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イベントマネージャーは、人々を集めるイベントのデザイン、セットアップ、実行を監督する仕事です。 このようなイベントは、数十人のゲストによる小さなネットワーキング・ミーティングから、数日間にわたる数千人の参加者による大規模なカンファレンスまで、あらゆる種類のものがある。

イベントの管理は、その範囲にかかわらず、常に人を中心とした取り組みです。 あなたの目標は、人々があるイベントから最大限の利益を得られるようにすることであり、その目標を達成するために人々と密接に協力することである。

イベントマネジメントがやりがいのあるキャリアである理由（あなたが人間好きなら！）、成功するイベントマネジャーの必須スキル、そしてトッププロによる成功の秘訣について、ぜひご覧になってください。

イベントマネジメントは、場所の選定からゲストの満足度のフォローアップまで、イベントのあらゆる側面に焦点を当てたプロジェクトマネジメントの専門職です。

イベントマネージャーとイベントプランナーの役割の違いは何ですか？

ほとんどの場合、これらの職種は同義語です。 この2つの役割に違いがあるとすれば、主に企業やイベントの専門家がそのポジションをどのように定義しているかによるものです。 たとえば、イベント マネージャーを大規模なイベントのみに携わるものと定義したり、イベント前のプランニングよりもイベント当日のタスクを扱うものと定義したりする場合もあります。 また、米国労働統計局は、これらのポジションをすべて「ミーティング、コンベンション、およびイベント プランナー」という単一の職業カテゴリーに分類しています。

イベントマネジメントの段階はどのようなものですか？

イベントマネジメントには5つの基本ステージがありますが、各ステップには複数のタスクが含まれています。 また、多忙なイベントマネージャーは、通常、常に多数のイベントに対して異なるステージにいます。

ステージ 1: 調査、目標設定、実行可能性評価

あなたが社内の企業イベントマネージャーであっても、さまざまなクライアントと仕事をするイベント管理会社を経営していても、最初の段階はイベントの目的を定義し、その実現可能性を評価することです。 多くの場合、これは自明のことと思われるでしょう。 図書館の新館建設のための資金集め、会社の20周年記念、新製品のロールアウトなど、イベント全体の目標が決まっているのです。

しかし、より詳細な情報を得ることが不可欠です。 ここでは、クライアントに尋ねたり、社内のチームと話し合ったりすべきことをいくつか紹介します。

• 会社行事の場合。 ビジネスケースは何ですか？ 1つの製品を紹介するのか、それとも複数の製品を紹介するのか。 教育的要素はあるか？
• 非営利団体の場合。 具体的な資金調達の目標は何でしょうか。 長年の寄付者だけを対象としたイベントですか？
• 授賞式の場合：イベントは新しい展示会と同時開催ですか？ 授賞式の場合：授賞式中に行うべきか、それとも授賞式後に行うべきか。 スタンディングカクテルアワーにするか、着席式にするか。 組織内のコミュニティ意識を向上させたいのか。 Facebookの新しいプロフェッショナルグループに参加してもらいたいですか？
• ソーシャルイベントの場合 フォーマルなイベントなのか、それともゆったりとしたイベントなのか。 すべてのゲストが素晴らしい時間を過ごすためには、どのような種類の音楽が必要でしょうか？

この最初の段階では、イベントの実行可能性評価も行う必要があります。これは、イベントの予算を設定し、それがイベントの目標に合致しているかどうかを判断することを意味します。 たとえば、ある非営利団体が、祝宴の資金調達のための資金的余裕がないことを知るかもしれません。 この場合、非営利団体は祝賀会を1年延期し、代わりに資金調達の要素を含む低コストのフードトラック・フェスティバルを開催することができます。

ステージ2：テーマの選択とイベントの設計

次に、イベントマネージャーは指定された目的を達成するためにイベントを設計します。 ここで、イベントのラフスケッチが注目される。

• イベント中に何が起こるのか？
• 誰が出演／講演／指導するのか？
• いつ、どこで行われるのか？
• テーブル、椅子、ステージ、演台、F&Bなどのレイアウトはどう計画するか？
• セッティング、背景、その他のイベント要素の計画されたスタイルは何ですか？ (モダン、伝統的、ロマンチック、スチームパンク、素朴？)

これは、ガラやその他の演劇、パフォーマンスを中心としたイベントのためのカラー、サウンド、照明デザインも含む創造的なプロセスです。 プロフェッショナルなイベントの場合は、タイムラインやセミナー活動の確立、看板やスワッグのブランディング、講演者の候補の決定などが中心となります。

イベント マネージャーとそのチームは、Social Tables などのデジタル イベント サービス ツールでコラボレーションすることが多く、全員が計画の軌道を理解し、問題が発生した場合は早い段階で呼び出すことができます。

Stage 3: イベントを成功させるために詳細に集中する

イベント マネージャーとそのチームは、イベントのビジョンが決まると、詳細に移行していきます。 この段階は、イベント管理プロセスの大部分を占め、次のようなことが含まれる（イベントの種類によって異なる）。

• 会場やベンダーにRFPを送る。
• 会場、ベンダー、スピーカー、パフォーマーを採用する（および予備の選択肢を用意しておく）。
• イベントウェブサイトとカスタマイズされたイベントアプリの構築
• イベント後のアンケートの設計
• ゲスト招待の送信
• イベントハッシュタグの作成とイベント前のソーシャルメディアキャンペーンの開始
• イベント後のアンケートの作成とイベント前のソーシャルメディアキャンペーンの開始
• イベント前のハッシュタグの作成とイベント前のソーシャルメディアキャンペーン
• イベント後のアンケートの作成。
• RSVPとイベント登録数のトラッキング。
• 参加者とのコミュニケーション。
• イベントマーケティングとアウトリーチ。
• スピーカーやパフォーマーとイベントスケジュールについて議論する。
• クライアントのアップデートとウォークスルー
• イベントスタッフとボランティアのトレーニング
• イベントのタイムラインやBOEなど、重要なイベント文書の設計と最終調整
• イベントを開催するための準備。
• イベントのWifiや携帯電話サービスのチェック（特にハイテクを駆使したイベントの場合）
• 交通機関やバレットサービスの手配
• イベントのチェックインプロセスの設計や看板の作成
• イベントを開催するための準備。
• スワッグバッグやブランドグッズの作成

ステージ4：イベントの実行

イベントマネージャーにとっては、これがメインイベントです！

イベントを成功させるために必要なことは？ これまでのステージをすべて当日に生かし、ゲストに感謝され、楽しんでもらえるようなイベントを作り上げるところです。

イベントの規模により、セットアップはイベント当日の朝、または数日前に開始されることがある。

• イベントベンダーやサプライヤーの搬入とセットアップ。
• テーブルと椅子、センターピース、フラワーアレンジメント、ブッフェ台、ステージ、演台のセッティング。
• 最終ウォークスルー、サウンドチェック、技術チェック。
• ゲストサービスおよびコミュニケーション.
• F&Bサービス.
• 予期せぬ問題や緊急事態の管理.
• スピーカーやパフォーマーが必要なものを持ち、合図を理解しているかのチェック.
• パフォーマンスやスピーチ.
• ソーシャルメディアの壁や参加者投票.
• スワッグバックを配布.
• ゲストサービスおよびコミュニケーション.Social Media Wallや参加者の投票.
• スワッグバックを配布する.
• ゲストサービスおよびコミュニケーション.
• ゲストの退出管理

ステージ5: イベント後のゲストとのコミュニケーションとチームの報告会

優れたイベントマネージャーは、ゲスト、ボランティア、クライアント、およびチームメンバーがイベントにどう反応したかを理解するまで、イベントが終了したとは考えません。 これはイベントそのものから始まり、イベントマネージャーはゲストの反応を観察し、参加者と話し、問題があればゲストサービスに確認する。

次に、イベント後12時間から48時間以内に、ポストイベント・アンケートを送ります。 イベントマネージャーは、イベント後のアンケートを短く、シンプルで、親しみやすいものにすることで、最も多くの回答が得られるようにデザインします。

回答を手に、イベントマネージャーは顧客と会い、イベントの成果やアンケートの結果に対する満足度について話し合います。 最後に、何が良くて何が悪かったのかを社内のチームと話し合い、次のイベントで同様の問題が起こらないように行動計画を立てます。

イベントマネージャーに必要なスキルは？

何より、イベントマネージャーには人間力が必要です。 この仕事は、クライアント、イベント企画チーム、ベンダーや会場チーム、そしてゲストと常にやり取りをする必要があります。 イベントマネージャーは毎日、よく知っているチームメンバーや初対面の人たちと隣り合わせで仕事をします。 その他、イベントマネージャーには欠かせないスキルがあります。

• 近藤麻理恵のような整理整頓能力
• マルチタスク能力
• 夜や週末に働くのが好き
• 鋭いコミュニケーションとリスニングスキル
• クリエイティブなアイデア
• スピード感の中に楽しさを感じること
• イベントマネージャーには、以下のような能力も求められます。2705>
• Ability to focus under pandemonium
• Flexibility when inevitable challenges arise
• Confidence in decision making
• Willing for learning and expand skills
• Passion for dynamic industry

イベントプランナーの必須スキルで、イベント業界のキャリアスキル6つを深く掘り下げてみてください。

トップイベントマネージャーが語る、イベント運営に関わる3つの秘訣

上記のスキル以外にも、経験豊富なイベントマネージャーから意外なヒントを集めてみました。

Be the calm in the storm

Things will go wrong, that is a constant. 冷静になって、自分の心の道具箱を使って、その状況に対処し、改善しましょう。 イベントプランナーは、大きな問題を笑顔で解決し、さらにストレスを与えないように周囲を落ち着かせることができます。 迷ったら、バニラ・アイスのように「問題があるなら、私が解決する」-トレードショー・マーケティング会社フリーマインド・シアトルのマーケティング・マネージャー、ビクトリア・ブラジッチ。 9752>

Develop your business smarts

Event is a service and must be organized in a business-like fashion. イベントは、適切な規模の観客を集めるだけでなく、数字を積み重ねる必要があります。 イベントマネージャーには、ビジネスに対する頭が必要です。 ビジネスがどのように機能するかを知ることが、ますます求められています。 何が最もビジネス的な意味を持つかという文脈の中で重要な決定がなされるように、商業的な直感が必要なのです。 イベントだけでなく、イベントのバランスシートにとって何がベストなのか？ イベントの企画プロセスのある段階では、イベントの方向性について厳しい決断を迫られることがあります。 このような決断は、心ではなく、頭で行う必要があります。 繰り返しになりますが、こうした決断は難しいものであり、必ずしもチームが歓迎してくれるとは限りません。 – クリス・パウエル イベントエキスパート The Event Expert blogのThe 7 Key Skills of a Successful Event Managerから抜粋しました。

他者と関わる（そして他者から学ぶ）

ソーシャルメディアは障壁を取り除き、最新情報を入手し、あなたの考え方や仕事の仕方を変えてくれるインフルエンサーとつながるための素晴らしい方法である。 Twitterのチャットに参加したり、LinkedInのグループに参加して投稿したり、YouTubeで思想家を見たりして、新しい視点を見たり、新しいアイデアを生み出すきっかけにしましょう。 業界のイベントに参加して、イベント界のトップスピーカーから話を聞く。 自分の属する、目まぐるしく、エキサイティングな業界に刺激を受けましょう。 – ベッキー・クロス（Event Northern Ltd.マネージング・ディレクター兼イベント・ストラテジスト イベントマネージャーブログの「10 Ways to Be a Better Event Manager」から抜粋。

最後に、ほとんどのイベントマネージャーからよく出る真珠のような知恵を紹介します：自分自身をよくケアすることです。 イベントの運営や企画は、ストレスの多い職業として知られています。 イベント管理のキャリアを追求するなら、燃え尽き症候群を防ぐために、ストレス軽減策を採用することが不可欠だ。

イベント マネージャーが行うことのすべてがわかります！

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