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Un gestionnaire d’événements supervise la conception, la mise en place et l’exécution d’événements qui rassemblent des gens. Ces événements peuvent aller de petites réunions de réseautage avec quelques dizaines d’invités à des conférences à grande échelle avec des milliers de participants sur plusieurs jours – et tout ce qui se trouve entre les deux.

Quelle que soit leur ampleur, la gestion des événements est toujours une entreprise centrée sur les personnes. Votre objectif est de veiller à ce que les gens tirent le meilleur parti d’un événement donné, et vous travaillez en étroite collaboration avec les gens pour atteindre cet objectif.

Lisez ce qui suit pour apprendre ce qui fait de la gestion d’événements une carrière enrichissante (si vous êtes une personne humaine !), les compétences essentielles d’un gestionnaire d’événements réussi et les secrets de réussite des meilleurs professionnels.

Qu’est-ce que la gestion d’événements ?

La gestion d’événements est un métier de gestion de projet axé sur tous les aspects des événements, du choix du lieu au suivi de la satisfaction des invités.

Quelle est la différence entre le rôle d’un gestionnaire d’événements et celui d’un planificateur d’événements ?

Pour la plupart, ces titres de postes sont synonymes. Les différences qui existent entre les rôles se résument principalement à la façon dont les entreprises et les professionnels de l’événementiel définissent les postes pour eux-mêmes. Par exemple, certains peuvent définir les gestionnaires d’événements comme travaillant uniquement sur des événements à grande échelle ou s’occupant des tâches le jour de l’événement plus que de la planification avant l’événement.

Mais, lorsque vous recherchez les deux termes sur LinkedIn ou sur d’autres sites d’emploi – beaucoup des mêmes postes apparaissent dans les résultats, tout comme les emplois de « concepteur d’événements ». En outre, le Bureau américain des statistiques du travail place tous ces postes dans la seule catégorie professionnelle des « planificateurs de réunions, de congrès et d’événements ».

Quelles sont les étapes du processus de gestion des événements ?

Il y a cinq étapes de base de la gestion d’événements, bien que chaque étape contienne de multiples tâches. De plus, les gestionnaires d’événements occupés sont généralement à différentes étapes pour de nombreux événements à un moment donné.

Étape 1 : Recherche, définition de l’objectif et évaluation de la viabilité

Que vous soyez un gestionnaire d’événements d’entreprise en interne ou que vous dirigiez une société de gestion d’événements qui travaille avec divers clients, la première étape consiste à définir l’objectif de votre événement et à évaluer sa faisabilité. Dans de nombreux cas, cela semble aller de soi. L’objectif global de l’événement est de collecter des fonds pour une nouvelle aile de bibliothèque, de célébrer le 20e anniversaire d’une entreprise ou de lancer un nouveau produit.

Mais il est essentiel d’être plus granulaire. Voici quelques éléments à demander à votre client ou à discuter avec votre équipe interne :

• Pour les événements d’entreprise : Quel est le business case ? Présenterez-vous un seul produit ou plusieurs ? Y aura-t-il un volet éducatif ?
• Pour les organismes à but non lucratif : Quel est l’objectif spécifique de collecte de fonds ? L’événement est-il destiné exclusivement aux donateurs à long terme ? L’événement coïncidera-t-il avec une nouvelle exposition ?
• Pour les cérémonies de remise de prix : La F&B doit-elle avoir lieu pendant la cérémonie ou après ? Doit-il s’agir d’un cocktail debout ou d’une affaire assise?
• Pour les événements de réseautage : Voulez-vous améliorer le sentiment de communauté au sein d’une organisation ? Voulez-vous que les invités rejoignent un nouveau groupe professionnel sur Facebook?
• Pour les événements sociaux : S’agit-il d’un événement formel ou décontracté ? Quel type de musique doit-il y avoir pour que tous les invités passent un merveilleux moment ?

Cette première étape devrait également inclure une évaluation de la viabilité de l’événement, ce qui signifie établir un budget d’événement et déterminer s’il s’aligne sur l’objectif de l’événement. Par exemple, une organisation à but non lucratif peut apprendre qu’elle n’a pas les réserves financières nécessaires pour organiser un gala de collecte de fonds. Dans ce cas, l’organisme à but non lucratif peut reporter le gala d’un an et organiser à la place un festival de food truck à faible coût avec un élément de collecte de fonds.

Étape 2 : Choisir votre thème et concevoir l’événement

Puis, les gestionnaires d’événements conçoivent l’événement pour atteindre les objectifs spécifiés. C’est là que l’ébauche de votre événement prend tout son sens.

• Que se passera-t-il pendant l’événement ?
• Qui se produira/parlera/enseignera ?
• Quand et où cela se produira-t-il ?
• Quelle est la disposition prévue des tables, chaises, scènes, podiums et F&B ?
• Quel est le style prévu pour le décor, la toile de fond et les autres éléments de l’événement ? (Moderne, traditionnel, romantique, steampunk, rustique ?)

C’est un processus créatif qui peut inclure la conception de la couleur, du son et de l’éclairage pour les galas et autres événements plus théâtraux, centrés sur la performance. Pour les événements professionnels, l’accent sera mis sur l’établissement de calendriers et d’activités de séminaire, de signes de marque et de swag, et sur le choix d’éventuels conférenciers.

Les gestionnaires d’événements et leurs équipes collaboreront souvent sur des outils de services événementiels numériques tels que les tables sociales afin que tout le monde comprenne la trajectoire de la planification et puisse appeler les problèmes qui surviennent dès le début.

Étape 3 : se concentrer sur les détails pour un événement réussi

Une fois que le gestionnaire d’événements et son équipe se sont mis d’accord sur une vision de l’événement, ils passent aux détails. Cette étape comprend l’essentiel du processus de gestion de l’événement, et peut inclure les éléments suivants (selon le type d’événement) :

• Envoyer les demandes de propositions aux lieux et aux vendeurs.
• Embaucher les lieux, les vendeurs, les conférenciers et les artistes (et être prêt avec des choix de rechange).
• Finaliser les contrats avec les lieux, les vendeurs, les conférenciers et les artistes.
• Construire un site Web d’événement et une application d’événement personnalisée.
• Concevoir des sondages post-événement.
• Envoyer des invitations aux invités.
• Écrire des hashtags d’événement et lancer la campagne de médias sociaux pré-événement.
• Suivre les RSVP et le nombre d’inscriptions à l’événement.
• Communications avec les participants.
• Marketing et sensibilisation à l’événement.
• Discuter du programme de l’événement avec les conférenciers et les artistes.
• Mises à jour et passages des clients.
• Formation du personnel et des bénévoles de l’événement
• Conception et finalisation des documents critiques de l’événement, tels que le calendrier de l’événement et le BOE.
• Vérifier le wifi de l’événement et le service cellulaire, en particulier pour les événements à forte composante technologique.
• Organiser le transport et les services de valet.
• Concevoir le processus d’enregistrement de l’événement et créer la signalisation.
• Constituer des sacs cadeaux et des marchandises de marque.

Étape 4 : exécution de l’événement

C’est l’événement principal pour tout gestionnaire d’événements ! C’est là que toutes les étapes précédentes prennent vie le jour J, et produisent un événement que les invités apprécient et apprécient.

Selon l’ampleur de l’événement, la mise en place peut commencer le matin d’un événement ou quelques jours avant. L’exécution de l’événement comprend :

• L’arrivée et la mise en place des vendeurs et des fournisseurs de l’événement.
• Mise en place des tables et des chaises, des centres de table, des arrangements floraux, des tables de buffet, de la scène et des podiums.
• Vérifications finales, vérifications du son et de la technologie.
• Arrivée des invités et enregistrement de l’événement.
• Services aux invités et communication.
• Service F&B.
• Gestion des problèmes inattendus et des urgences.
• Vérification que les orateurs et les artistes ont ce dont ils ont besoin et comprennent leurs signaux.
• Performances et discours.
• Murs de médias sociaux et sondages auprès des participants.
• Distribution de sacs cadeaux.
• Gestion des sorties des invités.

Stage 5 : Communications avec les invités après l’événement et débriefing de l’équipe

Les gestionnaires d’événements exceptionnels ne considèrent pas un événement comme terminé avant d’avoir compris comment les invités, les bénévoles, les clients et les membres de l’équipe ont réagi à l’événement. Cela commence pendant l’événement lui-même, les gestionnaires d’événements observant les réactions des invités, discutant avec les participants et vérifiant auprès des services aux invités s’il y a des problèmes.

Puis, ils enverront un sondage post-événement de 12 à 48 heures après l’événement. Les gestionnaires d’événements conçoivent des enquêtes post-événement pour obtenir le plus de réponses en les gardant courtes, simples et amicales.

Avec les réponses en main, les gestionnaires d’événements rencontrent les clients pour discuter de leur satisfaction quant aux résultats de l’événement et aux résultats du sondage. Enfin, ils discutent de ce qui a bien fonctionné et de ce qui a mal fonctionné avec leur équipe interne, et élaborent un plan d’action pour éviter des problèmes similaires lors du prochain événement.

Quelles sont les compétences nécessaires à un gestionnaire d’événements ?

Avant tout, les gestionnaires d’événements ont besoin de compétences relationnelles. Le travail exige des interactions constantes avec les clients, les équipes de planification d’événements, les équipes de fournisseurs et de lieux, et les invités. Chaque jour, les gestionnaires d’événements travaillent côte à côte avec des membres de l’équipe qu’ils connaissent bien et des personnes qu’ils viennent de rencontrer. Les autres compétences essentielles des gestionnaires d’événements comprennent :

• Une capacité à rester organisé à la manière de Marie Kondo-
• La capacité à effectuer plusieurs tâches
• Est heureux de travailler le soir et le week-end
• Capacités de communication et d’écoute aiguisées
• Un puits profond d’idées créatives
• Prend plaisir dans un environnement de travail au rythme rapide
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• Capacité à se concentrer au milieu du pandémonium
• Flexibilité lorsque des défis inévitables se présentent
• Confiance dans la prise de décision
• Volonté d’apprendre et d’élargir ses compétences
• Passion pour l’industrie dynamique

Lisez les compétences indispensables pour les planificateurs d’événements pour plonger plus profondément dans 6 compétences professionnelles de l’industrie de l’événement.

3 Secrets sur la gestion des responsabilités liées à la gestion d’événements de la part des meilleurs gestionnaires d’événements

Au delà des compétences ci-dessus, nous avons recueilli des conseils inattendus de gestionnaires d’événements expérimentés. Voici d’autres qualités qui, selon eux, peuvent mener au succès dans le secteur de la gestion d’événements :

Soyez le calme dans la tempête

Les choses iront mal, c’est une évidence. Ne soyez pas surpris lorsque quelque chose n’arrive pas ou est livré au mauvais endroit, qu’un panneau est mal orthographié, que quelque chose se brise, que quelqu’un est en retard…etc. Gardez votre sang-froid et utilisez votre boîte à outils mentale pour faire face à la situation et y remédier. Un organisateur d’événements peut résoudre d’énormes problèmes avec le sourire et faire en sorte que tout le monde reste calme afin de ne pas causer plus de stress. En cas de doute, faites appel à Vanilla Ice… « S’il y a un problème, je le résoudrai » – Victoria Blasich, directrice du marketing pour la société de marketing de salons Freemind Seattle. Extrait de Habits of a Successful Event Manager, un blog invité pour le site web du Northwest Event Show.

Développez votre sens des affaires

Les événements sont un service et doivent être organisés de manière professionnelle. Les événements doivent non seulement attirer un public de taille appropriée, mais les chiffres doivent s’additionner. Les gestionnaires d’événements doivent avoir le sens des affaires. De plus en plus, on leur demande de connaître le fonctionnement d’un secteur d’activité. Ils doivent avoir l’instinct commercial et veiller à ce que les décisions clés soient prises dans le contexte de ce qui est le plus rentable. Qu’est-ce qui est le mieux pour le bilan de l’événement et pas seulement pour l’événement ? À un certain stade du processus de planification de l’événement, vous devrez prendre des décisions difficiles quant à l’orientation de votre événement. Ces décisions doivent être prises avec la tête et non avec le cœur. Encore une fois, ce sont des décisions difficiles qui ne sont pas toujours bien accueillies par l’équipe. – Chris Powell, The Event Expert. Extrait de The 7 Key Skills of a Successful Event Manager sur le blog The Event Expert.

Angagez-vous avec (et apprenez des autres)

Les médias sociaux font tomber les barrières et sont un excellent moyen de se tenir au courant et de se connecter avec des influenceurs qui peuvent remettre en question votre façon de penser et de travailler. Participez à des discussions sur Twitter, rejoignez et contribuez à des groupes LinkedIn, regardez des leaders d’opinion sur YouTube pour voir de nouvelles perspectives et déclencher de nouvelles idées. Participez à des événements du secteur et écoutez certains des meilleurs orateurs du monde de l’événementiel. Laissez-vous inspirer par le secteur passionnant et en constante évolution dont vous faites partie. – Becki Cross, directrice générale et stratège événementiel chez Event Northern Ltd. Extrait de 10 Ways to Be a Better Event Manager sur le blog Event Manager.

Enfin, une perle de sagesse fréquente qui émane de la plupart des gestionnaires d’événements : prenez bien soin de vous. La gestion et la planification d’événements sont des professions notoirement stressantes. Si vous poursuivez une carrière de gestionnaire d’événements, il est essentiel que vous adoptiez une stratégie de réduction du stress pour éviter l’épuisement professionnel.

Maintenant vous savez tout sur ce que fait un gestionnaire d’événements!

Découvrez comment le logiciel de gestion d’événements de Social Tables peut vous aider à aiguiser vos compétences professionnelles. Ou, apprenez les étapes essentielles pour démarrer une entreprise de gestion d’événements.