En tant que propriétaire d’entreprise, avez-vous des employés qui ont besoin de prouver leur revenu, de faire une demande de prêt hypothécaire, ou simplement de perdre un talon de chèque ? Si c’est le cas, ils ont alors besoin de leurs fiches de paie pour prouver qu’ils ont un revenu gagné, qu’ils gagnent actuellement un revenu ou qu’ils gagnent un montant précis. Voici une liste des endroits où les employés peuvent chercher à obtenir l’excès de leurs enregistrements de revenus, et quelles sont les meilleures solutions en tant que propriétaire d’entreprise pour fournir des enregistrements de talon de paie qui correspondent à votre budget.
La réglementation sur les talons de chèque de paie varie d’un État à l’autre
Avoir accès à une copie imprimée d’un chèque de paie, même lorsqu’il est livré électroniquement par dépôt direct, peut être difficile et prendre du temps. Pour comprendre comment récupérer des fiches de paie et comment obtenir des fiches de paie par dépôt direct, vous devez comprendre les principes fondamentaux. Les lois des États peuvent fluctuer entre différentes protections de vos informations en recevant leur salaire par dépôt direct. Neuf états donnent aux employeurs le pouvoir d’exiger que leurs employés reçoivent leur salaire par dépôt direct.
Cependant, cela ne s’applique pas si un travailleur n’a pas de compte bancaire ; 21 états permettent aux employeurs d’avoir une autorisation écrite sécurisée de l’employé pour payer par dépôt direct. Dans la plupart de ces 21 États, les employeurs doivent donner aux employés la possibilité de choisir où ils veulent que le paiement soit envoyé, soit par chèque papier, soit par dépôt direct. Donc, avant même de commencer à créer ou à rechercher des services qui fournissent des fiches de paie, vous devez reconnaître que l’État où vous êtes situé peut dicter la façon dont vous pouvez payer vos employés.
Vérifier les services de paie tiers
Il existe des options pour s’inscrire à un service de paie tiers en ligne qui est distinct d’un département RH, si vous en avez un ou d’une dotation en personnel qui coordonne la paie. Les employés peuvent s’inscrire à un compte qui leur permet d’avoir leurs talons de paie et autres documents 24 heures sur 24, 7 heures sur 7. Au lieu de devoir passer par les RH ou le personnel pour obtenir les fiches de paie nécessaires. Malgré l’aspect utile de l’accès en ligne à tout moment, les services de paie tiers peuvent être coûteux et déraisonnables si vous avez un petit personnel. Leur mise en place peut également prendre beaucoup de temps.
Contactez le département des ressources humaines
Selon l’entreprise ou la dotation en personnel, certains employeurs exigent que les employés soumettent une demande formelle pour obtenir des copies des talons de paie. Les employeurs peuvent facturer des frais pour les copies de talons de paie, fournir le service gratuitement ou demander à l’employé de prendre rendez-vous pour récupérer les copies. Selon l’employeur, certains peuvent exiger de soumettre un formulaire de demande comprenant la date d’embauche, le numéro de sécurité sociale et le numéro d’identification de l’employé. Le délai de réception des fiches de paie peut varier de quelques jours à quelques semaines et peut être imprimé ou envoyé à une adresse professionnelle ou personnelle. S’il y a un besoin immédiat d’obtenir les dossiers rapidement, l’employé pourrait se rendre directement au bureau.
Parfois, au lieu d’un service de paie tiers, les entreprises permettent aux employeurs d’accéder à leurs informations sur le site Web de l’entreprise. Vous pouvez alors vous connecter, aller à la page appropriée et télécharger ou imprimer une copie des dossiers. Cela nécessite toutefois un logiciel intégré à votre site Web qui doit calculer les déductions et les taxes spécifiques.
Les enregistrements de talons de chèque n’ont pas à être un problème
En tant que propriétaire d’entreprise, vous vous êtes peut-être demandé quelle voie vous deviez suivre en ce qui concerne les méthodes de paiement de vos employés. Avec notre créateur de talon de chèque, nous supprimons toutes les difficultés liées au versement de la paie, aux déductions et aux impôts. Nous fournissons un modèle de talon de chèque qui permet de tout organiser et nous vous envoyons un fichier PDF à une fois qu’il a été complété. Cela vous donne la possibilité de donner à vos employés leurs fiches de paie quand ils en ont besoin. La beauté de Check Stub Maker est que nous offrons une option à faible coût pour générer vos talons de paie au lieu de logiciels coûteux et de services de paie tiers. Check Stub Maker est là pour vous permettre de prendre le contrôle des enregistrements de talons de paie de vos employés, et de vous faire gagner du temps et de l’argent.