Vayamos al grano. Usted está aquí porque está en un viaje para encontrar una manera de gestionar mejor su tiempo mientras aumenta su productividad. Aunque hay cientos, si no miles, de opciones para lograr este objetivo, una técnica infalible es el bloqueo del tiempo.
Si no estás familiarizado con el bloqueo del tiempo, entonces has llegado al lugar correcto. En el siguiente artículo, describiré qué es el bloqueo del tiempo, por qué es lo mejor, y te guiaré sobre cómo implementarlo en tu agenda diaria.
Qué es el bloqueo del tiempo, y por qué es efectivo.
«El bloqueo del tiempo es simplemente una técnica de gestión del tiempo en la que reservas una cantidad específica de tiempo para una tarea en particular», explica Howie Jones de Calendar. «Por ejemplo, en lugar de revisar tu teléfono cada vez que recibes un correo electrónico o una notificación social, lo harías en momentos claramente definidos». Sin embargo, la forma en que decidas bloquear tu día queda a tu discreción.
Para Jones, él reserva un bloque para revisar su bandeja de entrada y las redes sociales antes de sumergirse en su trabajo por la mañana. «Hay otro bloque después del almuerzo», añade. «Otros, como Bill Gates y Elon Musk, son fanáticos de la microprogramación, donde todo su día consiste en bloques de cinco minutos. Pero, una práctica más común sería reservar una cantidad de tiempo, como alrededor de una hora, para completar una tarea importante o asistir a una reunión. A continuación, se hace una breve pausa, normalmente de no más de 20 minutos, antes de volver a la rutina.
Eso está muy bien. Pero, ¿por qué es tan eficaz el bloqueo del tiempo?
Para empezar, aunque son útiles a veces, las listas de tareas son inferiores. Principalmente porque no tienen en cuenta el tiempo. Puede que tengas diez tareas que quieras realizar hoy. Pero, si los dos primeros te llevan más tiempo del previsto, nunca vas a completar el resto. Por ello, tendemos a abordar primero las tareas más manejables y menos críticas, lo que significa que esas deliciosas ranas se quedan ahí enfriándose.
Además, el bloqueo del tiempo te desanima a realizar varias tareas a la vez. «Al programar trozos de tiempo para una tarea o problema específico, estás promoviendo un trabajo profundamente enfocado», explica Jones. «También te ayuda a centrarte menos en el ‘trabajo superficial’, que son actividades urgentes, pero no esenciales».
El bloqueo del tiempo también combate el perfeccionismo y la procrastinación, ya que hay un límite de tiempo para tus responsabilidades diarias. También te facilita rechazar las peticiones de tu tiempo. Además, le ayuda a reflexionar sobre sus prioridades, ya que le proporciona un documento con lo que ha hecho y lo que no ha hecho en un plazo determinado.
¿Está preparado para aprovechar el poder del bloqueo del tiempo? Si es así, aquí tienes una sencilla guía paso a paso que te ayudará a tomar por fin el control de tu agenda diaria.
Paso 1: Desenreda tu mente.
Antes de empezar a añadir bloques de tiempo a tu calendario, primero tienes que determinar cómo vas a llenarlos.
Sería como construir una estantería desde cero – si poseyeras tal talento. Tienes que hacer mucha planificación por adelantado. Si no, puedes tener una estantería que no sirve para nada porque las dimensiones están mal. Pero si supieras que quieres esta estantería para guardar tu colección de vinilos, primero buscarías los planos. Ahora compraría los materiales adecuados para satisfacer sus necesidades de almacenamiento.
Sin embargo, como la mayoría de nosotros, probablemente hay un millón de cosas que tiene que hacer dando vueltas en su cabeza. Así que sácalas de ahí haciendo un brain dump.
Es una actividad sencilla en la que escribes literalmente todo lo que debes hacer. Puedes utilizar un bolígrafo y un papel, una aplicación como Evernote o la aplicación de notas de tu teléfono. Empieza por anotar tus compromisos, como asistir a una reunión o entregar una tarea en una fecha determinada. Otros elementos que puedes incluir aquí son cosas como tu ritual matutino, tus desplazamientos diarios o cualquier cosa relacionada con tus objetivos.
También querrás incluir cosas que te gustaría hacer pero que aún no te has comprometido a hacer. Y, además, incluya cualquier cosa que no le importaría hacer en el futuro.
No tiene que hacer esto diariamente. Pero es algo que deberías hacer con frecuencia. Personalmente, creo que debería ser una actividad semanal, como el viernes por la tarde o el domingo por la noche.
Paso 2: Identifica tus prioridades.
Con tu lista a cuestas, es el momento de priorizarla.
Afortunadamente, si has dividido tu lista en debes, quieres y quizás, estás a medio camino. Pero todavía tienes que analizarla para poder identificar los elementos que debes hacer esta semana. Todo lo demás puede programarse para una fecha posterior, delegarse en otra persona o borrarse de la lista.
Si está atascado porque todo parece esencial, aquí tiene un par de estrategias para priorizar su lista:
- Determine sus MIT. Se trata de no más de tres cosas que tienen que hacerse absolutamente hoy.
- Utilice una matriz de prioridades. Aquí colocaría todo en su lista en los siguientes cuadrantes: urgente y vital; necesario, pero no urgente; crítico, pero no importante; y ni urgente ni importante.
- Determine el valor de sus tareas con el método ABCDE. Asigne la «A» a su tarea más importante, la «B» a la importante, la «C» a la posible, la «D» equivale a delegar y la «E» es para eliminar.
- El principio de Pareto. Céntrese en el puñado de actividades que ofrecen más resultados.
- La estrategia de las dos listas de Warren Buffett. Anote las 25 cosas que quiere realizar esta semana. A continuación, marque con un círculo las cinco más importantes y olvide el resto.
Paso 3: Prepare un plan diario.
Ahora que ya tiene claras sus prioridades para la semana, vamos a averiguar dónde colocarlas en su calendario.
Su primera opción sería trabajar con sus tareas en orden cronológico. Digamos que usted tiene entonces los elementos que necesitan para bajar el viernes. Sus dos primeras tareas se programarían para el lunes. Las tareas tres y cuatro se programarían para el martes y así sucesivamente.
Me gusta esto. Es bastante sencillo y no abrumador. Cuando me despierto el lunes, ya sé qué peces hay que freír, al igual que el resto de los días de la semana.
Por supuesto, hay que tener en cuenta algunas consideraciones. En primer lugar, tienes que calcular cuánto tiempo te llevará cada una de estas tareas. Si cada una se come cinco horas, dudo que puedas completar las dos en el mismo día. No es que no puedas trabajar una jornada de diez horas. Pero, eso no es factible cuando tienes en cuenta los descansos y las distracciones. En este caso, se trata más bien de una jornada de más de 12 horas.
Otro factor sería antes de los compromisos como conferencias telefónicas, reuniones, citas o plazos difíciles. Va a ser un reto abordar dos grandes tareas cuando ya tienes dos reuniones en tu calendario.
Y no te olvides de trabajar en función de tus niveles de energía. Todos tenemos diferentes momentos en los que somos más productivos en función de nuestros propios ritmos ultradianos. Registra el tuyo para saber cuándo eres más productivo. Como regla general, solemos estar más alerta y con más energía un par de horas después de despertarnos. Además, a medida que avanza la semana, los niveles de energía comienzan a disminuir.
Teniendo esto en cuenta, te convendría programar tus tareas más exigentes por la mañana. Luego, utilice la tarde para actividades menos agotadoras, como las reuniones. Además, trate de adelantar su semana para que no esté trabajando en un elemento de alto objetivo el viernes.
Paso 4: Bloquee todo su día.
Tomemos un respiro aquí. Quiero decir, acabo de lanzar un montón de información en usted. Pero, estamos más o menos en el punto que todos han estado esperando – bloquear el tiempo de cada día de su horario.
Dado que ya ha identificado sus prioridades y llegó con un plan para su semana, esto no debería ser tan difícil. Probablemente sea algo así:
- 5:30 a.m. – 6:30 a.m.: Ritual matutino
- 6:30 a.m. – 7:00 a.m.: Desplazamiento al trabajo.
- 7:00 a.m. – 7:30 a.m.: Correo electrónico, redes sociales y Slack.
- 7:30 a.m. – 9:00 a.m.: Trabajo significativo.
- 9:00 a.m. – 9:30 a.m.: Pausa.
- 9:30 a.m. – 10:00 a.m.: Conferencia telefónica.
- 10:00 a.m. – Mediodía: Trabajo significativo.
- Mediodía – 1:00 p.m. Almuerzo.
- 1:00 p.m. – 1:30 p.m.: Correo electrónico, redes sociales, Slack.
- 1:30 p.m. – 2:30 p.m.: Reunión de equipo.
- 2:30 p.m. – 3:30 p.m.: No programado – disponible para visitas a la oficina.
- 3:30 p.m. – 4:00 p.m.: Correo electrónico, social, Slack.
- 4:00 p.m. – 4:30 p.m.: Viaje a casa.
- 4:30 – 9:00 p.m.: Tiempo de calidad con la familia.
Ese es un horario diario elemental. Pero, creo que entiendes el punto. Tu tiempo ha sido contabilizado para todo el día. También has bloqueado tiempo para tu trabajo más importante y tareas superficiales como el correo electrónico.
También has dedicado trozos de tiempo a tu rutina matutina, a los desplazamientos diarios, a los descansos y al tiempo en familia. Incluso hay un bloque de tiempo no programado en caso de que no hayas completado tu trabajo por la mañana, te ocupes de tareas secundarias o tengas que ocuparte de un imprevisto.
Paso 5: Transición de un bloque a otro.
Si quieres perfeccionar el arte de bloquear el tiempo, entonces debes tener topes entre cada trozo de tiempo. Es poco realista creer que vas a saltar inmediatamente de una tarea a otra. Tu cerebro necesita tiempo para descomprimirse y recargarse.
Además, necesitas estos períodos de transición para cosas como viajar a una reunión. Digamos que tienes que cruzar la ciudad a las 2 de la tarde para reunirte con inversores. Es posible que tengas una reunión programada. Pero, si le lleva 20 minutos llegar allí, también debería bloquear desde la 1:30 p.m. hasta las 2:00 p.m. Es una forma sencilla de evitar que programe accidentalmente algo más que pueda hacer que llegue tarde a la reunión.
Paso 6: Apagar y desconectar.
Otra forma de que el bloqueo de tiempo sea útil es erradicar esas molestas distracciones. De acuerdo, erradicar puede ser un poco duro. Pero, entiendes la idea. Las distracciones te impiden hacer las cosas.
¿El principal culpable? Tu smartphone. Afortunadamente, puedes bloquear las aplicaciones en determinados momentos estableciendo límites en tu teléfono o utilizando herramientas como Freedom o FocusMe. También puedes poner tu teléfono en modo «No molestar». Y, si eso no funciona, siempre puedes mantener tu teléfono en otra habitación.
Además de tu smartphone, también puedes distraerte con tus compañeros de trabajo o tu familia si trabajas en casa. A veces esto es inevitable. Pero, podrías cerrar la puerta de tu oficina cuando necesites concentrarte en el trabajo. Si no captan la indirecta, coloca un cartel de «No molestar» en tu puerta o comparte tu calendario con ellos para que sepan cuándo estás libre para charlar.
Te sugiero que lleves un registro de distracciones. No tiene que ser nada elegante. Simplemente anota lo que te ha interrumpido y cuándo. Por ejemplo, si un ruidoso camión de la basura le hace perder la concentración todos los miércoles por la mañana, póngase un par de auriculares con cancelación de ruido a esa hora.
Paso: 7: Revise lo que sea necesario.
Por último, revise lo que sea necesario.
Para ello, revise su calendario de la semana pasada. ¿Qué tan productivo fue? ¿Qué es lo que no salió según lo planeado? Para la próxima semana, mueve algunos bloques para ver si esos cambios fueron beneficiosos o no.
También sería inteligente utilizar una herramienta como Calendar que puede analizar cómo estás gastando tu tiempo gracias a la magia del aprendizaje automático. A continuación, puede hacer sugerencias inteligentes. Por ejemplo, puede vigilar tus reuniones y recomendarte cuándo deberían tener lugar, así como a quién invitar.