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Un gestor de eventos supervisa el diseño, el montaje y la ejecución de los eventos que reúnen a la gente. Estos eventos pueden ir desde pequeñas reuniones de networking con unas pocas docenas de invitados hasta conferencias a gran escala con miles de asistentes durante varios días, y todo lo demás.

Independientemente de su alcance, la gestión de eventos es siempre una tarea centrada en las personas. Su objetivo es garantizar que las personas saquen el máximo provecho de un evento determinado, y usted trabaja estrechamente con las personas para lograr ese objetivo.

Siga leyendo para saber qué es lo que hace que la gestión de eventos sea una carrera gratificante (si le gustan las personas), las habilidades esenciales de un gestor de eventos con éxito y los secretos del éxito de los mejores profesionales.

¿Qué es la gestión de eventos?

La gestión de eventos es una profesión de gestión de proyectos centrada en todos los aspectos de los eventos, desde la elección del lugar hasta el seguimiento de la satisfacción de los invitados.

¿Cuál es la diferencia entre el papel de un gestor de eventos y el de un planificador de eventos?

En su mayor parte, estos títulos de trabajo son sinónimos. Las diferencias que existen entre las funciones se reducen principalmente a la forma en que las empresas y los profesionales de eventos definen los puestos para sí mismos. Por ejemplo, algunos pueden definir a los gestores de eventos como personas que sólo trabajan en eventos a gran escala o que se encargan de las tareas del día del evento más que de la planificación previa al mismo.

Pero cuando se buscan ambos términos en LinkedIn u otros portales de empleo, aparecen muchos de los mismos puestos en los resultados, al igual que los empleos de «diseñador de eventos». Además, la Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. incluye todos estos puestos en la categoría profesional única de «planificadores de reuniones, convenciones y eventos».

¿Cuáles son las etapas del proceso de gestión de eventos?

Hay cinco etapas básicas de la gestión de eventos, aunque cada paso contiene múltiples tareas. Además, los ocupados gestores de eventos suelen estar en diferentes etapas para numerosos eventos en un momento dado.

Etapa 1: Investigación, fijación de objetivos y evaluación de la viabilidad

Independientemente de si es un gestor de eventos corporativos interno, o si dirige una empresa de gestión de eventos que trabaja con varios clientes, la primera etapa consiste en definir el objetivo de su evento y evaluar la viabilidad del mismo. En muchos casos, esto parecerá evidente. El objetivo general del evento es recaudar fondos para una nueva ala de la biblioteca, celebrar el 20º aniversario de una empresa o lanzar un nuevo producto.

Pero es esencial ser más detallista. He aquí algunas cosas que debe preguntar a su cliente o discutir con su equipo interno:

• Para eventos de empresa: ¿Cuál es el caso de negocio? ¿Va a presentar un producto o varios? ¿Habrá un componente educativo?
• Para organizaciones sin ánimo de lucro: ¿Cuál es el objetivo específico de recaudación de fondos? ¿El evento se dirige exclusivamente a los donantes a largo plazo? ¿Coincidirá el acto con una nueva exposición?
• Para las ceremonias de premios: ¿Debe celebrarse el F&B durante la ceremonia o después? ¿Debe ser un cóctel de pie o un acto sentado? ¿Quiere mejorar el sentido de comunidad dentro de una organización? ¿Quiere que los invitados se unan a un nuevo grupo profesional de Facebook?
• Para eventos sociales: ¿Es un evento formal o relajado? Qué tipo de música debe haber para que todos los invitados se lo pasen en grande?

Esta primera etapa también debe incluir una evaluación de la viabilidad del evento, lo que significa establecer un presupuesto del evento y averiguar si se alinea con el objetivo del evento. Por ejemplo, una organización sin ánimo de lucro puede saber que no tiene reservas financieras para una gala de recaudación de fondos. En este caso, la organización sin ánimo de lucro puede posponer la gala durante un año y, en su lugar, organizar un festival de camiones de comida de bajo coste con un elemento de recaudación de fondos.

Etapa 2: Elegir el tema y diseñar el evento

A continuación, los gestores de eventos diseñan el evento para cumplir los objetivos especificados. Aquí es donde entra en juego el boceto de su evento.

• ¿Qué ocurrirá durante el evento?
• ¿Quién actuará/hablará/enseñará?
• ¿Cuándo y dónde ocurrirá?
• ¿Cuál es la disposición prevista de mesas, sillas, escenarios, podios y F&B?
• ¿Cuál es el estilo previsto para la ambientación, el telón de fondo y otros elementos del evento? (¿Moderno, tradicional, romántico, steampunk, rústico?)

Este es un proceso creativo que puede incluir el diseño del color, el sonido y la iluminación para galas y otros eventos más teatrales y centrados en la actuación. En el caso de los eventos profesionales, la atención se centrará en el establecimiento de los plazos y las actividades del seminario, la señalización de la marca y el botín, y la decisión sobre los posibles oradores.

Los gestores de eventos y sus equipos colaborarán a menudo con herramientas de servicios digitales para eventos, como Social Tables, para que todo el mundo entienda la trayectoria de la planificación y pueda avisar de cualquier problema que surja desde el principio.

Etapa 3: Centrarse en los detalles para un evento exitoso

Una vez que el gestor de eventos y su equipo establecen una visión para el evento, pasan a los detalles. Esta etapa comprende la mayor parte del proceso de gestión de eventos, y puede incluir lo siguiente (dependiendo del tipo de evento):

• Enviar las solicitudes de propuestas a los lugares y proveedores.
• Contratar a los lugares, proveedores, oradores y artistas (y estar preparado con opciones de reserva).
• Finalizar los contratos con los lugares, proveedores, oradores y artistas.
• Crear un sitio web del evento y una aplicación personalizada para el mismo.
• Diseñar las encuestas posteriores al evento.
• Enviar las invitaciones a los invitados.
• Escribir los hashtags del evento y lanzar la campaña de medios sociales previa al evento.
• Seguimiento de las confirmaciones de asistencia y del número de inscripciones al evento.
• Comunicación con los asistentes.
• Marketing y difusión del evento.
• Discutir el programa del evento con los ponentes y los artistas.
• Actualizaciones y recorridos de los clientes.
• Formación del personal del evento y de los voluntarios
• Diseño y finalización de los documentos críticos del evento, como el calendario del evento y el BOE.
• Comprobar el servicio de wifi y de telefonía móvil del evento, especialmente en el caso de eventos con mucha tecnología.
• Organizar el transporte y los servicios de aparcacoches.
• Diseñar el proceso de registro del evento y crear la señalización.
• Crear bolsas de botín y mercancía de marca.

Etapa 4: Ejecución del evento

¡Este es el evento principal para cualquier gestor de eventos! Aquí es donde todas las etapas anteriores cobran vida en el día de, y producen un evento que los invitados aprecian y disfrutan.

Dependiendo del alcance del evento, la preparación puede comenzar la mañana del evento o unos días antes. La ejecución del evento implica:

• La llegada de los proveedores del evento y su instalación.
• La instalación de las mesas y las sillas, los centros de mesa, los arreglos florales, las mesas del buffet, el escenario y los podios.
• Las revisiones finales, las pruebas de sonido y las comprobaciones tecnológicas.
• La llegada de los invitados y el registro del evento.
• Servicios a los invitados y comunicación.
• Servicio F&B.
• Gestión de problemas inesperados y emergencias.
• Comprobación de que los oradores y artistas tienen lo que necesitan y entienden sus indicaciones.
• Actuaciones y discursos.
• Muros de redes sociales y encuestas a los asistentes.
• Reparto de bolsas de botín.
• Gestión de las salidas de los invitados.

Etapa 5: Comunicación con los invitados después del evento e informe del equipo

Los gestores de eventos excepcionales no consideran que un evento haya terminado hasta que entienden cómo los invitados, voluntarios, clientes y miembros del equipo han respondido al evento. Esto comienza durante el propio evento, con los gestores de eventos observando las reacciones de los invitados, hablando con los asistentes y comprobando con los servicios para invitados cualquier problema.

Luego, enviarán una encuesta posterior al evento de 12 a 48 horas después del mismo. Los gestores de eventos diseñan las encuestas posteriores al evento para obtener el mayor número de respuestas haciéndolas cortas, sencillas y amables.

Con las respuestas en la mano, los gestores de eventos se reúnen con los clientes para discutir su satisfacción con los resultados del evento y los resultados de la encuesta. Por último, discutirán con su equipo interno lo que ha ido bien y lo que ha ido mal, y desarrollarán un plan de acción para evitar problemas similares en el próximo evento.

¿Qué habilidades necesita un gestor de eventos?

Sobre todo, los gestores de eventos necesitan tener don de gentes. El trabajo requiere interacciones constantes con los clientes, los equipos de planificación de eventos, los equipos de proveedores y lugares de celebración, y los invitados. Cada día, los directores de eventos trabajan codo con codo tanto con miembros del equipo que conocen bien como con personas que acaban de conocer. Otras habilidades esenciales de los gestores de eventos son:

• Una capacidad similar a la de Marie Kondo para mantenerse organizado
• La capacidad de realizar varias tareas
• Disfrutar de trabajar por las noches y los fines de semana
• Una gran capacidad de comunicación y escucha
• Un profundo pozo de ideas creativas
• Disfruta en un entorno de trabajo de ritmo rápido
• .ritmo de trabajo
• Capacidad para concentrarse en medio del pandemónium
• Flexibilidad cuando surgen desafíos inevitables
• Confianza en la toma de decisiones
• Disposición a aprender y ampliar las habilidades
• Pasión por la dinámica industria

Lee las habilidades imprescindibles para los planificadores de eventos para profundizar en 6 habilidades profesionales de la industria de eventos.

3 secretos sobre cómo afrontar las responsabilidades de la gestión de eventos de los mejores gestores de eventos

Además de las habilidades anteriores, hemos recopilado algunos consejos inesperados de experimentados gestores de eventos. He aquí algunas otras cualidades que creen que pueden conducir al éxito en la industria de la gestión de eventos:

Sea la calma en la tormenta

Las cosas irán mal, eso es un hecho. No te sorprendas cuando algo no llegue o se entregue en el lugar equivocado, un cartel esté mal escrito, algo se rompa, alguien llegue tarde…etc. Mantén la calma y utiliza tu caja de herramientas mentales para abordar y remediar la situación. Un organizador de eventos puede resolver grandes problemas con una sonrisa y mantener a todos los demás tranquilos para no causar más estrés. En caso de duda, haz caso a Vanilla Ice… «Si hay un problema, yo lo resuelvo» – Victoria Blasich, directora de marketing de la empresa de marketing de ferias Freemind Seattle. Extraído de Habits of a Successful Event Manager (Hábitos de un gestor de eventos de éxito), un blog invitado para el sitio web de Northwest Event Show.

Desarrolle su inteligencia empresarial

Los eventos son un servicio y deben organizarse de forma empresarial. Los eventos no sólo tienen que atraer a un público de tamaño adecuado, sino que las cifras tienen que cuadrar. Los gestores de eventos deben tener cabeza para los negocios. Cada vez más se les exige que conozcan el funcionamiento de un sector empresarial. Necesitan un instinto comercial que garantice que las decisiones clave se toman en el contexto de lo que tiene más sentido comercial. ¿Qué es lo mejor para el balance de los eventos y no sólo para el evento? En algún momento del proceso de planificación del evento tendrá que tomar decisiones difíciles sobre la dirección que tomará su evento. Estas decisiones deben tomarse con la cabeza y no con el corazón. Una vez más, son decisiones difíciles y no siempre bien recibidas por el equipo. – Chris Powell, experto en eventos. Extraído de The 7 Key Skills of a Successful Event Manager en el blog The Event Expert.

Interactúa con (y aprende de) otros

Las redes sociales rompen las barreras y son una gran manera de mantenerse al día y conectar con personas influyentes que pueden desafiar tu forma de pensar y trabajar. Participe en charlas en Twitter, únase a grupos de LinkedIn y contribuya a ellos, vea a los líderes de opinión en YouTube para ver nuevas perspectivas y desencadenar nuevas ideas. Asista a eventos del sector y escuche a algunos de los mejores ponentes del mundo de los eventos. Siéntase inspirado por el rápido y emocionante sector del que forma parte. – Becki Cross, directora general y estratega de eventos de Event Northern Ltd. Extraído de 10 Ways to Be a Better Event Manager en el Event Manager Blog.

Por último, una perla de sabiduría frecuente que proviene de la mayoría de los gestores de eventos: cuida bien de ti mismo. La gestión y planificación de eventos es una profesión notoriamente estresante. Si sigues una carrera de gestión de eventos, es esencial que adoptes una estrategia de reducción del estrés para evitar el agotamiento.

¡Ahora lo sabes todo sobre lo que hace un gestor de eventos!

Descubre cómo el software de gestión de eventos de Social Tables puede ayudarte a perfeccionar tus habilidades profesionales. O bien, aprenda los pasos esenciales para iniciar un negocio de gestión de eventos.