Free Press

Większość ludzi chce wiedzieć, jeden najlepszy sposób, aby zaplanować swój dzień na maksymalną produktywność, i istnieje wiele artykułów i książek, które twierdzą, aby wiedzieć, „idealny harmonogram”. Ale rzeczywistość jest, nie ma idealnej metody dla każdego. Ponieważ wszyscy mamy szczególne mocne i słabe strony, jeśli chodzi o zarządzanie czasem i produktywność, co działa dla jednej osoby może być całkowitą katastrofą dla innego.

Historia pokazała, że najbardziej produktywni ludzie używają bardzo różnych technik planowania w zależności od ich okoliczności, osobowości i poziomów energii. Winston Churchill, na przykład, pracował do późna w nocy i rozbił swój dzień z whisky i drzemki. Toni Morrison zaczynała pisać przed świtem. Nie istnieje „jeden uniwersalny harmonogram” zapewniający maksymalną produktywność.

Chcemy pomóc Ci znaleźć metodę planowania, która działa najlepiej dla Ciebie. Chcemy, aby zobaczyć, jak można osiągnąć produktywność warp-speed każdego dnia. Mając to na uwadze, oto pięć różnych metod planowania dziennego można spróbować. Niektóre z tych metod są całkiem proste, podczas gdy inne są na granicy szaleństwa.

Wszystko polega na znalezieniu odpowiedniego dopasowania.

Metoda blokowania czasu

Blokowanie czasu oznacza po prostu planowanie dnia z góry i poświęcenie konkretnych godzin na wykonanie konkretnych zadań. Wykonanie tego wymaga określenia z góry, co osiągniesz i kiedy dokładnie to zrobisz. Kiedy już je masz, wpisz je do swojego kalendarza, a następnie zabierz się do pracy nad tymi zadaniami w odpowiednim czasie w ciągu dnia.

Podczas planowania zadań ważne jest, aby zablokować zarówno bloki proaktywne, jak i reaktywne. Bloki proaktywne są wtedy, gdy skupiasz się na ważnych zadaniach, które musisz wykonać. To właśnie wtedy robisz postępy w ważnych projektach, sporządzasz ważne dokumenty lub szkicujesz prototyp swojego kolejnego wspaniałego produktu. Bloki reaktywne są wtedy, gdy dajesz czas na prośby i przerwy, takie jak poczta elektroniczna i improwizowane spotkania.

Na przykład, możesz zaplanować swoje najtrudniejsze zadania na pierwsze dwie godziny dnia i przeorać skrzynkę odbiorczą w godzinach popołudniowych. Pozwala to na pracę bez rozproszenia i nadal wiesz, że dostaniesz się do rzeczy, takich jak e-mail i rozmów telefonicznych.

Ta metoda ma tę zaletę, pomagając Ci wiedzieć dokładnie, jak masz zamiar wykorzystać swój czas i dokładnie, kiedy masz zamiar zrealizować konkretne zadania. Standardowe listy rzeczy do zrobienia przedstawiają ci listę zadań do wykonania w twoim własnym czasie. Blokowanie czasu zapewnia ci listę zadań i określone ramy czasowe do wykonania każdego zadania.

Przez zmuszenie się do pracy w sztywnej strukturze i do wykonania zadań w określonym czasie, jesteś zmuszony do przyniesienia laserowego skupienia do każdej czynności.

Guru produktywności Cal Newport przysięga na metodę blokowania czasu, mówiąc:

Czasami ludzie pytają, dlaczego zawracam sobie głowę tak szczegółowym poziomem planowania. Moja odpowiedź jest prosta: generuje to ogromną ilość produktywności. 40-godzinny tydzień pracy z blokadą czasową, szacuję, produkuje taką samą ilość produkcji jak 60+ godzinny tydzień pracy realizowany bez struktury.

Planowanie dnia z wyprzedzeniem za pomocą kalendarza może pomóc Ci skupić się na tych zadaniach, które mają największe znaczenie. „Nieważne, jak na to patrzysz”, mówi pisarz Art of Less Doing Ari Meisel, „zadania wiążą się z określeniem czasu”. (Jego technika polega na użyciu FollowUp.cc, aby uzyskać przypomnienia przez e-mail o zadaniach w odpowiednim czasie.)

The Most Important Task Method (MIT)

Metoda MIT polega na skupieniu się na tym, co najważniejsze. Zamiast pisać masywną listę rzeczy do zrobienia i próbować zrobić wszystko, określ 1-3 zadania, które są absolutnie niezbędne, a następnie bezlitośnie skup się na tych zadaniach w ciągu dnia. Nie chodzi o to, że nigdy nie robisz więcej niż trzy zadania w ciągu dnia, ale o to, że nie robisz nic innego, dopóki nie wykonasz tych trzech podstawowych zadań.

Rzeczywistość jest taka, że większość dni to tylko kilka podstawowych rzeczy, które muszą być zrobione. Tak, istnieje tysiąc głosów domagających się naszej uwagi, ale większość z tych głosów nie jest kluczowa. Powiadomienia rozsadzające twój telefon i e-maile wypełniające skrzynkę odbiorczą mogą poczekać. Jeśli możesz wykonać 1-3 najważniejsze zadania, wszystko inne staje się drugorzędne lub nawet niepotrzebne.

To jest główny temat książki Gary’ego Kellera i Jaya Papasana Jedyna rzecz: „Co jest JEDNĄ rzeczą, którą możesz zrobić w tym tygodniu, tak że robiąc ją, wszystko inne będzie łatwiejsze lub niepotrzebne?”

Po określeniu 1-3 najważniejszych zadań, są one zaplanowane jako pierwsze w ciągu dnia. Ty wtedy robisz postęp na istotnych rzeczach zanim ty dostajesz bombardować przez rozpraszacze. Ty możesz używać to w połączeniu z metodą blokowania czasu, save twój początkowe godziny dla najważniejszych zadań. Email, rozmowy telefoniczne i spotkania przychodzą później, po tym jak wykonasz swoje istotne zadania.

By skupić się obsesyjnie na swoich najważniejszych zadaniach, każdy dzień jest produktywny. Nigdy nie masz dnia, w którym tracisz czas na bezsensowne zadania. Ekspert od produktywności James Clear ujmuje to w ten sposób:

Jeśli każdego dnia najpierw zrobisz najważniejszą rzecz, to zawsze uda Ci się zrobić coś ważnego. Nie wiem jak dla Ciebie, ale dla mnie jest to wielka sprawa. Jest wiele dni, kiedy marnuję godziny na skreślanie 4, 5 lub 6 najważniejszych zadań na mojej liście rzeczy do zrobienia i nigdy nie zabieram się za robienie najważniejszej rzeczy.

Zalecane aplikacje do zarządzania zadaniami:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

The Pomodoro Technique

The Pomodoro Technique is all about working in short, ogromnie produktywnych, intensywnie skoncentrowanych zrywach, a następnie dawaniu sobie krótkiej przerwy. Jest niewiarygodnie prosta, ponieważ wymaga jedynie timera i pozwala na podzielenie dużego zadania na łatwe do opanowania interwały.

Oto jak to działa:

• Wybierz zadanie

• Ustaw swój timer na 25 minut

• Pracuj nad zadaniem, aż timer się skończy

• Zrób krótką przerwę (około 5 minut)

• Co 4 sesje Pomodoro, rób dłuższą przerwę (15-30 minut)

Ta technika pozwala Ci osiągnąć znaczną ilość w ciągu dnia, jednocześnie robiąc odpowiednie przerwy. Stosunkowo krótki czas każdej sesji pozwala również na intensywne skupienie się bez zmęczenia psychicznego.

Niektórzy ludzie absolutnie przysięgają na Technikę Pomodoro. Paul Klipp, prezes polskiego oddziału Lunar Logic, tak mówi o stosowaniu Pomodoro:

Można by pomyśleć, że człowiek może wykonać 16 takich cykli w ciągu dnia. Mam szczęście, że udaje mi się zrobić więcej niż dwa w ciągu dnia bez przerw. Ale w ciągu tych 50 minut udaje mi się zrobić więcej niż przez pozostałe siedem godzin mojego dnia pracy, przynajmniej jeśli chodzi o posuwanie do przodu najważniejszych aspektów moich najważniejszych projektów.

Mimo swojej pięknej prostoty, Technika Pomodoro ma pewne minusy. Sesje Pomodoro mają być nieprzerwanymi okresami skupienia, co oznacza, że nie możesz przerwać sesji w połowie, a następnie odebrać ją później. Jeśli współpracownik zatrzymuje się i prosi o kilka chwil twojego czasu, musisz albo grzecznie odmówić, albo przerwać sesję razem.

Jednakże, jak zauważył Klipp powyżej, możliwe jest osiągnięcie znacznej ilości w ciągu zaledwie kilku sesji.

Zalecane aplikacje Pomodoro:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

90-minutowe sesje skupienia

Ciało ludzkie działa w cyklach zwanych „rytmami ultradianowymi”. Podczas każdego z tych cykli występuje szczyt, kiedy jesteśmy najbardziej naładowani energią, i dół, kiedy jesteśmy wyczerpani.

Dzięki technice 90-minutowej koncentracji w pełni wykorzystujesz szczyty i dołki energetyczne, które występują w ciągu dnia: Pracuj 90 minut, a następnie odpoczywaj przez 20-30 minut. Omawiając szczytową wydajność w badaniu z 1993 roku, Anders Ericcson wskazał, że te okresy odpoczynku między intensywnymi sesjami pracy są niezbędne do poprawy.

Większość ludzi nie zwraca uwagi na naturalne rytmy swojego ciała i używa środków pobudzających, takich jak kawa, aby zasilić okresy niskiej energii. Prawie zawsze prowadzi to do całkowitego załamania około godziny 14:30, co odpowiada okresowi spadku rytmu ultradianowego.

Praca w 90-minutowych seriach pozwala skorelować maksymalny poziom energii z listą zadań, co daje duży wzrost produktywności. Pracujesz ze swoim ciałem, a nie przeciwko niemu.

Jak ujął to Tom Gibson, strateg cyfrowy:

Musimy zacząć myśleć o produktywności i wydajności w kategoriach cyklicznych, a nie liniowych. Wiele osób już wie, że w ciągu dnia mają okresy szczytowe, w których są lepszymi pracownikami. Innym razem, są lepszymi myślicielami. Innym razem, wszystko, do czego się nadają, to Netflix.

Zostaliśmy przeszkoleni przez 8-godzinny dzień pracy, aby założyć, że powinniśmy pracować stabilnie od 8 rano do 5 po południu, z przerwą na lunch, aby wywierać maksymalną wydajność od początku do końca dnia pracy. I choć ta metoda z pewnością pozwala menedżerom pozostać na szczycie pracowników, utrudnia produktywność.

Oczywiście, ten system ma swoje wady. Jeśli twój szef przyjdzie do twojego biura i zastanie cię drzemiącego na podłodze, może nie być zadowolona, nawet jeśli wyjaśnisz, że pracujesz w połączeniu ze swoim ultradianowym rytmem (i, możemy dodać, poprawiasz swoją pamięć). I nie będzie terminy, które dają ci żadnego wyboru, ale umieścić swój nos do grindstone.

Ale kiedy nie znajdziesz się przed zegarem, może chcesz rozważyć naturalne rytmy swojego ciała przy podejmowaniu decyzji w sprawie metody planowania. Twoje ciało może nie spadać dokładnie w linii z 90-minutowymi cyklami, ale monitoruj swoje poziomy energii w ciągu dnia przez kilka tygodni, aby zobaczyć, czy możesz znaleźć wzór dla siebie.

Polifazowa Metoda Snu

Jest to nieco dziwaczna metoda planowania, która działa tylko dla kilku wybranych osób, ale jeśli działa dla ciebie, osiągniesz niebywałe ilości produktywności w ciągu jednego dnia.

Większość ludzi to monofazowi śpiochy, co oznacza, że dostają swój dzienny sen w jednym kawałku (lub fazie). Biphasic sleepers dostają ich sen w dwóch mniejszych kawałkach, takich jak 4 godziny rano i 4 godziny późnym wieczorem. Osoby cierpiące na sen polifazowy posuwają tę metodę do ekstremum, dzieląc sen na wiele krótkich faz, co pozwala im spać mniej i znacznie zwiększa produktywność. Ilość snu w każdej fazie może się różnić, niektórzy śpią tylko w 20-minutowych drzemkach, a inni chwytają większe kawałki snu, a następnie uzupełniają je drzemkami.

Eugene Dubovoy jest kierownikiem projektu z Rosji, który przyjął polifazowy harmonogram spania 3,5 godziny każdej nocy uzupełniony trzema 20-minutowymi drzemkami w ciągu dnia. W rezultacie ma znacznie więcej czasu do dyspozycji i robi o wiele więcej niż w innym przypadku. Jak powiedział Business Insiderowi: „Największą korzyścią jest to, że mam około dwóch miesięcy dodatkowego czasu każdego roku. Czas jest najcenniejszym zasobem w naszym życiu.”

Chris Jeub, inny polifazowy śpioch, zgadza się: „Mój polifazowy harmonogram snu ma mnie czujący zdrowego i czujnego, dał mi bardziej satysfakcjonujący sen, i pomógł zwiększyć moją produktywność do 28 godzin na tydzień.”

Ten harmonogram ma kilka bardzo oczywistych wad. Steve Pavlina zauważył wyzwanie posiadania tego typu harmonogramu przy jednoczesnym zachowaniu zdrowego harmonogramu rodzinnego. A jeśli przegapisz którąkolwiek z zaplanowanych sesji snu, może to znacząco wyrzucić twój harmonogram snu.

Ale ten harmonogram ma również pewne ogromne zalety, takie jak uzyskanie dodatkowych godzin każdego dnia. Jeżeli ty tylko śpisz cztery godziny na dzień, ty dodajesz wokoło 28 ekstra godziny twój tydzień (zakładając normalnie spać 8 godzin).

Finding The Ideal Mix

Creating twój produktywny rozkład może znaczyć tworzyć hybrydy niektóre te metody. Metoda MIT działa dobrze z metodą blokowania czasu. Trzy sesje Pomodoro zgrabnie mieszczą się w 90-minutowej sesji roboczej. A Metoda Polifazowa… cóż, możesz być tam zdany na siebie.

Ale najważniejsze jest, abyś zaplanował swój dzień. Jak mówi autor Essentialism, Greg McKeown: „Jeśli ty nie ustalisz priorytetów w swoim życiu, zrobi to ktoś inny.”

Ustalając codzienny harmonogram, zapewniasz, że to ty ustalasz priorytety w swoim życiu.

Pozostań przy lekturze:

• Presidential Productivity: How America’s Leaders Balance Priorities to Get More Done

• Productivity and Ergonomics: The Best Way to Organize Your Desk

• How to Avoid the 9 Things That Hurt Productivity Most

Ten post został pierwotnie opublikowany w listopadzie 2016 roku i zaktualizowany w marcu 2019 roku. Watch image by Wil Stewart via Unsplash. Pomodoro timer zdjęcie autorstwa Davida Svenssona. Ultradian rhythm illustration by Officevibe. Polifazowy sen ilustracja przez Wikimedia.

.