una reunión familiar, ¿no es así? Compartir los recuerdos familiares.

Desea compartir su investigación de la historia familiar con todos de una manera respetuosa y no intrusiva y utilizar la reunión como una oportunidad para recoger más detalles, historias, registros y fotos. Esta puede ser la tarea que más tiempo le lleve, pero puede llevarla a cabo de varias maneras.

1. Muestras de tableros tradicionales. Esta será probablemente la forma más fácil de que la gente vea su exposición, pero su montaje requiere mucho tiempo. Si tiene miembros de la familia motivados que se ofrezcan a hacerlo, delega en ellos. Además de un árbol genealógico y fotos antiguas, incluya cualquier libro o artículo que se haya escrito sobre su familia.
2. Exhibición de video. Esta opción es estupenda si ya ha digitalizado sus documentos y fotos de genealogía. Organice una presentación de vídeo de su genealogía y hágala funcionar en bucle para que la gente pueda mirarla a lo largo del día. Una vez más, es posible que quieras que un miembro de la familia con conocimientos de tecnología te ayude con esto. Puede ver ejemplos de vídeos de reuniones familiares en YouTube, incluyendo este ejemplo muy bonito.
3. Paquetes de historias. Póngase en contacto con sus parientes y pídales que compartan sus recuerdos sobre los miembros de la familia, los lugares o los acontecimientos por correo electrónico o por carta. Puedes organizarlos según el grupo familiar. Una vez que tenga su colección de historias, añada fotos de la familia y lleve su paquete a su imprenta local para que le hagan copias. Repártelas en la reunión como recuerdo para tus invitados.

Lee este artículo sobre la recopilación de historias familiares y este otro sobre cómo hacerlo de forma respetuosa para obtener ayuda.

Planificar una reunión familiar en tan poco tiempo no será fácil, pero si racionas tu tiempo según esta guía, podrás hacerlo. Sólo recuerda que también debes cuidarte: tómate un descanso de vez en cuando para celebrar el trabajo bien hecho.

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Janet Meydam es una escritora independiente que tiene más de 40 años de experiencia en la genealogía como pasatiempo. Sus conocimientos incluyen la investigación de muchos registros diferentes de Estados Unidos, Alemania y Polonia. También es coautora del libro de historia familiar de sus padres «I Come from a Long Line of Dilleys». Janet trabaja como terapeuta ocupacional. Ella y su marido Tim tienen tres hijos adultos y viven en Wisconsin.

Imagen: Reunión de la familia Ormond de 1912