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あなたの組織は、その規模にかかわらず、購買要求と発注のプロセスを使用して、何らかの形で支出を管理している可能性があります。 調達における購買請求書および発注書プロセスは、デジタル化および自動化されているため、ビジネスに多くの重要な利点をもたらすことができます。

意図した利益を享受する前に、プロセスをよりよく理解するために、私たちはあなたのために調達プロセスをステップバイステップで以下に分解しました。

発注および購入要求プロセス

発注は、買い手が公式に注文を確認し、目的のサプライヤーからの商品またはサービスの購入取引を許可して作成する商業文書です。

注文書は、注文が合意されたとおりに届けられるかどうかを確認するために使用できる、企業の明確な期待を決定するものとして有用です。 法的拘束力があり、最終的には予算を守り、財務監査を支援し、会社が注文を効率的に追跡・管理するのに役立ちます。

ステップ1：購買請求書の作成

最初のステップは、購買請求書の作成で、これは購買発注書とは異なるものです。 購入要請は、貴社が社内で作成し、貴社の購買部門に提出する書式で、購買部門に承認してもらいたい品目のリストを提供するものです。 購買部門が購買請求を承認して初めて、発注書が作成されます。

購買請求のメリットはいくら強調してもしすぎることはありません。 これらの利点には、戦略的ベンダーを分離し、ベンダーの総数を統合して時間とコストを節約する能力、破天荒な支出の削減、ビジネス支出の合理化、および外部と内部の両方における全体的な請求コストの削減が含まれます。 一部の企業では、手動プロセスにより、指定された権限を持つ人物によって物理的に署名されるまで、発注書を承認することができないことになっています。 もし、電子メールや電子調達ソフトを使えば、もっと早く承認されるでしょう。

一旦承認されると、購入要請は、購入要求の概要を示す購入注文書の基礎を形成します。 これは、基本的にあなたと問題のサプライヤーとの間の正式な合意を構成することになります。 発注書には、日付、価格、納期、合意した条件（たとえば割引など）、発注書番号、支払期限を記載します。

ステップ3: サプライヤーは発注書を受け取る

詳細の一部が不正確であるか、サプライヤーにとって受け入れられない場合、サプライヤーは修正を要求することができることを念頭に置いておいてください。 サプライヤーはその後、修正された発注書を承認し、電子メールまたは電子調達プラットフォームを使用して、あなたにそれを返送することができます。

ステップ4：購入者が発注書を提出

購入者が発注書を記録したら、プロセスはほぼ完了です。 ファイリング購入注文書は、それがあなたの財務監査に来るときに非常にあなたを助けるので、あなたはこの手順を省略することはないでしょう。 承認と支払い

上記の4つのステップが完了すると、製品またはサービスが合意されたとおりに提供され、最終的に発注書自体に照らし合わせて検査されます。 サービスが発注書の条件どおりに実行された場合は、意図したとおりに支払いが行われます。 重要な質問をする

発注書を確保したことは喜ばしいことかもしれませんが、その発注書の将来の影響を理解するために、デューデリジェンスを行うことをお勧めします。 サプライヤーのクレジットヒストリーをチェックしましたか? 彼らは、あなたが知っておくべき「ロイヤルティ割引」を持っていますか？

チームとして、ビジネスに影響するすべての「もしも」の質問をすることで、次のステップのために総合的に準備することができます。 この準備には、会計チーム、倉庫チーム、ITチームなど、チーム全員を議論に加えるようにしてください。

発注書の発行と処理にかかるコストは、あなたの会社とそのニーズによって異なる可能性があります。 正確なコストの評価にあまり時間をかけないことをお勧めしますが、発注書の一般的なコストは、トランザクションごとに約 35.88 ドルであると知っておくと便利です。 このコストは、購買請求書および購買発注ソフトウェアを導入することによって、90％も大幅に削減することができます。

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