La tecnología avanzada de hoy en día estimula más el fraude financiero. Es simplemente la naturaleza de la bestia. A medida que una empresa encuentra formas más rápidas de optimizar el proceso de pago a través de la automatización, la prevención activa del fraude es necesaria para proteger la marca. Esto puede lograrse con un método llamado «pago positivo».»
¿Qué es el pago positivo?
El pago positivo es una forma de gestión de tesorería que funciona para identificar cheques alterados y prevenir el fraude con cheques. Impide que los delincuentes cobren cheques fraudulentos utilizando números de cuentas bancarias robadas. También detecta cualquier información de cheques falsos en los que se haya alterado el importe o la fecha.
Es un servicio de gestión de tesorería automatizado que coteja rápidamente los cheques que emite una empresa con los que presenta para su pago. Cualquier cheque que tenga un aspecto extraño o se considere sospechoso, se devolverá al emisor para que lo examine en profundidad.
El sistema de pago positivo actúa como una forma de seguro para una organización contra pérdidas, fraudes y otras responsabilidades. Generalmente se cobra por utilizar el servicio, aunque algunos bancos lo ofrecen ahora de forma gratuita.
¿Cómo funciona el pago positivo?
Para proteger a una empresa contra los cheques alterados, falsificados o adulterados, un servicio de pago positivo coteja datos específicos de los cheques con una lista proporcionada por la empresa, antes de su procesamiento. Esto incluye información como:
- Importe en dólares
- Número de cheque
- Fecha
- Número de cuenta
En algunos casos, el beneficiario también se incluye en la lista. Cuando alguno de los datos no coincide, el banco no compensa el cheque. Este tipo de comprobaciones de seguridad son necesarias para que una empresa nunca acepte cheques falsos que se cuelen. Es una forma de automatizar los ojos de su contable.
Cuando la información no coincide y el cheque es rechazado, el banco lo notifica al cliente mediante un informe de excepción. Este retendrá el pago hasta que la empresa avise al banco para que acepte o rechace la transacción. El banco también puede llevar a cabo acciones como:
- Amarcar el cheque
- Notificar a un representante de la empresa
- Solicitar permiso para compensar el cheque
Si sólo hay un ligero error o un problema menor, la empresa puede aconsejar al banco que compense el cheque. Si su empresa se olvida de enviar una lista al banco, todos los cheques presentados que deberían haber sido incluidos, pueden acabar siendo rechazados. Por lo tanto, tenga cuidado.
Pago positivo inverso vs. Pago positivo
Otra forma de pago positivo se llama pago positivo inverso. Este sistema obliga al emisor a autocontrolar los cheques por sí mismo. Esto hace que la empresa sea la responsable de alertar al banco para que rechace un cheque.
En este proceso, el banco le notificará diariamente todos los cheques presentados y liquidará los cheques aprobados. Si su empresa no responde al banco en un corto periodo de tiempo, el banco seguirá adelante y cobrará el cheque.
Alternativamente, el banco rechazará todo lo que usted le pida. Sólo recuerde que este método es mucho más arriesgado que el proceso automatizado de pago positivo.
Prevención del fraude de cheques y pagos electrónicos
Hay muchas maneras en las que el pago positivo es una forma inteligente de banca empresarial. Simplifica el proceso de cobro de cheques, ayuda a una empresa a reducir los errores y ahorra en costes de mano de obra. Otras ventajas clave son:
Verificación de cheques
Cada cheque presentado para su pago se verifica automáticamente. Esto incluye los cheques presentados en todas las oficinas bancarias. El pago positivo evitará el pago de cheques duplicados y también protegerá contra los cheques perdidos o robados.
Control del fraude
El pago positivo reduce drásticamente las posibilidades de fraude con cheques. Es como tener un conjunto de ojos robóticos para revisar todo. Una empresa tiene la capacidad mejorada de identificar y devolver elementos fraudulentos, incluidos los nombres de los beneficiarios sospechosos. Un banco trabaja con una empresa para verificar que realmente ha emitido/recibido los cheques contabilizados en la cuenta.
Siempre es su decisión
En última instancia, la empresa siempre decide si acepta el cheque o no. Usted tiene la última decisión con el pago positivo. La banca online ofrece a la marca la posibilidad de controlar y tomar decisiones fácilmente sobre las partidas de excepción y cargar la información de la emisión.
Otras ventajas clave incluyen:
- Seguimiento consistente de la cuenta
- Menos costes de mano de obra humana y errores
- Un segundo par de ojos en todas las transacciones
En Conclusión
La única vez que el pago positivo puede ir mal es si su empresa no está supervisando la lista de excepciones (es decir, lo que el banco está rechazando). Debes tener a alguien asignado a las tareas diarias de revisar todo lo que no pasa. El mayor error que se puede cometer es permitir que un cheque fraudulento pase simplemente porque nadie llegó a la lista ese día.
El pago positivo permite a una empresa estar un paso por delante de los delincuentes y proteger su flujo de caja. Aplicar estrategias hoy para garantizar la protección en el futuro significa que hay menos margen de error. Es un sistema de protección contra el fraude que ofrecen la mayoría de los bancos comerciales para proteger a las empresas de cualquier tamaño y algo que debe considerarse seriamente.