Monet ylistävät Google Docsia sen monipuolisuudesta ja korvaamattomasta mahdollisuudesta jakaa dokumentti tietyille henkilöille, mutta nämä jakamismahdollisuudet ja niiden käyttö voivat avata ovia valtaville yksityisyyden loukkauksille. Toisinaan on pelottavan vaikeaa käyttää internetiä ammattimaisesti ja välttää tukeutumista Googlen palveluihin, mutta on olemassa keinoja hyödyntää näitä työkaluja ja suojella henkilökohtaisia tietoja samanaikaisesti.
Googlen ominaisuussarja on hyödyllinen lähes kaikille, joilla on pääsy internetiin. Yhtiö tukee aarreaitta ilmaisia ohjelmia kaikille aloille, kuten Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps ja tietysti Google Docs. Kaikki nämä työkalut tarjoavat vaikuttavia jakovaihtoehtoja, joiden avulla käyttäjät voivat jakaa tietoja ja tehdä yhteistyötä projekteissa, ja jotkut niistä ovat jopa hauskoja käyttää.
Valitettavasti näiden jakamismahdollisuuksien hyödyntäminen tuottaa myös suurimmat riskit. Google Docsissa helpoin tapa jakaa linkkejä on ottaa käyttöön linkkien jakaminen, jolloin asiakirjalle tuotetaan yksilöllinen URL-osoite ja lähetetään tämä linkki kollegalle. Vaikka linkin lähettäminen suoraan henkilöltä toiselle on suhteellisen turvallista, jos asiakirjassa on linkkejä, jotka johtavat muille verkkosivustoille, näitä linkkejä napsauttamalla edellinen URL-osoite (se, joka luotiin yksityisesti itse asiakirjan jakamista varten) lähetetään uuden sivuston hakemistoon. Kyseessä ei ole sinänsä häijy käytäntö – se on vain vähän tunnettu osa internetin toimintaa.
How to Maintain Privacy When Sending Google Docs
Yksi helpoimmista ja tehokkaimmista tavoista jakaa Google-dokumentti turvallisesti on jakaa se tietyille henkilöille. Tähän on muutamia tapoja. Nopein tapa on pitää linkkien jakaminen pois päältä ja valita sen sijaan ”Tietyt henkilöt” linkkien jakamisvaihtoehdoissa. Tämä edellyttää, että toinen osapuoli kirjautuu Google-tilille, mutta jos työ tarkoittaa arkaluontoisten tietojen lähettämistä asiakirjassa, se on todennäköisesti ylimääräisen askeleen arvoista. Jos tiedosto sisältää linkkejä ja käyttäjä napsauttaa niitä, URL-osoite kertoo edelleen muille verkkosivustoille, missä käyttäjä oli napsauttaessaan linkkiä, mutta se ei kuitenkaan anna näiden sivustojen lukea itse asiakirjaa, koska linkkien jakamisasetukset on asetettu rajoittamaan käyttöoikeus vain valituille tietyille henkilöille.
Toinen vaihtoehto on hyödyntää Google-ryhmiä. Tämäkin reitti vaatii kaikkien asianosaisten kirjautumista Google-tilillä, mutta vastineeksi se luo luettelon henkilöistä, joille mitä tahansa voidaan jakaa yksinomaan. Tämä on hyvä vaihtoehto, jos työ vaatii usein asiakirjojen jakamista suurelle joukolle ihmisiä. Jokaisella ryhmällä on oma liitetty ”@googlegroups” -sähköpostiosoite, joten sen sijaan, että lisäät tietyn henkilön sähköpostiosoitteen valitessasi, mihin asiakirjaa jaetaan, käytä vain ryhmän sähköpostiosoitetta. On hyvä pitää kirjaa ryhmän jäsenistä, jotta tiedetään, kenellä on pääsy jaettuihin tiedostoihin, ja henkilöt, jotka eivät enää osallistu projektiin, on helppo poistaa.
Loppujen lopuksi, kuten yleensä verkkoviestinnässä, yksityisyydensuoja-asetusten huomioiminen tietoja jaettaessa on tärkeää. Kun linkkien jakamista käytetään älykkäästi, Google Docs voi olla sekä suojattu että turvallinen.
