Free Press

Mi a munkamegrendelés?

A munkamegrendelés egy munka vagy szolgáltatási kérelem dokumentációja, amelyet az ügyfél vagy belső érdekelt fél által benyújtott kérelem állapotának nyomon követésére és ellenőrzésére állítanak ki.

A helyszíni szervizszolgáltatást nyújtó vagy a berendezések vagy gépek rendszeres ellenőrzésével vagy karbantartásával járó iparágakban tevékenykedő vállalatok gyakran foglalkoznak munkamegrendelésekkel.

Ez lehet akár egy új kérés, egy havi ütemezett javítási feladat, megelőző karbantartás elvégzése, vagy egy már elvégzett munka újbóli megtekintése egy új probléma miatt.

A munkamegrendelés kezelésében részt vevő csapatok

1. Munkakérő: A munkakérő az a személy vagy csapat, aki a munkakérelmet benyújtja. Mint már említettük, ez egy ügyfélkérés eredménye. De a munkarendek automatikusan is generálhatók egy már elvégzett feladat nyomon követésére, ellenőrzési céllal.
2. Munka jóváhagyója: Ez egy konkrét személy vagy csapat lehet, aki a karbantartási kérelmek jóváhagyásával és hozzárendelésével foglalkozik a berendezések kezelése esetén, vagy lehet egy ügyfélszolgálati vagy diszpécseri csapat, amely ugyanezt a szerepet vállalja az ügyfelektől érkező munkamegrendelési kérelmek esetében.
3. Helyszíni technikusok: Ez a csoport olyan karbantartó mérnökökből, helyszíni technikusokból vagy javítókból áll, akik a helyszínen vannak, és a munkamegrendelésekhez kapcsolódó tényleges feladatokat hajtják végre.

Itt a Freshdesk előnézete működés közben

A munkamegrendelés dokumentum elemei

• Megrendelés id: A minden egyes munkamegrendelési kérelemhez rendelt egyedi azonosító szám
• Cím: A munkamegrendelésnek adott név. Pl. fűtéskiadás.
• A kérelem dátuma: A munkamegrendelés feladásának dátuma
• Probléma leírása: Egy rövid, 3-4 soros összefoglaló a problémáról vagy a kérésről. Pl. a motor hűtőegysége nem működik teljes teljesítményen.
• Eszköz: Ez a mező adja meg, hogy melyik eszköz vagy eszközök igényelnek figyelmet vagy javítást, Pl. klímaberendezés vagy anyagmozgató a raktárban.
• SLA: A szervizcsapatok & technikusai által a karbantartási munkamegrendelés befejezéséig vállalt vagy megígért idő.
• Költségbecslés: A pontos rezsiköltség, beleértve a munkamegrendeléssel kapcsolatos összes költséget
• Kategória: Milyen típusú munkamegrendelés van itt definiálva. Cégtől és iparágtól függően változik.
• Állapot: A munkamegrendelés aktuális állapota. A “Kiosztva”, “Folyamatban”, “Újranyitva”, “Befejezve” gyakran használt státuszok.
• Prioritás: A munkamegrendelés prioritása, amelyet általában magas, közepes vagy alacsony prioritással jelölnek
• Ügyfélinformáció: Az ügyfél vagy az érdekelt fél adatai, aki az eredeti szolgáltatási kérelmet vagy problémát felvetette. Tartalmazza a nevet, telefonszámot, e-mail címet és a helyszín adatait
• Hozzárendelt technikus: A munkarend-kérelemhez rendelt technikus neve és egyéb adatai.
• További dokumentumok: A feladatokhoz szükséges kiegészítő dokumentáció

Mire használják a munkamegrendeléseket?

A munkamegrendelések szerves részét képezik egy szervezet munkafolyamatának, amikor a problémák megoldásáról van szó. A következőkben a munkamegrendelések különböző módokon segítenek a karbantartási műveletek megszervezésében:

-Kérés státusza: A munkakérelmek referenciapontként való használata segít nyomon követni a kérés előrehaladását a feladat létrehozásától a befejezésig. Minden lényeges információt megad a problémával kapcsolatban, miközben a helyszíni technikusoknak is segít, hogy teljes kontextust kapjanak az adott feladatról.

-Az erőforrások és eszközök ütemezése: Mivel a munkautasítás a szervizkérelem lényeges részleteiből áll, a diszpécserszolgálat és a technikusok számára is információforrásként szolgálhat a feladat elvégzéséhez szükséges erőforrásokról – beleértve az új alkatrészeket és szerszámokat -, amelyekre a feladat elvégzéséhez szükség lenne.

-Dokumentálás és rangsorolás: A munkarendek a szolgáltatási kérés során felhasznált tevékenységek és erőforrások részletes nyilvántartásának létrehozására szolgálnak. A munkarenddel kapcsolatos információk segítenek a diszpécseri csapatoknak annak meghatározásában is, hogy mely feladatokat kell rangsorolni.

Mi a munkamegrendelési folyamat?

A munkamegrendelési folyamat vagy munkafolyamat a következő lépésekből áll:

1. Az ügyfél problémájának vagy karbantartási kérésének fogadása: Ha probléma merül fel, az ügyfél vagy az érdekelt fél elküldi a kérést a támogatási csapatnak vagy a diszpécserszolgálatnak, amelyben leírja a problémát.
2. Munkamegrendelés jön létre: A kérés beérkezése után munkamegrendelés készül az elvégzendő feladat minden részletével.
3. Ütemezze az időpontot: A munkamegrendelést egy adott időpontra ütemezik, és erről értesítik a karbantartó csapatot.
4. Hozzárendelés egy rendelkezésre álló technikushoz: A karbantartó csapat a feladatot a helyszín közelsége és munkaterhelése alapján egy rendelkezésre álló technikushoz vagy terepmunkáshoz rendeli.
5. A technikus részt vesz a szervizkérelemben. A helyszíni technikus az ügyfél helyszínére vagy az üzem telephelyére utazik, hogy megvizsgálja a problémát. Elvégzi a szükséges javításokat a berendezésen, és dokumentálja a folyamatot érvényesítés céljából.
6. Munkamegrendelés lezárása és dokumentálása: A munka elvégzése után a technikus tájékoztatja a karbantartó csapatot. A munkamegrendelés státuszát “befejezett”-re módosítják, és erről tájékoztatják a támogató csoportot, valamint az ügyfelet.

Munkamegrendelés vs. megrendelés

A munkamegrendelést egy szervizkérelem minden részletének rögzítésére és a folyamat nyomon követésére használják.

A beszerzési megbízás ezzel szemben egy olyan dokumentum, amely a kérést felvető csapat által igényelt eszköz vagy erőforrás beszerzését engedélyezi.

A karbantartásirányításban ez a kettő akkor találkozik, amikor egy pótalkatrész vagy egy új egység megrendeléséről van szó a munkakérelem teljesítéséhez.

A karbantartási munkamegrendelések kezelésének kihívásai

A munkamegrendelések előnyös módja bármely karbantartási kérés lényeges elemeinek rögzítésének, de több ilyen feladat kezelése kihívást jelent. Íme két alapvető nehézség, amellyel a szervezetek szembesülnek a munkamegrendelési kérések végrehajtása során:

1. A munkamegrendelések nyomon követése Excel vagy papír alapú rendszerek segítségével nem hatékony

A digitális világunkban már nem kivitelezhető a táblázatok további használata vagy a munkamegrendelési űrlap kinyomtatása. A feladatok létrehozása és frissítése hosszabb időt vesz igénybe, és ha hibák vagy rosszul kinyomtatott információk merülnek fel, az újbóli elvégzést igényel. Mindez eredménytelenséghez és elkerülhető idő- és pénzpazarláshoz vezet A karbantartó csapatok és a technikusok számára az ilyen kézi feladatok és újbóli munkálatok akadályozzák a munkájuk hatékony elvégzését.

1. A karbantartó csapatok és a helyszíni dolgozók közötti koordináció nehézkes.

A diszpécseri csapatok és a technikusok között kiépített kommunikációs vonalra van szükség, hogy a másik fél folyamatosan tájékozódhasson a munkakérés állásáról. Munkamegrendelés-kezelő rendszer nélkül a szervezeteknek vagy e-mailhez vagy telefonhoz kell folyamodniuk, ami sok hívást és megszakítást jelent. Ez hosszabb karbantartási ciklushoz vezet, mivel az együttműködés minden apró változtatás esetén manuális kommunikációt igényel.

A munkamegrendelés-kezelő szoftver használatának előnyei

Az alábbiakban csak néhányat említünk abból a sok lehetőségből, amelyekkel a munkamegrendelési szoftver megkönnyíti a szervizcsapatok életét:

A szervizcsapatok és a helyszíni csapatok egy platformra hozása

Areshdesk munkamegrendelés-kezelő szoftver egy platformra hozza a diszpécsercsapatokat és a helyszíni technikusokat. Így a koordináció rendkívül egyszerűvé válik. Minden új, feladattal kapcsolatos információ frissíthető a rendszeren belül, és a megfelelő személyek számára hozzáférhetővé tehető.

Egyszerűsített feladatkezelés & automatizált munkafolyamatok

A Freshdeskben gyorsan rögzíthetők és frissíthetők bármely szolgáltatási vagy munkamegrendeléssel kapcsolatos részletek. Egyéni mezőket is létrehozhat a felvetett szolgáltatási megbízás típusa alapján. Az automatizált munkafolyamatok segítségével feltételalapú kiváltókat hozhat létre, amelyek automatikusan, valós időben változtatják meg egy feladat állapotát vagy prioritását, kiküszöbölve a kézi beavatkozás szükségességét

Iránytervező műszerfal az időpontok kezeléséhez

A robusztus ütemező műszerfalunk nagyon egyszerűvé teszi a szervizfeladatok és a technikusok megtekintését, hozzárendelését és kezelését. Egyetlen nézetben láthatja az összes találkozót és minden technikus naptárát, és egyszerű drag and drop vezérlőkkel ütemezheti és frissítheti a munkafeladatokat a műszerfalon.

Munkamegrendelések kezelése a gyakorlatban – egy példa

A munkamegrendelés munkafolyamatának megértéséhez megnézzük, hogyan kezelte egy vállalat a munkamegrendeléseket a szoftver bevezetése előtt és után:

Egy gyorsan növekvő logisztikai vállalat a következő kihívásokkal szembesült a szervizkérelmek kezelése során

1. E-mail és telefon használatával, ami nehézkessé vált a nagy mennyiségű megkeresés kezeléséhez.
2. A lassú válaszidő miatt az eszkalációk is megnövekedtek, ami több munkát jelentett a technikusoknak.

Megoldás:

1. Egy integrált munkarendszoftver bevezetésével sikerült egységesíteni a támogatási és szervizcsapatokat, ami gyorsabb együttműködést és nagyobb hatékonyságot eredményezett.
2. Az automatizálás segítségével számos munkafolyamatot automatikusan végrehajtottak, például a munkamegrendelés állapotának frissítését: ez csökkentette a megoldási időt és javította a technikusok termelékenységét.

Egyszerűsítse a terepi műveleteket

A munkamegrendelések kezelése kritikus funkció a terepi szervezetek számára, és szerves szerepet játszik a karbantartási rendszerek és folyamatok javításában. Az ezen folyamatok digitalizálására szolgáló szoftverek bevezetése drámaian csökkenti a munkamegrendelések kezelésének összetettségét, és ami a legfontosabb, javítja az ügyfélélményt.