A mai fejlett technológia egyre több pénzügyi csalást ösztönöz. Ez egyszerűen a vadállat természete. Ahogy a vállalkozások egyre gyorsabb módot találnak arra, hogy automatizálással optimalizálják a fizetési folyamatot, a márka védelme érdekében aktív csalásmegelőzésre van szükség. Ezt a “pozitív fizetés” nevű módszerrel lehet elérni.”
Mi az a pozitív fizetés?
A pozitív fizetés a pénzkezelés egy olyan formája, amely a módosított csekkek azonosítására és a csekkcsalások megelőzésére szolgál. Megakadályozza, hogy a bűnözők lopott bankszámlaszámok felhasználásával csalárd csekkeket váltsanak be. Emellett minden olyan hamis csekkadatot is észlel, ahol az összeget vagy a dátumot megváltoztatták.
Ez egy automatizált készpénzkezelési szolgáltatás, amely gyorsan összeveti a vállalat által kiállított és a kifizetésre bemutatott csekkeket. Minden furcsának tűnő vagy gyanúsnak ítélt csekket visszaküld a kibocsátónak további vizsgálatra.
A pozitív fizetési rendszer egyfajta biztosításként működik egy szervezet számára a veszteségek, csalások és egyéb kötelezettségek ellen. A szolgáltatás igénybevétele általában díjköteles, bár egyes bankok már ingyenesen kínálják.
Hogyan működik a pozitív fizetés?
A megváltoztatott, hamisított vagy hamisított csekkek elleni védelem érdekében a pozitív kifizetési szolgáltatás a feldolgozás előtt összeveti a csekkek meghatározott adatait egy, a vállalat által megadott listával. Ez olyan információkat tartalmaz, mint:
- Dollárösszeg
- Csekk száma
- Dátum
- Számlaszám
Egyes esetekben a kedvezményezett is szerepel a listán. Ha bármelyik adat nem egyezik, a bank nem egyenlíti ki a csekket. Az ilyen típusú biztonsági ellenőrzésekre azért van szükség, hogy a vállalat soha ne honorálhassa az átcsúszó hamis csekkeket. Ez egyfajta automatizálása a könyvelő szemének.
Ha az adatok nem egyeznek, és a csekket elutasítják, a bank egy kivételjelentésen keresztül értesíti az ügyfelet. Visszatartja a kifizetést, amíg a vállalat nem tájékoztatja a bankot a tranzakció elfogadásáról vagy elutasításáról. A bank olyan lépéseket is tehet, mint:
- megjelölheti a csekket
- értesítheti a vállalat képviselőjét
- kérhet engedélyt a csekk kiegyenlítésére
Ha csak csekély hiba vagy kisebb probléma áll fenn, a vállalat tanácsolhatja a banknak a csekk kiegyenlítését. Ha a vállalkozás elfelejt listát küldeni a banknak, előfordulhat, hogy az összes benyújtott csekket, amelynek szerepelnie kellett volna, elutasítják. Legyen tehát óvatos.
Fordított pozitív fizetés vs. pozitív fizetés
A pozitív fizetés másik formája az úgynevezett fordított pozitív fizetés. Ez a rendszer megköveteli, hogy a kibocsátó saját maga ellenőrizze a csekkeket. Ezáltal a vállalat felelőssége, hogy figyelmeztesse a bankot a csekk visszautasítására.
Ebben az eljárásban a bank naponta értesíti Önt az összes bemutatott csekkről, és a jóváhagyott csekkeket beváltja. Ha az Ön vállalkozása rövid időn belül nem válaszol a banknak, a bank továbblép és beváltja a csekket.
Alternatívaként a bank mindent elutasít, amit Ön kér tőlük. Csak ne feledje, hogy ez a módszer sokkal kockázatosabb, mint az automatizált pozitív fizetési folyamat.
A csekk- és elektronikus fizetési csalások megelőzése
A pozitív fizetés számos módon okos formája az üzleti bankolásnak. Egyszerűsíti a csekkbeváltási folyamatot, segít a vállalkozásnak a hibák csökkentésében, és megtakarítja a munkaerőköltségeket. További kulcsfontosságú előnyei:
Csekkellenőrzés
Minden fizetésre benyújtott csekket automatikusan ellenőriznek. Ez magában foglalja az összes bankfiókban bemutatott csekket. A pozitív fizetés megakadályozza a duplikált csekkek kifizetését, és védelmet nyújt az elveszett vagy ellopott csekkek ellen is.
Csalásellenőrzés
A pozitív fizetés drámaian csökkenti a csekkhamisítás esélyét. Olyan, mintha lenne egy sor robotszem, amely mindent átnéz. A vállalkozásnak megnövelt képessége van a csalárd tételek azonosítására és visszaküldésére, beleértve a kedvezményezett nevével gyanúsítottakat is. A bank együttműködik egy vállalattal annak ellenőrzésére, hogy Ön valóban kiállította/befogadta a számlára kiállított csekkeket.
Mindig az Ön döntése
Végső soron mindig a vállalkozás dönt arról, hogy elfogadja-e a csekket vagy sem. A pozitív fizetés esetén a végső döntést Ön hozza meg. Az online banki ügyintézés lehetővé teszi a márka számára, hogy könnyedén nyomon kövesse és döntsön a kivételes tételekről, valamint feltöltse a kibocsátási információkat.
A további kulcsfontosságú előnyök közé tartozik:
- Konzisztens számlaellenőrzés
- Kisebb emberi munkaerőköltség és hiba
- Egy második szem minden tranzakción
Következtetés
A pozitív fizetés csak akkor mehet rosszul, ha a vállalat nem figyeli a kivétellistát (vagyis azt, hogy a bank mit utasít el). Kell, hogy legyen valaki, akinek a napi feladatai közé tartozik, hogy átnézzen mindent, ami nem megy át. A legnagyobb hiba, amit elkövethet, ha hagyja, hogy egy csalárd csekk átmenjen, csak azért, mert aznap senki sem jutott el a listáig.
A pozitív fizetés lehetővé teszi, hogy a vállalkozás egy lépéssel a bűnözők előtt járjon, és megvédje a pénzforgalmát. A jövőbeni védelmet biztosító stratégiák végrehajtása ma kevesebb hibalehetőséget jelent. Ezt a csalás elleni védelmi rendszert a legtöbb kereskedelmi bank kínálja a bármilyen méretű vállalatok védelmére, és ezt komolyan meg kell fontolni.