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Admisibilidad de la firma electrónica en los tribunales

Los documentos firmados electrónicamente tienen la misma protección legal que los firmados con bolígrafo. A pesar de ello, la principal preocupación de la mayoría de las empresas interesadas en obtener firmas electrónicas en contratos y otros documentos importantes es si estos documentos ejecutados electrónicamente tendrán validez legal y serán admisibles en los tribunales.

En Estados Unidos, los jueces han fallado a favor de las firmas electrónicas una y otra vez. Gracias en gran parte a la Ley de Firma Electrónica, que establece que a las transacciones no se les debe «negar el efecto legal» únicamente por su forma electrónica, los empresarios y consumidores pueden tener plena confianza en que sus firmas electrónicas son legalmente válidas. Siempre que una firma electrónica se obtenga de la forma adecuada, utilizando tecnologías, certificaciones y autentificaciones conformes, tendrá plena validez ante la ley. Pero, ¿será el documento admisible en los tribunales y un juez hará cumplir los términos del contrato?

Validez, Admisibilidad, &Ejecutabilidad

Los empresarios y consumidores deben saber que la validez legal, la admisibilidad en los tribunales y la ejecutabilidad no son lo mismo. Cada concepto tiene una definición distinta, un conjunto de requisitos y, lo que es más importante, una contribución al resultado de una disputa legal.

La Ley de Firma Electrónica establece que no se debe negar la validez legal a las firmas por el mero hecho de ser electrónicas, lo que significa que un contrato firmado electrónicamente puede ser llevado a juicio. Sin embargo, la disposición de un juez a aceptar ese contrato dependerá de cómo se haya firmado el documento electrónico.

Se deben cumplir ciertos criterios para que una firma electrónica sea admisible en un tribunal. Cualquier persona que espere presentar un contrato firmado electrónicamente ante un juez debe ser capaz de probar la intención del firmante y la seguridad del documento firmado. Si el documento ha podido ser manipulado o alterado de alguna manera después de su firma, es muy probable que el juez se niegue a admitirlo en el juicio. En concreto, un documento firmado electrónicamente puede ser legalmente válido pero ser declarado inadmisible en un tribunal debido a deficiencias en la seguridad, los registros de auditoría o la autenticación. Por ello, es fundamental que las empresas seleccionen una solución de firma electrónica de gran reputación y que cumpla los más altos estándares de integridad técnica.

Por último, la aplicabilidad de un contrato no sólo depende de su validez y admisibilidad, sino también del contenido del propio acuerdo. En un litigio, un juez puede examinar si: los términos de un acuerdo concreto eran claros y coherentes, si hubo una contraprestación (un intercambio de valor entre las partes), si las partes tenían capacidad legal (habilidad) para firmar, si una de las partes estaba bajo coacción o influencia indebida, y si una de las partes firmó por error o sin conocer el significado del acuerdo. La mayoría de las empresas hacen que un abogado redacte o revise sus acuerdos antes de su ejecución teniendo en cuenta estos criterios, con el fin de maximizar la aplicabilidad en el futuro en caso de que el contenido del documento sea examinado por los tribunales.

Criterios de admisibilidad

Al examinar la admisibilidad de un documento firmado electrónicamente en un proceso judicial, un juez analizará los protocolos de seguridad, auditoría y autenticación de la tecnología y el proceso de firma electrónica.

Seguridad

Un sistema de firma electrónica debe estar fortificado con protocolos de seguridad de nivel bancario para garantizar que los documentos y los registros de auditoría no puedan ser nunca manipulados o accedidos por personas no autorizadas. Si hay alguna vulnerabilidad de seguridad que dé crédito a un argumento de que la integridad de un documento electrónico ejecutado puede ser cuestionable, un juez puede declarar el documento inadmisible.

Registros de auditoría

Desde una perspectiva judicial, los registros de auditoría son una parte importante del cumplimiento legal. Los registros de auditoría con sello de tiempo permiten a las partes, incluido el tribunal, verificar cuándo se creó, vio, firmó y archivó un documento. Los registros de auditoría deben ser detallados y estar protegidos con una firma digital, una suma de comprobación o un método similar para garantizar que permanezcan a prueba de manipulaciones.

Autenticación

Cuanto más se pueda autenticar un documento electrónico, mayor será la probabilidad de que un juez acepte ese documento como prueba en el tribunal. Sin embargo, la autentificación de los documentos puede ser un terreno resbaladizo, y algunas medidas de autentificación pueden ser tan gravosas que restan accesibilidad y comodidad a la firma electrónica, que la han hecho tan popular. La clave, por tanto, es encontrar formas de autentificar documentos que sean verificables, admisibles y defendibles, sin abrumar a las partes implicadas. Las mejores prácticas en la autenticación de firmas electrónicas implican un enfoque multivariante que incluye la autenticación biométrica, los registros de auditoría y los certificados de firma.

Autenticación biométrica

La autenticación biométrica identifica a las personas basándose en rasgos físicos intrínsecos. RightSignature, por ejemplo, tiene una tecnología propia de autenticación biométrica que captura características únicas relacionadas con la velocidad y el tiempo de la firma de una persona. Este tipo de datos es representativo de los movimientos físicos de una persona concreta y establece la prueba de la identidad y la intención del firmante en caso de que cualquiera de ellas sea cuestionada en un tribunal.

Direcciones de correo electrónico e IP

Al confirmar el acceso a una cuenta de correo electrónico concreta y capturar una dirección IP, los sistemas de firma electrónica son capaces de vincular la identidad de un firmante con el ordenador y el software utilizados en el evento de firma electrónica.

Huellas digitales

Al tomar sumas de comprobación digitales SHA-1 o similares, las sofisticadas plataformas de firma electrónica son capaces de registrar pruebas de cada etapa del proceso de creación y firma del contrato. De este modo, se hace un seguimiento de todos los cambios y modificaciones, y se evita que alguien pueda manipular un contrato en cualquier momento.

Autentificación fotográfica con cámara web

La autentificación fotográfica es una de las herramientas más vanguardistas utilizadas para validar la identidad de las partes firmantes. Cuando la cámara de una webcam o de un teléfono móvil capta el rostro de un firmante durante el acto de la firma electrónica, se despeja toda duda sobre la identidad de esa persona y su capacidad para firmar.

Certificados de firma

Los certificados de firma admisibles por los tribunales ofrecen a los jueces y a los profesionales del derecho una forma de ver y verificar los datos de validez de un documento, los registros de auditoría y la información del firmante, como el nombre completo, la firma, la dirección IP, la dirección de correo electrónico y cualquier otro dato de identificación. Los certificados de firma son un componente importante para autentificar los documentos firmados en los tribunales.

Autentificación adicional

También hay otros métodos de autentificación que pueden ayudar a garantizar la admisibilidad de un contrato electrónico. Algunas plataformas de firma electrónica de alto nivel son capaces de confirmar los números de teléfono de los firmantes exigiéndoles que introduzcan un código recibido a través de una llamada telefónica o un mensaje de texto antes de poder completar un contrato, además de exigir que los firmantes introduzcan sus números de licencia de conducir y otra información personal para verificar sus identidades.

Sumando los pros y los contras

Uno de los retos más difíciles para las empresas que intentan realizar transacciones electrónicas es saber hasta dónde deben llegar a la hora de investigar y autenticar a los firmantes. Para muchas empresas, el objetivo final es crear un contrato que sea legalmente válido y admisible en los tribunales sin establecer un proceso que sea engorroso para las personas cuyas firmas son necesarias para completar las transacciones.

Lograr este equilibrio puede ser difícil, por lo que muchas empresas seleccionan una plataforma de software de firma electrónica de confianza cuando realizan asuntos comerciales importantes en línea. Al utilizar la tecnología establecida, las empresas pueden estar seguras de que los contratos son legalmente válidos y admisibles, a la vez que proporcionan a los consumidores y a las contrapartes comerciales una experiencia de firma fluida e intuitiva.