La technologie avancée d’aujourd’hui stimule la fraude financière. C’est tout simplement la nature de la bête. Alors qu’une entreprise trouve des moyens plus rapides d’optimiser le processus de paiement par l’automatisation, une prévention active de la fraude est nécessaire pour protéger la marque. Cela peut être accompli avec une méthode appelée « paiement positif. »
Qu’est-ce que le paiement positif ?
Le paiement positif est une forme de gestion de la trésorerie qui fonctionne pour identifier les chèques altérés et prévenir la fraude par chèque. Il empêche les criminels d’encaisser des chèques frauduleux en utilisant des numéros de compte bancaire volés. Il attrape également toute information sur les chèques sans provision dont le montant ou la date a été modifié.
C’est un service de gestion de trésorerie automatisé qui fait rapidement correspondre les chèques émis par une entreprise avec ceux qu’elle présente pour le paiement. Tout chèque qui semble étrange ou qui est considéré comme suspect, sera renvoyé à l’émetteur pour un examen plus approfondi.
Le système de paiement positif agit comme une forme d’assurance pour une organisation contre les pertes, la fraude et d’autres responsabilités. Il y a généralement des frais encourus pour l’utilisation du service, bien que certaines banques l’offrent maintenant gratuitement.
Comment fonctionne le paiement positif ?
Pour protéger une entreprise contre les chèques altérés, falsifiés ou contrefaits, un service de paiement positif fait correspondre des données de chèques spécifiques à une liste fournie par l’entreprise, avant le traitement. Cela comprend des informations telles que :
- Montant en dollars
- Numéro de chèque
- Date
- Numéro de compte
Dans certains cas, le bénéficiaire est également inclus dans la liste. Si l’une de ces données ne correspond pas, la banque ne validera pas le chèque. Ces types de contrôles de sécurité sont nécessaires pour qu’une entreprise n’honore jamais les chèques contrefaits qui passent entre les mailles du filet. C’est une forme d’automatisation des yeux de votre comptable.
Lorsque les informations ne correspondent pas et que le chèque est rejeté, la banque en informe le client par un rapport d’exception. Elle retient le paiement jusqu’à ce que l’entreprise avise la banque d’accepter ou de rejeter la transaction. La banque peut également prendre des mesures comme:
- Flageller le chèque
- Notifier un représentant de l’entreprise
- Solliciter l’autorisation de compenser le chèque
S’il n’y a qu’une légère erreur ou un problème mineur, l’entreprise peut conseiller à la banque de compenser le chèque. Si votre entreprise oublie d’envoyer une liste à la banque, tous les chèques présentés qui auraient dû être inclus, peuvent finir par être rejetés. Donc, soyez prudent.
Paiement positif inversé vs paiement positif
Une autre forme de paiement positif est appelée paiement positif inversé. Ce système exige de l’émetteur qu’il assure lui-même l’autosurveillance des chèques. C’est donc à l’entreprise d’alerter la banque pour qu’elle refuse un chèque.
Dans ce processus, la banque vous informera quotidiennement de tous les chèques présentés et compensera les chèques approuvés. Si votre entreprise ne répond pas à la banque dans un court laps de temps, la banque ira de l’avant et encaissera le chèque.
Alternativement, la banque refusera tout ce que vous lui demanderez. Rappelez-vous simplement que cette méthode est beaucoup plus risquée que le processus automatisé de paiement positif.
Prévenir la fraude par chèque et paiement électronique
Il y a de nombreuses façons dont le paiement positif est une forme intelligente de services bancaires aux entreprises. Il simplifie le processus d’encaissement des chèques, aide une entreprise à réduire les erreurs et économise sur les coûts de main-d’œuvre. D’autres avantages clés comprennent :
Vérification des chèques
Chaque chèque présenté pour le paiement est automatiquement vérifié. Cela inclut les chèques présentés dans tous les bureaux bancaires. Positive pay empêchera le paiement de chèques en double et protégera également contre les chèques perdus ou volés.
Contrôle de la fraude
Positive pay réduit considérablement les chances de fraude par chèque. C’est comme avoir un ensemble d’yeux robotisés pour tout surveiller. Une entreprise a la capacité accrue d’identifier et de renvoyer les articles frauduleux, y compris les noms de bénéficiaires suspects. Une banque travaille avec une entreprise pour vérifier que vous avez effectivement émis/reçu les chèques comptabilisés sur le compte.
C’est toujours votre décision
En fin de compte, l’entreprise décide toujours d’accepter ou non le chèque. C’est vous qui avez la décision finale avec la rémunération positive. La banque en ligne donne à une marque la possibilité de surveiller et de prendre facilement des décisions sur les éléments d’exception et de télécharger des informations sur les émissions.
Les autres avantages clés comprennent :
- Surveillance cohérente des comptes
- Moins de coûts de main-d’œuvre humaine et d’erreurs
- Une deuxième paire d’yeux sur toutes les transactions
En conclusion
La seule fois où le paiement positif peut mal tourner est si votre entreprise ne surveille pas la liste des exceptions (c’est-à-dire ce que la banque rejette). Vous devez avoir quelqu’un assigné aux tâches quotidiennes pour examiner tout ce qui ne passe pas. La plus grosse erreur à commettre est de laisser passer un chèque frauduleux simplement parce que personne ne s’est occupé de la liste ce jour-là.
La paie positive permet à une entreprise de garder une longueur d’avance sur les criminels et de protéger sa trésorerie. La mise en œuvre de stratégies aujourd’hui pour assurer la protection à l’avenir signifie moins de place pour l’erreur. C’est un système de protection contre la fraude offert par la plupart des banques commerciales pour protéger les entreprises de toute taille et quelque chose à considérer sérieusement.