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Passons aux choses sérieuses. Vous êtes ici parce que vous êtes en quête d’un moyen de mieux gérer votre temps tout en augmentant votre productivité. Bien qu’il existe des centaines, voire des milliers, d’options pour atteindre cet objectif, une technique infaillible est le blocage du temps.

Si vous n’êtes pas familier avec le blocage du temps, alors vous êtes au bon endroit. Dans l’article suivant, je décrirai ce qu’est le blocage du temps, pourquoi il est génial, et je vous guiderai sur la façon de le mettre en œuvre dans votre emploi du temps quotidien.

Qu’est-ce que le blocage du temps, et pourquoi est-il efficace.

« Le blocage du temps est simplement une technique de gestion du temps où vous réservez une quantité spécifique de temps pour une tâche particulière », explique Howie Jones de Calendar. « Par exemple, au lieu de vérifier votre téléphone chaque fois que vous recevez un e-mail ou une notification sociale, vous le feriez à des moments clairement définis. » Cependant, la façon dont vous décidez de bloquer votre journée est à votre discrétion.

Pour Jones, il réserve un bloc pour vérifier sa boîte de réception et les médias sociaux avant de se plonger dans son travail le matin. « Il y a un autre bloc après le déjeuner », ajoute-t-il. « Et, le dernier est plus tard dans l’après-midi avant d’appeler le travail un jour. »

D’autres, comme Bill Gates et Elon Musk, sont des fans de la micro planification où toute leur journée est constituée de blocs de cinq minutes. Mais, une pratique plus courante serait de réserver un temps, comme environ une heure, pour accomplir une tâche importante ou assister à une réunion. Une courte pause suit, généralement pas plus de 20 minutes, avant de se remettre au travail.

C’est bien beau tout ça. Mais pourquoi le blocage du temps est-il si efficace ?

Pour commencer, bien qu’utiles parfois, les listes de tâches sont inférieures. C’est principalement parce qu’elles ne tiennent pas compte du temps. Vous pouvez avoir dix éléments que vous voulez accomplir aujourd’hui. Mais si les deux premières prennent plus de temps que prévu, vous ne parviendrez jamais à terminer les autres. Pour cette raison, nous avons tendance à nous attaquer d’abord aux tâches les plus faciles à gérer et les moins critiques, ce qui signifie que ces délicieuses grenouilles restent là à refroidir.

De plus, le blocage du temps vous décourage de faire du multitâche. « En programmant des morceaux de temps pour une tâche ou un problème spécifique, vous favorisez un travail concentré en profondeur », explique Jones. « Cela vous aide également à moins vous concentrer sur le « travail superficiel », c’est-à-dire les activités urgentes, mais non essentielles. »

Le blocage du temps lutte également contre le perfectionnisme et la procrastination puisqu’une limite de temps est attachée à vos responsabilités quotidiennes. Il vous permet également de rejeter plus facilement les demandes concernant votre temps. Et, il vous aide à réfléchir sur vos priorités en vous donnant un document de ce que vous avez accompli et n’avez pas accompli dans un délai spécifique.

Êtes-vous prêt à exploiter le pouvoir du blocage du temps ? Si oui, voici un guide simple, étape par étape, qui vous aidera à prendre enfin le contrôle de votre emploi du temps quotidien.

Etape 1 : Démêlez votre esprit.

Avant de commencer à ajouter des blocs de temps à votre calendrier, vous devez d’abord déterminer comment vous allez les remplir.

Ce serait comme construire une étagère à partir de rien – si vous possédiez un tel talent. Vous devez faire beaucoup de planification à l’avance. Sinon, vous pouvez avoir une étagère qui ne sert à rien parce que les dimensions sont toutes mauvaises. Mais si vous saviez que vous vouliez que cette étagère puisse accueillir votre collection de vinyles, vous chercheriez d’abord des plans. Maintenant, vous achèteriez les bons matériaux pour répondre à vos besoins de stockage.

Comme la plupart d’entre nous, cependant, il y a probablement un million de choses que vous avez à faire qui tourbillonnent dans votre tête. Alors, sortez-les de là en faisant un brain dump.

C’est une activité simple où vous écrivez littéralement tout ce que vous devez faire. Vous pouvez utiliser un stylo et du papier, une application comme Evernote, ou l’application de note de votre téléphone. Commencez par dresser la liste de vos engagements, comme assister à une réunion ou rendre un devoir à une date précise. D’autres éléments à inclure ici seraient des choses comme votre rituel du matin, votre trajet quotidien, ou tout ce qui se rapporte à vos objectifs.

Vous voudrez également inclure des choses que vous aimeriez faire mais que vous ne vous êtes pas encore engagé à faire. Et, également jeter dans tout ce que vous ne serait pas l’esprit faire sur la route.

Vous n’avez pas à faire cela quotidiennement. Mais c’est quelque chose que vous devriez faire fréquemment. Personnellement, je pense que cela devrait être une activité hebdomadaire, comme le vendredi après-midi ou le dimanche soir.

Etape 2 : Identifier vos priorités.

Avec votre liste en remorque, il est temps de la hiérarchiser.

Heureusement, si vous avez décomposé votre liste en doit, veut, et peut-être, vous êtes à mi-chemin. Mais, vous devez encore l’analyser afin d’identifier les éléments qui doivent être faits cette semaine. Tout le reste peut être soit programmé pour une date ultérieure, soit délégué à quelqu’un d’autre, soit effacé de votre liste.

Si vous êtes coincé parce que tout semble essentiel, voici quelques stratégies pour hiérarchiser votre liste :

• Déterminez vos MIT. Il ne s’agit pas de plus de trois choses qui doivent absolument être faites aujourd’hui.
• Utilisez une matrice de priorités. Ici, vous placeriez tout ce qui figure sur votre liste dans les quadrants suivants : urgent et vital ; nécessaire, mais pas urgent ; critique, mais pas important ; et ni urgent ni important.
• Déterminez la valeur de vos tâches avec la méthode ABCDE. Il suffit d’attribuer « A » à votre tâche la plus importante, « B » pour important, « C » pour peut-être, « D » équivaut à déléguer, et « E » est pour éliminer.
• Le principe de Pareto. Concentrez-vous sur la poignée d’activités qui donnent le plus de résultats.
• La stratégie des 2 listes de Warren Buffett. Notez les 25 choses que vous voulez accomplir cette semaine. Ensuite, entourez vos cinq premières et oubliez le reste.

Etape 3 : Préparez un plan quotidien.

Maintenant que vous avez déterminé vos priorités pour la semaine, voyons où les placer dans votre calendrier.

Votre première option serait de travailler sur vos tâches dans l’ordre chronologique. Disons que vous avez alors des éléments qui doivent être descendus avant vendredi. Vos deux premières tâches seraient programmées pour lundi. Les tâches trois et quatre seraient programmées pour le mardi et ainsi de suite.

J’aime ça. C’est assez simple et pas accablant. Quand je me réveille le lundi, je sais quel poisson frire – comme je le fais pour le reste des jours de la semaine.

Bien sûr, il y a quelques considérations ici. Tout d’abord, vous devez estimer le temps que chacune de ces tâches vous prendra. Si chacune d’elles consomme cinq heures, je doute que vous puissiez les accomplir toutes les deux le même jour. Ce n’est pas que vous ne puissiez pas faire une journée de dix heures. Mais ce n’est pas faisable si l’on tient compte des pauses et des distractions. Dans ce cas, vous envisagez plutôt une journée de 12 heures et plus.

Un autre facteur serait avant les engagements comme les conférences téléphoniques, les réunions, les rendez-vous ou les échéances difficiles. Ce sera un défi de s’attaquer à deux tâches importantes lorsque vous avez déjà deux réunions dans votre calendrier.

Et n’oubliez pas de travailler en fonction de vos niveaux d’énergie. Nous avons tous des moments différents où nous sommes les plus productifs en fonction de nos propres rythmes ultradiens. Suivez le vôtre afin de savoir quand vous êtes le plus productif. En règle générale, nous sommes plus alertes et plus énergiques deux heures après le réveil. De plus, au fil de la semaine, les niveaux d’énergie commencent à diminuer.

Avec cela en tête, vous voudriez programmer vos tâches les plus difficiles le matin. Vous utiliserez alors l’après-midi pour des activités moins épuisantes comme les réunions. De plus, essayez d’anticiper votre semaine afin de ne pas travailler sur un élément à objectif élevé le vendredi.

Étape 4 : Bloquez votre journée entière.

Faisons une pause ici. Je veux dire, je viens de vous balancer beaucoup d’informations. Mais, nous sommes à peu près au point que vous attendiez tous – bloquer le temps chaque jour de votre emploi du temps.

Puisque vous avez déjà identifié vos priorités et que vous êtes venu avec un plan pour votre semaine, cela ne devrait pas être si difficile. Cela ressemble probablement à ceci :

• 5 h 30 – 6 h 30 : Rituel du matin
• 6 h 30 – 7 h.: Déplacement vers le travail.
• 7 h 00 – 7 h 30 : Courriel, médias sociaux et Slack.
• 7 h 30 – 9 h 00 : Travail significatif.
• 9 h – 9 h 30 : Pause.
• 9 h 30 – 10 h : Conférence téléphonique.
• 10 h – midi : Travail significatif.
• Midi – 13 h Déjeuner.
• 13 h – 13 h 30 : Courriel, médias sociaux, Slack.
• 13 h 30 – 14 h 30 : Réunion d’équipe.
• 2 h 30. – 15h30 : non programmé – disponible pour des visites au bureau.
• 3h30 – 16h00 : email, social, Slack.
• 4h00 – 16h30 : retour à la maison.
• 4h30 – 21h00 : Temps de qualité avec la famille.

C’est un programme quotidien élémentaire. Mais, je pense que vous avez compris l’essentiel. Votre temps a été comptabilisé pour la journée entière. Vous avez également bloqué du temps pour votre travail le plus important et les tâches superficielles comme le courrier électronique.

Vous avez également consacré des morceaux de temps à votre routine matinale, votre trajet quotidien, vos pauses et votre temps familial. Il y a même un bloc de temps non programmé juste au cas où vous n’auriez pas terminé votre travail le matin, que vous vous occupiez de tâches en veilleuse, ou que vous deviez vous occuper d’un événement inattendu.

Étape 5 : Transition d’un bloc à l’autre.

Si vous voulez perfectionner l’art du blocage du temps, alors vous devez avoir des tampons entre chaque bloc de temps. Il est irréaliste de croire que vous allez sauter immédiatement d’une tâche à une autre. Votre cerveau a besoin de temps pour décompresser et se recharger.

De plus, vous avez besoin de ces périodes de transition pour des choses comme vous rendre à une réunion. Disons que vous devez traverser la ville à 14 heures pour rencontrer des investisseurs. Vous avez peut-être une réunion de prévue. Mais, si cela vous prend 20 minutes pour vous y rendre, vous devriez également bloquer de 13h30 à 14h00. C’est juste une façon simple de vous empêcher de programmer accidentellement quelque chose d’autre qui pourrait vous faire arriver en retard à la réunion.

Étape 6 : éteindre et faire la sourde oreille.

Une autre façon pour le blocage du temps d’être utile est d’éradiquer ces distractions embêtantes. D’accord, éradiquer pourrait être un peu dur. Mais, vous comprenez l’idée. Les distractions vous empêchent de faire les choses.

Le principal coupable ? Votre smartphone. Heureusement, vous pouvez bloquer les applications à certains moments en fixant des limites sur votre téléphone ou en utilisant des outils comme Freedom ou FocusMe. Vous pouvez également mettre votre téléphone en mode  » Ne pas déranger « . Et, si cela ne fonctionne pas, vous pouvez toujours garder votre téléphone dans une autre pièce.

En dehors de votre smartphone, vous pouvez également être distrait par vos collègues ou votre famille si vous travaillez à la maison. Parfois, cela est inévitable. Mais, vous pourriez fermer la porte de votre bureau lorsque vous devez vous concentrer sur le travail. S’ils ne comprennent pas l’allusion, placez un panneau  » Ne pas déranger  » sur votre porte ou partagez votre calendrier avec eux afin qu’ils puissent savoir quand vous êtes libre pour discuter.

Je vous suggère de tenir un journal des distractions. Cela n’a pas besoin d’être quelque chose de fantaisiste. Notez simplement ce qui vous a interrompu et quand. Par exemple, si un camion-poubelle bruyant vous fait perdre votre concentration tous les mercredis matin, mettez une paire d’écouteurs anti-bruit à cette heure-là.

Étape : 7 : Révisez au besoin.

Enfin, révisez au besoin.

Pour ce faire, examinez votre calendrier de la semaine écoulée. Dans quelle mesure avez-vous été productif ? Qu’est-ce qui ne s’est pas passé comme prévu ? Pour la semaine à venir, déplacez certains blocs pour voir si ces changements ont été bénéfiques ou non.

Il serait également judicieux d’utiliser un outil comme le Calendrier qui peut analyser comment vous passez votre temps grâce à la magie de l’apprentissage automatique. Il peut ensuite faire des suggestions intelligentes. Par exemple, il peut garder un œil sur vos réunions et ensuite recommander quand elles devraient avoir lieu, ainsi que les personnes à inviter.