Az eredménymenedzsment egyre hatékonyabb eszközzé vált a csapatok közös cél köré történő összehangolásában.
A célok és mindenekelőtt az eredmények eléréséhez szükséges eszközök tisztázása kiemelkedően fontos a csapat összetartásának és integrációjának fenntartásához.
Vannak azonban olyan eszközök, amelyek még hatékonyabbá teszik a gyökeres okok miatti problémamegoldást, nagyobb átláthatóságot és egyértelműséget biztosítva a célok és mutatók nyomon követésében.
Ebben a bejegyzésben kiválasztottunk néhány problémaelemző eszközt, döntési diagramot és egyéb módot a gyökeres okok kivizsgálására.
Olvassa figyelmesen, és látni fogja, hogy az ismert problémamegoldó eszközök, mint például az 5 miért módszere, az Ishikawa-diagram (halszálka- vagy ok-okozati elemzés) és a Pareto-elemzés, más fogalmak mellett kiváló módszerek a probléma gyökerének azonosítására.
Bevezetés a gyökeres okok miatti problémamegoldásba
A gyökeres okok elemzésének számos eszköze a minőségirányítás koncepciójából származik, amely a minőség és a szabványos gyártási folyamatok biztosítására alakult ki.
Ezért egy sor gyökér okelemző eszközt és módszert hoztak létre, hogy biztosítsák, hogy a termékgyártás fenntartja a piac által érzékelt minőségi színvonalat.
Ezek a módszerek többsége a folyamatos fejlesztés fogalmán alapul.
Ezt a tevékenységcsoportot a PDCA rövidítéssel foglalják össze (a Plan, Do, Check, Act rövidítése: Plan, Do, Check, Act).
Tudjon meg többet a blogunkon: Javítsa azonnal a vezetését: tanulja meg, hogyan végezze a PDCA-t lépésről lépésre
Az ok-okozati elemzés ezen eszközeinek fejlődésével egyre inkább kiágaznak az üzemekből és gyárakból a kereskedelmi irodákba, integrálva a vezetési eszközök leggyakrabban használt csoportját.
A korábban például csak a gyártósorokon használt ok-okozati elemzés vagy a problémák gyökeres okainak elemzésére szolgáló fogalmak és eszközök a vállalatok minden területén rutinná váltak a vezetőknél.
A gyakorlatias és problémamegoldó megközelítés lehetővé teszi, hogy e módszerek alkalmazása nagy hasznára váljon a felsővezetésnek, különösen objektivitásuk és könnyű nyomon követhetőségük miatt, különösen, ha döntéshozatali eszközökkel kombinálják őket.
Gyakorlati szempontból a gyökér-okozati elemzés folyamata általános terjedelemben a következőképpen határozható meg:
- meghatározza a problémát;
- meghatározza a lehetséges okokat;
- megállapítja a valódi okokat;
- megoldást javasol a problémára;
- megvalósítja a megoldást;
- elemzi az eredményeket.
A felső vezetés körében az okok és hatások elemzését általában a céloktól való eltéréseknél alkalmazzák, hogy azonosítsák azokat a fő tényezőket, amelyek az adott időszak kudarcához vezettek.
Az eltérés okainak kezelésénél tehát a vezetők igyekeznek a célt az elérendő értékhez közel tartani, tehát a vállalat elvárásainak megfelelően.
Egyenként azonban számos probléma-okozati elemzési eszköz létezik, mindegyiknek megvannak a maga sajátosságai.
Az egyes csapatokon múlik, hogy melyik a legjobb problémaelemzési eszköz, amelyet a saját valóságukban alkalmaznak.
Itt elmélyedünk a probléma gyökér okainak vizsgálatának 3 fő módjában:
- Pareto diagram;
- Fishbone – Ishikawa diagram kutatási módszertan;
- 5 Miért kutatási módszer.
1- Gyökérelemzés – Pareto
A Pareto diagram egy gyakorlati példa egy olyan eszközre, amely lehetővé teszi a folyamatfejlesztés nagymértékű hatásáért felelős elemek azonosítását és kiválasztását, olvass tovább:
Az eredmények 80%-át a tényezők 20%-a okozza.
Ez a Pareto-elemzés fogalma: 80/20
A problémák azonosítására szolgáló módszer szempontjából megállapítható, hogy a problémák 80%-a megoldható az okok 20%-ának kezelésével.
Ezért a Pareto-diagram elkészítéséhez szükséges:
- meghatározni egy célt, amelyet egy adott időszakban nem sikerült elérni;
- fel kell sorolni a lehetséges problémákat, amelyek a céltól való eltéréshez vezettek;
- megadni a megjelenésük gyakoriságát vagy fontosságuk mértékét;
- az adatokat csökkenő sorrendbe kell rendezni a gyakoriság | fontosság szerint;
- Kalkulálja ki az egyes elemekre vonatkozó százalékot, és hozzon létre egy új oszlopot a sorozat kumulált százalékával;
- Készítsen egy grafikont, ahol az oszlopok a gyakoriságot, a sorok pedig a kumulált százalékokat mutatják;
- Válassza ki azokat a problémákat, amelyek a százalékok összeadása után a tényezők 80%-át képviselik.
2- Gyökérelemzés – Fishbone
A Fishbone-diagram, más néven ok-okozati diagram és Ishikawa-diagram egy grafikus eszköz, amelyet egy probléma gyökereinek feltérképezésére használnak.
Hierarchikus formájának köszönhetően lehetővé teszi, hogy a problémára vagy az eredményre gyakorolt hatásai mellett több olyan okot is csoportosítson és megjelenítsen, amelyek egy probléma vagy egy elérni kívánt fejlesztési lehetőség eredetének tekinthetők.
A probléma kiváltó ok-okozati elemzési struktúrájában a probléma kiváltó okának azonosítása érdekében az Ishikawa-diagram felépítése a következő lépéseket követi:
- Válassza ki az elemzendő problémát;
- Vizsgálja meg a problémával kapcsolatos információkat;
- Agyviharszerűen, egy csapattal együtt elemezze a problémát, felsorolva a lehetséges elsődleges és másodlagos okokat;
- Találja ki a probléma szempontjából leglényegesebb okokat, és csoportosítsa őket a 6M szerint;
- A felvetett okokra javasoljon megoldásokat, mindig legyen egy felelős személy a megoldás megvalósításáért.
Az Ishikawa-diagramot használó gyökeres okok problémamegoldás másik fontos részlete, hogy az Ishikawa által meghatározott 6 problémakategória, a 6M-ként ismert:
- Módszer:
- Gép:
- Mérés: Hogyan befolyásolják a problémát a tevékenység fejlődésének mérésére használt mérőszámok?
- Környezet: Hogyan befolyásolja a problémát az a környezet, amelyben a tevékenységet fejlesztik?
- Anyag: Hogyan befolyásolja a problémát a felhasznált anyagok minősége és típusa?
- Munkaerő: Hogyan befolyásolják a tevékenységben részt vevő emberek a problémát?
Ne feledje: ez csak néhány lehetőség az Ishikawa-diagram segítségével elemezhető kategóriák közül.
A halszálka-kutatás módszertanának alkalmazásával a minőségi folyamatok keresése során meg kell határoznia saját fogalmait, az Ön vállalkozásának sajátosságai alapján.
Tudjon meg többet erről a gyökeres okelemzési eszközről ebben a blogbejegyzésben:
3- Gyökér ok-elemzés – 5 miért
Az 5 miért minőségi eszköz nagyon egyszerű, de nem kevésbé hatékony.
Az elvből indul ki, hogy mélyen beleássuk magunkat egy problémába, és megpróbáljuk kihámozni a mélyebb probléma gyökerét.
Széles körben használják, amikor egy vállalat javítani akarja a szállítások minőségét, és tovább akar lépni a folyamatok folyamatos javítása felé.
Taiichi Ohno alkotta meg, az 50-es években. A Toyotánál dolgozott, és felismerte, hogy a vállalat termékeinek minőségét javítani kell, hogy megfeleljen a vásárlói igényeknek.
Ezt a módszertant úgy hajtja végre, hogy egymás után ötször megkérdezi, miért történik egy bizonyos probléma.
Öt kérdés után Ohno úgy gondolta, hogy képes lesz megállapítani a probléma valódi kiváltó okát, és lépéseket lehet tenni a probléma megszüntetésére, valamint egy olyan folyamat létrehozására, amely garantálja a szállítások minőségét.
Az 5 miért minőségi eszköz alkalmazása különösen alkalmas a kevés változót tartalmazó problémák esetén.
Amikor a problémák összetettebbé válnak, különböző más tényezők elemzése válik szükségessé, és ez a módszer nem elegendő a problémák azonosításához.
A gyökér-okozati elemzési eszközök használatának előnyei
Végül csoportosítottunk néhányat a vezetési folyamatokban leggyakrabban használt gyökér-okozati elemzési eszközök közül.
A legnagyobb előnyök, amelyeket a gyökér-okozati elemzés az Ön vállalkozásában jelenthet:
- Összehangolás: miután az eredmények elérésének akadályai az egész csapat számára megvitathatók;
- Mélység: mivel az elemzés nem felületesen történik, nagyobb a valószínűsége, hogy a csapat a valódi okokra tud koncentrálni;
- Szabványosítás: így minden elemzés azonos végrehajtási módszert követ, és célja, hogy a céljaikat el nem érő folyamatok gyökerét megtalálja.
De ha már feltártuk a problémákat és elemeztük a kiváltó okokat, hogyan állítjuk fel a fontossági sorrendet, hogy melyiket oldjuk meg először?
Ezért javasolunk egy extra eszközt, a döntési prioritási mátrixot, vagy más néven GUT-mátrixként ismert döntési diagramot.
Ez nagyon egyszerű és könnyen használható, és akkor érdemes használni, ha sok megoldandó probléma van, és nem tudjuk, hogy melyikkel kezdjük.
A Charles Kepner és Benjamin Tregoe által 1981-ben készített mátrix még mindig nagyon hasznos, és a következőképpen működik:
Az alábbi táblázatot kell használnod, hogy minden problémára adj egy osztályzatot, nullától ötig, 3 kritériumra hivatkozva:
- A probléma súlyossága;
- A probléma megoldásának sürgőssége;
- A probléma potencionalitására való hajlam.
A döntési diagramban szereplő egyes kritériumok jobb megértése:
- Gravitáció: Ehhez a fogalomhoz meg kell határozni, hogy a probléma következményei mennyire befolyásolják a vállalat stratégiai céljainak elérését, az emberek és a közösség biztonságát.
- Sürgősség: Mi fog történni, ha a problémát nem oldják meg azonnal? Lehet várni, vagy megbénul a működés? Van-e vészhelyzeti terv? Vegye figyelembe ezeket a tényezőket annak meghatározásához, hogy milyen gyorsan kell megoldani a problémát.
- Tendencia: Mekkora a valószínűsége annak, hogy a probléma súlyosbodik, ha nem oldják meg hamarosan? Úgy tűnik-e, hogy akadályozni fogja a vállalat működését?
E kritériumok alapján adjon pontszámokat az alábbi skála szerint:
- Nem sürgős probléma vagy súlyos, nem okoz azonnali kárt.
- Kicsit sürgős, kicsit súlyos, és csak hosszú távon fog rosszabbodni.
- Sürgős és súlyos, és középtávon rosszabbodik.
- Nagyon sürgős, rövid időn belül rosszabbodik.
- Extrémen sürgős és súlyos. Azonnal meg kell oldani, mielőtt még rosszabb lesz.
Tegye a pontszámokat a döntési mátrixba, szorozza meg a számokat, és tudni fogja, hogy a legmagasabb eredmény annak a problémának felel meg, amelyet elsőként kell megoldani.
Most, hogy ennyit tud a legjobb gyökérelemző eszközökről és a megoldások rangsorolásáról, mi lenne, ha megismerné a több vezetési és vállalatirányítási eszközt felölelő szoftvereket? Oldja meg üzleti problémáit valós adatok alapján, és összpontosítson az eredményekre!
Vállalkozása irányításának forradalmasítása a STRATWs One
segítségével.