Free Press

Munkáltatóként Ön felelős azért, hogy végigmenjen a felvételi folyamaton, és megtalálja a munkakultúrájához illeszkedő, kiváló munkatársakat. Ehhez azonban egy kis házi feladatot kell elvégeznie.

Sok vállalkozás használ referenciaellenőrzést, hogy mélyebbre merüljön a pályázó foglalkoztatási múltjában, és kiderítse, alkalmas-e a munkára. De ha profi referenciaellenőrzővé szeretne válni, meg kell tanulnia, hogyan kell referenciaellenőrzést végezni, és mit kell kérdezni a referenciáktól.

Mi az a referenciaellenőrzés?

A referenciaellenőrzés a felvételi folyamat alapvető része. A referenciaellenőrzés az, amikor a munkáltató felveszi a kapcsolatot a pályázó korábbi munkáltatóival, iskoláival és más személyekkel (pl., személyes referenciákkal), hogy többet tudjon meg a jelöltről.

A referenciaellenőrzéssel többet tudhat meg a pályázókról, például a:

• Munkahelyi előélet
• Műveltségi háttér
• Munkahelyi képzettség
• Erősségek és gyengeségek
• Viselkedés

Referenciaellenőrzés lépései

Ha alaposan ellenőrizni szeretné a jelölt referenciáit, akkor tanuljon, és kövesse az alábbi hat lépést. Attól függően, hogy kivel veszi fel a kapcsolatot (pl. régi munkáltató), előfordulhat, hogy át kell fogalmaznia vagy további kérdéseket kell feltennie.

Hitelesítse a jelölt nevét

Először is: amikor felveszi a kapcsolatot a referenciával, mindenképpen ellenőrizze a jelölt nevét. Ez a lépés nyilvánvalónak tűnhet, de sosem tudhatja, hogy ezzel kiszűrheti-e a tisztességtelen jelölteket.

Ha egy korábbi munkáltatót keres meg, győződjön meg arról is, hogy ellenőrzi a munkakörét és a munkaviszonyának dátumát.

Megerősíti, honnan ismerik a jelöltet

A követelményeitől függően a jelöltek különböző típusú referenciák listáját adhatják meg. Az Ön vállalkozása például megkövetelheti, hogy a jelölt két szakmai referencián kívül legalább két személyes referenciát is adjon meg.

Az egyes referenciákkal való kapcsolatfelvétel során ellenőrizze, hogy a referenciák honnan ismerik a jelöltet. Így összevetheti a jelölt által megadott referenciák adatait. És az is segít abban, hogy ellenőrizze, kivel beszél.

Kérdezze meg, mi teszi a jelöltet alkalmassá

Az utolsó dolog, amit szeretne tenni, hogy felvesz egy képzetlen embert. Használja ki a jelölt referenciájával eltöltött időt arra, hogy felmérje, hogy a jelölt alkalmas lesz-e a pozícióra.

A jelöltek ellenőrzése során magyarázza el a referenciának a munkaterületet. Kérdezze meg, hogy véleménye szerint a referencia jól boldogulna-e a pozícióban, és miért.

A referencia válaszát meghallgatva ügyeljen arra, hogy figyeljen azokra a jelekre, amelyek arra utalnak, hogy nem 100%-ig őszinte önnel. Figyeljen arra, hogy mit nem mond a referencia. A csend a referenciaellenőrzés során nagyon árulkodó lehet. Például egy tétova vagy homályos válasz azt jelezheti, hogy nem hisznek abban, hogy a jelölt megfelelő az állásra, vagy félnek megosztani a részleteket.

Hagyja, hogy a referencia rangsorolja a jelöltet

Változatos referenciaellenőrzési kérdésekkel kell készülnie, amikor felveszi a kapcsolatot a jelölt referenciájával. Ezek között lehetnek nyílt végű kérdések, rövid választ igénylő kérdések és olyan feleletválasztós kérdések, amelyek 1-10-ig terjedő skálát használnak.

A referenciát arra kérni, hogy rangsorolja a jelöltet, egyszerű módja lehet annak, hogy őszinte választ kapjon a referenciától. A rangsoroló kérdésekkel a referenciának át kell gondolnia a válaszát, mivel csak egy számot ad meg.

Itt van néhány példa a rangsoroló kérdésekre:

• Egy 1-10-es skálán hogyan értékelné a jelölt kommunikációs készségeit?
• Hogyan értékelné a jelölt íráskészségét 1-10-ig?

Ne hagyja magát becsapni azokkal a referenciákkal, amelyek a jelöltnek mind 10-eseket adnak. Ön és a referenciája is tudja, hogy a jelölt nem lehet tökéletes minden készségben. Ha van olyan referenciája, aki ezt teszi, tegyen fel neki utólagos kérdéseket, hogy megtudja, miért értékelte olyan magasra a jelöltet. Hasonlóképpen, ha a referencia alacsonyra értékeli őket, mindenképpen tegyen fel kiegészítő kérdéseket, hogy megtudja, miért tették ezt.

Tudja meg a jelölt erősségeit és gyengeségeit

A munkaügyi referencia ellenőrzésének egyik fő célja a jelölt erősségeinek és gyengeségeinek megismerése kell, hogy legyen.

A többi kérdéssorozattal együtt mindenképpen kérje meg a referenciát kifejezetten a jelölt erősségeinek és gyengeségeinek felsorolására. Például megkérheti a referenciát, hogy mondjon el két erősséget és két gyengeséget vagy növekedési lehetőséget a jelölt számára.

Ez segít abban, hogy jó képet kapjon arról, hogy a jelöltnek hol kell fejlődnie, és hol jeleskedik a leginkább. Arról nem is beszélve, hogy az erősségekkel és gyengeségekkel kapcsolatos egyenes tájékoztatás azt is elárulhatja, hogy a jelölt megfelel-e a munkakör követelményeinek és a szükséges készségeknek.

Kérdezzen rá a jelölt viselkedésére

A jelölt viselkedésének és hozzáállásának ismerete segíthet megjósolni, hogyan fog viselkedni a munkahelyi környezetben. Ha egy régi munkáltatóval veszi fel a kapcsolatot, mindenképpen ássa bele magát a jelölt viselkedésébe.

Amikor kérdéseket tesz fel a jelöltről, ne felejtsen el olyan kérdéseket is beleszőni, amelyekkel megtudhatja, hogyan viselkedett és hogyan viselkedett a régi munkahelyén. Jól kijöttek a többi munkatárssal? Okoztak-e valaha is konfliktusokat a munkahelyükön? Miért hagyták ott az adott pozíciót? Mindezek a kérdések segítenek abban, hogy jól megértse a jelölt munkahelyi szokásait és viselkedését.

Tippek a referenciaellenőrzéshez

Meg akarja lendíteni a referenciaellenőrzési folyamatot? Használja az alábbi öt tippet, hogy a legjobb referenciaellenőrzővé váljon.

Vegye komolyan a folyamatot

Először is győződjön meg arról, hogy komolyan veszi a referenciaellenőrzési folyamatot. Szánjon időt a kérdések felkutatására és a felkészülésre. Ellenkező esetben később megégetheti magát azzal, hogy egy rosszul felvett munkatársat vesz fel.

A referenciaellenőrzési folyamat félvállról vétele:

• megakadályozhatja, hogy felvegyen egy sztáralkalmazottat
• pazarolja a pénzét és az idejét
• még több időt kell töltenie a helyettesítéssel

Két szóbeli ellenőrzést végezzen

Lesznek olyan jelöltek, akik papíron jól hangzanak, de az interjún rosszul szerepelnek. Másrészt lesznek olyan jelöltek is, akik az interjún jól szerepelnek, de a munkájukat rosszul végzik.

Mielőtt bárkit felvesz a csapatába, végezzen legalább két szóbeli referenciaellenőrzést. A szóbeli referenciaellenőrzés magában foglalhat telefonhívásokat, videóbeszélgetéseket vagy személyes találkozókat.

A szóbeli ellenőrzések segítségével megismerheti a jelölt erősségeit és gyengeségeit, valamint azt, hogyan teljesít valójában a munkája során. Arról nem is beszélve, hogy így elkerülheti, hogy az idejét pazarolja egy balek felvételére.

Tervezze meg előre a kérdéseit

A jelöltekkel folytatott interjúk során felkészültnek kell lennie. Hasonlóképpen, ugyanilyen felkészültnek kell lennie akkor is, amikor a jelölt referenciáit ellenőrzi.

Mielőtt felveszi a kapcsolatot a jelölt referenciáival, készítse elő a kérdéseit. Ha nem tervezi meg alaposan a kérdéseit, csak kárt okozhat magának.

Foglaljon időt arra, hogy valóban átgondolja, milyen kérdéseket szeretne feltenni. Áss mélyre, hogy kitalálj olyan, nem szokványos kérdéseket, amelyekre választ szeretnél kapni a jelölttel kapcsolatban. Kerülje az olyan kérdéseket, amelyekre “igen vagy nem” választ kap. Végezzen némi kutatást, hogy jó kérdéseket találjon a referenciákhoz. És tartsa a kérdéseit legálisnak, különben visszaüthetnek Önre.

A kérdéseinek betekintést kell nyújtania a jelölt munkahelyi viselkedésébe, korábbi tapasztalataiba és képességeibe.

Vigyázzon a hamis referenciákkal

Az Economic Times szerint a jelöltek közel 20-30%-a használ hamis referenciákat. Mivel a jelöltek jó része füllent a referenciáival kapcsolatban, Önnek kellő gondossággal kell eljárnia, hogy kiszűrje a hamisítványokat.

A szélhámosok kiszűrése:

• A referenciák ellenőrzése a közösségi médiában (pl. Facebook)
• A telefonszámok keresztellenőrzése, ha lehetséges
• Következtetés és köszönet a referenciának (Pl, üzenet a LinkedIn-en)

Jegyzetek készítése

Amikor kapcsolatba lép a jelölt referenciáival, mindenképpen készítsen minél több jegyzetet.

Még ha már tudja, hogy fel fogja venni a jelöltet, és pozitív visszajelzést kapott a referenciáktól, mindig jó, ha részletes jegyzeteket készít, amelyekre visszautalhat.

Felkészíthet egy referenciaellenőrzési sablont vagy űrlapot. Így kitöltheti, amikor a referenciaellenőrzést végzi. Tartsa meg az egyes pályázókra vonatkozó formanyomtatványt az aktájában, arra az esetre, ha a jövőben szükség lenne rá.

A nyomtatványának vagy sablonjának olyan dolgokat kell tartalmaznia, mint például:

• A jelölt neve
• Referens neve és elérhetősége
• Dátum
• A kérdések listája
• Referens válaszai az Ön kérdéseire
• Az Ön aláírása

A jelölt kiválóan megfelelt a referenciaellenőrzésen? Nagyszerű! Most már csak be kell fogadnia az új alkalmazottat, és fel kell vennie a bérlistára. A Patriot bérszámfejtő szoftverrel könnyedén felveheti az új alkalmazottakat, és egyszerűsítheti a bérszámfejtési folyamatot. Próbálja ki ingyenesen még ma!