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Il y a de fortes chances que votre organisation, quelle que soit sa taille, utilise un processus de demande d’achat et de bon de commande pour gérer les dépenses sous une forme ou une autre. Le processus de demande d’achat et de bon de commande dans l’approvisionnement, étant numérisé et automatisé, peut fournir à votre entreprise un certain nombre d’avantages clés. Cela deviendra particulièrement clair lorsque le moment sera venu de vérifier vos comptes financiers et que vous découvrirez que vous avez une trace écrite claire à suivre.

Pour mieux comprendre le processus avant de récolter les avantages escomptés, nous avons décomposé le processus d’approvisionnement pour vous, étape par étape, ci-dessous.

Le processus de demande d’achat et de commande d’achat

Un bon de commande est un document commercial créé par l’acheteur qui confirme officiellement une commande et autorise la transaction d’achat de biens ou de services auprès du fournisseur que vous avez prévu.

Les bons de commande sont utiles car ils déterminent les attentes claires de votre entreprise qui peuvent être utilisées pour vérifier que la commande est livrée comme convenu. Ils sont juridiquement contraignants et, en fin de compte, peuvent vous aider à respecter votre budget, à faciliter vos audits financiers et à aider votre entreprise à suivre et à gérer efficacement les commandes.

Étape 1 : Création de la demande d’achat

La première étape consiste à créer la demande d’achat, qui est différente du bon de commande. La demande d’achat est un formulaire que votre entreprise produit en interne et soumet au service des achats de votre entreprise, en fournissant une liste des articles qu’elle souhaite faire approuver par le service des achats. Ce n’est que lorsque le service des achats a approuvé la demande qu’un bon de commande sera généré.

Les avantages de la demande d’achat ne peuvent être exagérés. Ces avantages comprennent la capacité d’isoler vos fournisseurs stratégiques et de consolider le nombre total de fournisseurs, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent ; de réduire les dépenses non conformes ; de rationaliser les dépenses de l’entreprise ; et de réduire vos coûts globaux de demande d’achat, tant à l’externe qu’à l’interne.

Deuxième étape : émettre le bon de commande

C’est une étape cruciale où votre entreprise peut voir une valeur immédiate dans l’automatisation et la numérisation du processus d’approvisionnement. Dans certaines entreprises, les processus manuels dictent que le bon de commande ne peut pas être approuvé tant qu’il n’a pas été physiquement signé par la personne ayant l’autorité désignée. Si cela se fait plutôt par e-mail ou en utilisant une source logicielle d’approvisionnement électronique, cela peut être réalisé beaucoup plus rapidement.

Une fois approuvée, la demande d’achat constitue la base d’un bon de commande qui décrira la demande d’achat. Cela constituera essentiellement un accord formel entre vous et le fournisseur en question. Le bon de commande doit inclure la date, les prix, la livraison, les conditions convenues (par exemple, tout rabais), un numéro de bon de commande et le délai de paiement.

Troisième étape : Le fournisseur reçoit le bon de commande

N’oubliez pas qu’un fournisseur peut demander des modifications si certains des détails sont incorrects ou inacceptables pour lui. Le fournisseur peut alors approuver le bon de commande modifié et vous le renvoyer, soit par courriel, soit en utilisant une plateforme d’approvisionnement électronique.

Quatrième étape : L’acheteur enregistre le bon de commande

Une fois que l’acheteur enregistre le bon de commande, le processus est plus ou moins terminé. Vous ne voudriez pas sauter cette étape car le classement des bons de commande vous aidera grandement lors de vos audits financiers.

Etape cinq : Approbation et paiement

Une fois les quatre étapes ci-dessus terminées, le produit ou le service est livré comme convenu et sera finalement inspecté par rapport au document de commande lui-même. Si le service a été effectué selon les termes du bon de commande, le paiement sera effectué comme prévu.

Dernière étape : Posez les questions importantes

Bien que l’obtention d’un bon de commande puisse être un motif de célébration, il est toujours recommandé de faire preuve de diligence raisonnable pour comprendre toutes les implications futures de cette commande. Avez-vous vérifié l’historique de crédit du fournisseur ? A-t-il des « remises de fidélité » dont vous devriez avoir connaissance ?

En tant qu’équipe, vous pouvez vous préparer de manière holistique aux prochaines étapes en posant toutes les questions  » et si  » qui affectent votre entreprise. Dans cette préparation, assurez-vous d’inclure toute votre équipe dans la discussion, y compris l’équipe de comptabilité, l’équipe d’entrepôt, l’équipe informatique, etc.

Le coût de l’émission et du traitement d’un bon de commande peut varier, selon votre entreprise et ses besoins. Bien qu’il soit conseillé de ne pas passer trop de temps à évaluer vos coûts exacts, il est utile de savoir que les coûts typiques d’un bon de commande peuvent être d’environ 35,88 $ par transaction. Ce coût peut être considérablement réduit, jusqu’à 90 %, en mettant en œuvre un logiciel de demande d’achat et de bon de commande.

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