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Merci à Janet Maydem d’avoir mis au point ce guide amusant sur la planification d’une réunion de famille que tout le monde aimera.

Si vous avez espéré réunir votre famille (ou des cousins génétiques éloignés) pour une réunion, c’est le moment. La majorité de ces événements, 65% en fait, ont lieu en été, lorsque les vacances, les lieux en plein air et les déplacements plus faciles rendent le processus plus simple pour tout le monde. Mais l’organisation d’une réunion de famille, même en été, peut sembler être une tâche vraiment monumentale. Ce guide simple vous aidera à décomposer les étapes et à organiser votre réunion en une semaine seulement. Préparez-vous à vivre une aventure !

Alors que vous travaillez à travers ces étapes, n’oubliez pas de créer un plan qui vous permettra de socialiser et de vous amuser lors de la réunion elle-même. Ne vous mettez pas dans l’obligation de faire trop de travail le jour de la réunion. Une planification intelligente maintenant vous permettra de vous amuser plus tard.

Jour 1 : Fixez une date et recrutez de l’aide

Commencez par fixer une date provisoire qui a du sens pour vous en fonction de votre compréhension des engagements des autres, mais n’oubliez pas qu’elle pourrait changer au fur et à mesure que vous obtenez des commentaires des autres. Appelez quelques membres de la famille au téléphone ou lancez une discussion sur les médias sociaux pour obtenir des commentaires sur la date qui conviendra le mieux à la plupart des gens.

Maintenant, commencez à recruter de l’aide ! Votre meilleur gain de temps lors de la planification de votre réunion sera de faire appel à des personnes pour vous aider. Les frères et sœurs, les enfants adultes, les contacts de généalogie, même les adolescents responsables pourraient s’engager et prendre une partie de la charge de vos épaules. Commencez votre planification en contactant ces personnes et en assignant des tâches à ceux qui sont prêts à vous aider.

• Votre collégien féru d’informatique pourrait vous aider pour les invitations et les affichages vidéo.
• Votre cousin qui adore cuisiner pourrait aider à organiser la nourriture.
• Votre oncle le photographe amateur pourrait aider à rassembler les photos de famille.

Ce ne sont que quelques exemples de la façon dont vous pouvez déléguer les tâches que vous devrez accomplir. C’est une étape incroyablement importante car un peu d’aide peut faire toute la différence.

Journée 2 : Planifiez votre liste d’invités

C’est aujourd’hui le jour où vous devez décider qui sera présent. Vous mettrez en forme et enverrez les invitations le 7e jour, alors ne vous inquiétez pas encore de faire passer le mot.

Qui allez-vous inviter ? Si la réunion a lieu à l’occasion d’un événement spécial – comme un anniversaire marquant ou un anniversaire de mariage – commencez par la famille immédiate et allez jusqu’à la famille élargie.

Si la réunion a pour but de réunir une branche de la famille, désignez un titre provisoire pour votre réunion, par exemple « Descendants de __________ ». Bien que ce type de réunion demande plus de temps à organiser, la technologie moderne peut faciliter certains éléments. (Lisez la suite pour découvrir plusieurs gains de temps technologiques.)

Vous voudrez peut-être inviter vos connexions généalogiques à votre réunion. Quel meilleur endroit pour parler  » boutique  » de l’arbre généalogique ? Les parents proches et les contacts généalogiques de longue date peuvent être invités de la même manière que la famille immédiate.

Si vous pensez à inviter un cousin éloigné que vous avez récemment découvert grâce à l’ADN, cependant, vous pourriez vouloir être un peu plus formel. Beaucoup d’entre nous, généalogistes, pourraient être ravis à l’idée de rencontrer tout un groupe de parents pour la première fois, mais certains pourraient être hésitants. Pour ces lointains cousins « ADN », contactez-les d’abord par vos canaux de communication habituels et demandez-leur s’ils seraient intéressés par une participation. S’ils répondent par l’affirmative, envoyez-leur par courrier ou par courriel des invitations contenant toutes les informations dont ils ont besoin – date, heure, itinéraire, etc. Si ces parents éloignés viennent de loin, vous pouvez également leur proposer de les aider à trouver un hébergement.

Jour 3 : Réservez votre lieu

Une grande partie des conseils sur la planification des grandes réunions de famille recommande un lieu central pour tous ceux qui viendront, de préférence près d’un aéroport et d’hôtels. Mais de nombreux lieux dédiés aux rassemblements sont chers et souvent réservés longtemps à l’avance. Si vous devez économiser de l’argent ou si vous souhaitez simplement un cadre plus décontracté, voici quelques options:

1. Votre jardin. Avez-vous une grande cour ou même un couple d’acres avec un hangar ? Organisez la réunion chez vous ! Vous n’avez pas besoin de réservations ou de dépôts. Vous avez juste besoin de nettoyer. Si vous n’avez pas le temps d’organiser votre maison, recrutez vos enfants ou petits-enfants pour vous aider en échange d’un peu d’argent. Vous pouvez également contacter votre lycée local ou les groupes de jeunes de la région et demander quels sont les jeunes qui ont besoin d’effectuer des heures de service communautaire ou qui veulent gagner un peu d’argent supplémentaire pendant l’été – ils peuvent être en mesure de vous aider.
2. Un parc public. De nombreux parcs ont des abris ou même des installations pour les fêtes que vous pouvez réserver et certains sont gratuits. Choisir un parc avec un terrain de camping peut aider à l’hébergement de vos invités.
3. Votre sous-sol d’église. Si vous appartenez à une église ou à une synagogue qui possède une salle de communion, demandez si la salle peut être louée. Les frais sur ces types de salles sont souvent moins chers.
4. Votre salle locale de la Légion américaine ou un lieu similaire. Ces installations sont fréquemment réservées, mais cela vaut la peine de vérifier, surtout si votre réunion n’a pas lieu un samedi.
5. Un hôtel, un centre de villégiature ou un restaurant. Alors que certains hôtels et centres de villégiature facturent un bras et une jambe, vous pourriez être surpris du prix raisonnable de la location d’une salle d’événement ou de réunion dans certains hôtels si vous appelez autour. Vous pouvez même en obtenir une gratuitement si plusieurs membres de la famille prévoient d’y séjourner. De plus, de nombreux centres de villégiature proposent des cabines ou de grandes pièces pouvant être utilisées à cette fin. Cela peut s’avérer beaucoup moins coûteux que la location d’une salle de réception officielle. Un restaurant fournira souvent la salle gratuitement si vous achetez la nourriture pour l’événement par son intermédiaire. De plus, il y a très peu de nettoyage!

Prenez le temps aujourd’hui de passer des appels et d’envoyer des courriels afin que vous puissiez verrouiller votre lieu de réunion.

Jour 4 : Planifiez la nourriture pour votre réunion de famille

Vous vous demandez comment diable vous aurez le temps de cuisiner pour tout le monde ? Bonne nouvelle : vous n’êtes pas obligé de le faire ! Considérez ces options lorsque vous planifiez votre menu :

1. Faites-en un potluck. Cette option fonctionne bien si vos invités n’ont pas un long trajet à parcourir. Vous fournissez le plat principal et la méthode pour le cuisiner (comme des hamburgers, des hot-dogs et un très grand gril), et tout le monde fournit les accompagnements et les desserts. Vous pouvez attribuer des plats à certaines personnes si vous voulez vous assurer que certains types de nourriture sont fournis, surtout si certains de vos invités ont des besoins alimentaires spéciaux.
2. Vérifiez votre épicerie ou votre charcuterie locale. De nombreuses épiceries et charcuteries proposent des packs de fête qui comprennent des sandwichs, des accompagnements de charcuterie et un dessert. Vous devez cependant les commander une ou deux semaines à l’avance, alors préparez-vous à cela. Vous pouvez également créer un bar à sandwichs (ou à tacos) en disposant une variété d’ingrédients et d’accompagnements préfabriqués et en permettant aux gens de créer leur propre déjeuner.
3. Engagez un traiteur. C’est l’option la plus rapide avec le moins de tracas (et elle est parfaite pour les dîners assis) mais c’est aussi l’une des plus chères. Si vous disposez d’un budget important et de très peu de temps, réservez un traiteur bien avant votre date (de nombreux grands sites, hôtels et centres de villégiature ont un traiteur avec lequel ils travaillent déjà). Une autre option, si vous ne voulez pas cuisiner mais que vous devez économiser de l’argent, est de trouver un traiteur qui vous engagera uniquement pour la préparation des repas. Les coûts sont généralement moins élevés si vous transportez et servez la nourriture vous-même.
4. Tenir votre réunion dans un restaurant (comme mentionné ci-dessus). De nombreux restaurants ont de grandes salles pour les rassemblements et vous pouvez couvrir le lieu et la nourriture tout en un (souvent pour un prix forfaitaire juste pour la nourriture).

Jour 5 : Planifiez vos divertissements

Toute réunion de famille a des enfants qui s’ennuient et des adultes agités qui ont besoin de quelque chose à faire. Voici quelques activités qui sont simples et rapides à mettre en place :

1. Jeux de pelouse traditionnels. Avez-vous un jeu de boules ? Des fers à cheval ? Un toboggan ? Installez-les sur l’herbe et invitez des groupes à jouer. Assurez-vous que les jeux qui impliquent de lancer des objets ou de l’eau sont installés bien loin de votre zone de nourriture et de socialisation.
2. Jeux de société. Vous pouvez désigner un coin de la zone d’assise de votre réunion de famille pour les jeux de société ou les cartes. Laissez-les installés toute la journée et invitez tout le monde à utiliser l’espace de jeu. N’installez pas de jeux vidéo – nous voulons que les gens s’engagent les uns avec les autres, après tout !
3. Micro ouvert. Avez-vous des membres de votre famille talentueux qui chantent ou jouent d’instruments intéressants ? Installez un micro et invitez les musiciens de la famille à se produire. Assurez-vous de demander aux membres de la famille d’apporter leurs instruments dans l’invitation si vous comptez inclure cette option.
4. Karaoké : Vous pouvez acheter ou louer ces machines pour un prix assez bas et elles sont très amusantes, surtout pour les événements en soirée.
5. Un cercle d’histoires : Le but d’une réunion de famille est de rassembler les gens, en partageant des histoires. Prévoyez une heure réservée à tous, jeunes et moins jeunes, pour partager une histoire sur leur vie. Faites passer un bâton autour du cercle pour garder les choses organisées.
6. Un coin jouets et bricolage : Si des enfants assisteront à votre événement (surtout s’il se déroule à l’intérieur), prévoyez une pièce ou un coin garni de jouets, de projets d’artisanat et de fournitures artistiques pour les divertir. Tout le monde appréciera votre prévenance. Vous pourriez même prévoir une activité artisanale axée sur la généalogie ou la famille qu’ils pourront rapporter à la maison comme un moment.
7. Photo sharing. Demandez à tout le monde d’apporter de vieilles photos à partager et installez une table où les gens pourront voir les vieilles photos et les albums apportés par d’autres. Vous pouvez même fournir un scanner pour que chacun puisse obtenir une copie des photos qu’il souhaite. Un ordinateur peut être fourni pour visionner les photos numériques apportées sur un disque ou une clé USB. Veillez à ce qu’une personne soit chargée de gérer cet effort afin que les anciennes photos soient traitées correctement. Voyez d’autres idées d’éléments de réunion axés sur la généalogie vers la fin de ce guide.

Journée 6 : Ajoutez une réunion virtuelle à vos activités

Vous avez des membres de votre famille dans des endroits éloignés et vous savez qu’ils ne pourront pas y assister ? Eh bien, si votre endroit a accès à l’électricité et à Internet, pourquoi ne pas bloquer une heure et organiser une « réunion de famille virtuelle » pour tous les parents qui ne peuvent pas venir ?

Mon frère a fait cela pour le 60e anniversaire de sa femme puisque c’était en janvier et que nous vivons dans le Wisconsin. Ils ont installé des moniteurs et des webcams dans leur cuisine et les personnes qui ne pouvaient pas être présentes ont pu se connecter à un lien et rejoindre la fête en ligne. Suivez ces étapes pour organiser une réunion de famille virtuelle :

1. S’inscrire sur un site de vidéoconférence et s’inscrire à la date et à l’heure de votre réunion virtuelle. Copiez et enregistrez le lien que le site de conférence vous donne.
2. Partagez le lien de la réunion virtuelle dans vos invitations. Mettez en évidence ce lien comme un moment de rassemblement virtuel pour les personnes qui ne peuvent pas assister à la réunion en personne.
3. Lorsque vous organisez le lieu de votre réunion, incluez une zone avec des moniteurs et des webcams qui se concentreront sur des groupes de personnes. Assurez-vous d’utiliser des appareils avec des microphones, afin que les gens puissent s’entendre parler. Au moment de la réunion virtuelle, connectez vos appareils au lien de la vidéoconférence et regardez les personnes qui viennent de loin se connecter pour se joindre à votre fête.

C’est aussi le jour où il faut penser aux photos. Vous n’avez pas besoin d’engager un photographe, mais vous voudrez trouver quelqu’un dans la famille qui sera chargé de les prendre. Prévoyez de réserver au moins une heure pendant votre réunion pour les photos de groupe et mettez en place un  » mur de photos  » où chacun accepte de poser pour au moins une photo individuelle ou familiale.

Journée 7 : Formatez et envoyez vos invitations

Bien que vous puissiez avoir besoin d’envoyer le traditionnel prospectus papier à certains de vos invités, de nombreuses personnes peuvent être invitées par e-mail et par les médias sociaux et cela est beaucoup moins coûteux et plus facile à gérer. Les invitations en ligne sont rapides et peuvent inclure un lien RSVP pour des réponses rapides. Un lien de réunion virtuelle peut également être inclus.

Si l’étendue de votre expérience informatique consiste à trouver le bouton « on », vous pouvez déléguer cette tâche au gourou des médias sociaux de votre famille. Sinon, créez un événement sur Facebook et demandez aux gens de marquer s’ils y participent. Ou utilisez un service d’invitation ou de carte électronique en ligne et envoyez les invitations par courriel.

Si vous avez effectué toutes les étapes ci-dessus, vous avez les principaux éléments de votre réunion définis et prêts à être utilisés. Tant mieux pour vous ! Mais si vous souhaitez que votre réunion soit axée sur l’histoire familiale, vous pouvez également ajouter quelques jours supplémentaires de planification pour inclure des éléments axés sur la généalogie. Voici quelques idées.

Idées pour ajouter une exposition sur la généalogie à votre réunion de famille

C’est le but d’une réunion de famille, n’est-ce pas ? Partager des souvenirs de famille.

Vous voudrez partager vos recherches sur l’histoire de la famille avec tout le monde, de manière respectueuse et non intrusive, et utiliser le rassemblement comme une occasion de recueillir plus de détails, d’histoires, de documents et de photos. C’est peut-être la tâche qui vous prendra le plus de temps, mais vous pouvez la gérer de plusieurs façons.

1. Les présentations traditionnelles sur tableau. Ce sera probablement le moyen le plus facile pour les gens de regarder votre exposition, mais cela prend beaucoup de temps à mettre en place. Si vous avez des membres de votre famille motivés qui se portent volontaires pour le faire, déléguez-leur cette tâche. En plus d’un tableau d’arbre généalogique et de vieilles photos, incluez tous les livres ou articles qui ont été écrits sur votre famille.
2. Affichage vidéo. Cette option est idéale si vous avez déjà numérisé vos documents et photos de généalogie. Organisez un diaporama vidéo de votre généalogie et faites-le tourner en boucle pour que les gens puissent le regarder tout au long de la journée. Là encore, vous pouvez demander l’aide d’un membre de la famille qui s’y connaît en technologie. Vous pouvez voir des exemples de vidéos de réunions de famille sur YouTube, y compris ce très bel exemple.
3. Paquets d’histoires. Contactez vos proches et demandez-leur de partager leurs souvenirs sur les membres de la famille, les lieux ou les événements par e-mail ou par lettre. Vous pouvez les organiser en fonction du groupe familial. Une fois que vous avez votre collection d’histoires, ajoutez-y des photos de famille et apportez votre paquet à votre imprimeur local pour en faire des copies. Distribuez-les lors de votre réunion comme souvenir pour vos invités.

Lisez cet article sur la collecte des histoires de famille et celui-ci sur la façon de le faire respectueusement pour vous aider.

Planifier une réunion de famille en si peu de temps ne sera pas facile mais si vous rationnez votre temps selon ce guide, vous pouvez le faire. N’oubliez pas de prendre soin de vous aussi – faites une pause de temps en temps pour célébrer un travail bien fait.

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Janet Meydam est un écrivain indépendant qui a plus de 40 ans d’expérience dans la généalogie comme un passe-temps. Ses connaissances comprennent la recherche de nombreux registres différents des États-Unis, de l’Allemagne et de la Pologne. Elle est également co-auteur du livre d’histoire familiale de ses parents « I Come from a Long Line of Dilleys ». Janet travaille en tant qu’ergothérapeute. Elle et son mari Tim ont trois enfants adultes et vivent dans le Wisconsin.

Image : Réunion de la famille Ormond en 1912

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