Free Press

Köszönjük Janet Maydemnek, hogy összeállította ezt a szórakoztató útmutatót a családi összejövetel tervezéséhez, amelyet mindenki szeretni fog.

Ha már régóta szeretnéd összegyűjteni a családodat (vagy távoli genetikai unokatestvéreidet) egy osztálytalálkozóra, itt az idő. Az ilyen események többségét, 65%-át valójában nyáron tartják, amikor a vakáció ideje, a szabadtéri helyszínek és a könnyebb utazás mindenki számára egyszerűbbé teszi a folyamatot. Egy családi összejövetel megtervezése azonban még nyáron is igazán monumentális feladatnak tűnhet. Ez az egyszerű útmutató segít lebontani a lépéseket, és mindössze egy hét alatt megszervezni az összejövetelt. Készüljön fel a kalandra!

Amíg ezeken a lépéseken dolgozik, ne feledje, hogy olyan tervet készítsen, amely lehetővé teszi a társasági életet és a szórakozást magán az összejövetelen. Ne állítsd be magad úgy, hogy túl sok munkát kell végezned az osztálytalálkozó napján. Az okos tervezés most lehetővé teszi, hogy később jól érezd magad.

1. nap: Határozz meg egy időpontot és toborozz segítséget

Kezd azzal, hogy meghatározol egy olyan előzetes időpontot, amely számodra értelmesnek tűnik, mivel ismered mások kötelezettségeit, de ne feledd, hogy ez változhat, ha másoktól visszajelzést kapsz. Hívjon fel néhány családtagot telefonon, vagy indítson vitát a közösségi médiában, hogy visszajelzést kapjon arról, melyik dátum lenne a legjobb a legtöbb ember számára.

Most kezdj el segítséget toborozni! A legjobb időmegtakarításod az osztálytalálkozó megtervezésekor az lesz, ha embereket hívsz segítségül. Testvérek, felnőtt gyermekek, genealógiai kapcsolatok, sőt, még felelős tinédzserek is beszállhatnak, és levehetik a válladról a teher egy részét. Kezdje a tervezést azzal, hogy felveszi a kapcsolatot ezekkel az emberekkel, és kiosztja a feladatokat azoknak, akik hajlandóak segíteni.

• A számítógéphez értő főiskolás diákod segíthet a meghívók és a videók megjelenítésében.
• Az unokatestvéred, aki szeret sütni, segíthet az ételek szervezésében.
• A nagybátyád, az amatőr fotós segíthetne a családi képek összegyűjtésében.

Ez csak néhány példa arra, hogyan delegálhatod az elvégzendő feladatokat. Ez egy hihetetlenül fontos lépés, mert egy kis segítség is sokat számíthat.

2. nap: Tervezd meg a vendéglistát

A mai napon eldöntheted, hogy kik vesznek részt a rendezvényen. A meghívókat a 7. napon fogod megformázni és elküldeni, ezért még ne aggódj a hírverés miatt.

Kiket fogsz meghívni? Ha az osztálytalálkozó egy különleges esemény – például egy mérföldkőnek számító születésnap vagy évforduló – alkalmából kerül megrendezésre, kezdje a közvetlen családtagokkal, és haladjon tovább a tágabb család felé.

Ha az összejövetel célja a család egy ágának újraegyesítése, jelölje ki az összejövetel munkacímét, például “A __________ leszármazottai”. Bár az ilyen típusú osztálytalálkozók megszervezése több időt igényel, a modern technológia egyes elemeit megkönnyítheti. (Olvasson tovább, hogy felfedezzen néhány technológiai időmegtakarítást.)

Az osztálytalálkozóra meghívhatja genealógiai kapcsolatait. Mi lenne jobb hely a családfáról való “szakmai beszélgetésre”? A közeli rokonokat és a régi genealógiai kapcsolatokat ugyanúgy meg lehet hívni, mint a közvetlen családtagokat.

Ha azonban egy távoli unokatestvér meghívásán gondolkodik, akit nemrég fedezett fel a DNS segítségével, akkor talán egy kicsit hivatalosabbnak kell lennie. Sokan közülünk, genealógusok közül izgatottak lehetnek a gondolattól, hogy először találkozhatnak egy egész csapat rokonnal, de néhányan talán hezitálnak. A távoli “DNS” unokatestvérek esetében először a szokásos kommunikációs csatornákon keresztül vegye fel velük a kapcsolatot, és kérdezze meg, hogy érdekelné-e őket a részvétel. Ha igennel válaszolnak, akkor küldje el vagy küldje el nekik e-mailben a meghívókat az összes szükséges információval – dátum, időpont, útbaigazítás a helyszínre stb. Ha ezek a távoli rokonok messziről jönnek, érdemes felajánlani, hogy segít nekik a szállás megszervezésében.

3. nap: Foglalja le a helyszínt

A nagy családi összejövetelek szervezésével kapcsolatos tanácsok nagy része azt javasolja, hogy mindenki számára, aki eljön, válasszunk egy központi helyszínt, lehetőleg egy repülőtér és szállodák közelében. Sok, összejövetelekre szánt helyszín azonban drága, és gyakran jó előre le van foglalva. Ha pénzt kell spórolnia, vagy csak egy kötetlenebb helyszínre vágyik, íme néhány lehetőség:

1. A hátsó udvarod. Van egy nagy udvarod vagy akár egy pár hektárnyi terület egy fészerrel? Tartsátok az osztálytalálkozót a házatokban! Nincs szükséged foglalásra vagy előlegre. Csak takarítani kell. Ha nincs időd a házad rendbetételére, vedd fel a gyerekeidet vagy az unokáidat, hogy segítsenek némi extra pénzért cserébe. Lehet, hogy a helyi középiskolával vagy a környékbeli ifjúsági csoportokkal is felveheti a kapcsolatot, és érdeklődhet olyan fiatalok után, akiknek közösségi munkaórákat kell teljesíteniük, vagy szeretnének egy kis extra nyári pénzt keresni – ők talán tudnak segíteni Önnek.
2. Egy közpark. Sok parkban vannak menedékházak vagy akár partiszobák, amelyeket lefoglalhatsz, és némelyik ingyenes. A kempinggel rendelkező park kiválasztása segíthet a vendégek elszállásolásában.
3. A templomod pincéje. Ha olyan templomhoz vagy zsinagógához tartozik, amelynek van közösségi terme, kérdezze meg, hogy bérelhető-e a terem. Az ilyen típusú termek díjai gyakran olcsóbbak.
4. A helyi American Legion csarnok vagy hasonló helyszín. Ezek a létesítmények gyakran teltházasak, de érdemes utánanézni, különösen, ha az osztálytalálkozó nem szombaton lesz.
5. Egy szálloda, üdülőhely vagy étterem. Míg egyes szállodák és üdülőhelyek sokba kerülnek, meglepődhet, hogy milyen kedvező áron lehet bérelni egy rendezvény- vagy tárgyalótermet egyes szállodákban, ha körbetelefonál. Még az is előfordulhat, hogy ingyen kaphat egyet, ha több családtag is tervezi, hogy ott száll meg. Sok üdülőhelyen pedig rendes kabinokat vagy nagyméretű szobákat kínálnak, amelyeket erre a célra lehet használni. Ez sokkal olcsóbb lehet, mint egy hivatalos rendezvényterem bérlése. Egy étterem gyakran ingyenesen biztosítja a termet, ha rajtuk keresztül vásárolja meg az ételt a rendezvényre. Ráadásul nagyon kevés takarítással jár!

Foglaljon időt ma arra, hogy telefonáljon és e-maileket küldjön, hogy le tudja zárni a helyszínt.

4. nap: Tervezze meg a családi összejövetel ételeit

Gondolkodik azon, hogy a fenébe lesz ideje arra, hogy mindenkinek főzzön? Jó hír – nem is kell! Vegye figyelembe ezeket a lehetőségeket, amikor megtervezi a menüt:

1. Tegyen egy potluckot. Ez a lehetőség jól működik, ha a vendégeidnek nincs hosszú útjuk. Ön biztosítja a főételt és a főzés módját (például hamburgert, hotdogot és egy igazán nagy grillt), a többiek pedig a köretet és a desszerteket. Az ételeket hozzárendelheti bizonyos emberekhez, ha biztosítani szeretné, hogy bizonyos típusú ételeket biztosítson, különösen akkor, ha néhány vendégének különleges étrendi igényei vannak.
2. Nézzen körül a helyi élelmiszerboltban vagy csemegeboltban. Sok élelmiszerbolt és csemegebolt kínál partycsomagokat, amelyek szendvicseket, csemegekülönlegességeket és desszertet tartalmaznak. Ezeket azonban egy-két héttel előre meg kell rendelnie, úgyhogy erre készüljön fel. Létrehozhat egy saját szendvics- (vagy taco) bárt is, ahol különféle hozzávalókat és előre elkészített köreteket kínál, és az emberek maguk állíthatják össze ebédjüket.
3. Béreljen fel egy ételszállítót. Ez a leggyorsabb és legkevesebb gonddal járó megoldás (és tökéletes ültetett vacsorákhoz), de egyben az egyik legdrágább is. Ha nagy költségvetéssel és nagyon kevés idővel rendelkezik, jóval az időpont előtt foglaljon cateringest (sok nagy helyszín, szálloda és üdülőhely rendelkezik olyan cateringessel, akivel már együttműködik). Egy másik lehetőség, ha nem szeretne főzni, de pénzt szeretne spórolni, az, hogy keres egy olyan vendéglátóst, aki csak az ételkészítésre köt szerződést Önnel. A költségek általában alacsonyabbak, ha maga szállítja és tálalja az ételt.
4. Tartsa az osztálytalálkozót egy étteremben (ahogy fentebb említettük). Sok étteremnek nagy termei vannak az összejövetelekhez, és a helyszínt és az étkezést egyben fedezheti (gyakran csak az ételért fizetendő átalányárért).

5. nap: Tervezze meg a szórakozást

Minden családi összejövetelen vannak unatkozó gyerekek és ideges felnőttek, akiknek valami elfoglaltságra van szükségük. Íme néhány olyan tevékenység, amelyet egyszerűen és gyorsan össze lehet állítani:

1. Tradicionális gyepjátékok. Van egy Bocce szettje? Patkó? Csúszda és csúszda? Állítsa fel őket a füvön, és hívjon csoportokat játszani. Győződjön meg róla, hogy a dobálózással vagy vízzel járó játékok jó messze vannak az étel- és társalgási területtől.
2. Társasjátékok. A családi összejövetel ülőhelyének egy sarkát kijelölheti társasjátékok vagy kártyák számára. Hagyja ezeket egész nap felállítva, és hívjon meg bárkit, hogy használja a játékterületet. Ne állítson fel videojátékokat – végül is azt szeretnénk, ha az emberek egymással foglalkoznának!
3. Open mike. Vannak tehetséges családtagjaid, akik énekelnek vagy érdekes hangszereken játszanak? Állítson fel egy mikrofont, és hívja meg a család zenészeit, hogy lépjenek fel. A meghívóban mindenképpen kérje meg a családtagokat, hogy hozzák magukkal a hangszereiket, ha ezt a lehetőséget is beiktatja.
4. Karaoke: Ezeket a gépeket viszonylag alacsony áron lehet megvásárolni vagy bérelni, és nagyon szórakoztatóak, különösen esti rendezvényeken.
5. Mese-kör: A családi összejövetelek lényege, hogy az emberek összejöjjenek, és történeteket osszanak meg egymással. Tervezzünk egy órát arra, hogy mindenki, kicsik és nagyok, elmesélhessen egy történetet az életéről. Adjon át egy pálcát a körben, hogy a dolgok rendben legyenek.
6. Játék- és kézműves sarok: Ha gyerekek is részt vesznek az eseményen (különösen, ha az bent van), tervezzen egy szobát vagy sarkot játékokkal, kézműves projektekkel és művészeti kellékekkel, hogy szórakoztassa őket. Mindenki értékelni fogja a figyelmességét. Akár egy genealógiával vagy családdal kapcsolatos kézműves tevékenységet is tervezhet, amelyet hazavihetnek emlékbe.
7. Fotómegosztás. Kérjen meg mindenkit, hogy hozzon magával régi fényképeket, és állítson fel egy asztalt, ahol az emberek megtekinthetik a mások által hozott régi fényképeket és albumokat. Akár szkennert is biztosíthatsz, hogy mindenki másolatot készíthessen a kívánt fotókról. A lemezen vagy USB-pendrive-on hozott digitális fényképek megtekintéséhez számítógépet is biztosíthat. Csak arra ügyeljen, hogy legyen egy felelős személy, aki irányítja az erőfeszítést, hogy a régi fényképeket megfelelően kezeljék. Az útmutató végén további ötleteket talál a genealógiával kapcsolatos összejöveteli elemekkel kapcsolatban.

6. nap: Virtuális összejövetel hozzáadása a tevékenységekhez

Vannak olyan távoli helyen élő családtagjai, akikről tudja, hogy nem tudnak részt venni a találkozón? Nos, ha a helyedben van áram- és internet-hozzáférés, miért ne blokkolhatnál egy órát, és tarthatnál egy “virtuális családi összejövetelt” azoknak a rokonoknak, akik nem tudnak eljönni?

A bátyám ezt tette a felesége 60. születésnapján, mivel az januárban volt, és mi Wisconsinban élünk. Felállítottak monitorokat és webkamerákat a konyhájukban, és azok az emberek, akik nem tudtak részt venni, bejelentkezhettek egy linkre, és online csatlakozhattak a bulihoz. Kövesse az alábbi lépéseket a virtuális családi összejövetel megszervezéséhez:

1. Regisztráljon egy videokonferencia-oldalon, és jelentkezzen be a virtuális összejövetel időpontjára. Másolja ki és mentse el a konferenciahely által megadott linket.
2. Megosztja a virtuális összejövetel linkjét a meghívókban. Emelje ki ezt a linket a virtuális összejövetel időpontjaként azok számára, akik nem tudnak személyesen részt venni az osztálytalálkozón.
3. Az osztálytalálkozó helyszínének kialakításakor alakítson ki egy olyan területet monitorokkal és webkamerákkal, amelyek az embercsoportokra összpontosítanak. Ügyeljen arra, hogy mikrofonnal ellátott eszközöket használjon, hogy az emberek hallhassák egymást beszélgetni. A virtuális osztálytalálkozó idején csatlakoztassa az eszközöket a videokonferencia-kapcsolathoz, és nézze, ahogy a messziről érkezők bejelentkeznek, hogy csatlakozzanak a bulihoz.

Ez a nap a fotókra is gondoljon. Nem kell fotóst felbérelnie, de érdemes lesz találnia valakit a családban, aki felelős lesz a fényképek elkészítéséért. Tervezzen legalább egy órát az osztálytalálkozón a csoportképek készítésére, és állítson fel egy “fotófalat”, ahol mindenki beleegyezik, hogy legalább egy egyéni vagy családi fotóhoz pózoljon.

7. nap: Formázza és küldje el a meghívókat

Míg néhány vendégnek a hagyományos papír szórólapot kell küldenie, sok embert e-mailben és a közösségi médiában is meg lehet hívni, és ez sokkal olcsóbb és könnyebben kezelhető. Az online meghívók gyorsak, és tartalmazhatnak egy RSVP linket a gyors válaszadáshoz. Egy virtuális osztálytalálkozó linket is tartalmazhat.

Ha az Ön számítógépes tapasztalatának mértéke a “be” gomb megtalálása, akkor érdemes ezt a feladatot a család közösségi média gurujára bízni. Ellenkező esetben hozzon létre egy eseményt a Facebookon, és kérje meg az embereket, hogy jelöljék meg, ha részt vesznek rajta. Vagy használjon online meghívó- vagy e-kártya-szolgáltatást, és küldjön meghívókat e-mailben.

Ha a fenti lépések mindegyikét elvégezte, akkor az osztálytalálkozó fő elemei készen állnak. Jó neked! Ha azonban szeretnéd, hogy az összejöveteled családtörténetre összpontosítson, akkor érdemes még néhány napot hozzáadnod a tervezéshez, hogy néhány genealógiára összpontosító elemet is tartalmazzon. Íme néhány ötlet.

Ideák a genealógia bemutatására a családi összejövetelen

Ez az, amiről egy családi összejövetel szól, nem igaz? A családi emlékek megosztása.

A családtörténeti kutatásait tiszteletteljes és nem tolakodó módon szeretné megosztani mindenkivel, és az összejövetelt lehetőségként használja fel arra, hogy további részleteket, történeteket, feljegyzéseket és fényképeket gyűjtsön. Ez lehet a legidőigényesebb feladatod, de többféleképpen is megoldhatod.

1. Hagyományos táblakiállítások. Valószínűleg ez lesz a legegyszerűbb módja annak, hogy az emberek megnézzék a kijelződet, de nagyon időigényes a felállítása. Ha vannak motivált családtagjaid, akik önként vállalják ezt a feladatot, delegáld rájuk. A családfatáblázat és a régi képek mellett tegyen bele minden olyan könyvet vagy cikket, amelyet a családjáról írtak.
2. Videómegjelenítés. Ez a lehetőség nagyszerű, ha már digitalizálta genealógiai dokumentumait és fényképeit. Állítson össze egy videós diavetítést a genealógiájáról, és futtassa le egy ciklusban, hogy az emberek egész nap megnézhessék. Itt is érdemes lehet, hogy a család egy technikában jártas tagját megkérni, hogy segítsen ebben. A YouTube-on megtekintheti a családi összejövetelről készült videók mintáit, köztük ezt a nagyon szép példát.
3. Történetcsomagok. Vegye fel a kapcsolatot a rokonokkal, és kérje meg őket, hogy e-mailben vagy levélben osszák meg a családtagokkal, helyekkel vagy eseményekkel kapcsolatos emlékeiket. Ezeket családcsoportok szerint is rendezheted. Ha megvan a történetgyűjteményed, egészítsd ki a családi képekkel, és vidd el a csomagot a helyi nyomdába, hogy készíttessen belőle másolatokat. Ezeket ossza ki az osztálytalálkozón emlékként a vendégeknek.

Olvassa el ezt a cikket a családi történetek gyűjtéséről, és ezt a cikket arról, hogyan kell ezt tisztelettudóan csinálni.

A családi osztálytalálkozó megtervezése ilyen rövid idő alatt nem lesz könnyű, de ha ennek az útmutatónak megfelelően osztja be az idejét, meg tudja csinálni. Csak ne feledd, hogy magadra is vigyázz – időnként tarts egy kis szünetet, hogy megünnepeld a jól végzett munkát.

Azt is szeretheted:

Kétszeres unokatestvér? Ez a táblázat segít rendezni a zavaros rokoni kapcsolatokat

Janet Meydam szabadúszó író, aki több mint 40 éve foglalkozik hobbiból genealógiával. Tudása kiterjed számos különböző nyilvántartás kutatására az Egyesült Államokból, Németországból és Lengyelországból. Társszerzője a szülei családtörténeti könyvének, az “I Come from a Long Line of Dilleys” címűnek. Janet foglalkozásterapeutaként dolgozik. Férjével, Timmel három felnőtt gyermekük van, és Wisconsinban élnek.

Kép: