Wiele osób chwali Dokumenty Google za ich wszechstronność i nieocenioną możliwość udostępniania dokumentu konkretnym osobom, ale te opcje udostępniania i sposób, w jaki są używane, mogą otworzyć drzwi dla niektórych ogromnych naruszeń prywatności. To przerażająco trudne w czasach, aby korzystać z Internetu w charakterze zawodowym i uniknąć polegania na usługach Google, ale istnieją sposoby, aby korzystać z tych narzędzi i chronić dane osobowe jednocześnie.
Google’s suite funkcji jest przydatna dla każdego, kto ma dostęp do Internetu. Firma obsługuje skarbnicę darmowych programów dla wszystkich linii pracy, takich jak Gmail, Arkusze Google, Dysk Google, Mapy Google i oczywiście Dokumenty Google. Wszystkie te narzędzia zapewniają imponujące opcje udostępniania, pozwalając użytkownikom na udostępnianie danych i współpracę nad projektami, a niektóre z nich są nawet zabawne w użyciu.
Niestety korzystanie z tych opcji udostępniania stwarza również największe ryzyko. W Dokumentach Google najprostszą metodą udostępniania linków jest włączenie udostępniania linków w celu utworzenia unikalnego adresu URL dokumentu i wysłania tego linku do współpracownika. Podczas gdy bezpośrednie działanie polegające na wysyłaniu linku od osoby do osoby jest stosunkowo bezpieczne, jeśli dokument ten posiada jakiekolwiek linki wychodzące do innych stron internetowych, kliknięcie tych linków powoduje wysłanie poprzedniego adresu URL (tego, który został prywatnie utworzony w celu udostępnienia samego dokumentu) do katalogu nowej witryny. Nie jest to z natury nikczemna praktyka – to tylko mało znana część funkcjonowania Internetu.
Jak zachować prywatność podczas wysyłania Dokumentów Google
Jednym z najłatwiejszych i najskuteczniejszych sposobów bezpiecznego udostępniania Dokumentu Google jest udostępnianie go określonym osobom. Istnieje kilka sposobów, aby to osiągnąć. Najszybszym sposobem jest wyłączenie udostępniania linków, a zamiast tego wybranie opcji „Określone osoby” w opcjach udostępniania linków. Wymaga to od drugiej strony zalogowania się na konto Google, ale jeśli zadanie polega na wysłaniu poufnych informacji w dokumencie, to prawdopodobnie warto wykonać ten dodatkowy krok. Jeśli plik zawiera linki i użytkownik kliknie te, adres URL będzie nadal powiedzieć innych witryn, gdzie użytkownik był, gdy kliknął link, jednak nie pozwoli tych witryn, aby przeczytać sam dokument, ponieważ opcje udostępniania link został ustawiony, aby ograniczyć dostęp tylko do konkretnych osób wybranych.
Inną opcją jest wykorzystanie Google Groups. Ta droga również wymaga, aby każdy zaangażowany zalogował się na konto Google, ale w zamian tworzy listę osób, do których wszystko może być wyłącznie udostępnione. Jest to świetna opcja, jeśli praca wymaga częstego dzielenia się dokumentami z dużą grupą osób. Każda grupa będzie miała swój własny powiązany adres e-mail „@googlegroups”, więc zamiast wpisywać adres e-mail konkretnej osoby przy wyborze miejsca udostępniania dokumentu, wystarczy użyć adresu e-mail grupy. Dobrym pomysłem jest śledzenie członków grupy, aby mieć świadomość, kto ma dostęp do udostępnionych plików, i łatwo jest usunąć osoby, które nie są już częścią projektu.
W końcu, jak to zwykle bywa w przypadku komunikacji online, pamiętanie o ustawieniach prywatności podczas udostępniania informacji jest kluczowe. Dzięki inteligentnemu wykorzystaniu funkcji udostępniania łączy, Dokumenty Google mogą być zarówno bezpieczne, jak i pewne.
.