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Facturation &Paiements

Le paiement tardif est difficile en temps normal, mais surtout lorsque les temps sont durs. Il devient non seulement un fardeau financier, mais aussi un fardeau émotionnel.

Une solution courante pour faire face aux retards de paiement est de facturer des frais de retard. C’est la solution la plus évidente, non ? Vous donnez au client un coup de pouce pour vous payer maintenant, ou il encourt plus de coûts plus tard.

Mais est-ce si simple ? N’y a-t-il pas des situations où c’est une mauvaise idée ? Et une fois que vous avez décidé de facturer des frais de retard de paiement, combien devez-vous facturer ? Il y a, en fait, beaucoup de choses à considérer. Dans ce post, nous allons explorer tout cela :

• Pourquoi facturer des frais de retard de paiement est une bonne idée
• Lignes directrices pour facturer ces frais (et quand cela peut être une mauvaise idée)
• Combien facturer

Pourquoi facturer des frais de retard de paiement peut être une bonne idée

En plus d’encourager les clients à payer, des frais de retard de paiement sont une bonne idée pour plusieurs autres raisons :

1. Vous avez besoin de l’argent – le plus rapidement possible. En période difficile, les flux de trésorerie sont particulièrement importants. Les frais de retard de paiement peuvent être une incitation supplémentaire pour que les clients vous paient, plus rapidement. Bien qu’idéalement, vous pourriez éviter de telles mesures, la simple idée de frais de retard de paiement pourrait motiver les clients à vous payer dès qu’ils le peuvent, ou au moins à communiquer avec vous s’ils ne sont pas en mesure de le faire.
2. Cela vous établit comme un professionnel sérieux qui a une entreprise à gérer. Si vous n’incluez pas une politique de frais de retard, la perception peut être qu’un client qui ne paie pas à temps peut répéter ce comportement.
3. Vous êtes payé avant les autres entrepreneurs. Il y a de fortes chances que si ce client ne vous paie pas à temps, il fasse de même avec d’autres entrepreneurs. Mais si vous avez des politiques de paiement plus strictes et que vous faites du grabuge, ils feront passer votre paiement en haut de la pile.

Bien qu’en principe, les frais de retard fonctionnent, il y a des cas où ils ne sont pas une bonne idée.

Lignes directrices pour facturer des frais de retard

En suivant les lignes directrices ci-dessous, vous comprendrez mieux quand il est approprié de facturer ces frais.

1. Demandez-vous : Le travail a-t-il répondu à l’estimation ?

Les clients sont différents. Certains ne vous paieront pas parce que, eh bien, ce sont de mauvais clients. D’autres, encore, ne paieront pas parce qu’ils n’ont pas d’argent. Mais il y a aussi ceux qui ne sont pas satisfaits de votre service. Mais, au lieu de faire des histoires, ils évacuent leur colère en ne vous payant pas à temps. Ils sont passifs-agressifs.

Inclure des frais de retard de paiement dans une facture, ne fait qu’aggraver le problème. C’est pourquoi il est important de vérifier que le travail a répondu au devis avant de facturer. Si c’est le cas, le client est très probablement satisfait. Vous pouvez maintenant envoyer votre facture et inclure les conditions de paiement afin qu’il n’y ait pas de frais de retard surprenants. En parlant de ça…

2. Demandez-vous : Les clients sont-ils conscients des frais ?

Rien ne brûle les ponts plus rapidement que des frais surprises. N’incluez pas de frais de retard de paiement si les clients ne s’y attendent pas. Au contraire, établissez d’abord les attentes en :

• Précisant les frais dès le début de la relation, par écrit, idéalement par le biais d’un contrat.
• Précisant les frais sur toutes les factures que vous envoyez. Assurez-vous qu’elle est visible ; ne la cachez pas dans les petits caractères. De la même manière, vous êtes frustré lorsque vous rencontrez des frais surprenants, enfouis profondément dans les termes et conditions, il en va de même pour vos clients.

Lorsque vous n’avez pas spécifié ce qui précède, vous pouvez toujours inclure des frais de retard de paiement. Il suffit d’informer le client à l’avance, en précisant que le mois prochain vous aurez une politique de retard de paiement. De cette façon, il ne peut pas agir dans l’ignorance du fait et peut s’attendre à ce que toutes les factures futures qui sont impayées – après un certain temps – augmentent en valeur.

Et si le client répond, en demandant une justification, vous pouvez dire que c’est, en fait, une politique que vous appliquez (ou que vous appliquerez) avec tous les nouveaux clients.

3. Sachez quand le pardon et une touche plus douce sont le meilleur choix

Ce n’est pas parce que vous avez une politique de frais de retard que vous devez l’appliquer à chaque occasion. Par exemple, un client peut traverser une épreuve personnelle – comme faire face à un deuil, ou il est durement touché par la récession actuelle. Dans d’autres cas, il peut y avoir des circonstances imprévues où un client lucratif et habituellement fiable ne peut pas vous payer à temps. Évaluez chaque situation et n’imposez pas la même politique à tout le monde.

En soulignant que vous êtes empathique avec leurs circonstances et en renonçant aux frais, vous pouvez renforcer votre relation avec eux. Cela ne peut que contribuer à la réussite commerciale à long terme. En plus des bonnes pratiques commerciales, il est payant d’être humain.

Combien devez-vous facturer ?

Supposons que vous envisagez de facturer des frais de retard, les prochaines questions que vous vous posez probablement sont : Combien dois-je facturer ? Comment dois-je calculer les frais d’intérêt ? Y a-t-il une limite supérieure ? Qu’est-ce qui est acceptable et qu’est-ce qui ne l’est pas ?

Avant de passer à la réponse à ces questions, il est important de renforcer que le but des frais de retard est de motiver le paiement en temps voulu et NON de créer une source de revenus supplémentaires.

Donc, faites en sorte que les frais soient suffisants pour que les gens agissent, et pas trop exorbitants au point que le client ait l’impression que vous le traînez sur les charbons ardents (surtout si le paiement n’a qu’un jour ou deux de retard). Au pire, cela ne fera qu’envenimer la relation et vous perdrez leur clientèle.

Ok, ceci étant dit, revenons à nos moutons.

La première étape consiste à établir un niveau d’intérêt acceptable à facturer. Aux États-Unis, par exemple, il y a des lois différentes pour chaque état. Familiarisez-vous avec celles-ci.

Une fois que vous savez quel est le taux d’intérêt annuel maximum que vous pouvez facturer, calculez les frais de financement mensuels. Il suffit de diviser le maximum de l’État par 12. Par exemple, si le taux est de 18%, les frais de financement mensuels sont de 1,5% (18/12). Sur une facture de 5 000 $ qui a 30 jours de retard, une pénalité de 75 $ (5 000 $×0,015) s’applique.

Supposons également que le paiement a 15 jours de retard. La situation devient un peu différente. Vous pouvez alors calculer les frais en divisant 15/365, en multipliant par 18 %, puis par le total de la facture. Cela vous donne environ 37 $.

C’est aussi simple que cela…et facturer des frais de retard avec FreshBooks est encore plus simple. Lorsque vous créez une facture et que vous ajoutez un client, vous avez la possibilité de définir des frais de retard, soit sous forme de pourcentage, soit sous forme de frais forfaitaires.

Pour plus d’informations, lisez Que sont les frais de retard et les rappels ?

Cet article a été mis à jour en novembre 2020.