本題に入りましょう。 あなたがここにいるのは、生産性を高めながら時間をよりよく管理する方法を探す旅の途中だからです。 この目標を達成するためのオプションは何百、何千とありますが、確実なテクニックの1つがタイムブロッキングです。
タイムブロッキングとは何か、なぜそれが効果的なのか、そして、毎日のスケジュールに組み込む方法を説明します。 “例えば、メールやソーシャル通知を受け取るたびに携帯電話をチェックするのではなく、明確に定義された時間にこれを行うのです。” しかし、1日をどのようにブロック化するかは、あなたの裁量によります。
Jones の場合、彼は朝、仕事に飛び込む前に、受信トレイとソーシャルメディアをチェックするブロックを確保しています。 「昼食後にもう1つのブロックを設けています。 「そして、最後のブロックは、仕事を終える前の午後の遅い時間です」
Bill Gates や Elon Musk などの他の人々は、1 日全体を 5 分のブロックで構成するマイクロ スケジューリングを好んでいます。 しかし、より一般的な方法は、重要なタスクを完了したり、ミーティングに参加したりするために、1時間程度の時間を確保することです。 その後に、通常20分以内の短い休憩をはさみ、また仕事に戻るのです。 しかし、なぜタイムブロックはそれほど効果的なのでしょうか。
手始めに、時には便利ですが、ToDoリストは劣っています。 主な理由は、時間を考慮していないからです。 今日中に達成したい項目が10個あるとします。 しかし、最初の2つが予想以上に時間がかかると、残りを完了させることはできません。 そのため、私たちはより管理しやすく、重要度の低いタスクから取り組む傾向があり、おいしいカエルは冷めたままそこに置かれていることになります。
さらに、タイムブロックはマルチタスクを妨げることにもなります。 「特定のタスクや問題のために時間の塊をスケジュールすることで、深く集中した作業を促進します」とジョーンズは説明します。 また、緊急ではあるが本質的ではない「浅い仕事」に集中することも少なくなります。
タイムブロックは、毎日の責任に時間制限があるため、完璧主義や先延ばしも撃退してくれます。 また、自分の時間に対する要求を拒否することも容易になります。 そして、特定の時間枠で達成したこと、達成できなかったことを記録することで、優先順位を振り返ることができます。
タイムブロックの力を活用する準備はできましたか？
Step 1: Untangle your mind.
カレンダーに時間のブロックを追加し始める前に、まず、それらをどのように埋めるかを決定する必要があります。 前もって多くの計画を立てる必要があります。 そうでなければ、寸法がすべて間違っているため、何の役にも立たない棚ができあがるかもしれません。 でも、「この棚にはレコードを収納する」と決まっていれば、まず図面を調べますよね。 しかし、私たちのほとんどがそうであるように、あなたはおそらくあなたの頭の中で渦巻くしなければならない百万のものがあります。 だから、ブレインダンプを行うことによって、そこからそれらを取得します。
それはあなたが文字通りあなたがしなければならないすべてのものを書き留めている単純な活動です。 紙とペン、Evernoteのようなアプリ、または携帯電話のノートアプリを使用することができます。 まずは、会議に出席する、課題を特定の日までに提出するなど、約束事をリストアップします。 その他、朝の習慣、毎日の通勤、目標に関連するものなどを記載します。
また、やりたいがまだ約束していないことも記載します。 また、将来的にやっても構わないというものも入れておくとよい。 しかし、それはあなたが頻繁に行うべきものです。 個人的には、これは金曜日の午後や日曜日の夜など、毎週行うべき活動だと思います。 しかし、今週中にやらなければならない項目を特定するために、まだ分析する必要があります。 これらは、絶対に今日中に終わらせなければならない3つ以下のものです。
ステップ3：毎日の青写真を準備する
さて、1週間の優先順位が分かったところで、それらをカレンダーのどこに配置するかを考えましょう。 たとえば、金曜日までに片付ける必要のある項目が 2 つあるとします。 最初の 2 つのタスクは月曜日にスケジュールされます。 タスク 3 と 4 は、火曜日にスケジュールされるでしょう。 かなりわかりやすいし、圧倒されない。 月曜日に起きたとき、どの魚を揚げるかわかっています。 まず、それぞれのタスクにどれくらい時間がかかるかを見積もる必要があります。 それぞれ5時間かかるとしたら、同じ日に2つとも完了することはないでしょう。 10時間労働ができないわけではありません。 でも、休憩時間や気晴らしの時間を考えると、現実的ではありません。 この場合、1日12時間以上の勤務になります。
もうひとつの要因は、電話会議、会議、約束、または厳しい締め切りのような約束の前でしょう。 また、自分のエネルギーレベルに合わせて仕事をすることも忘れてはなりません。 私たちは皆、自分の超日常的なリズムに基づいて、最も生産的な時間帯が異なっています。 自分の生産性が最も高いのはいつなのかを把握するために、自分の状態を記録しておきましょう。 一般的な経験則では、起床後2～3時間が最も注意深く、エネルギッシュな時間帯とされています。 また、1週間が経過すると、エネルギーレベルは低下し始めます。
このことを念頭に置いて、最も困難なタスクを午前中にスケジュールすることをお勧めします。 そして、午後は会議など、あまり消耗しない活動に充てるのだ。 また、金曜日に高い目標に取り組むことがないよう、1週間のスケジュールを前倒しするようにします。
Step 4: 1日全体をブロックアウトする
ここで一息つきましょう。 というか、たくさんの情報を投げかけましたね。 しかし、私たちは、皆さんが待ち望んでいたポイント、つまり、スケジュールの毎日をタイムブロックするところまで来ました。
すでに優先事項を特定し、1週間の青写真を思いついたので、これはそれほど難しいことではないはずです。 おそらく次のようなものでしょう：
- 5:30 a.m. – 6:30 a.m.: 朝の儀式
- 6:30 a.m. – 7:00 a.m.。：通勤＜3691＞＜3142＞午前7時～午前7時半：メール、ソーシャルメディア、Slack＜3691＞＜3142＞午前7時半～午前9時：有意義な仕事＜3691＞＜3142＞午前7時～午前9時：仕事。
- 午前9時～9時30分：休憩
- 午前9時30分～午前10時：カンファレンスコール
- 午前10時～正午：カンファレンスコール。 有意義な仕事.
- 正午～午後1時 昼食.
- 午後1時～午後1時半：メール、ソーシャルメディア、Slack.
- 午後1時半～午後2時半：チームミーティング.
- 午後2時半. – 3:30 p.m.：予定なし – オフィスへのポップインに対応。
- 3:30 p.m. – 4:00 p.m.: メール、ソーシャル、Slack。
- 4:00 p.m. – 4:30 p.m.: 家に通勤。
- 4:30 – 9:00 p.m.:
これが初歩的な1日のスケジュールです。 でも、ポイントはわかってもらえたと思う。 あなたの時間は一日中計上されています。 また、最も重要な仕事やメールなどの浅いタスクのための時間もブロックされています。
さらに、朝のルーチン、毎日の通勤、休憩、家族の時間にもまとまった時間が割かれています。
Step 5: ブロックからブロックへ移行する
時間ブロッキングの技術を完成させたいなら、各時間塊の間にバッファを設ける必要があります。 1つのタスクから別のタスクにすぐに飛び移れると考えるのは、非現実的です。 脳には、脱力して充電するための時間が必要です。 たとえば、午後2時に投資家と会うために、街中を移動しなければならないとしましょう。 ミーティングはブロックされているかもしれません。 しかし、そこに着くまでに20分かかるなら、午後1時30分から2時までの時間もブロックすべきです。これは、何か別の予定を誤って入れてしまい、会議に遅れてしまうことを防ぐための簡単な方法です。
Step 6: Turn off and tune out.
タイムブロックを役立てるためのもうひとつの方法は、煩わしい気がかりを根絶することです。 さて、根絶は少しきついかもしれません。 しかし、その考えは理解できます。
その主な原因は？ スマートフォンです。 ありがたいことに、携帯電話に制限をかけたり、FreedomやFocusMeなどのツールを使ったりして、特定の時間にアプリをブロックすることができます。 また、スマートフォンを「おやすみモード」にすることもできます。 また、それがうまくいかない場合は、常に携帯電話を別の部屋に置いておくこともできます。
スマートフォン以外にも、自宅で仕事をしている場合は、同僚や家族から注意をそらされることがあります。 これはやむを得ない場合もあります。 でも、仕事に集中したいときはオフィスのドアを閉めればいいのです。 そのヒントが得られない場合は、ドアに「Do Not Disturb」のサインを貼るか、カレンダーを共有して、あなたがいつでもおしゃべりできるようにします。
気晴らしの記録をつけることをお勧めします。 それは何も派手なものである必要はありません。 ただ、何が、いつ、あなたの邪魔をしたのかをメモしておくのです。 例えば、毎週水曜日の朝、ゴミ収集車の音がうるさくて集中できないなら、この時間帯にノイズキャンセリングヘッドホンを装着します。
Step: 7: 必要に応じて修正する
最後に、必要に応じて修正します。
これを行うには、先週のカレンダーを見直します。 どのくらい生産的でしたか？ 計画通りに行かなかったことは何ですか。 次の週には、いくつかのブロックを動かして、それらの変更が有益であったかどうかを確認します。
また、機械学習の魔法によって、あなたがどのように時間を使っているかを分析できる、カレンダーのようなツールを使用することも賢明でしょう。 そして、賢い提案をすることができるのです。 たとえば、会議を監視し、いつ行うべきか、誰を招待すべきかを推奨することができます。