Free Press

A szervezeti kommunikációnak is számos meghatározása létezik, akárcsak a kommunikációs tanulmány meghatározásának. Deetz amellett érvel, hogy a szervezeti kommunikáció megértésének egyik módja a különböző megközelítések összehasonlítása. E szöveg céljaira azonban szeretnénk definiálni a szervezeti kommunikációt, hogy legyen egy viszonyítási keret a fejezet megértéséhez. Definíciónk nem végleges, de kiindulópontot teremt a kommunikáció tanulmányozásának e szakterületének megértéséhez.

A szervezeti kommunikációt úgy határozzuk meg, mint az üzenetek küldését és fogadását egymással kapcsolatban álló egyének között egy adott környezetben vagy környezetben az egyéni és közös célok elérése érdekében. A szervezeti kommunikáció erősen kontextusfüggő és kultúrafüggő. A szervezetekben az egyének szemtől szemben, írásban és közvetített csatornákon keresztül közvetítik az üzeneteket.

A szervezeti kommunikáció segít 1) az értékesítés, a szolgáltatások és a termelés konkrét szerepeivel és felelősségeivel kapcsolatos feladatok elvégzésében; 2) a változásokhoz való alkalmazkodásban az egyéni és szervezeti kreativitás és alkalmazkodás révén; 3) a feladatok elvégzésében a napi és folyamatos működést támogató irányelvek, eljárások vagy szabályzatok fenntartása révén; 4) kapcsolatok kialakítása, ahol “az emberi üzenetek a szervezeten belüli emberekre irányulnak – a hozzáállásukra, moráljukra, elégedettségükre és kiteljesedésükre” (Goldhaber 20); és 5) a szervezet működésének koordinálása, tervezése és ellenőrzése a vezetésen keresztül (Katz & Kahn; Redding; Thayer). A szervezeti kommunikáció az, ahogyan a szervezetek képviselik, bemutatják és alkotják szervezeti klímájukat és kultúrájukat – azokat az attitűdöket, értékeket és célokat, amelyek a szervezetet és annak tagjait jellemzik.

A szervezeti kommunikáció nagyrészt a kapcsolatok kiépítésére és a belső szervezeti tagokkal és az érdekelt külső nyilvánossággal való interakcióra összpontosít. Ahogy Mark Koschmann animációs YouTube-videójában kifejti, a szervezeti kommunikációt kétféleképpen vizsgálhatjuk. A hagyományos megközelítés a szervezeten belüli kommunikációra összpontosít. A második megközelítés a kommunikáció mint szervezet – vagyis a szervezetek a bennük lévők kommunikációjának eredményei. A kommunikáció nem csupán a küldő és a fogadó közötti üzenetek továbbításáról szól. A kommunikáció szó szerint alkotja, vagy alkotja társadalmi világunkat. Kommunikációnk nagy része viszonylag problémamentes üzenetek küldéséből és fogadásából, valamint az ezek alapján történő cselekvésből áll. Máskor a dolgok kicsit összetettebbek, például amikor egy közeli barátunkkal vagy családtagunkkal kell megoldanunk egy konfliktust. Ezekben a helyzetekben sokkal többről van szó, mint puszta információcseréről. Valójában az érintettek által létrehozott jelentések és tárgyalási szabályok összetett folyamatában veszel részt.

A szervezetek sikeréhez hozzáértő kommunikátorokra van szükség. A szervezeti kommunikációval kapcsolatos tanulmányok azt mutatják, hogy a szervezetek a hatékony kommunikációra és a hatékony kommunikációs készségekre támaszkodnak a tagjaik részéről. Számos felmérés (Davis & Miller; Holter & Kopka; Perrigo & Gaut) szerint a hatékony szóbeli és írásbeli kommunikáció a szervezetek vezetői által leginkább keresett készség. Az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma a kommunikációs kompetenciáról számolt be, mint a 21. századi munkaerő számára a szervezeti siker eléréséhez szükséges legfontosabb készségről (Secretary’s Commission on Achieving Necessary Skills). A Public Forum Institute fenntartotta, hogy az alkalmazottaknak jártasnak kell lenniük a nyilvános előadásmódban, a hallgatásban és a személyközi kommunikációban ahhoz, hogy egy szervezetben boldoguljanak.

A szervezetek olyan embereket keresnek, akik képesek utasításokat követni és adni, pontosan meghallgatni, hasznos visszajelzést adni, kijönni a munkatársakkal és az ügyfelekkel, hálózatot építeni, használható információkat szolgáltatni, jól dolgozni csapatban, valamint kreatívan és kritikusan megoldani problémákat és érthetően előadni ötleteket. A szervezeti kommunikációs tudatosság és hatékonyság fejlesztése több, mint a know-how vagy a tudás megléte. A hatékony szervezeti kommunikációhoz hozzátartozik, hogy tudjuk, hogyan hozzunk létre és cseréljünk információt, hogyan dolgozzunk különböző csoportokkal vagy egyénekkel, hogyan kommunikáljunk bonyolult és változó körülmények között, valamint hogy rendelkezzünk a megfelelő módokon történő kommunikációra való alkalmassággal vagy motivációval.

Mint már tudjuk, a kommunikáció tanulmányozása mélyen gyökerezik az ókori Róma és Görögország szóbeli retorikai hagyományaiban. A tudományágat alakító számos korai koncepcióhoz hasonlóan a szervezeti kommunikáció néhány alapelve is keletről származik. Már a negyedik században kínai tudósok a “hatalmas kormányzati bürokrácián belüli, valamint a kormány és a nép közötti kommunikáció problémáira” koncentráltak (Murphy, Hildebrandt & Thomas 4). Az ókori keleti tudósok a kormányzati bürokrácián belüli információáramlásra, az üzenethűségre és az információ minőségére összpontosítottak (Krone, Garrett & Chen; Paraboteeah). Ezek ma is a szervezeti kommunikáció fókuszterületei, amelyeket a mai órákon is meg fogsz tanulni.

Mint szakterületünk legtöbb szakterülete, a szervezeti kommunikáció is a 20. század közepén kezdődött P. E. Lull és W. Charles Redding munkájával a Purdue Egyetemen (Putnam & Cheney). Az ipari korszakban a szervezeti kommunikáció középpontjában a dolgozók termelékenysége, a szervezeti struktúra és az általános szervezeti hatékonyság állt. E munka révén az emberek a magasabb profitban és a vezetői hatékonyságban voltak érdekeltek. Follettet gyakran emlegetik az Egyesült Államok első vezetési tanácsadójaként (Stohl). Kifejezetten az üzenetek összetettségére, a megfelelő csatornaválasztásra és a munkavállalók szervezetekben való részvételére összpontosított. Bernard a kommunikációt helyezte minden szervezeti folyamat középpontjába, azzal érvelve, hogy az embereknek képesnek kell lenniük az egymással való interakcióra ahhoz, hogy egy szervezet sikeres legyen.

A szervezeti kommunikáció mint szakterületünk egyik specializációja vitathatatlanul Alexander R. Heron 1942-es, Sharing Information With Employees című könyvére vezethető vissza, amely a menedzser-munkatárs kommunikációt vizsgálta (Redding & Tompkins; Meyers & Sadaghiani). Putnam és Cheney megállapította, hogy a “szervezeti kommunikáció specializációja három fő beszédkommunikációs hagyományból nőtt ki: a nyilvános beszéd, a meggyőzés és a személyközi, kiscsoportos és tömegkommunikációval foglalkozó társadalomtudományi kutatásokból” (131). A vállalati vezetők számára már az 1920-as években tartott nyilvános beszédképzés mellett (Putnam & Cheney), olyan korai művek, mint Dale Carnegie 1936-ban megjelent How to Win Friends and Influence People (Hogyan nyerjünk barátokat és befolyásoljuk az embereket), a vezetők számára a szervezetekben való sikerhez szükséges szóbeli prezentációs és írásbeli kommunikációs készségekre összpontosítottak.

Redding és Thompkins három időszakot azonosít a szervezeti kommunikáció fejlődésében. Az előkészítés korszakában (1900 és 1940 között) a ma ismert diszciplína alapjainak nagy részét lefektették. A tudósok hangsúlyozták a kommunikáció fontosságát a szervezetekben. Ebben az időszakban elsősorban a nyilvános beszéd, az üzleti írás, a vezetői kommunikáció és a meggyőzés állt a középpontban. Az azonosulás és konszolidáció korszakában (1940-1970) kezdődött az üzleti és ipari kommunikáció, amelyben bizonyos csoport- és szervezeti kapcsolatokat fontosnak ismertek fel. Az érettség és innováció korszakában (1970-től napjainkig) az empirikus kutatások növekedtek, “amelyeket innovatív erőfeszítések kísértek a fogalmak, elméleti premisszák és filozófiai kritikák kidolgozására” (Redding & Thompkins 7).

Az elmúlt évszázadban más szakterületekhez hasonlóan a szervezeti kommunikáció is drámaian fejlődött az üzleti és tudományos kontextusok közötti párbeszédként. Redding és Thompkins arra a következtetésre jut, hogy “1967-re vagy 1968-ra a szervezeti kommunikáció végül két szempontból is legalább mérsékelt sikereket ért el: kitört az “üzleti és ipari” béklyóiból, és ésszerű mértékű elismerést szerzett, mint olyan entitás, amely méltó a komoly tudományos tanulmányozásra” (18).”

Amint a kommunikáció fejlődik, a kutatás is tovább fejlődik, és a szervezeti kommunikáció továbbra is újradefiniálja önmagát. A kezdeti szakaszban ez a terület a nyilvános előadásokat tartó vezetőkre összpontosított. Újabban a hangsúly a szervezeteken belüli interakció minden szintjére összpontosul. Mivel a személyközi kapcsolatok a szervezeti kommunikáció nagy részét képezik, a kutatások nagy része arra összpontosít, hogyan zajlanak a személyközi kapcsolatok a szervezeti hierarchiák keretein belül.

A modern szervezeti kommunikációs kutatásokat nyolc fő hagyományban foglalták össze: 1) kommunikációs csatornák, 2) kommunikációs klíma, 3) hálózatelemzés, 4) felettes-beosztott kommunikáció, 5) információfeldolgozási perspektíva, 6) retorikai perspektíva, 7) kulturális perspektíva és 8) politikai perspektíva (Putnam és Cheney; Kim) Az 1980-as évek óta ez a specializáció kibővült a szervezeti kultúrával, a hatalommal és konfliktuskezeléssel, valamint a szervezeti retorikával kapcsolatos munkákkal. Ha az egyetemen szervezeti kommunikációs kurzust vennél fel, az idő nagy részét a szervezeti szocializáció, az interjúkészítés, az egyéni és csoportos prezentációk tartása, a pozitív munkahelyi kapcsolatok kialakítása, a teljesítményértékelés, a konfliktuskezelés, a stresszkezelés, a döntéshozatal és a külső nyilvánossággal való kommunikáció készségeinek fejlesztésére fordítanád.

A hatodik fejezetre visszatekintve három fő kutatási módot tekintettünk át a kommunikációval foglalkozó tudósoknál. Amikor a szervezeti kommunikációt tanulmányozzuk, kereshetünk kvantitatív módszereket a viselkedések előrejelzésére, vagy kvalitatív módszereket a viselkedések megértésére. Kvalitatív módszerekkel tanulmányozhatjuk a kommunikációt a szervezetek természetes környezetében, hogy megértsük a szervezeti kultúrákat és azok működését (Putnam & Cheney; Pacanowsky & O’Donnell-Trujillo; Kim).

A kritikai megközelítések a szervezeteket az “uralom helyszíneinek” (Miller 116) tekintik, ahol bizonyos egyének az elnyomó csoportok vagy struktúrák által marginalizált vagy hátrányos helyzetben vannak. Leggyakrabban ennek a kutatási irányvonalnak a középpontjában a nemi vagy etnikai identitás áll, ahogyan ezek a szervezetekben megnyilvánulnak. A kritikai kutató a kulturális tanulmányokhoz hasonló értelmező kutatási technikákat alkalmaz. Amikor megvizsgál valamit, például egy vállalati brosúrát vagy a szervezet alkalmazotti kézikönyvét, a kritikai kutató feltárja azokat a politikai üzeneteket, amelyek hátrányos helyzetbe hozhatnak bizonyos embercsoportokat.