Free Press

Lépjünk a lényegre. Azért vagy itt, mert azon az úton vagy, hogy megtaláld a módját annak, hogyan tudod jobban beosztani az idődet, miközben növeled a termelékenységedet. Bár több száz, ha nem ezer lehetőség van ennek a célnak az elérésére, az egyik biztos módszer az időzítés.

Ha nem ismeri az időzítést, akkor a legjobb helyen jár. A következő cikkben leírom, hogy mi az az időblokkolás, miért jó, és útmutatást adok, hogyan illesztheted be a napi időbeosztásodba.

Mi az időblokkolás, és miért hatékony.

“Az időblokkolás egyszerűen egy időgazdálkodási technika, amelynek során meghatározott mennyiségű időt különítesz el egy adott feladatra” – magyarázza Howie Jones, a Calendar munkatársa. “Például ahelyett, hogy minden alkalommal megnéznéd a telefonodat, amikor e-mailt vagy közösségi értesítést kapsz, ezt egyértelműen meghatározott időpontokban tennéd”. Az azonban, hogy hogyan határozza meg a napjának blokkolását, a saját belátásán múlik.

Jones esetében egy blokkot különít el a bejövő üzenetek és a közösségi média ellenőrzésére, mielőtt reggel belevetné magát a munkába. “Ebéd után van egy másik blokk” – teszi hozzá. “Az utolsó pedig később délután, mielőtt befejezné a munkát.”

Mások, például Bill Gates és Elon Musk, a mikroidőbeosztás hívei, ahol az egész napjuk ötperces blokkokból áll. De egy elterjedtebb gyakorlat az lenne, ha egy bizonyos mennyiségű időt, például körülbelül egy órát, egy fontos feladat elvégzésére vagy egy megbeszélésen való részvételre tartanának fenn. Ezt egy rövid, általában 20 percnél nem hosszabb szünet követi, mielőtt visszatérnénk a munkához.

Ez mind szép és jó. De miért olyan hatékony az időzítés?

Kezdésnek, bár időnként hasznosak, a teendők listái rosszabbak. Elsősorban azért, mert nem veszik figyelembe az időt. Lehet, hogy van tíz olyan feladatod, amit ma szeretnél elvégezni. De ha az első kettő tovább tart, mint vártad, a többit sosem fogod elvégezni. Emiatt hajlamosak vagyunk arra, hogy a könnyebben kezelhető és kevésbé kritikus feladatokat oldjuk meg először, ami azt jelenti, hogy azok a finom békák csak ülnek és kihűlnek.

Az időzárolás ráadásul elriaszt a multitaskingtól. “Azzal, hogy idődarabokat ütemezünk be egy adott feladatra vagy problémára, elősegítjük az elmélyült, koncentrált munkát” – magyarázza Jones. “Segít abban is, hogy kevésbé koncentrálj a “sekélyes munkára”, vagyis a sürgős, de nem lényeges tevékenységekre.”

Az időblokkolás a perfekcionizmus és a halogatás ellen is védekezik, mivel a napi feladatokhoz időkorlátot rendelsz. Azt is megkönnyíti, hogy visszautasítsd az idődre vonatkozó kéréseket. És segít reflektálni a prioritásokra, mivel egy dokumentumot ad arról, hogy mit teljesített és mit nem teljesített egy adott időkeretben.”

Készen áll arra, hogy kihasználja az időblokkolás erejét? Ha igen, akkor íme egy egyszerű, lépésről lépésre követhető útmutató, amely segít abban, hogy végre átvegye az irányítást a napi időbeosztása felett.

1. lépés: Oldja fel az elméjét.

Mielőtt elkezdené az időblokkokat hozzáadni a naptárához, először is meg kell határoznia, hogyan fogja kitölteni azokat.

Ez olyan lenne, mintha a semmiből építene egy polcot – ha rendelkezne ilyen tehetséggel. Rengeteg tervezést kell előre elvégeznie. Ha nem, akkor lehet, hogy egy olyan polcod lesz, ami nem szolgálja a célt, mert a méretek mind rosszul vannak megadva. De ha tudná, hogy ezt a polcot a bakelitgyűjteménye tárolására szeretné, akkor először terveket keresne. Most megvásárolná a megfelelő anyagokat, hogy megfeleljen a tárolási igényeinek.

A legtöbbünkhöz hasonlóan azonban valószínűleg millió dolog van, amit meg kell tennie a fejében kavarogva. Szóval, szedd ki őket onnan egy brain dump elvégzésével.

Ez egy egyszerű tevékenység, ahol szó szerint leírsz mindent, amit meg kell tenned. Használhatsz tollat és papírt, egy olyan alkalmazást, mint az Evernote, vagy a telefonod jegyzetalkalmazását. Kezdd azzal, hogy felsorolod a kötelezettségeidet, például hogy részt veszel egy megbeszélésen vagy leadsz egy feladatot egy adott időpontig. Ide sorolhatsz még olyan dolgokat is, mint a reggeli rituálé, a napi ingázás, vagy bármi, ami a céljaiddal kapcsolatos.

Azt is fel kell venned, amit szeretnél megtenni, de még nem kötelezted el magad. És, dobj be mindent, amit nem bánnál, ha az út során megtehetnél.

Nem kell ezt naponta csinálnod. De ez olyasmi, amit gyakran kellene csinálnod. Személy szerint úgy gondolom, hogy ennek heti tevékenységnek kellene lennie, például péntek délután vagy vasárnap este.

2. lépés: Határozd meg a prioritásaidat.

A listáddal a hátad mögött itt az ideje, hogy rangsorold.

Hála Istennek, ha lebontottad a listádat muszáj, akar és talán, akkor már félúton vagy. De még mindig elemezned kell, hogy be tudd azonosítani azokat a tételeket, amelyeket ezen a héten el kell végezni. Minden mást vagy betervezhetsz egy későbbi időpontra, delegálhatod valaki másra, vagy törölheted a listádról.

Ha elakadtál, mert minden lényegesnek tűnik, íme néhány stratégia a listád rangsorolásához:

• Határozd meg a MIT-ket. Ezek legfeljebb három olyan dolog, amit feltétlenül el kell végezni ma.
• Használj prioritási mátrixot. Itt mindent, ami a listádon szerepel, a következő kvadránsokba sorolnál: sürgős és létfontosságú; szükséges, de nem sürgős; kritikus, de nem fontos; és sem nem sürgős, sem nem fontos.
• Határozd meg a feladataid értékét az ABCDE módszerrel. Csak jelölje “A”-val a legfontosabb feladatát, “B”-vel a fontosat, “C”-vel a talán-t, “D”-vel a delegálást, “E”-vel pedig a megszüntetést.
• A Pareto-elv. Koncentráljon arra a maroknyi tevékenységre, amely a legtöbb eredményt hozza.
• Warren Buffett 2 listás stratégiája. Jegyezze fel azt a 25 dolgot, amit ezen a héten el akar érni. Ezután karikázd be az öt legfontosabbat, a többit pedig felejtsd el.

3. lépés: Készíts napi tervezetet.

Most, hogy kitaláltad a heti prioritásaidat, találjuk ki, hol helyezd el őket a naptáradban.

Az első lehetőség az lenne, ha időrendi sorrendben dolgoznád végig a feladataidat. Tegyük fel, hogy van néhány olyan feladatod, amit péntekig le kell írnod. Az első két feladatodat hétfőre ütemeznéd. A harmadik és negyedik feladatot keddre ütemeznéd, és így tovább.

Ez tetszik. Elég egyszerű és nem nyomasztó. Amikor hétfőn felébredek, tudom, melyik halat kell megsütnöm – ahogy a hét többi napjára is.

Azért persze van itt néhány megfontolás. Először is, meg kell becsülnie, hogy az egyes feladatok mennyi időt vesznek igénybe. Ha mindegyik öt órát emészt fel, kétlem, hogy mindkettőt ugyanazon a napon elvégzed. Nem arról van szó, hogy nem tudsz egy tízórás napot ledolgozni. De ez nem kivitelezhető, ha figyelembe veszed a szüneteket és a zavaró tényezőket. Ebben az esetben inkább egy több mint 12 órás napról van szó.

Egy másik tényező a kötelezettségek, például konferenciahívások, megbeszélések, találkozók vagy kemény határidők előtt. Kihívás lesz két nagy feladatot megoldani, amikor már két találkozó van a naptárában.

És ne feledkezzen meg arról sem, hogy az energiaszintjéhez igazodva dolgozzon. Mindannyian különböző időpontokban vagyunk a legtermékenyebbek a saját ultradián ritmusunk alapján. Kövesd nyomon a sajátodat, hogy tudd, mikor vagy a legtermékenyebb. Általános szabályként elmondható, hogy általában ébredés után néhány órával vagyunk a legéberebbek és legenergikusabbak. Emellett a hét előrehaladtával az energiaszint is csökkenni kezd.

Ezt szem előtt tartva érdemes a legnehezebb feladatokat reggelre időzíteni. A délutánt pedig a kevésbé megterhelő tevékenységekre, például megbeszélésekre használhatná. Emellett próbálja meg előre ütemezni a hetét, hogy ne pénteken dolgozzon egy magas célkitűzésű feladaton.

4. lépés: Blokkolja ki az egész napját.

Vegyünk itt egy kis lélegzetvételnyi szünetet. Az előbb rengeteg információt zúdítottam rád. De nagyjából elérkeztünk ahhoz a ponthoz, amire mindannyian vártatok – a napirended minden napjának időblokkolásához.

Mivel már azonosítottad a prioritásaidat, és előálltál a heted tervrajzával, ez nem lehet olyan nehéz. Valószínűleg valahogy így néz ki:

• 5:30 – 6:30: Reggeli rituálé
• 6:30 – 7:00: Reggeli rituálé
• 6:30 – 7:00: Reggeli rituálé.: Ingázás a munkahelyre.
• 7:00 – 7:30: Email, közösségi média és Slack.
• 7:30 – 9:00: Tartalmas munka.
• 9:00 – 9:30: Szünet.
• 9:30 – 10:00: Konferenciahívás.
• 10:00 – dél: Tartalmas munka.
• Dél – 13:00 óra: Ebéd.
• 13:00 – 13:30: Email, közösségi média, Slack.
• 13:30 – 14:30: Csapatmegbeszélés.
• 14:30. – 15:30: Nem tervezett – rendelkezésre áll az irodai beugráshoz.
• 15:30 – 16:00: Email, közösségi média, Slack.
• 16:00 – 16:30: Hazautazás.
• 16:30 – 21:00: Minőségi időtöltés a családdal.

Ez egy elemi napirend. De azt hiszem, érted a lényeget. Az időddel egész nap számoltál. A legfontosabb munkádra és az olyan felszínes feladatokra, mint az e-mailezés, szintén időt különítettél el.

A reggeli rutinodra, a napi ingázásra, a szünetekre és a családi időre is időtömböket szántál. Még egy nem tervezett időblokk is van arra az esetre, ha reggel nem fejezte volna be a munkáját, ha elintézi a háttérbe szorult feladatokat, vagy ha váratlan eseményt kell elintéznie.

5. lépés: Átmenet blokkról blokkra.

Ha tökéletesíteni akarja az időblokkolás művészetét, akkor az egyes időtömbök között pufferekre van szüksége. Irreális azt hinni, hogy azonnal egyik feladatról a másikra fogsz ugrani. Az agyadnak időre van szüksége a dekompresszióhoz és a feltöltődéshez.

Még inkább szükséged van ezekre az átmeneti időszakokra olyan dolgoknál, mint például egy megbeszélésre való utazás. Tegyük fel, hogy délután 2-kor át kell menned a városon, hogy találkozz a befektetőkkel. Lehet, hogy van egy megbeszélésed, ami le van blokkolva. De ha 20 percet vesz igénybe az odaút, akkor 13:30-tól 14:00-ig is blokkolnia kell. Ez csak egy egyszerű módja annak, hogy megakadályozza, hogy véletlenül valami mást ütemezzen be, ami miatt elkéshet a megbeszélésről.

6. lépés: Kapcsolja ki és kapcsolja ki.

Az időblokkolás másik hasznos módja az, hogy kiiktatja a bosszantó zavaró tényezőket. Rendben, a kiirtás talán egy kicsit durva. De érted a lényeget. A zavaró tényezők megzavarják a dolgok elvégzésében.

A fő bűnös? Az okostelefonod. Szerencsére bizonyos időpontokban blokkolhatod az alkalmazásokat, ha korlátokat állítasz be a telefonodon, vagy olyan eszközöket használsz, mint a Freedom vagy a FocusMe. A telefonodat “Ne zavarjon” üzemmódba is állíthatod. Ha pedig ez nem működik, mindig tarthatja a telefonját egy másik szobában.

Az okostelefonja mellett a munkatársai vagy a családja is elterelheti a figyelmét, ha otthon dolgozik. Néha ez elkerülhetetlen. De bezárhatja az irodája ajtaját, amikor a munkára kell koncentrálnia. Ha nem értik a célzást, helyezzen ki egy “Ne zavarjanak” táblát az ajtajára, vagy ossza meg velük a naptárát, hogy tudják, mikor ér rá beszélgetni.

Azt javaslom, hogy vezessen naplót a figyelemelterelésről. Nem kell, hogy valami csicsás legyen. Csak jegyezd fel, hogy mi és mikor zavart meg. Ha például egy zajos kukásautó miatt minden szerda reggel elveszíti a koncentrációját, akkor ilyenkor tegyen fel egy zajszűrő fejhallgatót.

Szakasz: 7. lépés: Szükség szerint felülvizsgálja.

Végül vizsgálja felül, ha szükséges.

Ezért tekintse át a naptárát az elmúlt hétről. Mennyire voltál produktív? Mi nem úgy sikerült, ahogy tervezted? A következő hétre vonatkozóan helyezzen át néhány blokkot, hogy megnézze, hasznosak voltak-e ezek a változtatások vagy sem.

Az is bölcs dolog, ha olyan eszközt használ, mint a Calendar, amely a gépi tanulás varázslatának köszönhetően képes elemezni, hogyan tölti az idejét. Ezután képes okos javaslatokat tenni. Például képes nyomon követni a megbeszéléseit, majd javaslatot tenni arra, hogy mikor kerüljön sor rájuk, valamint arra, hogy kit hívjon meg.