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La maggior parte delle persone vuole conoscere il modo migliore per programmare la propria giornata per la massima produttività, e ci sono numerosi articoli e libri che sostengono di conoscere la “programmazione perfetta”. Ma la realtà è che non esiste un metodo perfetto per tutti. Poiché tutti noi abbiamo particolari punti di forza e debolezze quando si tratta di gestione del tempo e produttività, ciò che funziona per una persona potrebbe essere un disastro totale per un’altra.

La storia ha dimostrato che le persone più produttive usano tecniche di programmazione molto diverse a seconda delle loro circostanze, personalità e livelli di energia. Winston Churchill, per esempio, lavorava fino a tarda notte e interrompeva la sua giornata con whisky e sonnellini. Toni Morrison iniziava a scrivere prima dell’alba. Non esiste un “programma unico” per la massima produttività.

Vogliamo aiutarti a trovare il metodo di pianificazione che funziona meglio per te. Vogliamo vederti raggiungere una produttività alla velocità della luce ogni giorno. Con questo in mente, ecco cinque diversi metodi di programmazione giornaliera che puoi provare. Alcuni di questi metodi sono abbastanza semplici, mentre altri sono al limite della follia.

Si tratta solo di trovare la giusta misura.

Il metodo del blocco del tempo

Il blocco del tempo significa semplicemente pianificare la tua giornata in anticipo e dedicare ore specifiche per svolgere compiti specifici. Per fare questo è necessario determinare in anticipo ciò che si realizzerà e esattamente quando lo si realizzerà. Una volta che li hai in mente, inseriscili nel tuo calendario e poi mettiti al lavoro su quei compiti al momento giusto durante il giorno.

Quando pianifichi i compiti, è importante bloccare sia i blocchi proattivi che quelli reattivi. I blocchi proattivi sono quando ci si concentra sui compiti importanti che si devono fare. Questo è quando si fanno progressi su progetti importanti, si redigono documenti importanti, o si abbozza un prototipo per il prossimo grande prodotto. I blocchi reattivi sono quando si concede tempo per le richieste e le interruzioni, come le e-mail e le riunioni improvvisate.

Per esempio, si potrebbero programmare i compiti più impegnativi per le prime due ore del giorno e spazzare la posta in arrivo durante il pomeriggio. Questo ti permette di lavorare indisturbato e di sapere che riuscirai a fare cose come email e telefonate.

Questo metodo ha il vantaggio di aiutarti a sapere esattamente come userai il tuo tempo e esattamente quando porterai a termine compiti specifici. Le liste di cose da fare standard vi presentano una lista di compiti da completare nel vostro tempo libero. Il blocco del tempo ti fornisce una lista di compiti e un lasso di tempo specifico per completare ogni compito.

Costringendoti a lavorare all’interno di una struttura rigida e a portare a termine i compiti in un dato tempo, sei costretto a concentrarti al laser su ogni attività.

Il guru della produttività Cal Newport giura sul metodo del blocco del tempo, dicendo:

A volte le persone chiedono perché mi preoccupo di un livello così dettagliato di pianificazione. La mia risposta è semplice: genera un’enorme quantità di produttività. Una settimana lavorativa di 40 ore con un blocco temporale, secondo le mie stime, produce la stessa quantità di output di una settimana lavorativa di 60+ ore perseguita senza struttura.

Pianificare la tua giornata in anticipo con il tuo calendario può aiutarti a concentrarti su quei compiti che contano di più. “Non importa come lo guardi”, dice lo scrittore di Art of Less Doing Ari Meisel, “i compiti coinvolgono il tempo”. (La sua tecnica è quella di utilizzare FollowUp.cc per ottenere promemoria via e-mail dei compiti al momento giusto.)

The Most Important Task Method (MIT)

Il metodo MIT consiste nel concentrarsi sulle cose essenziali. Piuttosto che scrivere un’enorme lista di cose da fare e cercare di farle tutte, determinare le 1-3 attività che sono assolutamente essenziali e poi concentrarsi inesorabilmente su queste attività durante il giorno. Non si tratta di non fare mai più di tre compiti in un giorno, ma di non fare nient’altro finché non si sono completati i tre compiti essenziali.

La realtà è che la maggior parte dei giorni ci sono solo poche cose essenziali che devono essere fatte. Sì, ci sono mille voci che reclamano la nostra attenzione, ma la maggior parte di queste voci non sono cruciali. Le notifiche che fanno esplodere il tuo telefono e le e-mail che riempiono la tua casella di posta possono aspettare. Se riesci a completare le 1-3 attività essenziali, tutto il resto diventa secondario o addirittura non necessario.

Questo è l’argomento centrale del libro di Gary Keller e Jay Papasan The ONE Thing: “Qual è l’UNICA cosa che puoi fare questa settimana in modo tale che facendola tutto il resto sarebbe più facile o non necessario?”

Una volta determinate le vostre 1-3 attività più importanti, esse sono programmate per prime nella vostra giornata. In questo modo si fanno progressi sugli elementi essenziali prima di essere bombardati dalle distrazioni. Si può usare questo insieme al metodo del blocco del tempo, salvando le ore iniziali per i compiti più importanti. Email, telefonate e riunioni vengono dopo, dopo aver completato i compiti essenziali.

Con la concentrazione ossessiva sui compiti più importanti, ogni giorno è produttivo. Non c’è mai un giorno in cui si perde tempo in compiti senza senso. L’esperto di produttività James Clear la mette così:

Se fai la cosa più importante per prima ogni giorno, allora avrai sempre qualcosa di importante da fare. Non so voi, ma questo è un grosso problema per me. Ci sono molti giorni in cui perdo ore a cancellare il quarto, quinto o sesto compito più importante sulla mia lista di cose da fare e non riesco mai a fare la cosa più importante.

App consigliate per la gestione dei compiti:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

La Tecnica del Pomodoro

La Tecnica del Pomodoro consiste nel lavorare in brevi, massicciamente produttivo, intensamente concentrato, e poi concedersi una breve pausa. È incredibilmente semplice, in quanto tutto ciò che richiede è un timer, e ti permette di suddividere un grande compito in intervalli gestibili.

Ecco come funziona:

• Scegli un compito

• Imposta il tuo timer per 25 minuti

• Lavora sul compito finché il timer finisce

• Fai una breve pausa (circa 5 minuti)

• Ogni 4 sessioni di Pomodoro, fare una pausa più lunga (15-30 minuti)

Questa tecnica permette di realizzare una quantità significativa nel corso della giornata pur facendo pause adeguate. Il tempo relativamente breve di ogni sessione permette anche di concentrarsi intensamente senza affaticarsi mentalmente.

Alcune persone giurano assolutamente sulla Tecnica del Pomodoro. Paul Klipp, presidente della filiale polacca di Lunar Logic, dice questo sull’uso del Pomodoro:

Si potrebbe pensare che una persona possa fare 16 di questi cicli in un giorno. Sono fortunato se riesco a farne più di due in un giorno senza interruzioni. Ma in quei 50 minuti faccio più cose che nelle altre sette ore della mia giornata lavorativa, almeno in termini di avanzamento degli aspetti più importanti dei miei progetti più importanti.

Nonostante la sua bella semplicità, ci sono alcuni lati negativi nella Tecnica del Pomodoro. Le sessioni di Pomodoro dovrebbero essere periodi ininterrotti di concentrazione, il che significa che non si può fare una pausa a metà sessione e poi riprenderla più tardi. Se un collega si ferma e chiede qualche momento del tuo tempo, devi educatamente rifiutare o interrompere la sessione del tutto.

Tuttavia, come Klipp ha notato sopra, è possibile realizzare una quantità significativa in poche sessioni.

App consigliate per il Pomodoro:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

Sessioni di 90 minuti di concentrazione

Il corpo umano opera su cicli chiamati “ritmi ultradiani”. Durante ognuno di questi cicli, c’è un picco quando siamo più carichi di energia e una depressione quando siamo esausti.

Con la tecnica di concentrazione di 90 minuti, si approfitta pienamente dei picchi e delle depressioni di energia che si verificano durante la giornata: Lavorare 90 minuti e poi riposare per 20-30 minuti. Discutendo le prestazioni di punta in uno studio del 1993, Anders Ericcson ha sottolineato che questi periodi di riposo tra sessioni di lavoro intenso sono essenziali per il miglioramento.

La maggior parte delle persone presta poca attenzione ai ritmi naturali del proprio corpo e usa stimolanti come il caffè per superare i periodi di scarsa energia. Questo si traduce quasi sempre in un crollo completo intorno alle 14:30, che corrisponde a un calo del ritmo ultradiano.

Lavorare a scatti di 90 minuti ti permette di mettere in relazione i tuoi livelli massimi di energia con la tua lista di compiti, il che dà una grande spinta alla tua produttività. Stai lavorando con il tuo corpo invece che contro di esso.

Come dice il Digital Strategist Tom Gibson:

Dobbiamo iniziare a pensare alla produttività e al rendimento in termini ciclici, piuttosto che lineari. Molti già riconoscono di avere momenti di picco durante il giorno in cui lavorano meglio. Altre volte, sono migliori pensatori. Altre volte, sono buoni solo per Netflix.

Siamo stati addestrati dalla giornata lavorativa di 8 ore ad assumere che dovremmo lavorare costantemente dalle 8 alle 17 con solo una pausa per il pranzo, per esercitare il massimo rendimento dall’inizio alla fine della giornata lavorativa. E mentre questo metodo certamente permette ai manager di stare sopra i dipendenti, ostacola la produttività.

Naturalmente, questo sistema ha i suoi svantaggi. Se il tuo capo entra nel tuo ufficio e ti trova a sonnecchiare sul pavimento, potrebbe non essere contento, anche quando gli spieghi che stai lavorando in accordo con i tuoi ritmi ultradiani (e, potremmo aggiungere, migliorando la tua memoria). E ci saranno delle scadenze che non ti daranno altra scelta che mettere il naso sulla macina.

Ma quando non ti trovi contro il tempo, potresti voler considerare i ritmi naturali del tuo corpo quando decidi il tuo metodo di programmazione. Il tuo corpo potrebbe non essere esattamente in linea con i cicli di 90 minuti, ma controlla i tuoi livelli di energia durante il giorno per alcune settimane per vedere se riesci a trovare un modello per te stesso.

Metodo del sonno polifasico

Questo è un metodo di programmazione un po’ bizzarro che funziona solo per alcune persone selezionate, ma se funziona per te, raggiungerai quantità non comuni di produttività in un solo giorno. I dormienti bifasici dormono in due porzioni più piccole, come 4 ore al mattino e 4 ore in tarda serata. I dormienti polifasici portano questo metodo all’estremo, suddividendo il sonno in più fasi brevi, il che permette di dormire meno complessivamente e di aumentare notevolmente la produttività. La quantità di sonno in ogni fase può variare, con alcune persone che dormono solo in sonnellini di 20 minuti e altre che si accaparrano pezzi di sonno più grandi e poi li integrano con i sonnellini.

Eugene Dubovoy è un project manager russo che ha adottato un programma polifasico di dormire 3,5 ore ogni notte integrato da tre sonnellini di 20 minuti durante il giorno. Come risultato, ha molto più tempo a disposizione e riesce a fare molto di più di quanto farebbe altrimenti. Come ha detto a Business Insider: “Il più grande vantaggio è che ho circa due mesi di tempo extra ogni anno. Il tempo è la risorsa più preziosa nella nostra vita.”

Chris Jeub, un altro dormiente polifasico, è d’accordo: “Il mio programma di sonno polifasico mi fa sentire sano e vigile, mi ha dato un sonno più soddisfacente, e ha contribuito ad aumentare la mia produttività fino a 28 ore a settimana.”

Questo programma ha alcuni svantaggi molto evidenti. Steve Pavlina ha notato la sfida di avere questo tipo di programma pur mantenendo un sano programma familiare. E se si perde una qualsiasi delle sessioni di sonno programmate, si può significativamente gettare fuori il vostro programma di sonno.

Ma questo programma ha anche alcuni vantaggi enormi, come ottenere ore extra ogni giorno. Se dormi solo quattro ore al giorno, aggiungi circa 28 ore extra alla tua settimana (supponendo di dormire normalmente 8 ore).

Trovare il mix ideale

Creare il tuo programma più produttivo potrebbe significare creare ibridi di alcuni di questi metodi. Il metodo MIT funziona bene con il Metodo del Blocco del Tempo. Tre sessioni di Pomodoro si inseriscono perfettamente in una sessione di lavoro di 90 minuti. E il Metodo Polifasico…beh, potresti essere da solo in questo caso.

Ma è cruciale che tu programmi la tua giornata. Come dice l’autore di Essentialism Greg McKeown: “Se non dai priorità alla tua vita, lo farà qualcun altro.”

Fissando un programma giornaliero, ti assicuri di essere tu a dare priorità alla tua vita.

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Questo post è stato originariamente pubblicato nel novembre 2016 e aggiornato nel marzo 2019. Guarda immagine di Wil Stewart via Unsplash. Pomodoro timer foto di David Svensson. Illustrazione del ritmo ultradiano di Officevibe. Illustrazione del sonno polifasico via Wikimedia.