Oletetaan, että olet koulusi rehtori. Teille on annettu tehtäväksi järjestää näyttely. Mikä on ensimmäinen asia, jonka teet? Yrität ensin kirjata ylös kaikki tehtävät, jotka on tehtävä. Merkitset ylös tehtävän yksityiskohdat ja vastuuhenkilön. Käytät myös virallista viestintää rehtorille, opettajille ja muille asemassa oleville henkilöille. Vastaavasti myös liike-elämässä meidän on kirjattava ylös yksityiskohtia ja kommunikoitava organisaation muille henkilöille. Tämä viestintätapa liike-elämässä on muistio. Tässä osiossa tutkimme memorandumia.
Muistio
Muistio on muistio tai kirjaus tulevaa käyttöä varten. Organisaatiolle on erittäin tärkeää, että viestintä on tehokasta. Se on toimiston sisäinen työkalu. Sillä on useita käyttötarkoituksia.
Yksinkertaisesti sanottuna muistio on kirjallinen viesti tai tieto yhdeltä henkilöltä tai osastolta toiselle samassa yrityksessä. Se on vähemmän muodollinen kuin kirje.
Muistiosta käytetään usein lyhennettä memo. Tehokkaassa muistiossa ilmoitetaan selkeästi tavoite ensimmäisessä virkkeessä.
Muistion tarkoitus
Henkilö kirjoittaa muistion tiettyjä tarkoituksia silmällä pitäen. Sitä käytetään
- Tiedottamiseen.
- Kyselyyn.
- Voidaan käyttää raportointiin.
- Voidaan antaa ehdotuksia.
- Muistuttamiseen.
- Voidaan käyttää ohjeistamiseen.
- Muistion avulla voi edistää hyväntahtoisuutta.
- Ajatusten välittämiseen.
Muistioiden edut
Muistioiden käyttämisellä on useita etuja. Muistiot ovat
- Muistio on nopea.
- Se on kätevä viestintäväline.
- Se on edullinen. Muistioita käytetään organisaation sisällä, joten voidaan käyttää heikkolaatuista paperia.
- Se auttaa kirjallisten asiakirjojen säilyttämisessä.
Muistion osat
Muistiossa on pääasiassa viisi osaa. Ne ovat
otsikko-osa
Muistion otsikko-osassa on neljä perusosaa.
TO: Lukijan nimi ja tehtävänimike
FROM: Lähettäjän nimi ja tehtävänimike
DATE: Täydellinen päivämäärä
SUBJECT: Muistion kirjoittamisen syy
Avaussegmentti
Tässä segmentissä kerrotaan muistion tarkoitus. Aloituskappale sisältää muistion kirjoittamisen syyn tai motiivin. Se antaa lyhyen yleiskatsauksen muistiosta.
Konteksti
Se on sen ongelman tapahtuma tai olosuhde, jota kirjoittaja on ratkaisemassa. Konteksti on mainittava selkeästi.
Tehtäväsegmentti
Se on segmentti, johon on sisällytettävä maininta ongelman ratkaisun vaiheista. On sisällytettävä vain tarvittavat tiedot. Tee kunnollinen suunnittelu ennen muistion kirjoittamista.
Yhteenvetosegmentti
Jos muistio on yli sivun mittainen, on sisällytettävä erillinen yhteenvetosegmentti. Lyhyessä muistiossa se ei ole välttämätön. Se auttaa lukijaa ymmärtämään muistion pääajatuksen. Lisäksi se auttaa ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin.
Keskustelulohko
Se on muistion pisin osa. Se sisältää kaikki ajatuksia tukevat yksityiskohdat. Muista aloittaa yleisillä tiedoilla ja siirtyä sitten tarkempiin. Se sisältää tukevia ajatuksia, tosiasioita ja tutkimustietoa.
Loppuosio
Lopeta muistio aina kohteliaisiin sanoihin. Varmista, että teet tehtävän suorittamisesta tehokasta ja helppoa. Yritä houkutella lukija positiiviseen toimintaan.
Tarvittavat liitteet
Muistion loppuun voi liittää myös luetteloita, kaavioita, taulukoita jne. Tee liitteille viite ja lisää niille merkintä.
Muistion muoto
Tärkeitä muistettavia seikkoja
- Käyttäkää aina selkeää ja täsmällistä otsikkoa.
- Älä tuhlaa lukijan aikaa käyttämällä pitkiä muistioita. Ole selkeä ja ytimekäs.
- Käytä aktiivista ääntämystä.
- Käytä ensimmäistä persoonaa.
- Ole muodollinen.
- Vältä slangia ja ystävällismielisiä sanoja.
- Pitäisi käyttää huolellista ja loogista tietojen sijoittelua.
- Pitäkää kappaleet lyhyinä.
- Kappaleissa voi käyttää luettelemista.
- Tärkeiden yksityiskohtien kohdalla voi käyttää kiinteitä isoja alkukirjaimia ja keskellä olevaa sisennystä.
- Käyttää bulletteja kohtien esittämiseen.
- Päättele muistio aina kohteliaisiin sanoihin.
- Käytä tekstin fontteja ja värejä herättämään huomiota.
- Vältä epäkohteliaita ja ajattelemattomia muistioita.
- Muistio ei tarvitse kohteliaista lopetusta tai allekirjoitusta.
- Lue sisältö läpi ennen lähettämistä.
Ratkaistuja esimerkkejä sinulle
Ongelma: Mikä seuraavista pitää paikkansa muistion osalta?
- Pitkä ja epävirallinen.
- Lyhyt ja epämuodollinen.
- Lyhyt ja ytimekäs.
- Lyhyt ja ytimekäs.
- Kaikki edellä mainituista.
- Ratkaisu: III. Lyhyt ja ytimekäs.
Ongelma: Mikä seuraavista väittämistä pitää paikkansa muistiossa?
- Koko asiakirja on yksiruutuinen.
- Koko asiakirja on kaksiruutuinen.
- Vain rungon kappaleet ovat kaksiruutuisia.
- Kaikki muut ovat kaksiruutuisia paitsi rungon kappaleet.
Ratkaisu: iv. Kaikki on tuplaväliä lukuun ottamatta runkokappaletta.
Jaa ystävien kanssa