Free Press

A rendezvényszervező felügyeli az embereket összehozó rendezvények tervezését, előkészítését és lebonyolítását. Ezek az események a néhány tucat vendéget magában foglaló kis hálózatépítő találkozóktól a többnapos, több ezer résztvevőt számláló nagyszabású konferenciákig terjedhetnek – és minden, ami a kettő között van.

A rendezvények irányítása, függetlenül azok terjedelmétől, mindig emberközpontú vállalkozás. Az Ön célja annak biztosítása, hogy az emberek a legtöbbet hozzák ki egy adott eseményből, és Ön szorosan együttműködik az emberekkel e cél elérése érdekében.

Olvasson tovább, hogy megtudja, mitől lesz a rendezvényszervezés kifizetődő karrier (ha emberközpontú vagy!), melyek a sikeres rendezvényszervező alapvető készségei, és a siker titkai a legjobb szakemberektől.

Mi a rendezvényszervezés?

A rendezvényszervezés egy olyan projektmenedzseri szakma, amely a rendezvények minden aspektusára összpontosít, a helyszín kiválasztásától a vendégek elégedettségének nyomon követéséig.

Mi a különbség a rendezvényszervező és a rendezvényszervező szerepe között?

Ezek a munkakörök többnyire szinonimák. A szerepek közötti esetleges különbségek elsősorban azon múlnak, hogy a vállalatok és a rendezvényszervezők hogyan határozzák meg maguk számára a pozíciókat. Egyesek például úgy definiálják a rendezvénymenedzsereket, hogy csak nagyszabású rendezvényeken dolgoznak, vagy inkább az eseménynapi feladatokkal foglalkoznak, mint az esemény előtti tervezéssel.

De ha mindkét kifejezésre rákeresünk a LinkedIn-en vagy más állásportálokon – sok azonos pozíció jelenik meg a találatok között, akárcsak a “rendezvénytervező” állások. Emellett az amerikai Munkaügyi Statisztikai Hivatal mindezeket a pozíciókat egyetlen foglalkozási kategória, a “Meeting, Convention, and Event Planners” alá sorolja.

Melyek a rendezvényszervezési folyamat szakaszai?

A rendezvényszervezésnek öt alapvető szakasza van, bár mindegyik lépés több feladatot tartalmaz. Ráadásul az elfoglalt rendezvénymenedzserek jellemzően számos rendezvény esetében egyszerre számos szakaszban vannak.

1. szakasz: Kutatás, célmeghatározás és megvalósíthatósági felmérés

Függetlenül attól, hogy házon belüli vállalati rendezvényszervező, vagy különböző ügyfelekkel dolgozó rendezvényszervező céget vezet, az első szakasz a rendezvény céljának meghatározása és a rendezvény megvalósíthatóságának felmérése. Sok esetben ez magától értetődőnek tűnik. Az esemény általános célja, hogy pénzt gyűjtsön egy új könyvtári szárnyra, megünnepelje a vállalat 20. évfordulóját, vagy bevezetjen egy új terméket.

De lényeges, hogy még részletesebbé váljon. Íme néhány dolog, amit kérdezzen meg ügyfelétől, vagy beszéljen meg a házon belüli csapatával:

• Céges rendezvények esetében: Mi az üzleti indok? Egy vagy több terméket fog bemutatni? Lesz-e oktatási komponens?
• Nonprofit szervezetek esetében: Mi a konkrét adománygyűjtési cél? Kizárólag a hosszú távú adományozóknak szól az esemény? Egybeesik-e az esemény egy új kiállítással?
• Díjátadó ünnepségek esetében: Az F&B az ünnepség alatt vagy utána történjen? Álló koktélóra vagy ültetett rendezvény legyen?
• Hálózatépítő rendezvények esetén: Javítani szeretné a szervezeten belüli közösségi érzést? Szeretné, ha a vendégek csatlakoznának egy új szakmai Facebook-csoporthoz?
• Társasági eseményekhez: Hivatalos vagy laza eseményről van szó? Milyen típusú zene legyen, hogy minden vendég jól érezze magát?

Ez az első szakasz magában foglalja a rendezvény megvalósíthatóságának felmérését is, ami a rendezvény költségvetésének megállapítását és annak kiderítését jelenti, hogy az összhangban van-e a rendezvény céljával. Egy nonprofit szervezet például megtudhatja, hogy nincsenek meg a pénzügyi tartalékai egy gála adománygyűjtéshez. Ebben az esetben a nonprofit szervezet elhalaszthatja a gálát egy évvel, és helyette szervezhet egy alacsony költségű, adománygyűjtő elemmel ellátott food truck fesztivált.

2. szakasz: Válassza ki a témát és tervezze meg az eseményt

A következő lépésben a rendezvényszervezők úgy tervezik meg az eseményt, hogy az megfeleljen a meghatározott céloknak. Itt kerül előtérbe a rendezvénye vázlatos vázlata.

• Mi fog történni a rendezvény során?
• Ki fog fellépni/beszélni/oktatni?
• Mikor és hol fog ez történni?
• Milyen a tervezett elrendezés az asztalok, székek, színpadok, pódiumok és F&B?
• Milyen a díszlet, a háttér és egyéb rendezvényelemek tervezett stílusa? (Modern, hagyományos, romantikus, steampunk, rusztikus?)

Ez egy kreatív folyamat, amely magában foglalhatja a szín-, hang- és fénytervezést gálák és más színházi, előadásközpontúbb rendezvények esetében. A szakmai rendezvények esetében az időbeosztás és a szemináriumi tevékenységek, a márkás feliratok és a szajré kialakítása, valamint a lehetséges előadókról való döntés áll a középpontban.

A rendezvényszervezők és csapataik gyakran együttműködnek az olyan digitális rendezvényszolgáltatási eszközökkel, mint a Social Tables, hogy mindenki megértse a tervezés menetét, és már korán felhívhassa a figyelmet a felmerülő problémákra.

3. szakasz: Koncentráljon a részletekre a sikeres rendezvény érdekében

Mihelyt a rendezvényszervező és csapata megállapodnak a rendezvény víziójában, áttérnek a részletekre. Ez a szakasz teszi ki a rendezvényszervezési folyamat nagy részét, és a következőket foglalhatja magában (a rendezvény típusától függően):

• Az ajánlatkérések elküldése a helyszíneknek és beszállítóknak.
• A helyszínek, beszállítók, előadók és fellépők felvétele (és felkészülés a tartalékválasztásokra).
• A szerződések véglegesítése a helyszínekkel, beszállítókkal, előadókkal és fellépőkkel.
• Esemény honlapjának és személyre szabott eseményalkalmazásának elkészítése.
• Esemény utáni felmérések megtervezése.
• Vendégmeghívók kiküldése.
• Esemény hashtagek írása és az eseményt megelőző közösségi média kampány elindítása.
• Tracking RSVPs and event registration numbers.
• Attendee communications.
• Event marketing and outreach.
• Discussing the event schedule with speakers and performers.
• Az ügyfélfrissítések és az átjárások.
• A rendezvény személyzetének és önkénteseinek képzése
• A rendezvény kritikus dokumentumainak, például a rendezvény ütemtervének és a BOE-nek a megtervezése és véglegesítése.
• A rendezvény wifi és mobilszolgáltatásának ellenőrzése, különösen a technikai jellegű rendezvények esetében.
• A szállítás és a parkolószolgálat megszervezése.
• A rendezvény bejelentkezési folyamatának megtervezése és a feliratok elkészítése.
• Swag táskák és márkás árucikkek készítése.

4. szakasz: A rendezvény lebonyolítása

Ez a fő esemény minden rendezvényszervező számára! Ez az a pont, ahol az előző szakaszok életre kelnek a rendezvény napján, és olyan eseményt eredményeznek, amelyet a vendégek értékelnek és élveznek.

A rendezvény nagyságrendjétől függően a berendezkedés elkezdődhet a rendezvény reggelén vagy néhány nappal előtte. A rendezvény lebonyolítása magában foglalja:

• A rendezvény szállítóinak és beszállítóinak behajtása és felállítása.
• Asztalok és székek, asztaldíszek, virágdíszek, büféasztalok, színpad és pódiumok felállítása.
• A végső bejárás, hangpróbák és a technika ellenőrzése.
• A vendégek érkezése és a rendezvény bejelentkezése.
• Vendégkiszolgálás és kommunikáció.
• F&B kiszolgálás.
• Váratlan problémák és vészhelyzetek kezelése.
• Az előadók és fellépők szükségleteinek ellenőrzése és a jelszavak megértése.
• Előadások és beszédek.
• Közösségi médiafalak és résztvevői szavazások.
• Szákok kiosztása.
• A vendégek kijáratainak kezelése.

5. színpad: A rendezvény utáni vendégkommunikáció és a csapat eligazítása

A kivételes rendezvényszervezők addig nem tekintenek egy rendezvényt befejezettnek, amíg nem értik, hogyan reagáltak a vendégek, az önkéntesek, az ügyfelek és a csapattagok a rendezvényre. Ez már a rendezvény alatt elkezdődik, amikor a rendezvénymenedzserek megfigyelik a vendégek reakcióit, beszélgetnek a résztvevőkkel, és egyeztetnek a vendégszolgálattal az esetleges problémákról.

A következő lépésben a rendezvényt követő 12 és 48 óra között felmérést küldenek ki a rendezvényt követően. A rendezvényszervezők úgy tervezik meg a rendezvény utáni felméréseket, hogy a lehető legtöbb választ kapják azáltal, hogy rövidek, egyszerűek és barátságosak.

A válaszok birtokában a rendezvényszervezők találkoznak az ügyfelekkel, hogy megvitassák elégedettségüket a rendezvény eredményeivel és a felmérés eredményeivel. Végül megbeszélik a házon belüli csapattal, hogy mi ment jól és mi nem, és cselekvési tervet dolgoznak ki a hasonló problémák elkerülésére a következő rendezvényen.

Milyen készségekre van szüksége egy rendezvényszervezőnek?

A rendezvényszervezőknek mindenekelőtt emberismeretre van szükségük. A munka folyamatos interakciót igényel az ügyfelekkel, a rendezvényszervező csapatokkal, a beszállítókkal és a helyszínnel foglalkozó csapatokkal, valamint a vendégekkel. A rendezvényszervezők minden egyes nap egymás mellett dolgoznak mind olyan csapattagokkal, akiket jól ismernek, mind olyanokkal, akikkel csak most találkoztak. A rendezvénymenedzserek további alapvető készségei közé tartoznak:

• A Marie Kondo-féle képesség a szervezettségre
• A multitasking képesség
• Boldogan dolgozik éjszaka és hétvégén
• Éles kommunikációs és hallgatási készség
• Kreatív ötletek mély kútja
• Érömét leli a gyors-tempójú munkakörnyezetben
• Képes koncentrálni a zűrzavar közepette
• Flexibilitás, amikor elkerülhetetlen kihívások merülnek fel
• Biztonság a döntéshozatalban
• Tanulási és készségbővítési hajlandóság
• Lelkesedés a dinamikus iparág iránt

A rendezvényszervezők számára elengedhetetlen készségek elolvasása, hogy mélyebben belemerülhessen 6 rendezvényipari karrier készségbe.

3 titok a rendezvényszervezési feladatok kezeléséről a legjobb rendezvényszervezőktől

A fenti készségeken túl összegyűjtöttünk néhány váratlan tippet tapasztalt rendezvényszervezőktől. Íme néhány további tulajdonság, amelyek szerintük sikerre vezethetnek a rendezvényszervezői szakmában:

Légy nyugodt a viharban

A dolgok el fognak romlani, ez adott. Ne lepődj meg, ha valami nem érkezik meg, vagy rossz helyre szállítják, egy táblát rosszul írnak, valami eltörik, valaki késik… stb. Maradj nyugodt, és használd a mentális eszköztáradat a helyzet kezelésére és orvoslására. Egy rendezvényszervező mosolyogva képes hatalmas problémákat megoldani, és mindenki mást nyugton tartani, hogy ne okozzon még több stresszt. Ha kétségek merülnek fel, csak irányítson egy kis Vanilla Ice-t… “Ha van egy probléma, yo’ I’ll solve it” – Victoria Blasich, a Freemind Seattle-i tradeshow marketing cég marketing menedzsere. Részlet a Habits of a Successful Event Manager, a Northwest Event Show weboldal vendégblogjából.

Develop your business smarts

A rendezvények szolgáltatásnak számítanak, és üzletszerűen kell megszervezni őket. A rendezvényeknek nemcsak megfelelő méretű közönséget kell vonzaniuk, hanem a számoknak is össze kell állniuk. A rendezvényszervezőknek üzleti érzékre van szükségük. Egyre inkább szükséges, hogy tudják, hogyan működik egy üzleti szektor. Kereskedelmi érzékre van szükségük, amely biztosítja, hogy a kulcsfontosságú döntéseket az üzleti szempontból leghasznosabb döntések összefüggésében hozzák meg. Mi a legjobb a rendezvények mérlegének, és nem csak a rendezvénynek? A rendezvénytervezési folyamat egy bizonyos szakaszában nehéz döntéseket kell hoznia a rendezvény irányát illetően. Ezeket a döntéseket fejben és nem szívvel kell meghozni. Ismétlem, ezek nehéz döntések, és a csapat nem mindig örül nekik. – Chris Powell, a rendezvényszakértő. Részlet a The Event Expert blog The 7 Key Skills of a Successful Event Manager című cikkéből.

Kapcsolódjon másokkal (és tanuljon tőlük)

A közösségi média lebontja a korlátokat, és nagyszerű módja annak, hogy naprakészen tartsa magát, és kapcsolatba lépjen olyan befolyásos személyekkel, akik kihívást jelenthetnek gondolkodásmódja és munkamódszere számára. Vegyen részt Twitter-beszélgetésekben, csatlakozzon LinkedIn-csoportokhoz és járuljon hozzá azokhoz, nézzen gondolatvezetőket a YouTube-on, hogy új perspektívákat lásson és új ötleteket indítson el. Menjen el iparági rendezvényekre, és hallgassa meg a rendezvények világának legjobb előadóit. Érezze, hogy inspirálja a gyors ütemű és izgalmas iparág, amelynek része. – Becki Cross, az Event Northern Ltd. ügyvezető igazgatója és rendezvénystratégája. Részlet a 10 Ways to Be a Better Event Manager on the Event Manager Blog című cikkből.

Végezetül egy gyakori bölcsességgyöngy, amely a legtöbb rendezvényszervezőtől származik: vigyázz magadra. A rendezvényszervezés és -szervezés közismerten stresszes szakma. Ha rendezvényszervezői karriert folytatsz, elengedhetetlen, hogy stresszcsökkentő stratégiát alkalmazz a kiégés megelőzése érdekében.

Most már mindent tudsz arról, hogy mit csinál egy rendezvényszervező!

Fedezd fel, hogyan segíthet a Social Tables rendezvényszervező szoftver a szakmai képességeid csiszolásában. Vagy ismerje meg a rendezvényszervező vállalkozás indításának alapvető lépéseit.