Free Press

Valószínűleg az Ön szervezete, függetlenül a méretétől, valamilyen formában beszerzési igénylést és beszerzési megrendelést használ a kiadások kezelésére. A beszerzési igénylési és beszerzési megrendelési folyamat a beszerzésben digitalizálva és automatizálva számos kulcsfontosságú előnnyel járhat vállalkozása számára. Ez különösen akkor válik világossá, amikor eljön a pénzügyi elszámolások ellenőrzésének ideje, és felfedezi, hogy egyértelmű papíralapú nyomvonalat kell követnie.

A folyamat jobb megértése érdekében, mielőtt kihasználná a tervezett előnyöket, az alábbiakban lépésről lépésre lebontjuk Önnek a beszerzési folyamatot.

A beszerzési rendelés és a beszerzési igénylés folyamata

A beszerzési rendelés a vevő által létrehozott kereskedelmi dokumentum, amely hivatalosan megerősíti a megrendelést és engedélyezi a tervezett szállítótól származó áruk vagy szolgáltatások vásárlási tranzakcióját.

A beszerzési megrendelések hasznosak, mivel meghatározzák a vállalat egyértelmű elvárásait, amelyek segítségével ellenőrizhető, hogy a megrendelés a megállapodásnak megfelelően kerül-e leszállításra. Jogilag kötelező érvényűek, és végső soron segíthetnek abban, hogy a költségvetésében maradjon, segítik a pénzügyi ellenőrzéseket, és segítik a vállalatát a megrendelések hatékony nyomon követésében és kezelésében.

1. lépés: A beszerzési igény létrehozása

Az első lépés a beszerzési igény létrehozása, amely különbözik a beszerzési rendeléstől. A beszerzési igénylés egy olyan nyomtatvány, amelyet a vállalat belsőleg készít el és nyújt be a vállalat beszerzési részlegének, megadva azoknak a tételeknek a listáját, amelyeket a beszerzési részleggel jóvá akar hagyatni. A beszerzési osztály csak azután hagyja jóvá az igénylést, hogy a beszerzési rendelés elkészül.

A beszerzési igénylés előnyeit nem lehet eléggé hangsúlyozni. Ezek közé az előnyök közé tartozik, hogy elkülönítheti a stratégiai szállítóit és konszolidálhatja a szállítók teljes számát, amivel időt és pénzt takaríthat meg; csökkentheti a tévelygő kiadásokat; racionalizálhatja az üzleti kiadásokat; és csökkentheti a teljes igénylési költséget mind külső, mind belsőleg.

Második lépés: A beszerzési rendelés kibocsátása

Ez egy olyan kulcsfontosságú lépés, ahol a vállalkozása azonnali értéket láthat a beszerzési folyamat automatizálásában és digitalizálásában. Egyes vállalatoknál a manuális folyamatok azt diktálják, hogy a beszerzési rendelés addig nem hagyható jóvá, amíg azt fizikailag alá nem írta a kijelölt jogosultsággal rendelkező személy. Ha ez ehelyett e-mailben vagy egy e-közbeszerzési szoftverforrás használatával történik, ez sokkal gyorsabban megvalósítható.

A jóváhagyás után a beszerzési kérelem képezi a beszerzési megrendelés alapját, amely körvonalazza a beszerzési kérelmet. Ez lényegében egy hivatalos megállapodást képez Ön és az adott szállító között. A megrendelésnek tartalmaznia kell a dátumot, az árakat, a szállítást, a megállapított feltételeket (például az esetleges árengedményeket), a megrendelés számát és a fizetési határidőt.

Harmadik lépés: A szállító megkapja a megrendelést

Ne feledje, hogy a szállító kérhet módosításokat, ha egyes részletek helytelenek vagy a szállító számára nem elfogadhatóak. A szállító ezután jóváhagyhatja a módosított megrendelést, és visszaküldheti azt Önnek, akár e-mailben, akár egy e-közbeszerzési platformon keresztül.

Negyedik lépés: A beszerző rögzíti a megrendelést

Mihelyt a beszerző rögzíti a megrendelést, a folyamat többé-kevésbé befejeződött. Ezt a lépést nem érdemes kihagyni, mivel a beszerzési rendelések iktatása nagyban segíti Önt a pénzügyi ellenőrzések során.

Ötödik lépés: Jóváhagyás és fizetés

Mihelyt a fenti négy lépés befejeződött, a termék vagy szolgáltatás a megállapodásnak megfelelően leszállításra kerül, és végül magát a megrendelési dokumentumot fogják ellenőrizni. Ha a szolgáltatást a megrendelésben foglaltaknak megfelelően teljesítették, a kifizetés a szándéknak megfelelően történik.

Végső lépés: Tegye fel a fontos kérdéseket

Bár a megrendelés biztosítása okot adhat az ünneplésre, mégis ajánlott, hogy kellő körültekintéssel járjon el, hogy megértse a megrendelés jövőbeli következményeit. Ellenőrizte a szállító hiteltörténetét? Vannak-e “hűségkedvezményeik”, amelyekről tudnia kell?

Csapatként holisztikusan felkészülhet a következő lépésekre, ha felteszi az összes olyan “mi lenne, ha” kérdést, amely érinti a vállalkozását. Ebben a felkészülésben ügyeljen arra, hogy az egész csapatát bevonja a megbeszélésbe, beleértve a könyvelési csapatot, a raktári csapatot, az informatikai csapatot és így tovább.

A beszerzési rendelés kiadásának és feldolgozásának költségei az Ön vállalatától és annak igényeitől függően változhatnak. Bár nem lenne tanácsos túl sok időt tölteni a pontos költségek felmérésével, hasznos tudni, hogy egy beszerzési rendelés tipikus költségei tranzakciónként 35,88 dollár körül alakulhatnak. Ez a költség jelentősen, akár 90%-kal is csökkenthető egy beszerzési igénylő és beszerzési rendelés szoftver bevezetésével.

Vegye át az irányítást a beszerzési rendelései felett a ProcurePort segítségével:

A ProcurePort felhőalapú e-Procurement beszerzési igénylő szoftver segíthet Önnek felügyelni a kiadásait, csökkentheti a tévelygő kiadásokat, csökkentheti a beszerzési rendelésekre fordított időt, és nagyobb ellenőrzést biztosíthat vállalkozása felett.A ProcurePort felhőben hosztolt e-közbeszerzési szoftverének bemutatójához kérjen bemutatót még ma.

.