Free Press

Számlázás & Fizetések

A késedelmes fizetés normális időkben is nehéz, de különösen nehéz időkben. Nemcsak pénzügyi, hanem érzelmi teherré is válik.

A késedelmes fizetés kezelésére gyakori megoldás a késedelmi díj felszámítása. Ez a kézenfekvő megoldás, nem igaz? Nyomást ad az ügyfélnek, hogy most fizessen, különben további költségek merülnek fel a későbbiekben.

De vajon ilyen egyszerű ez? Nem léteznek olyan helyzetek, amikor ez rossz ötlet? És ha már eldöntötted, hogy késedelmi díjat számolsz fel, mennyit számolsz fel? Valójában sok mindent kell mérlegelni. Ebben a bejegyzésben mindezt megvizsgáljuk:

• Miért jó ötlet késedelmi díjat felszámítani
• Az ilyen díjak felszámításának irányelvei (és mikor lehet rossz ötlet)
• Mennyit kell felszámítani

Miért lehet jó ötlet késedelmi díjat felszámítani

Az ügyfelek fizetésre ösztönzése mellett, a késedelmi díj több más okból is jó ötlet:

1. Szüksége van a pénzre – méghozzá minél előbb. Nehéz időkben a pénzforgalom különösen fontos. A késedelmi díjak további ösztönzőt jelenthetnek, hogy az ügyfelek hamarabb fizessenek. Bár ideális esetben elkerülhetné az ilyen intézkedéseket, a késedelmi díjak puszta gondolata is arra ösztönözheti az ügyfeleket, hogy minél hamarabb fizessenek Önnek, vagy legalábbis kommunikáljanak Önnel, ha nem tudnak fizetni.
2. Komoly szakembernek mutatja Önt, akinek vállalkozása van. Ha nem tartalmaz késedelmi díjszabást, az a felfogás alakulhat ki, hogy az az ügyfél, aki nem fizet időben, megismételheti ezt a viselkedést.
3. Ön előbb kap fizetést, mint más vállalkozók. Nagy az esélye annak, hogy ha ez az ügyfél nem fizet Önnek időben, akkor ugyanezt teszi más vállalkozókkal is. De ha szigorúbb fizetési politikája van, és felháborodik, akkor az Ön fizetését a halom tetejére helyezik.

Míg elvileg a késedelmi díjak működnek, vannak esetek, amikor nem jó ötlet.

A késedelmi díjak felszámításának irányelvei

Az alábbi irányelvek követésével jobban megértheti, hogy mikor megfelelő ezeket a díjakat felszámítani.

1. Kérdezd meg magadtól:

Az ügyfelek különbözőek. Vannak, akik nem fizetnek neked, mert, nos, ők rossz ügyfelek. Mások meg azért nem fizetnek, mert nincs rá pénzük. De vannak olyanok is, akik nem elégedettek a szolgáltatásoddal. De ahelyett, hogy felháborodnának, inkább azzal vezetik le a dühüket, hogy nem fizetnek időben. Passzív-agresszívak.

A késedelmi díj számlába foglalása csak súlyosbítja a problémát. Ezért fontos, hogy a számlázás előtt ellenőrizze, hogy a munka megfelelt-e a becslésnek. Ha igen, akkor az ügyfél nagy valószínűséggel elégedett. Most már elküldheti a számlát, és feltüntetheti a fizetési feltételeket, hogy ne legyenek meglepő késedelmi díjak. Ha már itt tartunk…

2. Kérdezd meg magad!

Semmi sem égeti gyorsabban a hidakat, mint a meglepetésszerű díjak. Ne számítson késedelmi díjat, ha az ügyfelek nem számítanak rá. Inkább először állapítsa meg az elvárásokat:

• Meghatározza a díjat a kapcsolat korai szakaszában, írásban, ideális esetben szerződésben.
• Meghatározza a díjat minden számlán, amit küld. Győződjön meg róla, hogy látható; ne rejtse el az apró betűs részek közé. Ugyanúgy, ahogyan Önt is frusztrálja, ha a feltételek mélyén eltemetett, meglepő díjakkal találkozik, úgy az ügyfeleit is.

Ahol nem határozta meg a fentieket, ott is feltüntetheti a késedelmi díjakat. Csak előre tájékoztassa az ügyfelet, és közölje, hogy a következő hónapban késedelmi díjat fog fizetni. Így nem cselekedhet úgy, hogy nem vesz tudomást a tényről, és számíthat arra, hogy a jövőben minden olyan számla, amelyet – egy bizonyos idő elteltével – nem fizetnek ki, megemelkedik.

És ha az ügyfél válaszol, és indoklást kér, elmondhatja, hogy ez valójában egy olyan politika, amelyet minden új ügyféllel szemben érvényesít (vagy érvényre fog juttatni).

3. Tudja, mikor a megbocsátás és a lágyabb érintés a jobb választás

Az, hogy van késedelmi kötbér-szabályzata, nem jelenti azt, hogy minden alkalommal érvényre kell juttatnia. Előfordulhat például, hogy egy ügyfél személyes kihíváson megy keresztül – például gyászesetével küzd, vagy a jelenlegi recesszió súlyosan érinti. Más esetekben előfordulhatnak olyan előre nem látható körülmények, amelyek miatt egy jövedelmező és általában megbízható ügyfél nem tud időben fizetni. Értékelje az egyes helyzeteket, és ne alkalmazza ugyanazt a politikát mindenkire.

Azzal, hogy kiemeli, hogy együtt érez a körülményeikkel, és lemond a díjról, erősítheti a velük való kapcsolatát. Ez hosszú távon csak hozzájárul az üzleti sikerhez. A jó üzleti gyakorlat mellett érdemes embernek lenni.

Mennyit kell felszámítania?

Tegyük fel, hogy késedelmi díj felszámítását fontolgatja, a következő kérdése valószínűleg az lesz: Mennyit számítsak fel? Hogyan számoljam ki a késedelmi díjat? Van felső határ? Mi az elfogadható és mi nem?

Mielőtt rátérnénk e kérdések megválaszolására, fontos megerősíteni, hogy a késedelmi díj célja az időben történő fizetésre való ösztönzés, és NEM az, hogy extra bevételi forrást teremtsen.

A díj tehát legyen elégséges ahhoz, hogy az emberek cselekedjenek, és ne legyen túlzó, hogy az ügyfél úgy érezze, hogy a szénné húzzák (különösen, ha a fizetés csak egy-két napot késik). Ha valami, akkor ez csak megkeseríti a kapcsolatot, és el fogja veszíteni az ügyfelét.

Oké, ha ezt már megbeszéltük, térjünk vissza a lényegre.

Az első lépés az, hogy megállapítsunk egy elfogadható kamatszintet, amit felszámíthatunk. Az államokban például államonként eltérő törvények vannak. Ismerkedjen meg ezekkel.

Mihelyt tudja, hogy mennyi a maximális éves kamatláb, amit felszámíthat, számolja ki a havi finanszírozási költséget. Csak ossza el az állami maximumot 12-vel. Például, ha a kamatláb 18%, a havi finanszírozási költség 1,5% (18/12). Egy 5000 dolláros számlára, amely 30 napot késik, 75 dollár (5000 dollár × 0,015) büntetés vonatkozik.

Tegyük fel azt is, hogy a fizetés 15 napot késik. Ez egy kicsit másképp alakul. Ekkor a díjat úgy számolhatjuk ki, hogy elosztjuk 15/365-tel, megszorozzuk 18%-kal, majd a számlán szereplő összeggel. Ez nagyjából 37 $-t ad.

Ez ilyen egyszerű… és a késedelmi díj felszámítása a FreshBooks segítségével még egyszerűbb. Amikor számlát hoz létre és ügyfelet ad hozzá, lehetősége van késedelmi díjat beállítani, akár százalékos, akár átalánydíj formájában.

Bővebb információért olvassa el a Mi a késedelmi díj és emlékeztető?

Ez a bejegyzés 2020 novemberében frissült.