*Ce post a été mis à jour au 4/1/2020.
Si vous travaillez dans le domaine des ressources humaines ou si vous êtes responsable d’un service ou d’une équipe, vous rencontrez probablement un nombre régulier de questions sur au moins un des six points suivants : 1) la rémunération 2) l’horaire et les heures de travail 3) les avantages sociaux 4) les vacances/les congés 5) les possibilités d’avancement et 6) la culture ou l’environnement de travail. J’aime toujours deviner laquelle de ces six questions sera posée en premier lorsque j’interagis avec de nouveaux employés. Je trouve que c’est presque certainement le numéro 4 – le sujet des vacances et du temps libre.
Les gens aiment leur temps libre au travail – du moins en théorie. C’est certainement une question importante des nouveaux embauchés, des candidats à l’emploi ou des employés ; qu’ils soient payés ou non est une question commune, surtout si votre organisation a un calcul de temps libre fou ou une politique permettant aux employés d’emprunter des heures avant qu’elles ne soient gagnées. Malheureusement, les employés américains laissent généralement environ 429 millions de jours de congés payés sur la table chaque année.
Les lois sur l’emploi, les politiques et les calculs de congés sont confus
Il n’y a que peu de choses que j’aimais moins dans les RH que de m’asseoir avec des employés qui avaient des questions sur le calcul de leurs congés payés et pourquoi ils étaient dans le négatif de plusieurs centaines d’heures. Ils sont compliqués, déroutants et me rappellent beaucoup le cours de finance avancée de mon MBA.
J’avais une employée qui n’avait pas pu prendre de congés payés depuis plus de trois ans parce qu’elle n’avait pas travaillé suffisamment d’heures au cours des trois années précédentes en raison d’un congé médical et FMLA prolongé. Elle a donc continué à prendre des congés sans solde jusqu’à ce qu’elle ait atteint ses 2 040 heures pour l’année et qu’elle soit admissible à la FMLA. Nous avons finalement trouvé un compromis avec le service des avantages sociaux de l’entreprise et élaboré un moyen, sur une période de 10 mois, pour qu’elle rembourse les vacances non gagnées déjà utilisées afin qu’elle puisse recommencer à gagner des vacances normalement.
Je ne pense pas qu’on puisse assez communiquer sur les types de congés des employés, qu’ils soient payés ou non. Le temps libre est l’un des sujets les plus populaires sur le blog, car il est lié au temps libre pour les travailleurs exemptés ou non exemptés. Les lecteurs du blog ont toutes sortes de questions, qu’il s’agisse de l’utilisation de jours de vacances partiels par les travailleurs du niveau exonéré, du calcul des revenus de vacances ou du moment où les employés deviennent éligibles et protégés par la FMLA. À en juger par le trafic de notre série d’articles sur le temps libre, il est probable que les membres de votre personnel ont Googlé pour obtenir des conseils sur le temps libre à un moment donné pendant qu’ils travaillent pour votre entreprise.
États qui exigent que les employeurs offrent des congés payés
Un nombre croissant d’États aux États-Unis et de villes, je pourrais ajouter exigent que les employeurs offrent des congés payés. Les exigences pour chaque État sont différentes, cependant, je vois plus de cette tendance se poursuivre avec des États comme la Californie, le Connecticut et New York qui montrent la voie. Actuellement, 11 États et Washington, D.C. ainsi que plus de 30 localités exigent un congé de maladie payé.
Types de congés payés
– Vacances (Comprend les vacances illimitées et les vacances réglementées). Selon la façon dont vos vacances sont calculées, les employés peuvent soit gagner ces vacances après un an et les utiliser immédiatement après qu’elles aient été gagnées. L’acquisition des vacances est la question la plus fréquemment posée par les employés. Notre personnel RH est allé jusqu’à développer des feuilles de calcul Excel individuelles qui permettaient aux employés de prévoir leurs heures de vacances pour les utiliser à l’avenir.
– Congé parental (congé de maternité et congé parental). Congé rémunéré pour les nouveaux parents pendant une période prolongée qui est spécifique à l’organisation. De nombreuses organisations offrent maintenant un congé parental payé comme Netflix et Amazon. Un certain nombre d’États et de villes exigent également des employeurs qu’ils offrent un congé parental payé. Je m’attends à ce que le nombre de lois offrant une protection augmente considérablement au cours des 10 prochaines années. Voir le graphique ci-dessus.
– Congé de maladie. Temps de congé exclusivement pour lorsque vous ou un membre de la famille dont vous vous occupez êtes malade et incapable de travailler. Les employés accumulent généralement ce temps par période de paie ou par mois.
– Congé payé (PTO). Les entreprises utilisent souvent le PTO qui combine les congés de maladie et les vacances en un seul.
– Congé de deuil (congé funéraire). Congé pour faire le deuil et s’occuper des affaires personnelles après le décès d’un membre de la famille proche.
– Congé (payé). Selon la politique de votre entreprise, certaines organisations permettent des congés payés et des congés pour des situations qui ne sont pas admissibles à l’assurance-invalidité ou qui en tiennent lieu. J’ai déjà travaillé pour une entreprise qui offrait une politique de congé payé jusqu’à 12 semaines avant que les employés ne soient obligés de prendre un congé selon la FMLA.
– Congé militaire (payé). Les employés ont droit à un congé militaire payé si, pendant leur congé, leur rémunération militaire est inférieure à la rémunération de l’employé dans votre organisation en vertu d’une loi sur l’emploi appelée USERRA. Veuillez noter que l’USERRA (The Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act) ne prévoit pas de seuil d’employés. Tous les employeurs sont tenus de s’y conformer.
– Les congés payés. L’utilisation de la paie de vacances se produit pendant les vacances normales, y compris Noël, Thanksgiving, le Nouvel An et ainsi de suite. Les employés doivent vérifier la politique de leur entreprise sur les jours fériés inclus et s’il existe des politiques pour les travailleurs à temps plein par rapport aux travailleurs à temps partiel en ce qui concerne la rémunération des vacances. Ayant travaillé dans le commerce de détail pendant de nombreuses années, ce sont les questions les plus courantes que j’ai rencontrées.
– Sabbatique. Traditionnellement offerts dans le secteur de l’éducation, les congés sabbatiques sont de plus en plus courants dans le secteur privé. Les employeurs accordent aux employés un congé payé pour explorer leurs passions, leurs intérêts, leur éducation ou pour faire de la recherche. La durée d’un congé sabbatique et sa disponibilité dépendent de votre employeur.
Types de congés non rémunérés
– Congé (non rémunéré). Temps libre non rémunéré lorsqu’un employé a utilisé tous ses congés payés et ses vacances. Les employeurs qui offrent un LOA non rémunéré et ne sont pas tenus de suivre la FMLA et adhéreront à différentes règles et exigences.
– Congé parental. (Non rémunéré). À moins que vous ne viviez en Californie, au New Jersey ou à Rhode Island, ou que votre entreprise offre un congé parental payé, vous prendrez un congé non payé en tant que nouveau parent. Conseil de pro : les nouvelles mères biologiques peuvent bénéficier d’une assurance invalidité et recevoir un pourcentage de votre salaire pendant leur congé, alors vérifiez les avantages auxquels vous avez souscrit avant de parler avec votre patron ou les RH de l’entreprise.
– Congé militaire (non rémunéré). Les employés qui sont de la Garde nationale et deviennent des militaires en service actif sont autorisés à maintenir leur emploi pendant qu’ils sont des militaires en service actif pour une période prolongée, indépendamment de la taille de l’employeur. Les employeurs doivent se renseigner sur l’USERRA comme indiqué ci-dessus.
– Congé personnel non rémunéré. Sous la forme d’heures réduites de prendre un jour non rémunéré. Cela pourrait être pour un congé FMLA intermittent, personnel, de maladie ou de vacances. L’employé ne sera pas rémunéré pour ce temps non payé.
– Congé médical (FMLA). Si un employeur est admissible à la FMLA, les employés peuvent prendre jusqu’à 12 semaines de congé non rémunéré pour prendre soin d’eux-mêmes, d’un membre de la famille ainsi que pour prendre soin des militaires. Les employés doivent avoir été employés pendant 12 mois et avoir travaillé 2 040 pendant cette période de 12 mois. Il existe quelques spécifications supplémentaires que vous pouvez consulter dans le manuel de votre entreprise ou en cliquant ici. Si vous êtes admissible à prolonger votre congé au-delà des 12 semaines de FMLA, est dictée par les politiques décrites par votre employeur.
– Congé médical (non FMLA). Congé médical pour un employé qui n’est pas non plus admissible à la FMLA ou si un employeur n’est pas tenu d’offrir la FMLA. Vous devriez consulter le manuel de votre entreprise pour comprendre combien de congés médicaux vous avez droit et aussi cliquer ici pour des détails sur la Loi sur le congé médical familial.
– Furlough. Ce sont des alternatives de l’employeur aux licenciements où vous ne travaillez pas mais avez accès aux avantages de l’employeur. Dans le passé, ceux-ci ont été communs avec les employés du gouvernement, mais en 2020, ils sont devenus plus courants comme alternative de licenciement pendant la pandémie COVID-19.
Pourquoi le congé payé est-il si insaisissable ?
La plupart des employeurs offrent des congés. C’est la norme dans tous les domaines. Ce qui n’est pas si standard, c’est le sujet du temps libre payé. De nombreux employeurs n’offrent toujours pas d’options payantes, en partie à cause de deux facteurs : l’emploi à temps plein ou à temps partiel et la taille de l’entreprise. Selon un rapport de Pew Research publié en 2020, le temps libre rémunéré est un avantage que les grandes entreprises de plus de 500 employés offrent principalement, 91 % d’entre elles offrant une forme de temps libre rémunéré à leurs employés.